Ban tổ chức hành chính
Sơ đồ 2 : Các nhiệm vụ của ban tổ chức hành chính
Công tác tổ chức tiền l ơng
Chức năng Công tác hành chính Trưởng ban tổ chức hành chính Công tác nhân sự Công tác tổ chức-tiền lương
- Tham mu cho Giám đốc sắp xếp sơ đồ tổ chức Xí nghiệp ( các ban, các đội sản xuất cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ ).
- Tham mu cho Giám đốc trong công tác lập kế hoạch nhân sự, sắp xếp cán bộ, công nhân phù hợp với năng lực và công việc cho từng ngời, từng phòng ban, từng đội sản xuất, từng công trình …
- Theo dõi giám sát việc thực hiện các chế độ chính sách với ngời lao động ( nh tiền lơng, chế độ BHXH, BHYT, các chính sách của Nhà nớc ban hành trong bộ luật lao động ).
Nhiệm vụ
- Đề xuất hoạch định chiến lợc đào tạo thay thế cán bộ công nhân cho phù hợp với định hớng phát triển của Xí nghiệp trong từng thời kỳ.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp nh:
Chế độ BHXH
+ Hàng tháng lập danh sách đóng BHXH cho cán bộ công nhân viên có hợp đồng lao động từ 1 năm trở lên gửi sang phòng tài vụ Xí nghiệp
+ Báo cáo tăng giảm BHXH trong tháng và cuối quý quyết toán BHXH với bảo hiểm thành phố Hà Nội
+ Lập sổ BHXH cho cán bộ công nhân mới cha có sổ BHXH và làm thủ tục chốt chuyển BHXH cho cán bộ công nhân viên chuyển công tác.
+ Quyết toán các chế độ: ốm đau, thai sản, các chế độ hu trí và các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên với bảo hiểm thành phố Hà Nội.
+ Chốt sổ BHXH cho tất cả cán bộ công nhân viên vào cuối năm
Chế độ BHYT
+ Lập danh sách và làm thủ tục mua BHYT cho cán bộ công nhân viên cả năm ở BHYT thành phố Hà Nội, cấp phát thẻ cho cán bộ công nhân viên
Công tác tiền lơng
+ Theo dõi làm lơng cho cán bộ công nhân viên theo tháng + Kiểm tra việc chấm công của các tổ đội
+ Kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách đối với ngời lao động + Làm các báo cáo nộp cấp trên
Báo cáo
- Báo cáo Giám đốc Xí nghiệp - Báo cáo cấp trên
- Báo cáo trởng ban Tổ chức hành chính.
Công tác nhân sự
Chức năng
- Giúp Giám đốc tổ chức nhân sự sắp xếp cơ cấu tổ chức, tuyển chọn cán bộ công nhân viên phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ.
- Lập kế hoạch và cân đối nhân lực từng quý .
Nhiệm vụ
- Tiếp nhận và làm thủ tục cho cán bộ công nhân đợc điều động đến Xí nghiệp và chuyển đi nơi khác theo sự điều động của cấp trên.
- Tuyển chọn và làm hợp đồng lao động thời vụ 3 tháng cho các cán bộ công nhân viên Xí nghiệp cần ( theo phân cấp quản lý của công ty ).
- Lập sổ trích ngang của tất cả cán bộ công nhân viên của Xí nghiệp có hợp đồng lao động từ 1 năm trở lên.
- Lập sổ theo dõi cán bộ công nhân viên chuyển đến và chuyển đi, làm các thủ tục thuyên chuyển cho cán bộ công nhân viên theo điều động của cấp trên.
- Lu trữ hồ sơ, sổ sách, các quyết định đến chuyển công tác
- Báo cáo công ty
- Báo cáo Giám đốc Xí nghiệp - Lu Tổ chức hành chính
Công tác hành chính
Chức năng
- Giúp Giám đốc thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên, thờng xuyên quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần cho ngời lao động nh: Điều kiện làm việc, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, dụng cụ hành chính, nơi ăn ở làm việc của các CBCNV ở các công trình xa trụ sở làm việc của Xí nghiệp .
- Quản lý con dấu theo đúng hớng dẫn của cấp trên
- Quản lý toàn bộ công văn giấy tờ đi đến và các hồ sơ lu trữ của Xí nghiệp.
Nhiệm vụ
- Quản lý và mua sắm trang thiết bị văn phòng, dụng cụ hành chính, văn phòng phẩm trong toàn Xí nghiệp khi có nhu cầu.
- Soạn thảo văn bản, công văn, giấy tờ thuộc phạm vi ban mình đảm nhiệm - Lập sổ theo dõi công văn đến, đi
- Quản lý con dấu và đóng dấu các văn bản, giấy tờ của Xí nghiệp đúng theo quy định.
- Trực và quản lý máy điện thoại, có sổ theo dõi các cuộc điện thoại đờng dài, tổng hợp tiền điện thoại vào cuối tháng.
- Quản lý máy phô tô và phô tô cấp phát các văn bản, giấy tờ, công văn đi, đến cho các đơn vị khi có yêu cầu ( có sổ theo dõi ).
- Làm công tác văn th.
- Làm công tác lu trữ các hồ sơ tài liệu và toàn bộ công văn đi, đến. - Làm các công tác phục vụ khác.
- Tổng hợp báo cáo công tác hành chính cấp trên 6 tháng 1 lần.
Báo cáo
- Báo cáo công ty
- Báo cáo Giám đốc Xí nghiệp - Lu Tổ chức hành chính
Bảng 8 : Phân công nhiệm vụ của cán bộ ban Tổ chức hành chính
TT Họ và tên Công tác tổ chức, tiền lơng Công tác nhân sự Công tác hành chính, văn th 1 Tạ Đăng Châm xx x x 2 Nguyễn Thị Ngọ x
3 Lâm Thu Hoà x
Ban Tổ chức hành chính có ảnh hởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy Xí nghiệp, trực tiếp hoặc gián tiếp tuyển chọn cán bộ công nhân viên phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.
Bà Nguyễn Thị Ngọ – Phó ban Tổ chức hành chính, tốt nghiệp cao đẳng S Phạm, công tác trong ngành s phạm đợc 7 năm và công tác trong Xí nghiệp Sông Đà 11-3 đợc 10 năm. Trải qua một thời gian dài làm việc tại Xí nghiệp bà nắm đợc rất rõ chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp cũng nh những công việc mà bà đang đảm nhiệm. Trong thời gian ông Tạ Đăng Châm thờng xuyên đi công tác xa theo công trình thì bà phó ban đồng thời phải kiêm nhiệm rất nhiều công việc. Tuy vậy qua 10 năm công tác thì trình độ và kiến thức quản lý kinh tế của bà Nguyễn Thị Ngọ vẫn không có gì thay đổi ngoài việc tăng thêm kinh nghiệm làm việc.Điều đó gây ảnh hởng đến toàn bộ bộ máy quản trị của Xí nghiệp. Để khắc phục những hạn chế này Xí nghiệp cần có kế hoạch đào tạo lại phổ biến trong toàn Xí nghiệp trong quý IV năm 2004.
ban Tổ chức hành chính
TT Họ và tên Chức danh Trình độ chuyên môn