Để đưa tàu Feeder vào cập cảng, cần phải trải qua các giai đoạn sau:
Hình vẽ 1.5 Sơ đồ qui trình đưa tàu Feeder cập cảng.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị các thủ tục cần thiết để cho tàu cập cảng:
Hãng tàu phải chuẩn bị sẵn các hồ sơ cần thiết cho chuyến cập cảng của tàu Feeder bao gồm:
- Thông tin về con tàu Feeder: các thông số kỹ thuật về tàu: chỉ số mớn nước, tải trọng… nhằm lên kế hoạch bến bãi, phương tiện xếp dỡ…
- Thông tin về hàng hoá xếp trên tàu (Chủ yếu dựa vào bản Cargo Manifest). Mục đích của thông tin này là quản lý xuất nhập cảnh và chống buôn lậu, lên kế hoạch khai thác…
- Thông tin khác: các yêu cầu riêng của phương tiện Feeder: chẳng hạn như: tiếp tế lương thực, thực phẩm, nhiên liệu, chăm sóc y tế…
Tiếp đến là Hãng tàu thanh toán trước các khoản chi phí liên quan: - Các khoản chi phí lai dắt, hoa tiêu
- Các khoản chi phí cập bến: Neo / đậu, chằng / buộc… - Các khoản chi phí khác.
Trên cơ sở các giấy phép kinh doanh và kế hoạch cập cảng (thời gian dự kiến đến, thời gian lưu đỗ) và biểu đồ thuỷ triều, hãng tàu Feeder sẽ nhận được xác nhận của cơ quan chức năng (Cảng vụ, Cơ quan xuất nhập cảnh…) về kế hoạch dự kiến cập tàu Feeder.
Sau khi nhận được xác nhận về dự kiến kế hoạch cập cảng, thuyền trưởng tính toán lại các thông số kỹ thuật và thông báo chính xác ngày cập tầu. Bộ phận hoa tiêu của Cảng sẽ hướng dẫn và lai dắt tàu cập bến.
Giai đoạn 2: Làm thủ tục nhập cảnh:
Ngay sau khi phương tiện Feeder neo đậu tại cầu cảng, các cơ quan chức năng địa phương sẽ tiến hành làm thủ tục nhập cảnh.Tuỳ thuộc vào chính sách quản lý của từng quốc gia khi nhập cảnh mà các quy định thủ tục hành chính ở các quốc gia khác nhau thì có khác biệt riêng.Nhưng về cơ bản, các tàu Feeder phải làm thủ tục sau:
- Thủ tục nhập cảnh tàu biển: cơ quan cảng vụ sẽ kiểm tra các giấy tờ về phương tiện chuyên chở như: Giấy phép kinh doanh, Giấy chứng nhận sở hữu, Hồ sơ tàu biển, Giấy phép kiểm tra định kỳ kỹ thuật tàu biển…xác định trang thiết bị và con người bố trí trên tàu có phù hợp với qui định quốc tế hiện hành không?.
- Thủ tục kiểm tra an ninh: Cơ quan an ninh, biên phòng sẽ kiểm tra lịch trình (nhật ký tàu biển), đối chiếu các hồ sơ an ninh thuyền viên, kiểm tra sơ bộ phương tiện Feeder… Cơ quan an ninh biên phòng sẽ phải canh gác thường xuyên, liên tục phương tiện vận tải Feeder (nước ngoài) cho đến khi phương tiện vận tải này dời cảng.
- Thủ tục kiểm dịch vệ sinh - y tế: là thủ tục kiểm tra xác định tàu có đủ điều kiện vệ sinh để cho phép cập bờ hay không? Cơ quan Kiểm soát dịch bệnh và bảo vệ sức khoẻ sẽ tiến hành kiểm tra các quy định về y tế, tiêm phòng vắc-xin …
- Thủ tục nhập cảnh hàng hoá: Cơ quan Hải quan sẽ kiểm tra sơ bộ chứng từ về hàng hoá (Manifest và Cargo Lists).Và cắt cử nhân viên theo dõi và thực hiện dỡ hàng hoá xuống đất liền.
Giai đoạn 3: Làm thủ tục dỡ Container ra khỏi tàu Feeder và vận chuyển vào kho / bãi container:
Ngay sau khi làm xong các thủ tục cập cảng, người kinh doanh phương tiện Feeder tiến hành dỡ Container xuống bến bãi.Cơ quan điều độ của cảng vụ và Bộ phận xếp dỡ sẽ tiến hành các thủ tục xếp dỡ Container:
Kiểm tra sơ đồ xếp dỡ hãng hàng hoá: Cargo Plan. Mục đích của việc kiểm tra là xác định kế hoạch xếp dỡ: Phải xếp container nào xuống? Container nào phải dỡ xuống trước? Thu xếp các phương tiện xếp dỡ phù hợp… (Container lạnh, Container chuyên dụng…).Xác định tiến độ xếp dỡ: thời gian bắt đầu dỡ hàng và thời điểm kết thúc (để xác định mức thưởng phạt xếp dỡ).
Cơ quan kiểm kiện (Tally) tiến hành theo dõi việc xếp dỡ.(Đếm và đánh dấu những container có dấu hiệu đổ vỡ, móp, bị ngấm nước…
Bộ phận khai thác trên bờ (của hãng tàu): làm thủ tục tiếp nhận container, vận chuyển container vào các CFS (Container Freight Stations) - Bãi Container nội địa.