7. Cấu trúc của Khóa luận
2.8.2. Những mặt còn hạn chế
Bên cạnh những gì đã đạt được vốn tài liệu của Viện vẫn tồn tại một số hạn chế:
- Chưa tạo ra các dòng tin có giá trị cao, có hệ thống và đầy đủ, xét về mặt nội dung thì các tài liệu được bổ sung vẫn chưa hẳn là những tài liệu tiêu biểu để phục vụ nhu cầu dùng tin ngày càng tăng của các nhà nghiên cứu.
- Nhiều tài liệu trong Viện còn thiếu chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dùng tin khi họ cần, đặc biệt đối với các tài liệu nghiên cứu là sách ngoại văn, có nhiều sách bộ ngoại văn còn bị hỏng. Điều này đã gây khó khăn cho người dùng tin trong công tác nghiên cứu.
- Hiện nay, Viện vẫn chưa có kinh phí để khôi phục những tài liệu trong các kho sách Hán - Nôm bị rách, hỏng do quá cũ, nát, không tiếp tục đưa ra phục vụ bạn đọc được nữa. Điều này làm ảnh hưởng khả năng phụ vụ nhu cầu của người dùng tin khi họ có yêu cầu về các tài liệu này.
- Vẫn chưa đưa được các biểu ghi về các tài liệu Hán – Nôm vào hệ thống CSDL phục vụ người dùng tin tra cứu. Họ chỉ có thể tìm những tài liệu này qua Hệ thống tủ mục lục đối với các tài liệu trước những năm 90, còn những tài liệu trở về đây bạn đọc chỉ có thể tìm thông qua việc gặp trực tiếp cán bộ bổ sung.
- Tài liệu hiện đại tại Viện còn quá ít, làm ảnh hưởng đến khả năng khai thác và sử dụng của người dùng tin.
- Kinh phí cấp cho hoạt động bổ sung còn eo hep và chưa thống nhất quyết toán từ đầu năm, mà kinh phí dành cho công tác bổ sung được chia thành nhiều đợt trong năm. Chính vì thế, cán bộ bổ sung không chủ động trong việc đặt mua tài liệu, làm ảnh hưởng đến hiệu quả bổ sung.
K50. Thông tin – Thư viện
66
- Chưa có một hệ thống TT KHXH & NV thống nhất, nên hoạt động tùy tiện, nhất là công tác tạo nguồn, số sách báo - tạp chí trùng lập giữa các Viện, các Trung tâm nghiên cứu chuyên ngành trong Viện KHXH Việt Nam khá nhiều đã gây nên sự lãng phí lớn. Chẳng hạn: Tổng số báo- tạp chí ngoại văn mua hàng năm qua Xunhasaba trùng từ 2 - 4 bản, tiếng Pháp khoảng 10 tên, Nga 30 tên, Tiếng Trung khoảng 15 tên…
- Quá trình tin học hóa ở Viện còn mang tính tự phát, chưa có sự liên kết tương hợp giữa các khâu công tác, chương trình tạo lập CSDL mới chủ yếu dựa vào phần mềm CDS/ISIS. Do đó, việc quản lý các hoạt động tạo lập nguồn tư liệu còn rất lạc hậu. Cơ sở hạ tầng thông tin còn kém.
CHƢƠNG 3
MỘT VÀI GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI IỆU TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI
3.1. Các giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác phát triển vốn tài liệu 3.1.1. Hoàn thiện chính sách phát triển nguồn tin
Đây là viêc làm quan trọng, là cơ sở cho hoạt động bổ sung – phát triển vốn tài liệu. Vì thế, Viện cần xây dựng một chính sách bổ sung cụ thể phải xác đinh được: ngôn ngữ, chủ đề, loại hình tài liệu…bổ sung phù hợp với
K50. Thông tin – Thư viện
67
từng giai đoạn phát triển. Khi đã có một chính sách bổ sung hoàn thiện, rõ rang cũng là lúc Viện nhận thức rõ nguồn tài liệu mình cần có để đáp ứng cho nhu người dùng tin của đơn vị mình. Từ đó, hoạt động của Viện sẽ đạt hiệu quả cao và không ngừng phát triển
Trong quá trình bổ sung, cần chú ý đến nguồn bổ sung tài liệu qua trao đổi, biếu tặng. Cán bộ bổ sung cần cân nhắc chọn lọc thật kỹ những tài liệu phù hợp với diện bổ sung để không mất thời gian xử lý, thanh lọc lại cũng như không tốn diện tích kho cho những tài liệu không phù hợp.
Bên cạnh bổ sung, Viện còn phải tổ chức thanh lọc những tài liệu không còn giá trị, cũ, nát…
Chính sách bổ sung càng chi tiết, rõ ràng thì hiệu quả công tác bổ sung tài liệu càng cao. Có thế, nguồn lực thông tin của Viện ngày càng mạnh.
3.1.2. Tăng kinh phí phát triển nguồn tin
Trong công tác thư viện kinh phí là vấn đề quan trọng hàng đầu, là một trong bốn thành tố chính cấu tạo nên thư viện. Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng tin thì yếu tố đầu tiên quan trọng nhất quyết định đó là chất lượng VTL.
Hiện nay, chúng ta đang sống trong thời đại “bùng nổ thông tin”, việc nắm bắt được thông tin đã khó, làm thế nào để nắm được thông tin thực sự hữu dụng đối với diện người dùng tin là một điều khó khăn hơn rất nhiều đối với mỗi cơ quan TT - TV. Bên cạnh đó, nhu cầu của người dùng tin ngày một nâng cao không chỉ về chất lượng nội dung thông tin mà còn cả loại hình thông tin bao gồm cả tài liệu in ấn và tài liệu điện tử. Để bổ sung được những loại hình tài liệu này thì nguồn kinh phí bổ sung cần được tăng cường thêm hàng năm.
Viện TT KHXH phát triển vốn tài liệu dựa trên nguồn ngân sách Nhà nước là chính. Tuy nhiên, do ngân sách Nhà nước có hạn và nguồn kinh phí hàng năm được cấp không mấy tăng. Trong khi đó, giá cả tài liệu, ngoài các tài liệu in ấn truyền thống như: sách, báo - tạp chí tăng hàng ngày, loại hình
K50. Thông tin – Thư viện
68
tài liệu điện tử như CD – Rom, băng từ, đĩa từ giá lại khá đắt. Vì vậy muốn bổ sung phải đòi hỏi có nhiều kinh phí. Để làm được điều đó, việc tăng cường kinh phí cho công tác bổ sung tài liệu cho Viện TT KHXH là một điều cần thiết. Để Công tác bổ sung có hiệu quả thực sự, Viện bên cạnh việc cân nhắc tính toán để đặt mua những tài liệu cần thiết nhất, thì còn phải tăng cường tìm kiếm các nguồn tài trợ bên ngoài từ các dự án của các cơ quan, tổ chức quốc tế, các cá nhân trong và ngoài nước.
3.1.3. Thành lập một “Hội đồng duyệt tài liệu bổ sung”
Cần thành lập một “Hội đồng duyệt tài liệu bổ sung” ở cấp Viện KHXH Việt Nam để duyệt và thông qua các quyết định về nội dung và chất lượng, số lượng vốn tài liệu khoa học. Điều này giúp đảm bảo chất lượng cho các tài liệu bổ sung phù hợp với diện đề tài của Viện.
Hội đồng duyệt tài liệu nên bao gồm các thành viên là đại diện của các viện và trung tâm chuyên ngành trực thuộc Viện KHXH Việt Nam.Các đại diện là những cán bộ đầ ngành, công tác lâu năm tại các cơ quan và là những người tâm huyết với nghề. Họ là những người không giỏi chỉ về chuyên môn nghiệp vụ mà họ còn là người hiểu rất rõ các lĩnh vực KHXH & NV, cũng như diện nghiên cứu và phục vụ của Viện/Trung tâm mà họ đang công tác. Không những thế, các thành viên của Hội đồng này phải có quan hệ tốt với các nhà nghiên cứu, các nhà xuất bản để có được những thông tin quan trọng về các tài liệu thuộc về chuyên ngành của Viện KHXH Việt Nam. Nhìn chung,
Hội đông duyệt tài liệu sẽ đảm bảo sự phân chia rõ diện bổ sung của từng viện, tránh bổ sung trùng tài liệu giữa các thành viên.
3.1.4. Xây dựng hệ thống phối hợp bổ sung
Phát triển hoạt động TT - TV trong điều kiện các nước đang phát triển, giá xuất bản phẩm trên thế giới ngày một tăng, không thể không tính đến việc phối hợp bổ sung. Quyết sịnh 178/CP của Hội đồng Chính phủ về “Công tác Thư viện” đã nhấn mạnh đến việc phải phối hợp hoạt động giữa các Thư viện,
K50. Thông tin – Thư viện
69
trong đó có việc phối hợp bổ sung. Chỉ thị 95/CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng về công tác thông tin khoa học và công nghệ lại nhấn mạnh việc phải tổ chức bổ sung “cho phù hợp với định hướng phục vụ, tránh trùng lập, lãng phí”
Phối hợp là một nguyên tắc quan trọng của công tác bổ sung, nó xuất hiện như một giải pháp của các trung tâm TT - TV nhằm thích ứng với thời đại khi đã và đang xảy ra hiện tương “bùng nổ thông tin” mà hậu quả trực tiếp của nó là số lượng các ấn phẩm xuất bản gia tăng với tốc độ nhanh chóng. Do đó, việc tiến hành phối hợp bổ sung trên cơ sở chuyên môn hóa là một yêu cầu bức bách cần thực hiện hiện nay.
Phối hợp bổ sung bằng cách phân chia ranh giới, trách nhiệm thu thập từng loại hình tài liệu với mục đích tránh trùng bản, tăng số lượng tên tài liệu mới, tăng khả năng sao nhân tài liệu, làm phong phú vốn tài liệu về ngành khoa học nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp nghiên cứu triển khai, đào tạo và phục vụ mục tiêu Kinh tế - xã hội của đất nước trước mắt và lậu dài.
Trong phạm vi Viện KHXH Việt Nam, công tác trao đổi sách, báo quốc tế về KHXH & NV cần được tập trung vào một đầu mối chung, nhằm thu thập có chọn lọc và có hệ thống các tư liệu KHXH nước ngoài, trên cơ sở đó có một chính sách và cơ chế thích hợp, một sự tập trung và phân bổ kinh phí phù hợp trong khuôn khổ Hệ thống Viện KHXH Việt Nam, quản lý việc đặt mua sách bằng ngoại tệ cho cả hệ thống.
Trong phạm vi Quốc gia, xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin KHXH & NV mà Viện TT KHXH là điểm đầu mối, đóng vai trò một cơ chế phối hợp chứ không phải một cơ quan tác nghiệp, với mục đích là thông nhất hoạt động thông tin KHXH & NV, tiến hành việc tổ chức phối hợp bổ sung tư liệu với một phương pháp thống nhất và chia sẻ nguồn lực trên phạm vi cả nước.
K50. Thông tin – Thư viện
70
* Nâng cao trình độ cho cán bộ
Krupxcaia nói: “Cán bộ thư viện là linh hồn của sự nghiệp thư viện”. Điều này khẳng định vai trò vô cùng quan trọng của người cán bộ thư viện. Để cán bộ thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình trong quá trình công tác thì vấn đề đặt ra đó là cán bộ thư viện phải được thường xuyên đào tạo và đào tạo lại để không ngừng nâng cao năng lực, cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Đặc biệt, hiện nay, khi công nghệ thông tin ứng dụng vào trong hoạt động của thư viện thì việc đào tạo ngoài kiến thức chuyên môn ra, đòi hỏi người cán bộ phải được đào tạo nâng cao trình độ về tin học và ngoại ngữ. Họ phải có kiến thức về mạng, về tạo lập và khai thác tài liệu điện tử; đồng thời họ phải có khả năng về ngoại ngữ bởi vì hầu hết các sản phẩm thông tin khai thác trên mạng đều là tiếng nước ngoài và phần lớn là tiếng Anh.
Cán bộ thư viện Viện TT KHXH muốn phát triển, muốn thực sự là người cán bộ thư viện thời đại đáp ứng được những nhu cầu ngày càng cao của công tác thì phải được đào tạo,và bồi dưỡng thường xuyên. Có đội ngũ cán bộ giỏi là một trong yếu tố tiên quyết quyết định sự thành công của Viện.
* Đào tạo người dùng tin
Người dùng tin là đối tượng mà mỗi cơ quan thư viện phục vụ và hướng tới thỏa mãn nhu cầu tin của họ chính là mục tiêu của mỗi cơ quan. Chính vì thế mà các thư viện luôn lấy viêc thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin làm mục tiêu hoạt động.
Người dùng tin của Viện TT KHXH chủ yếu là các nhà nghiên cứu khoa học, các nhà nghiên cứu sinh, các cử nhân, các sinh viện trường đại học trong và ngoài nước vì thế mà bên cạnh người dùng tin có trình độ cao, cón có những người dùng tin có trình độ khá. Điều này cũng ảnh hưởng đến khả năng và kỹ năng tra cứu, kỹ năng sử dụng các dịch vụ của thư viện,…và mục đích cuối cùng là giúp cho người dùng tin hiểu được cơ chế hoạt động của Viện và biết sử dụng nguồn thông tin hiện có của Viện. Các kiến thức thông tin cấn trang bị cho người dùng tin có thể là:
K50. Thông tin – Thư viện
71
- Kiến thức và kỹ năng vận hành, khai thác các nguồn/ hệ thống thông tin, đặc biệt là các nguồn tin số hóa trên các mạng thông tin
- Đào tạo giúp người dùng tin có tri thức về thông tin và sự phân bố các nguồn thông tin trong lĩnh vực các KHXH & NV.
- Hướng dẫn cách tìm kiếm tà liệu tại phòng mở, phòng đọc tra cứu. - Hướng dẫn sử dụng phương tiện khai để khai thác thông tin trên đĩa CD – ROM.
- Tra cứu tài liệu trên các CSDL báo, tạp chí, luận án, ảnh thông qua cac sddieemr truy cập theo hình thức và nôi dung cảu tài liệu (tên tài liệu, tên tác giả, từ khóa, năm xuất bản,…).
3.1.6. Phát triển vốn tài liệu ngoại văn và điện tử
* Phát triển vốn tài liệu ngoại văn
Do đặt thù là cơ quan TT - TV đầu ngành về KHXH & NV, người dùng tin là những cán bộ nghiên cứu, các nhà lãnh đạo các cấp, các nghiên cứu sinh, sinh viên các trường đại học. Đây là những người có khả năng sử dụng các ngoại ngữ tốt vì vậy họ có nhu cầu sử dụng nhiều các tài liệu ngoại văn.
Bên cạnh đó, VTL của Viện phải đảm bảo phản ánh được các thành tựu KHXH & NV không chỉ trong nước mà còn ở khu vực và trên thế giới. ngày nay Chính vì vậy, bên cạnh chú trọng việc bổ sung các tài liệu quốc văn, bổ sung các tài liệu ngoại văn là một yêu cầu rất quan trọng, đặc biệt trong thời đại hội nhập thế giới như hiện nay.
Nhận thức được điều đó, Viện TT KHXH chú trọng tiến hành tài liệu ngoại văn bằng nhiều hình thức khác nhau.
Bên cạnh việc đặt mua qua các nhà cung cấp sách ngoại văn (XUNHASABA), hay trực tiếp đặt hàng trực tiếp với các nhà cung cấp nước ngoài trên mạng. Viện TT XHXH cần chú trọng đến nguồn bổ sung tài liệu ngoại văn quan trọng hiện nay đó nguồn biếu tặng và trao đổi. Viện cần tăng cường củng cố, hợp tác với các cơ quan, tổ chức quốc tế về lĩnh vực KHXH
K50. Thông tin – Thư viện
72
& NV (Các quỹ Quốc tế, các Đại sứ quán…), đã có mối quan hệ lâu dài với Viện ừ trước đến nay, cũng như mở rộng quan hệ với các tổ chức, các cơ quan nghiên cứu, Thông tin – Thư viện ở khu vực và trên thế giới. Từ đó, có thể thu thập được nguồn tài liệu ngoại văn phù hợp và đáp ứng nhu cầu của người dùng tin của Viện.
* Phát triển nguồn tại liệu điện tử
Phát triển nguồn tài liệu điện tử là một xu thế tất yếu, và cần thiết tại các cơ quan Thông tin – Thư viện hiện nay, bởi lẽ loại tài liệu này có khả năng lưu trữ một lượng lớn thông tin mà khối lượng vật lý lại nhỏ, tiết kiệm diện tích kho, bên cạnh đó có khả năng phục vụ nhiều người dùng tin cùng một lúc, có thể sao lưu dễ dàng
Hiện nay, do kinh phí có hạn, bên cạnh đó thói quen sử dụng của người dùng tin về các tài liệu hiện đại còn ít, vì vậy mà cho đến nay trong chiến lược phát triển vốn tài liệu Viện TT KHXH ngoài các nguồn tìm kiếm trên mạng, hay nguồn biếu tặng, không còn mua các tài liệu hiện đại nữa. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến khả năng đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin trong thời đại điện tử như ngày nay và cũng như không thể bắt kịp với xu thế của thời đại. Chính vì vậy, trong các năm tới Viện cần chú trọng phát triển bổ sung