CÔNG TY KYVY
3.4.3.4.Phương thức thông tin
Đối với các đối tượng thông tin nội bộ:
Ban hành văn bản và gởi đến các bộ phận, phòng ban muốn thông tin.
Thông tin qua các cuộc họp.
Thông báo trên bản tin nội bộ, khẩu hiệu trong nhà máy.
Các báo cáo định kỳ về tình hình quản lý môi trường của nhà máy.
Xây dựng kênh thông tin khi có sự cố khẩn cấp (loa, còi báo động, điện thoại khẩn cấp...).
Đối với các đối tượng thông tin bên ngoài: Thông cáo báo chí, quảng cáo…
Tham gia các cuộc họp của cộng đồng liên quan đến môi trường.
Các báo cáo giám sát môi trường định kỳ của nhà máy.
Trang web, e-mail, fax, đường dây điện thoại liên lạc với bên ngoài.
3.4.3.5. Lưu hồ sơ
Phụ lục 3.9: Quy trình thông tin liên lạc tại nhà máy công ty kyvy.. Phụ lục 3.10: Chương trình thông tin liên lạc tại nhà máy công ty kyvy. Phụ lục 3.11: Phiếu theo dõi thông tin liên lạc
3.4.4. Tài liệu
Hệ thống văn bản, tài liệu của HTQLMT được xem như những tài liệu giải thích về hoạt động của HTQLMT. Các tài liệu này có thể được duy trì ở dạng điện tử hoặc giấy tờ, bao gồm:
Sổ tay HTQLMT:
Là tài liệu cung cấp thông tin về HTQLMT. Trong sổ tay môi trường của nhà máy phải bao gồm:
Phạm vi của HTQLMT tại nhà máy.
Tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2004 liên quan đến hoạt động môi trường tại nhà máy.
Tài liệu về các thủ tục hoạt động tại các phòng ban, phân xưỏng:
Bao gồm các thủ tục hoạt động môi trường của nhà máy, thủ tục kiểm soát nguyên vật liệu, các loại chất thải và quy trình phòng chống sự cố (PCCC, đổ tràn hóa chất, ngộ độc thực phẩm,…) cũng như tài liệu hướng dẫn thực hiện công việc đã được giao phù hợp với CSMT, HTQLMT của nhà máy.
Hồ sơ:
Tập hợp tất cả các biểu mẫu, bảng ghi chép, hợp đồng, giấy chứng nhận…phục vụ cho các hoạt động môi trường của nhà máy.
3.4.5. Kiểm soát tài liệu
Không đồng ý, chỉnh sửa Xem xét tài liệu
Chỉnh sửa, viết hoặc thay thế tài liệu Nhận dạng và phân loại tài liệu
ĐDLĐ xem xét trình TGĐ Ban hành, phân phối và áp dụng
Đồng ý
Không đồng ý
Hình 3.6. Lưu đồ kiểm soát tài liệu Kiểm soát tài liệu là một bước rất quan trọng để đảm bảo:
Thu thập tất cả các tài liệu liên quan đến HTQLMT.
Phân loại tài liệu có liên quan đến các đối tượng liên quan khác nhau (các phòng, cá nhân, khách hàng….). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tài liệu được định kỳ xem xét, sửa đổi khi cần thiết và phải được ĐDLĐ, TGĐ phê duyệt trước khi được phát hành.
Tài liệu phải rõ ràng, dễ nhận biết, được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng, kí hiệu hoặc số thự tự.
Các phiên bản hiện hành của tài liệu có liên quan phải có sẵn ở tất cả các nơi cần sử dụng.
Các tài liệu lạc hậu phải được loại bỏ để tránh sử dụng nhằm lẫn, nếu chúng được giữ lại thì phải có dấu hiệu nhận biết thích hợp.