T Nội dung đào tạo Đối tượng đào tạo
PHỤ LỤC 3.9: QUY TRÌNH THÔNG TIN LIÊN LẠC TẠI NHÀ MÁY CÔNG TY KYVY Quy trình thông tin liên lạc nội bộ:
Quy trình thông tin liên lạc nội bộ:
Thông tin từ ĐDLĐ xuống:
- Trưởng các bộ phận, phòng ban, phân xưởng tiếp nhận thông tin (chỉ đạo, quyết định…) có liên quan đến HTQLMT từ ĐDLĐ dưới dạng văn bản.
- Các bộ phận, phòng ban, phân xưởng tiếp nhận thông tin và phổ biến thông tin cho mọi thành viên trong bộ phận của mình. Nếu có phản hồi, thắc mắc thì sẽ gởi thắc mắc, phản hồi lên cho ĐDLĐ bằng văn bản.
- ĐDLĐ sẽ trả lời, giải thích những thắc mắc của nhân viên bằng văn bản. - Lưu hồ sơ, tài liệu thông tin nội bộ.
Thông tin từ nhân viên lên ĐDLĐ:
- Các trưởng bộ phận, phòng ban và phân xưởng sẽ tiếp nhận thông tin phản hồi từ phía nhân viên thông qua các kiến nghị về những vấn đề môi trường bất thường hoặc những vấn đề cần giải quyết. Sau đó xem xét, đánh giá các thông tin. Nếu cần thiết thì chuyển cho ban ISO, nếu không cần thiết thì loại bỏ.
- Ban ISO sau khi tiếp nhận thông tin từ các bộ phận, phòng ban, phân xưởng sẽ xem xét và phản hồi lại hoặc loại bỏ nếu thấy không cần thiết. Đồng thời xây dựng các biện pháp, chương trình KP&PN, trình lên ĐDLĐ xem xét.
- ĐDLĐ nếu phê duyệt thì chỉ thị thực hiện, nếu ĐDLĐ không phê duyệt thì phải có công văn giải thích, phản hồi lại phía thông tin.
Quy trình thông tin liên lạc bên ngoài:
Nhận thông tin bên ngoài:
- Phòng tổng vụ tiếp nhận thông tin từ các bên hữu quan dưới dạng văn bản, ghi vào bảng lưu trữ thông tin sau đó đưa ban ISO xem xét.
- Đối với các thư yêu cầu, công văn, chỉ thị, quyết định …của cơ quan hữu quan bắt buộc phải tuân thủ thì Ban ISO sẽ chuyển đến cho ĐDLĐ xem xét, sau đó phổ biến đến cho toàn thể công nhân viên của nhà máy và phúc đáp lại bên ngoài bằng văn bản. Nếu thông tin không cần thiết, ban ISO có thể loại bỏ.
- Khi thông tin từ các bên gởi cho Cty được chấp nhận, triển khai thực hiện thì sẽ trở thành thông tin nội bộ, quy trình sẽ giống quy trình thông tin liên lạc nội bộ.
Thông tin ra bên ngoài:
- Nếu ĐDLĐ xem xét thấy thông tin soạn thảo đạt yêu cầu thì trìnhTGĐ phê duyệt, chuyển đến phòng tổng vụ đóng dấu và gởi đến các nơi bên ngoài.
- Phòng tổng vụ có nhiệm vụ gởi thông tin đến các nhà thầu phụ, khách hàng, xã hội và các cơ quan pháp luật
Lưu hồ sơ:
- Thủ tục liên lạc, bảng ghi nhận thông tin…
- Tất cả thông tin đi vào hay ra nhà máy đều phải được lưu vào hồ sơ.