III. Quá trình xây dựng và thực hiện hệ thống quản trị chất lợng tại Công ty
2. Những nội dung chính của quá trình xây dựng và triển khai hệ thống quản
2.3. Những nội dung chính đã thực hiện
2.3.1. Tháng 3 năm 1999 Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lờng – Chất lợng Hà nội đã tổ chức hội nghị chuyên đề cho các doanh nghiệp Hà nội áp dụng ISO. Căn cứ vào mục tiêu đã định, đợc sự giúp đỡ và t vấn của cơ quan quản lý và chủ trì đề tài, Công ty MayThăng Long đã xây dựng đề cơng chính thức đợc phê duyệt.
2.3.2. Để đến với mô hình quản lý mới, Công ty đã thu thập các tài liệu liên quan đến bộ tiêu chuẩn:
+ Giới thiệu chung về quản lý chất lợng theo ISO 9000. + Cẩm nang về ISO 9000.
+ Hớng dẫn xây dựng hệ thống văn bản. + Tài liệu đào tạo: Đánh giá chất lợng nội bộ. + Đánh giá hệ thống chất lợng.
+ Diễn đàn chất lợng về ISO.
+ Các tiêu chuẩn Việt Nam về ISO. + Quản lý chất lợng toàn diện. + Danh mục tiêu chuẩn Việt Nam.
+ Bộ tiêu chuẩn về Quản lý và Đảm bảo chất lợng.
2.3.3. Để tiếp cận với phơng thức chất lợng khoa học và tiên tiến. Sau khi tiêu chuẩn ISO đợc ban hành ở Việt Nam năm 1996, căn cứ vào tình hình thực tế sản xuất và kinh doanh, Công ty quyết định lựa chọn mô hình thực tế sản xuất và kinh doanh, Công ty quyết định lựa chọn mô hình quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002. Đào tạo nhận thức chung về ISO 9000 cho cán bộ chủ chốt và cán bộ kỹ thuật vào ngày 9/1/2000.
-Đào tạo nhận thức chung về ISO 9000 cho toàn thể CBCNV trong Công ty vào ngày 12/1/2000.
-Tổ chức khoá học “chuyên gia đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9000” do cán bộ của trung tâm BVQI giảng cho một số cán bộ trong công ty từ ngày 21 đến 23/11/99.
Công ty tổ chức các buổi học cho CBCNV để xây dựng và triển khai áp dung nh: -Triển khai áp dụng hệ thống văn bản đối với CBCNV từ tổ trởng sản xuất trở lên trong toàn Công ty từ ngày 26/10/1999.
-Ngoài ra công ty đã cử hai cán bộ đi học lớp “chuyên gia đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9000” do Trung tâm năng suất thuộc Tổng cục TC-ĐL-CL tổ chức từ ngày 23 đến 25/4/1999.
2.3.4. Công ty xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện trên cơ sở đề cơng đợc phê duyệt. Tổng giám đốc Công ty quyết định bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo về Chất lợng. Đại diện lãnh đạo về chất lợng có trách nhiệm và quyền hạn nh sau:
+ Có trách nhiệm trong vệc xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống chất lợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9002: 1996.
+ Tổng hợp và báo cáo mọi vấn đề có liên quan đế hệ thống chất lợng với Tổng giám đốc để xem xét.
+ Đại diện cho công ty để liên hệ với các tổ chức bên ngoài về các vấn đề liên quan tới hệ thống chất lợng.
Tổng giám đốc Công ty quyết định thành lập ban chỉ đạo ISO bao gồm các đồng chí trong ban giám đốc và các trởng đơn vị. Công ty đã xây dựng và ban hành quy chế tổ chức thực hiện Hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002.
2.3.5. Đào tạo xây dựng Hệ thống văn bản.
Cán bộ t vấn của Chi cục TC-ĐL-CL Hà nội và Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn BVQI đã đào tạo cách thức xây dựng văn bản cho các thành viên đợc ban chỉ đạo phân công nhiệm vụ. Trong 9 ngày học với 108 lợt ngời tham dự, các thành viên đã nắm bắt đợc các yêu cầu cơ bản khi viết văn bản xây dng Hệ thống (từ ngày 19 đến ngày 27 /1/2000).
Hàng tuần từ tháng 1 đến tháng 6 lãnh đạo Công ty họp với các thành viên đợc phân công viết tài liệu để tham luận, đóng góp các ý kiến và thông qua các điều trong Hệ thống văn bản.
2.3.6. Hệ thống văn bản.
Hệ thống văn bản của Công ty gồm 3 tầng tài liệu. Hệ thống văn bản thể hiện toàn bộ cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, các quá trình và nguồn lực cần thiết để thực hiện Hệ thống quản lý chất lợng.
Sơ đồ 3: Cấu trúc Hệ thống QLCL của Công ty.
Tầng 1: Sổ tay chất lợng Tầng 2: Các quy trình
Tầng 3: Các hớng dẫn, biểu mẫu
Tầng 1: Sổ tay chất lợng: xác định chính sách chất lợng, các yếu tố của Hệ thống chất lợng, cơ cấu tổ chức của hệ thống chất lợng, phân công trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo và việc dẫn tới các quy trình văn bản.
Tầng 2: Gồm các quy trình, mô tả các bện pháp kiểm soát chất lợng, những hoạt động liên quan đến các yếu tố thuộc Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9002 đợc thực hiện tại Công ty.
Tầng3: Các hớng dẫn công việc, các biểu mẫu, bản vẽ, sơ đồ, tài liệu này có tính chất cụ thể hoá các tài liệu của tầng 2:
• Tầng 1: sổ tay chất lợng. -Mục đích:
+ Đa ra cam kết của lãnh đạo Công ty về chất lợng sản phẩm đáp ứng yêu cầu mong muốn của khách hàng, qua đó tạo sự thoả mãn cho khách hàng đối với sản phẩm của Công ty.
+ Xác định các bộ phận trong Công ty trực thuộc hệ thống chất lợng.
+ Xác định nhiệm vụ và quyền hạn của lãnh đạo và trởng các đơn vị trong Công ty.
+ Đa ra chính sách chung đối với các yếu tố của hệ thống chất lợng. -Nội dung sổ tay chất lợng bao gồm:
+ Giới thiệu về Công ty.
+ Giới thiệu Hệ thống văn bản. + Sơ đồ tổ chức của Công ty. + Nội dung chính sách chất lợng.
+ Trách nhiệm và quyền hạn của lãnh đạo.
+ Các chính sách chung theo 17 điều của ISO 9002. -Giới thiệu về chính sách chất lợng của Công ty:
Tổng giám đốc Công ty là ngời đề ra chính sách chất lợng.
Chính sách chất lợng của Công ty May Thăng Long là cung cấp các sản phẩm tốt nhất thông qua việc liên tục cải tiến và đổi mới nhằm không ngừng nâng cao sự thoả mãn nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan.
Việc tạo ra các sản phẩm chất lợng tốt thoả mãn nhu cầu của khách hàng là trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên trong Công ty
-Cam kết của lãnh đạo:
Chúng tôi cam kết luôn luôn cung cấp các sản phẩm hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, đặt chất lợng của hàng hoá lên hàng đầu. Để đạt đ- ợc chất lợng trong công việc, chúng tôi cam kết trên những nguyên tắc sau: + Trong công việc luôn quan hệ chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng.
+ áp dụng và duy trì một hệ thống quản lý chất lợng để có đủ khả năng và hiệu quả trong công việc. Hệ thống này đợc lập kế hoạch và phát triển bởi sự
hợp tác của tất cả mọi ngời dựa trên cơ sở của Tiêu chuẩn ISO 9001:1994 – Hệ thống quản lý chất lợng trong Công ty.
+ Có đủ các nguồn lực cần thiết nh nguồn nhân lực cơ sở hạ tầng và môi tr- ờng làm việc thuận lợi để đáp ứng các yêu cầu đặt ra. Tạo mọi cơ hội đào tạo và bồi dỡng kiến thức cho toàn thể cán bộ công nhân viên để họ không ngừng cải tiến công việc của mình
• Tầng 2: Các quy trình của hệ thống. -Hệ thống chất lợng:
Công ty đã lập quy trình nhằm thiết lập một hệ thống thống nhất cho việc lập và phê duyệt Kế hoạch chất lợng cho các sản phẩm mới, sản phẩm theo đặt hàng của khách hàng.
-Xem xét hợp đồng:
Quy trình quy định các hình thức xem xét trớc khi ký kết hợp đồng tiêu thụ các sản phẩm của Công ty, nhằm hiểu rõ các yêu cầu của khách hàng và xem xét điều kiện đáp ứng của Công ty.
-Kiểm soát tài liệu, dữ liệu:
Quy định một phơng pháp thống nhất và nhất quán trong việc soạn thảo và kiểm soát các tài liệu, dữ liệu thuộc Hệ thống Chất lợng.
-Mua sản phẩm:
Quy trình cung cấp phơng pháp thống nhất cho việc quản lý các nhà thầu phụ và quá trình mua nguyên nhiên liệu, chi tiết bán thành phẩm, phụ tùng thay thế, nhằm thoả mãn yêu cầu sản xuất của Công ty.
-Nhận biết nguồn gốc sản phẩm và trạng thái kiểm tra, thử nghiệm:
Cung cấp một hệ thống thống nhất và nhất quán cho việc nhận biết và xác định nguồn gốc sản phẩm, từ nguyên vật liệu đến khi giao nhận sản phẩm, phân biệt các trạng thái kiểm tra của sản phẩm với mục đích:
-Kiểm soát quá trình:
Quy trình cung cấp một hệ thống đồng bộ và nhất quán đẻ đảm bảo các quá trình sản xuất đợc tiến hành có kế hoạch trong điều kiện đợc kiểm soát.
Quy trình quy định hệ thống hoạt động kiểm tra và thử nghiệm để xác nhận mọi yêu cầu về chất lợng đối với nguyên vật liệu, bán thành phẩm và sản phẩm đợc đáp ứng.
-Kiểm soát thiết bị kiểm tra đo lờng và thử nghiệm. -Kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
-Hành động khắc phục và phòng ngừa.
-Xếp dỡ, lu kho, bao gói, bảo quản và giao hàng. -Kiểm soát hồ sơ chất lợng.
-Xem xét đánh giá chất lợng nội bộ. -Đào tạo.
-Dịch vụ kỹ thuật. -Kỹ thuật thống kê.
• Tầng 3: Gồm các hớng dẫn công việc, các biểu mẫu, phụ lục, bản vẽ kỹ thuật chỉ ra cách thức tiến hành công việc hoặc hoạt động cụ thể, đối… tợng sử dụng là ngời trực tiếp tiến hành công việc. Cụ thể nh sau:
Quy trình xem xét của lãnh đạo gồm: + 03 Biểu mẫu từ BM. 01 .01 đến BM. 01. 03 + 01 phụ lục PL. 01. 01
Quy trình hệ thống chất lợng gồm: + 04 Biểu mẫu BM. 02. 01 đến BM. 02. 04 + 01 phụ lục từ PL. 02. 01
Quy trình kiểm soát tài liệu dữ liệu gồm: + 09 Biểu mẫu từ BM. 05. 01. đến BM. 05. 09 + 03 phụ lục từ PL. 05. 01 đến PL. 05. 03 Quy trình mua sản phẩm gồm:
+ 05 Biểu mẫu từ BM. 06. 01 đến BM. 06. 05 Quy trình kiểm soát quá trình gồm:
+ 17 Biểu mẫu từ BM. 09. 01 đến BM. 09. 17 + 08 Phụ lục từ PL. 09. 01 đến PL 09. 08 Quy trình kiểm tra và thử nghiệm:
+ 04 Phụ lục từ PL. 10. 01. đến PL 10. 04
-Quá trình triển khai áp dụng Hệ thống văn bản vào thực tế:
Hàng tuần ban thờng trực ISO đã tổ chức kiểm tra , đánh giá các đơn vị thực hiện công tác triển khai áp dụng Hệ thống văn bản vào thực tế. Sau khi kiểm tra ban thờng trực ISO tổng hợp các nhận xét đánh giá gửi các đơn vị để khắc phục các điểm lu ý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả và hoàn thiện hệ thống văn bản.
Quá trình triển khai áp dụng hệ thống văn bản vào thực tế, Công ty đã hai lần mời chuyên gia BVQI tiến hành đánh giá sơ bộ.
Ngày 16- 17/1/2000 Chuyên gia của BVQI tiến hành đánh giá sơ bộ lần 1 với tổng số 47 điểm lu ý.
Ngày 22-23/3/2000 Chuyên gia của BVQI tiến hành đánh giá sơ bộ lần 2 với tổng số 20 điểm lu ý.
Từ ngày 4- 7/ 3/2000 Công ty đã tiến hành đánh giá nội bộ nhằm kiểm tra tính hiệu quả sự phù hợp của hệ thống văn bản, tìm ra các điểm cha phù hợp để Công ty bổ sung hoàn thiện hệ thống, phát huy hết hiệu quả của mô hình quản lý chất lợng.
Ngày 1/4/2000 chuyên gia của BVQI đã tiến hành đánh giá chính thức để cấp chứng chỉ ISO 9002: 1994.