Hiên tại, PMC vẫn có phòng kinh doanh nhƣng hoạt động chủ yếu là thực hiện các thủ tục hành chính nhƣ làm hóa đơn, giao hàng, thu nợ... chứ không chủ động đi tìm khách hàng nhƣ vẫn thƣờng thấy.
Hiểu một cách cơ bản là đối với thuốc vào bệnh viện, sau khi Tổ tiếp cận bệnh viện đƣa đƣợc thuốc vào danh mục thầu, Tổ đầu thầu thắng đƣợc thầu, và Tổ tiếp cận bệnh viện lại tiếp cận thành công để bệnh viện quyết định mua thuốc của công ty, thì lúc đó phòng kinh doanh sẽ bắt tay vào công việc của mình, tức là thực hiện những thủ tục hành chính cuối cùng để bán đƣợc thuốc.
Thêm vào đó, khi đƣợc các bệnh viện đặt hàng với phòng kinh doanh. Ngay lập tức, phòng kinh doanh sẽ gửi yêu cầu sang tổ tiếp cận bệnh viện để tìm mã số khách hàng và mã số mặt hàng để điền vào phiếu đặt hàng. Tuy nhiên, vấn đề là mọi dữ liệu đều đã có sẵn, và phòng Kinh doanh hoàn toàn có thể tự làm đƣợc.
Chính vì những điểm bất hợp lý trên mà tôi xin đƣa ra kiến nghị là tiến hành cải tiến bộ phận nghiệp vụ bằng cách xáp nhập phòng Tổ tiếp cận bệnh viện và Tổ đấu thầu vào phòng kinh doanh. Nhƣ vậy có thê giảm bớt những thủ tục phức tạp, dễ quản lý và tiết kiệm thời gian cho cả công ty.
3.2 Nội dung giải pháp:
Tiến hành xác nhập Tổ tiếp cận bệnh viện và Tổ đấu thầu vào phòng kinh doanh. Giữ nguyên lực lƣợng nhân sự hiện có, chỉ thay đổi hệ thống cho phù hợp với điều kiện mới.
SVTH: Phan Nguyễn Mai Ca 93
3.2.1 Cơ cấu mới của phòng Kinh doanh
Dứng đầu là trƣởng phòng phụ trách toàn bộ hoạt động chung. Dƣới trƣởng phòng có ba phó phòng đứng đầu và phụ trách công việc của ba tổ là Tổ đấu thầu, tổ Tiếp cận bệnh viện và tổ Tiếp cận thị trƣờng, báo cáo trực tiếp cho trƣởng phòng.
3.2.2 Phân công công việc: Tổ tiếp cận bệnh viện:
- Tiếp tục quá trình tiếp cận bệnh viện để đƣa thuốc của công ty vào danh mục thầu. - Xây dựng và phát triển các mối quan hệ với bác sĩ, y tá, hộ lý để khuyến khích sử
SVTH: Phan Nguyễn Mai Ca 94 - Tìm hiểu những nhu cầu mới phát sinh, cũng nhƣ những thay đổi trong nhu cầu hiện tại để kịp thời đề xuất cho Marketing và bộ phận nghiên cứu trong đƣa ra những chiến lƣợc phù hợp.
Tổ đấu thầu:
- Tìm kiếm những thông tin về các cuộc đấu thầu thuốc sắp diễn ra để đề xuất cho bộ phận tiếp cận bệnh viện liên lạc với bệnh viện đó và đƣa thuốc và danh mục thầu. - Nghiên cứu tìm ra mức giá phù hợp để có thể thắng thầu
- Chuẩn bị hồ sơ dự thầu - Tiến hành dự thầu
- Thực hiện mọi thủ tục pháp lý có liên quan sau khi trúng thầu
Tổ tiếp cận thị trƣờng:
- Chủ động tìm kiếm khách hàng là các công ty phân phối, nhà thuốc, đại lý.
- Tìm hiểu nhu cầu nhóm khách hàng này, tiến hành thƣơng lƣợng, đàm phán, định mức chiết khấu và thuyết phụck hách hàng mua sản phẩm công ty
- Phối hợp với phòng Marketing hỗ trợ khách hàng thực hiện các chƣơng trình khuyến mãi, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm đến ngƣời tiêu dùng cuối cùng.
- Thực hiện toàn bộ quá trình chăm sóc hậu mãi nhƣ tặng quà, thƣởng thêm chiết khấu cho khách hàng mua nhiều… để gia tăng mức độ hài lòng và củng cố lòng trung thành của khách hàng.
SVTH: Phan Nguyễn Mai Ca 95
3.2.3 Mối liên hệ giữa các bộ phận: Tổ đấu thầu và tổ tiếp cận bệnh viện
Liên hệ khá mật thiết với nhau và hoạt động theo quy trình sau
Hình 24: Quy trình hoạt động mới của Tổ đấu thầu và Tổ tiếp cận bệnh viện
- Bƣớc đầu tiên, Tổ đấu thầu sẽ nhận thông tin về các chƣơng trình đấu thầu của bệnh viện từ những nguồn tin nội bộ đã có quan hệ từ trƣớc và chuyển giao thông tin cho Tổ tiếp cận bệnh viện.
- Sau đó, ở bƣớc thứ hai, tổ tiếp cận bệnh viện tiến hành xây dựng các mối quan hệ với hội đồng Dƣợc, Ban giám đốc và các bộ phận có liên quan khác để đàm phán đƣa thuốc của công ty vào danh mục thầu.
- Bƣớc ba, Tổ đấu thầu tiến hành xây dựng hồ sơ dự thầu, tham gia dự thầu và hoàn thiện mọi thủ tục có liên quan nếu trúng thầu.
- Bƣớc 4, sau khi trúng thầu, Tổ tiếp cận bệnh viện lại tiếp tục quá trình tiếp cận với những bộ phận có liên quan đã kể trên để thúc đẩy bệnh viện mua thuốc công ty và thực hiện toàn bộ hoạt động chăm sóc khách hàng hậu mãi. Từ sơ đồ có thể thấy cả hai bộ phận là Tổ đấu thầu và tổ Tiếp cận bệnh viện cùng thực hiện nhiệm vụ đƣa thuốc vào bệnh viện, đồng thời lại có sự chuyển hóa kết quả
SVTH: Phan Nguyễn Mai Ca 96 qua lại giữa hai bộ phận trong suốt tiến trình này. Nguyên nhân vì cùng một nhiệm vụ nhung lại có nhiều công việc khác nhau với những tính chất chuyên môn và kinh nghiệm làm việc khác nhau, do vậy, một bộ phận sẽ không đủ khả năng làm tốt tất cả những việc này. Chính vì thế, cần phải có sự kết hợp và chuyển giao chặt chẽ giữa hai bộ phận mới có thể làm tốt công việc đƣợc giao.
Thêm một điểm khác cần lƣu ý là phòng Marketing tuy không làm việc trực tiếp với khách hàng nhƣng vẫn có thể gián tiếp kiểm tra và thực hiện chăm sóc khách hàng thông qua mối liên hệ với phòng Kinh doanh. Nhƣ vậy khách hàng sẽ không bị rối vì phải liên lạc với quá nhiều ngƣời và vẫn đảm bảo thấu hiểu và phục vụ khách hàng tốt nhất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổ tiếp cận thị trƣờng
Hoạt động khá độc lập để đƣa các mặt hàng thuốc ra thị trƣờng bên ngoài và đảm bảo thuốc có thể đến đƣợc những khu vực mà tổ Tiếp cận bệnh viện đã tiếp cận thành công để bệnh nhân có thể mua đƣợc thuốc theo toa của bệnh viện (trong toa có tên thuốc của công ty).
3.3 Tính khả thi: 3.3.1 Về chi phí:
Chi phí tài chính bao gổm:
- Chi phí thiết kế phòng làm việc:
- Chi phí thiết kế lại hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ công việc
- Chi phí diễn giải, tập huấn nhân viên để quen với cách thức làm việc mới. Hai nhóm công việc thiết kế hệ thống công nghệ thông tin và diễn giải, tập huấn do công ty tự sắp xếp thực hiện nên chi phí tài chính gần nhƣ không tiêu tốn vì những ngƣời thực hiện là nhân viên công ty, họ làm việc trong giờ hành chính và những chi phí này đã đƣợc tính vào lƣơng của họ. PMC chỉ cần chi thêm chi phí thiết kế và sửa đổi phòng làm việc. Dựa trên những tiền đề sẵn có nhƣ bàn ghế làm việc và
SVTH: Phan Nguyễn Mai Ca 97 những vật dụng khác, chi phí thực chỉ khoảng 2 triệu đồng cho việc thuê ngƣời di chuyển và trang trí lại phòng làm việc.
Chi phí thời gian:
- Thời gian duyệt dự án
- Thời gian chuẩn bị các yếu tố cần thiết choviệc xáp nhập - Thời gian để nhân viên là quen với môi trƣờng mới
Đây là việc đƣợc thực hiện hoàn toàn trong nội bộ công ty nên sẽ không tốn quá nhiều thời gian cho việc trình duyệt dự án và chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho sáp nhập. Qua khảo sát tại phòng Marketing và một số công ty khác, thời gian cần thiết để hoàn thiện toàn bộ công tác chuẩn bị khoảng 1 tháng bao gồm cả thời gian khuyến khích thuyết phục nhân viên đồng ý sáp nhập.
Thời gian quan trọng nhất là giai đoạn nhân viên làm quen với môi trƣờng mới. Một điểm lợi thế của PMC là tuy không làm việc chung một phòng nhƣng những bộ phận này đã có mối liên hệ với nhau từ trƣớc do tính chất công việc. Chính vì vậy, nhìn chung, họ hiểu khá rỏ về những ngƣời còn lại và có thể nhanh chóng bắt nhịp với công việc mới. Do vậy, cần thêm 1 tháng nữa để thích nghi với những thay đổi này.
3.3.2 Về nhân sự:
Đội ngũ nhân sự hiện tại của PMC cũng đang đƣợc phân công phân nhiệm khá giống với những đề xuất trên. Tuy nhiên, công việc rời rạc và dễ bị trùng lắp. Do sau khi sáp nhập, vẫn giữ nguyên nhân sự tại các bộ phận theo đúng với công việc trƣớc đây họ đã làm, nhờ vậy họ dễ dàng thích nghi với cấu trúc và môi trƣờng hoạt động mới. Đồng thời công việc cũng sẽ đƣợc tiến hành nhanh chóng và hiệu quả hơn do các bộ phận có liên hệ mật thiết với nhau đã đƣợc sáp nhập thành một chỉnh thể thống nhất
SVTH: Phan Nguyễn Mai Ca 98
3.3.3 Về mối quan hệ giữa các phòng:
Hiện tại, bộ phận Kinh doanh đang trực thuộc phòng Kinh doanh, Tổ đấu thầu và Tổ tiếp cận thị trƣờng thuộc phòng Marketing. Tuy thuộc hai phòng khác nhau nhƣng lại có liên hệ thƣờng xuyên do tính chất công việc. Do vậy, sau khi sáp nhập, nhân viên sẽ nhanh chóng thích nghi do đã có quan hệ từ trƣớc.
Đồng thời, sau khi sáp nhập các bộ phận, quy trình làm việc sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian và hạn chế mâu thuẫn do công việc bị trùng lắp, quy trình phức tạp.
Đồng thời, sau khi sáp nhập, phòng Marketing và phòng Kinh doanh vẫn giữ mối quan hệ thƣờng xuyên với nhau trong quá trình tìmhiểu thị trƣờng, xây dựng và triển khai các kế hoạch.
Trên đây là một số đóng góp của tôi. Hy vọng công ty PMC xem xét và đƣa vào thực hiện để khắc phục những điểm còn hạn chế, tiếp tục phát huy những thành quả tốt đẹp trong thời gian qua.
SVTH: Phan Nguyễn Mai Ca 99
CHƢƠNG VII KẾT LUẬN
Qua những nội dung đã đƣợc tìm hiểu và phân tích về tình hình xúc tiến dƣợc phẩm tại phòng Tiếp thị Quảng cáo của Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Dƣợc liệu PHARMEDIC, có thể thấy rằng PMC đang sở hữu những tiền đề rất tốt để phát triển kinh doanh là sản phẩm chất lƣợng, giá cả vừa tầm, hệ thống phân phối tốt và hơn 30 năm uy tín trong ngành. Tuy nhiên, hiện tại, sản phẩm của PMC vẫn chƣa đƣợc sử dụng rộng rãi, đồng thời danh tiếng cũng ít đƣợc biết đến.
Thực tế cho thấy trong bối cảnh hội nhập kinh tế và cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay, muốn đứng vững trên thị trƣờng, khẳng định uy tín và phát triển lâu dài cần phải chú trọng nhiều hơn nữa vào khâu Marketing. Một công ty hội đủ những điều kiện khá lý tƣởng nhƣ PMC, nhƣng nếu không truyền thông rộng rãi, đẩy mạnh xúc tiến, thì khách hàng khó biết đến sản phẩm và tạo sự tin tƣởng nơi khách hàng. Do vậy, cùng với những đề xuất của mình, hy vọng PMC sẽ tiếp tục chú trọng nhiều hơn nữa vào Marketing thông qua những công cụ hiệu quả nhƣ đấu thầu, tiếp cận bệnh viện, tiếp cận thị trƣờng... Dựa trên những nền tảng đó giúp công ty tiến xa hơn trong thời gian sắp tới.
Trong quá trình thực hiện chuyên đề, không tránh khỏi những sai sót do hạn chế về mặt thời gian, số liệu và những kiến thức chuyên sâu về y dƣợc. Rất mong nhận đƣợc những đánh giá và góp ý của Quý thầy cô và Ban lãnh đạo PMC để chuyên đề đƣợc hoàn thiện và gần gũi với thực tế hơn.
Một lần nữa xin chân thành cám ơn và kính chúc Quý thầy cô cùng Ban lãnh đạo luôn dồi đào sức khỏe và thành công trong công việc
Trân trọng chúc Công ty không ngừng phát triển và thu đƣợc nhiều thành công vƣợt trội trong tƣơng lai.
SVTH: Phan Nguyễn Mai Ca 100
PHỤ LỤC A (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
BẢNG CÂU HỎI NGHIÊN CỨU ĐỊNH TÍNH
Đề tài:
NGHIÊN CỨU HOẠT ĐỘNG XÚC TIẾN TẠI THỊ TRƢỜNG NỘI ĐỊA VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHO CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM DƢỢC
LIỆU PHARMEDIC
Câu 1: Xin anh (chị) vui lòng cho biết hiện nay PMC có những hoạt động xúc tiến nào tại thị trƣờng nội địa?
Câu 2: Xin cho biết mục tiêu cụ thể của những hoạt động này?
Câu 3: Anh chị vui lòng cho biết quy trình thực hiện những hoạt động này nhƣ thế nào?
Câu 4: Những điểm nào cần lƣu ý khi thực hiện những hoạt động trên?
Câu 5: Xin cho biết những hoạt động xúc tiến trên đã đạt hiệu quả nhƣ thế nào? Câu 6: Anh chị có thấy những điểm yếu hay thiếu sót từ hoạt động xúc tiến trên
không? Nếu có, nó là gì?
Câu 7: Anh chị có ý kiến gì để khắc phục điểm yếu và tiếp tục phát triển trong tƣơng lai hay không?
Xin cám ơn anh chị đã dành thời gian tham gia nghiên cứu này.
PHỤ LỤC B
BẢN TIN PHARMEDIC
SVTH: Phan Nguyễn Mai Ca MSSV: 108207004
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Philip Koler, (2003), Marketing căn bản, NXB Thống kê 2. Philip Koler, (2003), Quản trị Marketing, NXB Thống kê 3. Đinh Tiên Minh, (2011), Tài liệu giảng dạy môn PR 4. Võ Hoàng Chƣơng, (2011), Báo cáo ngành dƣợc
5. Nguyễn Hồng Trâm, (2010), Báo cáo phân tích ngành Dƣợc 6. Nguyễn Thị Vân Anh, (2011), Báo cáo phân tích hàng Dƣợc 7. Chứng khoán Bảo Việt, (2009), Báo cáo phân tích ngành Dƣợc
8. Chứng khoán FPT, (2011), Báo cáo công ty cổ phần Dƣợc phẩm Imexpharm 9. Chứng khoán Miền Nam, (2010), Báo cáo công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Hậu Giang 10.http://www.dinhtienminh.net/
11.http://www.marketingteacher.com/ 12.http://www.ocw.fetp.edu.vn/ 13.http://www.pharmedic.com.vn/ 14.Nguồn nội bộ công ty