7. Cấu trúc của Khóa luận
2.3 Kinh phí cho hoạt động bổ sung vốn tài liệu
2.3.1. Nguồn kinh phí Nhà nƣớc
Ngày nay, do nhu cầu của đời sống xã hội, hoạt động TT - TV đã trở thành một bộ phận trong nền kinh tế đất nước. Nó góp phần không nhỏ vào việc phục vụ các hoạt động nghiên cứu, học tập, sản xuất, kinh doanh và giải trí của mọi thành phần trong xã hội. Vị trí và vai trò của Thư viện trong xã hội ngày càng được khẳng định rõ ràng. Để thư viện phát triển được thì một trong những yếu tố quyết định đó chính là tiềm lực thông tin của thư viện. Do đó, các thư viện hết sức chú trọng tới công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu của mình.Viện TT KHXH cũng không nằm ngoài quy luật chung đó.
Với sự phát triển không ngừng của các nguồn thông tin nói chung và thông tin về KHXH & NV nói riêng, đòi hỏi bản thân Viện TT KHXH phải luôn cập nhật bổ sung những tài liệu thiết yếu nhất đáp ứng kịp thời sự gia tăng về nguồn tin cũng như nhu cầu tin. Để làm được điều này phải dựa trên nguồn kinh phí của mỗi cơ quan. Đối với công tác phát triển VTL thì kinh phí đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Từ năm 1992 đến nay, Thư viện KHXH được xác định là một trong bốn Trung tâm Thông tin – Thư viện được Nhà nước đã dành một khoản ngoại tệ đáng kể để phân phối mua tài liệu ngoại văn. Trong đó, Viện TT KHXH cũng được sử dụng số ngoại tệ bình quân mỗi năm khoảng 75.000 - 80.000 USD.
Năm 2002, Chính phủ ra Nghị định số 72/2002/NDD-CP về chính sách đầu tư đối với thư viện. Tại chương IV điều 14 có viết: “Đảm báo kinh phí
K50. Thông tin – Thư viện
50
cho các thư viện phát triển vốn tài liệu, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, theo hướng hiện đại hóa, từng bước thực hiện điện tử hóa, xây dựng thư viện điện tử…” và “Đầu tư tập trung cho các thư viện có vị trí đặc biệt quan trọng bao gồm Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện Viện Thông tin
KHXH (thuộc Trung tâm KHXH & NV Quốc gia)…”. Căn cứ vào nội dung
của Nghị định cho thấy sự quan tâm của Nhà nước đối với công tác phát triển VTL của các thư viện nói chung và Viện TT KHXH nói riêng. Nhờ có sự quan tâm của Nhà nước Viện có cơ sở pháp lý vững chắc cũng như một nguồn kinh phí đáng kể hàng năm cho công tác bổ sung tài liệu.
Trên cơ sở nguồn kinh phí được cấp Viện KHXH Việt Nam sẽ phân chia nguồn kinh phí dành cho công tác bổ sung tài liệu của toàn viện lớn. Sau đó nguồn kinh phí dành cho công tác bổ sung sẽ được cân đối phân bổ cho các viện thành viện sao cho hợp lý. Trong đó, Viện TT KHXH luôn được dành lượng kinh phí bổ sung tài liệu nhiều nhất so với các Viện khác.
2.3.2. Nguồn kinh phí khác
Tại chương IV điều 23 Pháp lệnh thư viện (2001) có đề cập: “Thư viện hoạt động bằng ngân sách nhà nước được thu phí đối với các hoạt động dịch vụ sao chụp, nhân bản tài liệu, biên dịch phù hợp với pháp luật về bảo vệ quyền tác giả; biên soạn thư mục; phục vụ tài liệu tại nhà hay gửi qua bưu điện và một số dịch vụ khác theo yêu cầu của người sử dụng vốn tài liệu tại thư viện”.
Trong quá trình phát triển VTL, Viện TT KHXH ngoài nguồn kinh phí được Nhà nước cấp hàng năm, Viện còn nguồn kinh phí khác từ việc: Thu lệ phí làm thẻ cho bạn đọc hàng năm, tiền phạt bồi thường tài liệu hư hỏng hay mất của bạn đọc và các lệ phí từ các dịch vụ sao chụp, in ấn tài liệu cho người dùng tin khi có yêu cầu. Tuy nhiên, lượng kinh phí này rất nhỏ, không đáng kể.
Nhìn chung, nguồn kinh phí chủ yếu dành cho công tác bổ sung của Viện lấy từ nguồn kinh phí của Nhà nước cấp. Nhưng nguồn kinh phí này
K50. Thông tin – Thư viện
51
tăng không đáng kể qua từng năm, trong khi đó giá thành tài liệu luôn tăng. Nhận thức rõ điều này, cũng như vai trò của VTL nên Viện luôn cố gắng làm tốt công tác bổ sung VTL. Cán bộ bổ sung luôn cố gắng tìm kiếm, thu thập những tài liệu một cách hợp lý vừa phù hợp với nhu cầu tin và có thể tiết kiệm được ngân sách Nhà nước.
2.4. Hình thức và nguyên tắc bổ sung tài liệu
Bổ sung tài liệu quyết định đến sự thành công hay thất bại của hoạt động thư viện. Công việc này được tiến hành trong suốt quá trình hình thành và phát triển VTL của mỗi thư viện. Bổ sung tài liệu tại Viện TT KHXH có ba hình thức: Bổ sung khởi đầu, bổ sung hiện tại và bổ sung hoàn bị - hồi cố.
* Bổ sung khởi đầu: Viện TT KHXH trực thuộc Viện KHXH Việt Nam hình thành trên cơ sở sáp nhập từ Thư viện KHXH và Ban TT KHXH chính vì vậy ngay thừ khi thành lập Viện đã có VTL khởi đầu lên tới hàng vạn đầu sách và hàng trăm tên báo – tạp chí. Nên khi xem xét về hoạt động bổ sung khởi đầu của Viện chúng ta phải xem hoạt động này là quá trình bổ sung khởi đầu cúa Thư Viện Khoa học Trung ương bắt đầu tiến hành năm 1960.
* Bổ sung hiện tại: Trên cơ sở VTL khởi đầu được hình thành Thư viện Trung ương, Viện TT KHXH tiếp tục công tác bổ sung hiện tại. Đây là quá trình bổ sung quan trọng nhất đối VTL của Viện. Hình thức bổ sung này đã cung cấp cho Viện một khối lượng tài liệu lớn, cập nhật giúp Viện luôn bắt nhịp với bước tiến thời đại, phản ánh những biến chuyển về KHXH & NV trong nước và trên thế giới. Bổ sung hiện tại luôn được Viện tiến hành kịp thời. Điều này giúp Viện có thể bổ sung cập nhật, đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin, đồng thời có thể tránh được lỗ hổng hình thành quá trình bổ sung VTL của Viện.
* Bổ sung hoàn bị - hồi cố: Viện tiến hành bổ sung hoàn bị - hồi cố nhằm bổ sung những tài liệu còn thiếu, bị mất mát, bị hư hỏng không thể dùng nữa. Để bổ sung hoàn bị, xây dựng VTL có chất lượng tốt, Viện đã tiến hành nghiên cứu, lựa chọn rất kĩ càng nhằm tăng cường luân chuyển tài liệu ít được
K50. Thông tin – Thư viện
52
sử dụng nhưng vẫn còn giá trị và loại bỏ những tài liệu không còn phù hợp với đối tượng phục vụ ra khỏi kho tài liệu.
Trong quá trình bổ sung tài liệu, Viện TT KHXH luôn tuân thủ theo nguyên tắc như: Đảm bảo tính Đảng trong thành phần tài liệu; Bổ sung phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất loại hình, chức năng của Viện và đặc điểm người dùng tin của Viện; Bổ sung phải kịp thời, thường xuyên và có kế hoạch, chính sách cụ thể. Viện đặc biệt chú trọng đến việc bổ sung các tài liệu nghiên cứu về các lĩnh vực KHXH & NV, phản ánh các thành tựu đạt được trong nước, khu vực và thế giới.
Dựa trên hình thức và nguyên tắc bổ VTL, hoạt động bổ sung tài liệu tại Viện TT KHXH đã đạt được những kết quả đáng kể. Tài liệu của Viện đã góp phần phục vụ đắc lực cho công cuộc hiện đại hóa đất nước.
2.5. Các nguồn bổ sung tài liệu
Bất kỳ một cơ quan TT - TV nào cũng muốn xây dựng cho mình một hệ thống VTL đa dạng về loại hình, phong phú về thể loại, đảm bảo về chất lượng. Để làm được điều này cán bộ của Thư viện phải nhạy bén và năng động, để có thể nắm bắt được các nguồn bổ sung không những chỉ đảm bảo được diện bổ sung, đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin, mà còn tiết kiệm ngân sách.
Theo Quyết định số 178/CP của Hội đồng Chính phủ đã đề cập: “Ngoài các nguồn sách, báo mới xuất bản, Thư viện còn có nhiệm vụ bổ sung các loại sách quý cần thiết mà Thư viện còn thiếu bằng cách sưu tầm trong nhân dân hoặc trao đổi giữa các thư viện”.
Nguồn bổ sung tại Viện TT KHXH rất phong phú và đa dạng, cụ thể có các nguồn như sau:
- Nguồn mua - Nguồn trao đổi
K50. Thông tin – Thư viện
53
2.5.1. Nguồn mua
Trước đây để đảm bảo phục vụ bạn đọc một cách tối ưu, các thư viện tìm mọi cách để có được một vốn sách báo phong phú và đa dạng và trên cơ sở đó, coi tầm cỡ của kho sách báo là thước đo hiệu quả duy nhất của mình. Nhưng đến nay chính sách đó không thể đứng vững được vì không thực tế. Do số lượng xuất bản phẩm trên thế giới ngày một tăng, cho nên khó có một thư viện hoặc một trung tâm tư liệu nào, đặc biệt là ở các nước đang phát triển, có thể mua được các tài liệu mà mình mong muốn cho người dùng tin của mình, chứ chưa nói đến mua toàn bộ khối lượng tạp chí khoa học hiện có trên toàn cầu (Khoảng trên 12.000 tên). Ngoài ra giá cả sách báo cũng tăng hàng năm, với mức tăng giá bình quân từ 10 – 15 % một năm, nhiều thư viện khó có thể duy trì một số lượng lớn tên báo – tạp chí nằm trong vốn tài liệu của mình, việc mua thêm các tên mới thì càng trở nên khó khăn hơn. Chính vì vậy, điều đặt ra đối với công tác bổ sung tài liệu qua nguồn mua phải nghiên cứu một cách cẩn thận và nghiêm túc đặc điểm nhu cầu của người dùng tin của thư viện mình, trên cơ sở đó sách dựng diện bổ sung hợp lý với nguồn kinh phí được cấp.
Nguồn mua là nguồn đảm nhiệm việc bổ sung nguồn lực thông tin mạnh mẽ nhất. Hàng năm, Viện TT KHXH được phép sử dụng nguồn ngân sách Nhà nước để bổ sung vốn sách báo cho thư viện trung bình giao động khoảng 500 triệu và hàng năm được ít nhiều tăng lên. Phòng Bổ sung – Trao đổi có nhiệm vụ quan trọng là phải làm thế nào để phân bổ hợp lý khoản kinh phí nhất định đó nhằm đảm bảo bổ sung các ấn phẩm sách, báo - tạp chí và các ấn phẩm định kỳ khác ở các ngữ Việt, Nga, Latinh, Trung Quốc phù hợp với diện bổ sung của Viện, phải phản ánh được các kêt quả và xu hướng trong nghiên cứu KHXH & NV, vấn đề quản lý Nhà nước, phát triển xã hội, các vấn đề toàn cầu hiện nay v.v….
K50. Thông tin – Thư viện
54
Trên cơ sở khoản kinh phí theo kế hoạch mua sách, báo – tạp chí tiếng
Việt, việc mua sách báo được thực hiện theo các phương thức thông qua hệ thống phát hành, mua qua nhà xuất bản và mua tại các hội nghị, cơ quan, thậm chí mua qua cá nhân. Thông thường, các cơ quan gửi danh mục tài liệu xuất bản đến Phòng Bổ sung – Trao đổi, các cán bộ phòng chọn tài liệu trên danh mục và tra trùng thủ công tài liệu trên máy tính với phần mền cơ sở dữ liệu CDS/ISIS for Windows.
Trong thời kỳ kinh tế thị trường hiện nay, khi các nhà sách phát triển, các cán bộ bổ sung có điều kiện lựa chọn tài liệu trực tiếp vì thế có thể xác định ngay được hình thức, tính phù hợp về nội dung của tài liệu nhập về thư viện có thể trực tiếp qua trang Web của các nhà cung cấp hoặc qua danh mục tài liệu họ gửi đến, từ đó nâng cao được chất lượng kho sách. Đối với sách, báo – tạp chí xuất bản trong nước, Viện đặt mua ở các công ty phát hành uy tín và có tính pháp lý cao: Phát hành sách Trung ương, Nhà sách Đông Tây, Công ty Phát hành sách Kim Dung…, các nhà xuất bản như: Nhà xuất bản Lao Động, Chính trị Quốc gia, Phụ Nữ…
NĂM TỔNG SỐ TÊN TỔNG SỐ CUỐN
2004 317 645 2005 406 737 2006 609 1.215
K50. Thông tin – Thư viện
55
2008 1.242 2.160
TỔNG 3.245 5.953
Bảng thống kê 6: Số lượng sách Việt mua từ năm 2004 – 2008
Qua bảng thống kê trên, ta thấy rằng lượng sách Viện TT KHXH mua hàng năm đều tịnh tiến tăng lên, năm sau mua số lượng bản nhiều hơn năm trước. Chỉ riêng năm 2007 số dầu sách mua (2.160 cuốn) ít hơn năm 2006 (1.215 cuốn), điều này là do sách đặt mua từ năm 2007 nhưng sang năm 2008 sách mới được nhập về Viện. Cũng chính vì thế mà sách nhập về Viện năm 2008 (1.242 tên = 2.160 cuốn) cao hơn khá nhiều so với các năm trước đó.
Việc sách đặt mua năm trước nhưng sang năm sau mới được nhập về là hiện tượng thường gặp đối với công tác bổ sung tại các thư viện hiện nay. Do yêu cầu của các thư viện, nhằm đảm bảo tính pháp lý có công tác đặt mua tài liệu nên khi đặt mua tài liệu các thư viện phải qua các nhà cung cấp được Nhà nước đảm bảo về tính pháp lý. Vì thế, sách khi đặt mua phải chờ lấy theo đợt, không thể về rời rạc, làm cho nhiều tài liệu được đặt mua bị nhập về thư viện muộn hơn so với thời gian phát hành của sách rất nhiều. Điều này đã làm giảm một phần giá trị về tính mới, tính kịp thời của thông tin khi tài liệu đến được tay người dùng tin. Đây là một hạn chế đối với công tác bổ sung tại các thư viện hiện nay.
Đối với báo – tạp chí trong nước qua các năm gần đây luôn giữ ở mức ổn định hàng năm về số lượng tên. Điều này, là do hình thức đặt mua báo – tạp chí thường đặt theo quý hoặc năm. Trong khi đó, các tên báo – tạp chí ít bị thay đổi và đi vào ổn định.
* Nguồn mua các ấn phẩm sách, báo - tạp chí ngoại văn
Nhờ có khoản kinh phí được cấp riêng từ năm 1992 mà việc mua sách,
báo-tạp chí ngoại văn tại Viện TT KHXH được diễn ra đều đặn và loại hình phong phú với chất lượng được đảm bảo hơn. Việc mua các ấn phẩm sách,
K50. Thông tin – Thư viện
56
báo - tạp chí ngoại văn của Viện được thực hiện chủ yếu thông qua các cơ quan xuất nhập khẩu sách báo như Xunhasaba, Culturimex, Fahasa. Sách, báo – tạp chí ngoại văn có gí trị cao chủ yếu là những ấn phẩm được nhập từ nước ngoài, giá thành cao nên các cán bộ làm công tác bổ sung ấn phẩm ngoại văn luôn phải lựa chọn kĩ lưỡng nhằm đảm bảo chất lượng của sách, báo - tạp chí mua về. Cán bộ bổ sung sách, báo-tạp chí ngoại văn lựa chọn tài liệu chính xác bằng cách truy nhập vào trang Web của các nhà xuất bản nước ngoài tìm kiếm được thông tin về nội dung, hình thức, giá tiền của ấn phẩm, tiết kiệm được thời gian trong việc lựa chọn đặt mua. Ngoài ra, các nhà cung cấp thường gửi các danh mục tài liệu để các cán bộ bổ sung lựa chọn.
- Lượng sách ngoại văn Viện mua từ 2003 – 2008 được thể hiện qua bảng sau: NĂM TỔNG SỐ TÊN TIẾNG LATINH TIẾNG TRUNG TIẾNG NGA 2003 121 34 50 37 2004 140 46 5 89 2005 51 38 0 13 2006 0 0 0 0 2007 152 134 10 8 2008 95 80 11 4
K50. Thông tin – Thư viện
57
Bảng thống kê 7: Sách ngoại văn mua từ năm 2003 - 2008
Qua bảng thống kê trên, ta thấy rằng lượng sách ngoại văn của Viện nhập về hàng năm không ổn định. Nguyên nhân là do các sách của đơn đặt năm trước (thường rơi vào dịp cuối năm) đến năm sau mới được nhập về. Nguyên nhân dẫn đến hiện tượng này là do các nhà cung cấp gặp khó khăn trong khâu nhập sách (khâu vận chuyển). Chiếm số lượng tên sách ngoại văn mua nhiều nhất từ năm 2003 - 2008 là sách tiếng Latinh (tiếng Anh và tiếng Pháp) với 332 tên.
- Lượng báo – tạp chí ngoại văn Viện mua từ năm 2004 – 2008 được thể hiện qua bảng sau:
NĂM TỔNG SỐ TÊN