7. Cấu trúc của Khóa luận
3.1.3. Thành lập một “Hội đồng duyệt tài liệu bổ sung”
Cần thành lập một “Hội đồng duyệt tài liệu bổ sung” ở cấp Viện KHXH Việt Nam để duyệt và thông qua các quyết định về nội dung và chất lượng, số lượng vốn tài liệu khoa học. Điều này giúp đảm bảo chất lượng cho các tài liệu bổ sung phù hợp với diện đề tài của Viện.
Hội đồng duyệt tài liệu nên bao gồm các thành viên là đại diện của các viện và trung tâm chuyên ngành trực thuộc Viện KHXH Việt Nam.Các đại diện là những cán bộ đầ ngành, công tác lâu năm tại các cơ quan và là những người tâm huyết với nghề. Họ là những người không giỏi chỉ về chuyên môn nghiệp vụ mà họ còn là người hiểu rất rõ các lĩnh vực KHXH & NV, cũng như diện nghiên cứu và phục vụ của Viện/Trung tâm mà họ đang công tác. Không những thế, các thành viên của Hội đồng này phải có quan hệ tốt với các nhà nghiên cứu, các nhà xuất bản để có được những thông tin quan trọng về các tài liệu thuộc về chuyên ngành của Viện KHXH Việt Nam. Nhìn chung,
Hội đông duyệt tài liệu sẽ đảm bảo sự phân chia rõ diện bổ sung của từng viện, tránh bổ sung trùng tài liệu giữa các thành viên.
3.1.4. Xây dựng hệ thống phối hợp bổ sung
Phát triển hoạt động TT - TV trong điều kiện các nước đang phát triển, giá xuất bản phẩm trên thế giới ngày một tăng, không thể không tính đến việc phối hợp bổ sung. Quyết sịnh 178/CP của Hội đồng Chính phủ về “Công tác Thư viện” đã nhấn mạnh đến việc phải phối hợp hoạt động giữa các Thư viện,
K50. Thông tin – Thư viện
69
trong đó có việc phối hợp bổ sung. Chỉ thị 95/CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng về công tác thông tin khoa học và công nghệ lại nhấn mạnh việc phải tổ chức bổ sung “cho phù hợp với định hướng phục vụ, tránh trùng lập, lãng phí”
Phối hợp là một nguyên tắc quan trọng của công tác bổ sung, nó xuất hiện như một giải pháp của các trung tâm TT - TV nhằm thích ứng với thời đại khi đã và đang xảy ra hiện tương “bùng nổ thông tin” mà hậu quả trực tiếp của nó là số lượng các ấn phẩm xuất bản gia tăng với tốc độ nhanh chóng. Do đó, việc tiến hành phối hợp bổ sung trên cơ sở chuyên môn hóa là một yêu cầu bức bách cần thực hiện hiện nay.
Phối hợp bổ sung bằng cách phân chia ranh giới, trách nhiệm thu thập từng loại hình tài liệu với mục đích tránh trùng bản, tăng số lượng tên tài liệu mới, tăng khả năng sao nhân tài liệu, làm phong phú vốn tài liệu về ngành khoa học nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp nghiên cứu triển khai, đào tạo và phục vụ mục tiêu Kinh tế - xã hội của đất nước trước mắt và lậu dài.
Trong phạm vi Viện KHXH Việt Nam, công tác trao đổi sách, báo quốc tế về KHXH & NV cần được tập trung vào một đầu mối chung, nhằm thu thập có chọn lọc và có hệ thống các tư liệu KHXH nước ngoài, trên cơ sở đó có một chính sách và cơ chế thích hợp, một sự tập trung và phân bổ kinh phí phù hợp trong khuôn khổ Hệ thống Viện KHXH Việt Nam, quản lý việc đặt mua sách bằng ngoại tệ cho cả hệ thống.
Trong phạm vi Quốc gia, xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin KHXH & NV mà Viện TT KHXH là điểm đầu mối, đóng vai trò một cơ chế phối hợp chứ không phải một cơ quan tác nghiệp, với mục đích là thông nhất hoạt động thông tin KHXH & NV, tiến hành việc tổ chức phối hợp bổ sung tư liệu với một phương pháp thống nhất và chia sẻ nguồn lực trên phạm vi cả nước.
K50. Thông tin – Thư viện
70
* Nâng cao trình độ cho cán bộ
Krupxcaia nói: “Cán bộ thư viện là linh hồn của sự nghiệp thư viện”. Điều này khẳng định vai trò vô cùng quan trọng của người cán bộ thư viện. Để cán bộ thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình trong quá trình công tác thì vấn đề đặt ra đó là cán bộ thư viện phải được thường xuyên đào tạo và đào tạo lại để không ngừng nâng cao năng lực, cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Đặc biệt, hiện nay, khi công nghệ thông tin ứng dụng vào trong hoạt động của thư viện thì việc đào tạo ngoài kiến thức chuyên môn ra, đòi hỏi người cán bộ phải được đào tạo nâng cao trình độ về tin học và ngoại ngữ. Họ phải có kiến thức về mạng, về tạo lập và khai thác tài liệu điện tử; đồng thời họ phải có khả năng về ngoại ngữ bởi vì hầu hết các sản phẩm thông tin khai thác trên mạng đều là tiếng nước ngoài và phần lớn là tiếng Anh.
Cán bộ thư viện Viện TT KHXH muốn phát triển, muốn thực sự là người cán bộ thư viện thời đại đáp ứng được những nhu cầu ngày càng cao của công tác thì phải được đào tạo,và bồi dưỡng thường xuyên. Có đội ngũ cán bộ giỏi là một trong yếu tố tiên quyết quyết định sự thành công của Viện.
* Đào tạo người dùng tin
Người dùng tin là đối tượng mà mỗi cơ quan thư viện phục vụ và hướng tới thỏa mãn nhu cầu tin của họ chính là mục tiêu của mỗi cơ quan. Chính vì thế mà các thư viện luôn lấy viêc thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin làm mục tiêu hoạt động.
Người dùng tin của Viện TT KHXH chủ yếu là các nhà nghiên cứu khoa học, các nhà nghiên cứu sinh, các cử nhân, các sinh viện trường đại học trong và ngoài nước vì thế mà bên cạnh người dùng tin có trình độ cao, cón có những người dùng tin có trình độ khá. Điều này cũng ảnh hưởng đến khả năng và kỹ năng tra cứu, kỹ năng sử dụng các dịch vụ của thư viện,…và mục đích cuối cùng là giúp cho người dùng tin hiểu được cơ chế hoạt động của Viện và biết sử dụng nguồn thông tin hiện có của Viện. Các kiến thức thông tin cấn trang bị cho người dùng tin có thể là:
K50. Thông tin – Thư viện
71
- Kiến thức và kỹ năng vận hành, khai thác các nguồn/ hệ thống thông tin, đặc biệt là các nguồn tin số hóa trên các mạng thông tin
- Đào tạo giúp người dùng tin có tri thức về thông tin và sự phân bố các nguồn thông tin trong lĩnh vực các KHXH & NV.
- Hướng dẫn cách tìm kiếm tà liệu tại phòng mở, phòng đọc tra cứu. - Hướng dẫn sử dụng phương tiện khai để khai thác thông tin trên đĩa CD – ROM.
- Tra cứu tài liệu trên các CSDL báo, tạp chí, luận án, ảnh thông qua cac sddieemr truy cập theo hình thức và nôi dung cảu tài liệu (tên tài liệu, tên tác giả, từ khóa, năm xuất bản,…).
3.1.6. Phát triển vốn tài liệu ngoại văn và điện tử
* Phát triển vốn tài liệu ngoại văn
Do đặt thù là cơ quan TT - TV đầu ngành về KHXH & NV, người dùng tin là những cán bộ nghiên cứu, các nhà lãnh đạo các cấp, các nghiên cứu sinh, sinh viên các trường đại học. Đây là những người có khả năng sử dụng các ngoại ngữ tốt vì vậy họ có nhu cầu sử dụng nhiều các tài liệu ngoại văn.
Bên cạnh đó, VTL của Viện phải đảm bảo phản ánh được các thành tựu KHXH & NV không chỉ trong nước mà còn ở khu vực và trên thế giới. ngày nay Chính vì vậy, bên cạnh chú trọng việc bổ sung các tài liệu quốc văn, bổ sung các tài liệu ngoại văn là một yêu cầu rất quan trọng, đặc biệt trong thời đại hội nhập thế giới như hiện nay.
Nhận thức được điều đó, Viện TT KHXH chú trọng tiến hành tài liệu ngoại văn bằng nhiều hình thức khác nhau.
Bên cạnh việc đặt mua qua các nhà cung cấp sách ngoại văn (XUNHASABA), hay trực tiếp đặt hàng trực tiếp với các nhà cung cấp nước ngoài trên mạng. Viện TT XHXH cần chú trọng đến nguồn bổ sung tài liệu ngoại văn quan trọng hiện nay đó nguồn biếu tặng và trao đổi. Viện cần tăng cường củng cố, hợp tác với các cơ quan, tổ chức quốc tế về lĩnh vực KHXH
K50. Thông tin – Thư viện
72
& NV (Các quỹ Quốc tế, các Đại sứ quán…), đã có mối quan hệ lâu dài với Viện ừ trước đến nay, cũng như mở rộng quan hệ với các tổ chức, các cơ quan nghiên cứu, Thông tin – Thư viện ở khu vực và trên thế giới. Từ đó, có thể thu thập được nguồn tài liệu ngoại văn phù hợp và đáp ứng nhu cầu của người dùng tin của Viện.
* Phát triển nguồn tại liệu điện tử
Phát triển nguồn tài liệu điện tử là một xu thế tất yếu, và cần thiết tại các cơ quan Thông tin – Thư viện hiện nay, bởi lẽ loại tài liệu này có khả năng lưu trữ một lượng lớn thông tin mà khối lượng vật lý lại nhỏ, tiết kiệm diện tích kho, bên cạnh đó có khả năng phục vụ nhiều người dùng tin cùng một lúc, có thể sao lưu dễ dàng
Hiện nay, do kinh phí có hạn, bên cạnh đó thói quen sử dụng của người dùng tin về các tài liệu hiện đại còn ít, vì vậy mà cho đến nay trong chiến lược phát triển vốn tài liệu Viện TT KHXH ngoài các nguồn tìm kiếm trên mạng, hay nguồn biếu tặng, không còn mua các tài liệu hiện đại nữa. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến khả năng đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin trong thời đại điện tử như ngày nay và cũng như không thể bắt kịp với xu thế của thời đại. Chính vì vậy, trong các năm tới Viện cần chú trọng phát triển bổ sung loại hình tài liệu này trên cơ sở cân đối ngân sách hợp lý.
Sử dụng tài liệu hiện đại đang là xu thế của người dùng tin hiện nay, bởi thế việc bổ sung loại hình tài liệu này là một đòi hỏi tất yếu với bất kỳ một cơ quan thư viện nào hiện nay. Viện TT KHXH là thư viện lớn nhất về lĩnh vực KHXH & NV trong cả nước, người dùng tin chủ yếu là những người có trình độ cao, nhanh nhạy với công nghệ. Chính vì thế Viện muốn đáp thỏa mãn nhu cầu của họ cần phải bổ sung tài liệu điện tử.
3.1.7. Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng, tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tin
Chỉ thị Số 58 – CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị (Khóa VIII) về “Đẩy mạng ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp
K50. Thông tin – Thư viện
73
công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước” có nêu: “Tập trung phát triển dịch vụ điện tử trong các lĩnh vực tài chính, ngân hàng, hải quan, hàng không, thương mại điện tử và các dịch vụ công cộng (giáo dục, đào tạo từ xa, chữa bệnh từ xa, thư viện điện tử,…) đảm bảo các điều kiện cần thiết phù hợp với tiến độ hội nhập kinh tế khu vực và trên thế giới.” và trong quyết định số 33/2002/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 8/2/2002 về phê duyệt kế hoạch phát triển Internet Việt Nam giai đoạn 2001 – 2005 có nêu ra các biện pháp chủ yếu: “…Từng bước điện tử hóa các thư viện nghiên cứu, các cơ sở đào tạo, hình thành các kho thông tin điện tử quốc gia.”
Từ những cơ sở pháp lý trên đây, Viện TT KHXH cần từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình nói và đặc biệt là công tác phát triển vốn tài liệu thể hiện ở các hoạt động sau:
* Ứng dụng công nghệ tin trong việc xây dựng, phát triển nguồn tin
Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng và phát triển nguồn tin là việc làm rất cần thiết. Nó giúp có cho Viện có được nguồn lực thông tin điện tử phong phú bên cạnh nguồn lực thông tin truyền thống .
Ứng dụng của công nghệ thông tin trong việc xây dựng, phát triển nguồn tin của Viện được thực hiện thông qua các hoạt động:
- Tạo lập các CSDL thư mục báo, tạp chí, sách, ảnh, sắc phong, hương ước, các CSDL về bài trích báo, tạp chí, các CSDL toàn văn
- Số hóa các tài liệu: Chuyển tài liệu từ dạng in ấn trên giấy sang dạng số bằng phương pháp quét ảnh hay nhập tin lại từ bàn phím. Viện nên tiếp tục số hóa các tài liệu cổ quý có giá trị về mặt tinh thần và nghiên cứu để có thể sớm đưa vào phục vụ người dùng tin cũng như đồng thời bảo quản tốt các tài liệu này.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc chia sẻ nguồn lực thông tin: Bằng cách một mặt củng cố mạng LAN (mạng nội bộ trong Viện KHXH Việt Nam) để có thể chia sẻ nguồn lực thông tin với các Viện thành viên khác. Bên cạnh đó xây dựng mạng diện rộng trong nước và quốc tế, Viện tiến hành chia
K50. Thông tin – Thư viện
74
sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan, tổ chức, thư viện khác trong và ngoài nước.
* Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin
Cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình xây dựng và phát triển nguồn tin của mình, Viện TT KHXH cũng đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào các quá trình xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin của đơn vị mình. Điều này làm biến đổi các quá trình thông tin trong Viện.
Đối với mỗi trung tâm TT - TV, nguồn tin điện tử quan trọng nhất là CSDL. CSDL là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tư và quản lý theo cơ chế thống nhất, giúp cho viêc truy cập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng. CSDL được quản trị bằng một hệ thống quản trị CSDL, đó là một hệ thống phần mềm giúp cho người sử dụng xử lý và khai thác theo 3 chức năng là: Mô tả dữ liệu, cập nhật dữ liệu và tìm kiếm dữ liệu.
Viện TT KHXH đã ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xử lý, quản trị dữ liệu của mình thông qua sử dụng phần mềm CDS/ISIS (version 1.4) do UNESCO phổ biến. Nhưng do phần mềm này chưa hỗ trợ UNICDE và rất khó quản lý các CSDL toàn văn và chỉ phù hợp với các thư viện nhỏ. Vì vây, trong tương lai Viện cần nghiên cứu và cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý thư viện khác để có thể khắc phục được những nhược điểm của CDS/ISIS.
Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của Internet ngày càng ỏ rõ những ưu điểm của nó mang lại, phù hợp với xu thế phát triển chung của xã hội. Từ khi nối mạng Internet, hoạt động của Viện TT KHXH có những bước phát triển mới. Thư viện có thể mở rộng quan hệ trao đổi với các đồng nghiệp trong và ngoài nước, trực tiếp đặt mua tài liệu đến các nhà xuất bản ở nước ngoài. Như vây, có thể thấy rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin, nối mạng Internet là một hướng đi đúng đắn của Viện. Để Viện phát triển theo
K50. Thông tin – Thư viện
75
hướng hiện đại, bắt nhịp được với các xu hướng phát triển chung của các trung tâm thông tin – thư viện trong khu vực và trên thế giới, Viện cần phải tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động, đồng thời với việc nâng cấp cở sở hạ tầng thông tin. Bên cạnh đó, Viện còn phải xây dựng và mở rộng các dịch vụ trên mạng phục vụ nhu cầu đa dạng của người dùng tin; đưa dữ liệu của mình lên mạng Internet thông qua trang web của Viện để người dùng tin có thể tra cứu tìm kiếm vốn tài liệu của Viện mà không cần trực tiếp đến tận nơi.