3 Ban TCKT Nhân viên 04
3.2.1 Biện pháp 1: Thành lập ban Kinh doanh
Cơ sở đề ra biện pháp
Tất cả chúng ta đều hiểu hoàn thiện bộ máy quản trị, phân công lại các phòng ban chức năng không có nghĩa là giảm thiểu số phòng ban chức năng hay số ngời trong mỗi phòng ban sao cho ít nhất. Mà hoàn thiện bộ máy quản trị ở đây là phải đảm bảo phù hợp giữa chức năng, lĩnh vực quản trị và bộ phận quản trị sao cho mỗi chức năng và lĩnh vực quản trị đều có phòng ban và có nhân viên phụ trách.
Xuất phát từ tình hình thực tế của bộ máy quản trị Xí nghiệp Sông Đà 11-3 vẫn còn tình trạng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ ở ngay trong một phòng ban nh ban Kinh tế kế hoạch hiện đang đảm nhiệm những chức năng nh ban Kinh doanh và ban Kinh tế kế hoạch nên nhiều khi công việc bị ứ đọng ở ban Kinh tế kế hoạch.
Vậy biện pháp lập ban Kinh doanh là hoàn toàn phù hợp với quy mô và xu h- ớng ngày càng lớn mạnh của Xí nghiệp.
Nội dung biện pháp
- Chuyển chức năng đầu t từ ban Kỹ thuật vật t cơ giới sang ban Kinh doanh - Chuyển chức năng phiên dịch từ ban Kỹ thuật vật t cơ giới sang ban Kinh doanh
- Chuyển chức năng tiếp thị đấu thầu thi công xây lắp các công trình từ ban Kinh tế kế hoạch sang ban Kinh doanh.
Kết quả
Sau khi thành lập ban Kinh doanh và phân công sắp xếp lại các phòng ban, các cán bộ trong Xí nghiệp thì chức năng của từng ban cụ thể là:
- Ban Kỹ thuật vật t cơ giới
+ Thực hiện công tác giám sát kỹ thuật hiện trờng nhằm nâng cao chất lợng công trình.
+ Thực hiện công tác an toàn cơ giới, cấp phát bảo hộ lao động, lập biên bản, cấp phát câu hỏi kiểm tra an toàn.
+ Chuẩn bị các điều kiện cho tiến hành thi công nh máy móc thiết bị, điện n- ớc, nhà xởng…
+ Tăng cờng áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào thi công công trình. + Bảo quản vật t, thiết bị kho trung chuyển, bảo quản các tài liệu bản vẽ + Tiếp nhận, vận chuyển vật t đến chân các công trình an toàn.
- Ban Kinh doanh
đội xl số 1 Giám đốc Xí nghiệp Phó GĐ Xí nghiệp phụ trách kinh tế Phó gđ Xí nghiệp phụ trách ktTC Ban tckt Ban ktkh Ban tchc Ban ktvtcg đội xl
số 2 đội xlsố 3 đội xlsố 4 đội xlsố 5 Xưởng cơkhí
Ban KD
Sơ đồ 8: Các nhiệm vụ của ban kinh doanh
+ Tiếp thị đấu thầu thi công xây lắp các công trình nhằm tìm kiếm việc làm cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị đảm bảo có đủ việc làm thờng xuyên cho anh chị em trong đơn vị và từng bớc nâng cao đời sống cán bọ công nhân viên.
+ Công tác đầu t các máy móc trang thiết bị, nhà xởng… + Phiên dịch các tài liệu kỹ thuật, thu vốn.
- Ban Kinh tế kế hoạch
+ Tham mu giúp Giám đốc Xí nghiệp trong công tác hợp đồng kinh tế trên cơ sở tuân thủ theo đúng pháp luật và các quy định hiện hành của nhà nớc, của nghành, của Tổng công ty và Công ty.
+ Tham mu giúp Giám đốc hoạch định chiến lợc sản xuất kinh doanh, tập hợp và phân tích các hoạt động kinh tế của Xí nghiệp.
+ Tham mu giúp Giám đốc Xí nghiệp trong công tác thanh quyết toán các công trình, hoàn tất các thủ tục thu vốn và đôn đốc các bộ phận có liên quan thu hồi vốn kịp thời nhằm tăng vòng quay vốn lu động.
+ Tìm mọi biện pháp hữu hiệu nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh có lãi.
+ Tham mu giúp Giám đốc trong khâu quẩn lý vật t sử dụng vào công trình. + Theo dõi việc sử dụng vật t đa vào công trình, quyết toán vật t khi công trình hoàn thành.
- Ban Tài chính kế toán
Trưởng ban kinh doanh công tác tiếp thị đấu thầu công tác đầu tư công tác phiên dịch
+ Xác định nhu cầu vốn cần thiết, tổ chức nguồn vốn kịp thời đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Phân bổ vốn hợp lý trên các giai đoạn luân chuyển.
+ Xác định các giải pháp tối u làm lành mạnh hơn tài chính và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh của Xí nghiệp.
+ Giám sát tính tiết kiệm, tính hiệu quả của việc tạo lập và sử dụng vốn.
+ Thực hiện công tác hạch toán, kế toán, thống kê và thông tin kinh tế nội bộ.
+ Quản lí quỹ tiền mặt và giám sát việc cấp phát vốn.
+ Giám sát các hoạt động của đội, chủ công trình liên quan đến kinh tế- tài chính của Xí nghiệp.
+ Hớng dẫn các đội, chủ công trình làm theo cơ chế quản lí tài chính của nhà nớc, TCT và công ty.
- Ban Tổ chức hành chính
+ Tham mu cho Giám đốc sắp xếp sơ đồ tổ chức của Xí nghiệp phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ.
+ Tham mu cho Giám đốc trong công tác lập kế hoạch nhân sự, sắp xếp cán bộ, công nhân phù hợp với năng lực và công việc cho từng ngời, từng phòng, ban, đội…
+ Theo dõi giám sát việc thực hiện các chế độ chính sách với ngời lao động + Giúp Giám đốc tuyển chọn cán bộ công nhân viên phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
+ Lập kế hoạch và cân đối nhân lực từng quý.
+ Thờng xuyên quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của ngời lao động, quản lý con dấu, công văn, giấy tờ.
Bảng 19 : Điều chuyển các cán bộ giữa các phòng ban
TT Họ và tên Chức năng Từ ban Sang ban
1 Nguyễn Thị Lập Phiên dịch Kỹ thuật vật t cơ giới
2 Phạm Văn Thắng Đầu t Kỹ thuật vật t cơ giới
KD 3 Lê Văn Tiến Tiếp thị đấu thầu Kinh tế kế
hoạch
KD 4 Đồng Thi Thịnh Tiếp thị đấu thầu Kinh tế kế
hoạch
KD 5 Nguyễn Anh Tuấn Tiếp thị đấu thầu Kinh tế kế
hoạch
KD
Tác dụng của giải pháp
- Ban Kinh doanh đợc thành lập sẽ phát huy những chức năng chuyên môn, tận dụng đợc năng lực của những cán bộ làm công tác đầu t, tiếp thị đấu thầu, phiên dịch. Những chức năng này có mối liên hệ mật thiết với nhau, bổ sung cho nhau nên các nhân viên trong Xí nghiệp không phải hoạt động độc lập mà là phối hợp cùng nhau giải quyết công việc. Ví dụ nh công tác phiên dịch hỗ trợ trực tiếp cho công tác tiếp thị đấu thầu khi đấu thầu những công trình mang tính quốc tế, khi tiếp thị đấu thầu mà trúng thầu nhiều công trình có giá trị lớn sẽ tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên Xí nghiệp và mở rộng đầu t.
- Các nhân viên đợc thuyên chuyển chủ yếu ở trong Xí nghiệp chứ không phải do tuyển chọn mới do đó giảm đợc rất nhiều chi phí cho công tác tuyển chọn, đào tạo cho nhân viên mới thích ứng với công việc mới.Vì các nhân viên của ban Kinh doanh phần lớn là đã làm việc trong Xí nghiệp do đó rất am hiểu về chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp cũng nh của ban mới. Trong ban Kinh doanh mới thành lập công tác tiếp thị đấu thầu đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi thành viên trong ban Kinh doanh mà trong đó có 3 nhân viên đã từng làm việc với nhau trong ban Kinh tế kế hoạch, đây là điều kiện để ban Kinh doanh phát huy tác dụng chuyên môn khi tham gia đấu thầu và thắng thầu quốc tế.
- Ban Kinh doanh đợc thành lập sẽ là giảm thậm chí xoá bỏ đợc tình trạng chồng chéo, ách tắc công việc ở ban Kinh tế kế hoạch. Từ đó các thành viên trong ban Kinh tế kế hoạch sẽ có nhiều thời gian hơn tập trung vào mảng kinh tế kế hoạch là hai mảng chính của ban. Sẽ không còn tình trạng làm thêm giờ xảy ra ở hầu hết các ngày trong tuần trong ban Kinh tế kế hoạch. Do đó các cán bộ sẽ có thời gian
bổ sung thêm kiến thức vào các buổi tối trong tuần, nâng cao hơn nữa chuyên môn nghiệp vụ.
Điều kiện thực hiện biện pháp
Việc lập ra ban Kinh doanh phù hợp với xu thế phát triển của Xí nghiệp, nhng bên cạnh đó không phải không có những khó khăn. Cụ thể là:
- Việc lập ra ban Kinh doanh trong Xí nghiệp sẽ ảnh hởng đến quyền lợi hiện tại của các cán bộ trong Xí nghiệp mà ban Kinh tế kế hoạch là bị ảnh hởng trực tiếp nhất của sự thay đổi này.
- Các cán bộ ban Kinh tế kế hoạch đã từng làm việc rất nhịp nhàng ăn khớp với nhau do đó việc điều chuyển này sẽ dẫn đến khó khăn trong công tác tiếp thị dấu thầu.
Vậy điều kiện để biện pháp này đợc thực hiện là:
- Phải thông báo cho toàn thể các cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp biết, ủng hộ biện pháp thành lập ban Kinh doanh và thuyên chuyển nhân viên giữa các ban . Thông báo phải có sức thuyết phục về các khoản chi phí bỏ ra và lợi ích thu đ- ợc không phải chỉ là trớc mắt mà còn cho sự phát triển lâu dài của Xí nghiệp.
- Các cán bộ trong ban Kinh doanh có những ngời là nhân viên cũ và sẽ có thêm nhân viên mới do đó các nhân viên đã từng làm việc trong Xí nghiệp có kinh nghiệm, có chuyên môn dễ thích ứng với môi trờng mới. Nhng bên cạnh có những nhân viên mới cha quen công việc nên họ rất cần có sự chỉ bảo, kèm cặp của nhân viên cũ. Thêm vào đó trởng ban và phó ban cần phải phát huy đợc vai trò của mình đứng ra chỉ đạo, điều hành, phân bổ công việc một cách hợp lý nhất để các nhân viên yên tâm làm việc.
- Các phòng ban khác trong Công ty cũng nh Xí nghiệp phải tận tình giúp đỡ, phối hợp với ban Kinh doanh để công việc tiến hành suôn sẻ và đạt hiệu qủa cao.
- Thêm một phòng ban mới là cần đầu t thêm về cơ sở vật chất, nhân lực vậy… ban Tài chính kế toán cần phối hợp với Công ty xin cấp vốn kịp thời cho việc thành lập ban Kinh doanh.
- Các cán bộ trong ban Kinh doanh cần nắm chắc đợc chức năng, nhiệm vụ cụ thể của ban và của cá nhân mình khi phối hợp với các cán bộ khác, đồng thời cần đ-
ợc đào tạo lại về chuyên môn nghiệp vụ cho phù hợp với những thay đổi trong tình hình mới.
- Xí nghiệp cần đề xuất lên phòng Kinh doanh Công ty để đợc sự trợ giúp kịp thời về nhân lực cho ban Kinh doanh mới thành lập, đặc biệt là bổ nhiệm cán bộ thích hợp cho vị trí trởng ban Kinh doanh.