3 Ban TCKT Nhân viên 04
3.2.2 Biện pháp 2: Trang bị những phơng tiện, máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác quản lý.
thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác quản lý.
Cơ sở đề ra biện pháp
Trong quá trình ra quyết định ở Xí nghiệp thông tin đóng một vai trò hết sức quan trọng, thông tin là cơ sở đề ra các quyết định, thông tin đợc xem là mạch máu trong tổ chức, nó là thứ keo đặc biệt gắn kết những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Có thể nói sự chính xác và hiệu qủa của quyết định quản trị phụ thuộc rất lớn vào tốc độ và độ chính xác trong thu thập xử lý thông tin.
Ngày nay, khi thông tin luôn luôn thay đổi từng giờ từng phút thì thông tin không chỉ tạo điều kiện cho các chức năng quản trị thực hiện tốt mà nó còn gắn hoạt động của doanh nghiệp với môi trờng bên ngoài. Chính nhờ trao đổi thông tin mà các nhà quản trị có thể nắm bắt và đáp ứng nhu cầu thị trờng một cách tốt nhất.
Khoa học công nghệ ngày càng phát triển, khối lợng thông tin mà con ngời phải xử lý ngày càng lớn, phức tạp và khó kiểm soát mà con ngời chỉ lao động thủ công thì sẽ không đảm đơng hết đợc công việc. Do đó tất yếu con ngời cần đến những máy móc thiết bị hiện đại giúp giảm thiểu các quá trình lu trữ, xử lí và truyền đạt thông tin.
Xu hớng đa công nghệ hiện đại vào trong hoạt động quản trị là xu hớng tất yếu khách quan của các doanh nghiệp nói chung và Xí nghiệp Sông Đà 11-3 nói riêng.
Nội dung biện pháp
- Đầu t thêm 05 máy vi tính cho các ban: ban Kinh tế kế hoạch 01 chiếc, ban Kinh doanh 04 chiếc.
Do trên tình hình thực tế ban Kinh tế kế hoạch vẫn còn tình trạng một số công việc phải bị dừng chờ do không đủ máy vi tính để làm việc do đó việc đầu t thêm 2 máy vi tính cho ban Kinh tế kế hoạch là hoàn toàn hợp lý.
- Đầu t thêm một máy Fax tiện giao dịch và liên lạc giữa Xí nghiệp với cơ quan bên ngoài nh : Cơ quan Nhà nớc, chủ đầu t, nhà thầu phụ…
- Đầu t một máy tính xách tay cho Giám đốc Xí nghiệp để phục vụ cho công tác tra cứu tìm tin và quản lý điều hành Xí nghiệp đợc thuận tiện. Ban Tổ chức hành chính đợc đầu t thêm một máy Fotocopy để tránh tình trạng ách tắc ở khâu Foto tài liệu xảy ra ở ban Tổ chức hành chính nh hiện nay.
Bảng 20 : Đầu t thiết bị mới phục vụ cho công tác quản lý.
Tt Tên thiết bị Số l- ợng
Chủng loại Chi phí dự tính ( triệu )
1 Máy vi tính 05 Đông Nam á 50
2 Máy tính xách tay 01 Toshiba 25
3 Máy Foto, máy Fax, điện thoại
01 bộ 10
Vậy tổng chi phí đầu t trang thiết bị mới là 85 triệu đồng, thực hiện từ nay đến hết năm 2004. Nguồn chi phí này lấy từ quỹ đầu t phát triển của Xí nghiệp và xin cấp vốn thêm từ Công ty Sông Đà 11.
Hiệu quả
Sau khi đầu t thêm máy móc thiết bị cho Xí nghiệp thì tình hình trạng thiết bị văn phòng của Xí nghiệp hiện tại đợc thể hiện thông qua bảng sau
Bảng 21 : Trang thiết bị văn phòng Xí nghiệp
TT Ban Loại máy
Số lợng
Đầu t mới Sẵn có
1 KTKH Máy vi tính 01 04
2 KD Máy vi tính 04
Máy Fax 01
4 KTVTCG Máy vi tính 04
5 TCKT Máy vi tính 04
Trớc khi đầu t:
- Trong năm 2003 Xí nghiệp đã ký 06 hợp đồng với giá trị 37,83 tỷ đồng. - Hợp đồng giao khoán giữa Công ty và Xí nghiệp 06 công trình với giá trị 37,19 tỷ đồng.
- Hợp đồng giao khoán nội bộ 08 công trình với giá trị 30,8 tỷ đồng.
- Tham gia đấu thầu 17 công trình với giá trị 121,95 tỷ đồng trong đó trúng thầu 04 công trình với giá trị 22 tỷ đồng
Sau khi đầu t thêm máy móc thiết bị hiện đại cho các phòng ban trong Xý nghiệp thì hiệu quả công việc sẽ tăng lên một cách rõ rệt:
- Số hợp đồng Xí nghiệp ký kết năm 2004 là 10 hợp đồng (tăng lên so với năm 2003 là 04 hợp đồng ) với giá trị của tổng số hợp đồng là 80 tỷ ( tức là tăng 41,17 tỷ so với năm 2003).
- Số hợp đồng giao khoán giữa Công ty và Xí nghiệp là 08 công trình ( tăng 02 công trình so với năm 2003) với giá trị dự tính 50 tỷ đồng
- Số hợp đồng giao khoán nội bộ 09 công trình với giá trị 45 tỷ đồng (tăng 14,2 tỷ).
- Nâng cao hơn số công trình trúng thầu lên 07 công trình với giá trị 37 tỷ đồng so với năm 2003.
Tác dụng của biện pháp
- Việc tra cứu tài liệu, nắm bắt thông tin của Giám đốc Xí nghiệp sẽ thuận tiện hơn giúp cho việc ra quyết định một cách chính xác, nhanh chóng.
- Tốc độ của công việc sẽ đợc đẩy nhanh, không còn tình trạng dừng chờ công việc đang thực hiện vì thiếu máy vi tính nh ở ban Kinh tế kế hoạch và việc chờ đợi máy phô tô nh ở ban Tổ chức hành chính, từ đó sẽ góp phần hạn chế thời gian lãng phí không đáng có của các cán bộ trong Xí nghiệp.
- Các trang thiết bị hiện đại còn góp phần khẳng định đợc năng lực tài chính và dời sống của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp trớc chủ đầu t và các cơ quan có liên quan. Từ đó uy tín của Xí nghiệp sẽ đợc nâng lên một tầm mới, thuận lợi cho Xí nghiệp trong tham gia đấu thầuvà giành thắng lợi.
Điều kiện thực hiện biện pháp
- Bản báo cáo về sự cần thiết phải đầu t viết và gửi lên Công ty phê duyệt, cấp vốn phải nêu đầy đủ, rõ ràng về các chi phí bỏ ra và lợi ích thuận lợi đem lại khi đầu t.
- Phải công khai việc đầu t cho toàn thể các cán bộ trong Xí nghiệp biết và ủng hộ, tạo điều kiện để việc lắp đặt thiết bị đợc thuận tiện.
- Xí nghiệp cần tổ chức có buổi hớng dẫn các cán bộ trong ban để các cán bộ có thể sử dụng máy móc thiết bị một cách thuần thục, hiệu quả, không để lãng phí bừa bãi nh sử dụng mực và giấy khi phôtô.
- Các máy móc thiết bị mới cần đợc sửa chữa, bảo dỡng thờng xuyên để tăng thời gian sử dụng máy và máy móc có thể hoạt động với hiệu quả cao nhất.