CÔNG TY KYVY
3.5.3.3.xuất và thực hiện hành động KPPN
Sau khi đã xác định được nguyên nhân của sự KPH, ban ISO có nhiệm vụ đề ra các biện pháp để KPPN, bao gồm:
Hành động để giảm nhẹ sự KPH.
Những hành động để ngăn ngừa sự KPH tái diễn.
Để các HĐKPPN được thực hiện đúng lúc và kịp thời thì nhà máy nên:
Xác định rõ trách nhiệm, kế hoạch, thời gian thực hiện và kết thúc, định kỳ kiểm tra để xác định sự KPH của HĐKPPN.
ĐDLĐ phải đảm bảo rằng các hành động KPPN đã được thực hiện để đảm bảo tính hiệu lực của HTQLMT.
Khi các hành động KPPN dẫn đến sự thay đổi trong HTQLMT thì phải đảm bảo rằng tất cả các tài liệu, hồ sơ liên quan sẽ được cập nhật, phê duyệt lại và ban hành lại cho các đối tượng có liên quan.
3.5.3.4. Kiểm tra việc thực hiện
Trưởng các bộ phận, phòng ban, quản đốc phân xưởng có nhiệm vụ kiểm tra kết quả thực hiện HĐKP và ban ISO sẽ kiểm tra lại trước khi trình ĐDLĐ xem xét, nếu:
Hành động KPPN không có hiệu quả thì phải thực hiện lại từ bước nhận dạng sự KPH.
Thực hiện đúng theo kế hoạch KPPN thì sẽ lưu hồ sơ.
3.5.3.5. Lưu hồ sơ
Thủ tục xác định sự KPH, hành động KP&PN. Phiếu yêu cầu hành động KPPN.
Sổ theo dõi hành động động KPPN.
Phụ lục 3.17: Phiếu yêu cầu thực hiện hành động KPPN Phụ lục 3.18: Phiếu theo dõi thực hiện hành động KPPN
3.5.4. Kiểm soát hồ sơ
Hồ sơ cung cấp bằng chứng về công việc đang được tiến triển và kết quả hoạt động của HTQLMT tại nhà máy. Việc kiểm soát tốt hồ sơ sẽ giúp nhà máy:
Chứng minh thực hiện HTQLMT đối với các bên hữu quan (khách hàng, cơ quan chức năng,..)
Chứng minh sự tuân thủ các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác.
Xem xét các hành động KPH và đưa ra các hành động KPPN… Còn hạn Lưu trữ Kiểm tra Nhận và lập danh mục hồ sơ Hủy bỏ Hết hạn
Hình 3.11. Lưu đồ kiểm soát hồ sơ