7. Cấu trúc của Khóa luận
1.2.5. Các nguồn bổ sung
Bổ sung VTL có thể từ nhiều nguồn khác nhau, tùy theo đặc điểm, loại hình của thư viện. Hiện nay, các thư viện có các nguồn bổ sung chủ yếu sau:
- Nguồn mua: Các thư viện đặt mua ở các nhà xuất bản hoặc tựminhf đến các nhà xuất bản, cơ quan phát hành sách mua. Đến trực tiếp mua ở các nhà xuất bản, cơ quan phát hành sách là rất có lợi cho các thư viện gần trung tâm xuất bản, phát hành sách lớn và cho các thư viện cùng lúc bổ sung nhiều tài liệu
- Nhận lưu chiểu: Phải được các văn bản pháp quy của Nhà nước quyết định. Chỉ thi một số thư viện có quyền hạn nhận lưu chiểu.
- Trao đổi trong nước và quốc tế: Các thư viện thỏa thuận vói nhau những sách về hệ đề tài cần trao đổi và nguyên tắc cần trao đổi. Việc trao đổi sách quốc tế ở Việt Nam do pháp luật quy định.
- Quyên góp: Dành cho các thư viện mơi sthanhf lập và thư viện xã. - Biếu, tặng: do các thư viện, tổ chức, cá nhân tặng cho các thư viện. - Sao chụp tài liệu: Đây là hình thức bổ sung sách có thể áp dụng đến tài liệu quý hiếm.
K50. Thông tin – Thư viện
32
CHƢƠNG 2
K50. Thông tin – Thư viện
33
TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI
2.1. Quá trình phát triển vốn tài liệu và chính sách bổ sung 2.1.1. Quá trình phát triển vốn tài liệu
VTL phong phú và đa dạng của Viện hiện nay là kết quả của quá trình xây dựng và phát triển lâu dài từ khi Viện thành lập cho đến nay. Quá trình đó có thể được chia thành các giai đoạn sau:
* Giai đoạn năm 1960 – 1966
Năm 1959 Thư viện EFEO chuyển giao cho Ủy ban Khoa học Nhà nước quản lý. Trong giai đoạn này Thư viện Tổng hợp đã xây dựng được phương hướng bổ sung và diện bổ sung nguồn sách báo: khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, KHXH & NV, xác định ưu tiên các loại sách báo khoa học cho công tác nghiên cứu khoa học non trẻ của nước ta; lập danh mục các đơn vị có thể mua và trao đổi lâu dài.
Thư viện đã xây dựng được các kho sách mới (không bao gồm các tài liệu của Thư viện EFEO) như: kho sách tiếng Nga, kho sách chữ Latinh, kho sách Trung Quốc, kho báo và tạp chí; kho dự trữ. Trong đó:
- Sách khoa học tự nhiên – kỹ thuật: 250.000 bản; - Sách KHXH: 11.000 bản;
- Tạp chí khoa học: 5.000 tên.
Các loại tài liệu chủ yếu là ngoại ngữ với tỷ lệ 97%, nhiều nhất là tài liệu tiếng Nga và tiếng Trung.
* Giai đoạn từ năm 1967 – 1975
Từ năm 1967 Thư viện KHXH bắt đầu quản lý kho sách của Thư viện EFEO để lại.
Tháng 4 năm 1968, Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước ban giao toàn bộ vốn sách báo KHXH đa ngữ được bổ sung từ ngày đầu thành lập Thư viện Khoa học Trung ương đến năm 1968 cho Thư viện KHXH.
K50. Thông tin – Thư viện
34
Năm 1974 Viện tiến hành kiểm tổng kiểm kê định kỳ kho sách báo, đồng thời sắp xếp và tổ chức lại các kho. Viện thanh lọc những tài liệu được xem là cũ và không còn phù hợp với diện bổ sung.
Từ năm 1970 – 1975, Viện đã triển khai kế hoạch tổ chức kho dưc trữ đa ngữ để cung cấp cho các thư viện miền Nam sau khi giải phóng và thống nhất đất nước. Kho dữ trữ gồm hơn 10.000 cuốn sách và hàng nghìn số tạp chí KHXH các loại. Năm 1976 số sách báo trên đã chuyển giao cho Thư viện KHXH thuộc Viện KHXH tại Thành phố Hồ Chí Minh.
* Giai đoạn từ năm 1975 - 1985
Trong giai đoạn đầu thành lập, Thư viện KHXH tiếp nhận, bảo quản và phục vụ vốn sách báo, tư liệu khoa học về phương Đông mà thư viện Viễn Đông Bác Cổ của Pháp (có trụ sở tại Hà Nội từ năm 1902) bàn giao lại cho Việt Nam năm 1957 là 36.000 tác phẩm bằng ngôn ngữ Châu Âu, hơn 1.000 bằng tiếng Việt; 2.000 bản đồ và hơn 70.000 ảnh; các văn bản viết tay gồm 33.000 bằng chữ Hán, 4.000 bằng chữ Nôm và 10.000 bẵng chữ Nhật; 25.000 bản văn khác; gần 9.000 bản Hương ước bằng chữ Việt và chữ Hán. Sách trao đổi trong giai đoạn này chủ yếu bằng Tiếng Nga.
* Giai đoạn 1986 đến nay
Sau 10 xây dựng và trưởng thành với tên gọi Viện TT KHXH, Viện đã có VTL phát triển ngày càng phong phú hơn, đa dạng. Trung bình từ năm 1986 mỗi năm Viện bổ sung thêm khoảng 2.000 tên sách và hơn 650 tên báo- tạp tiếng Việt và tiếng nước ngoài. Tuy nhiên sách ngoại văn chỉ tập trung ở 4 thứ tiếng Nga, Anh, Pháp, Trung chính vì thế mà chưa phản ánh một cách đầy đủ tình hình KHXH trên thế giới trong các giai đoạn, đặc biệt trong thời gian gần đây.
Từ cuối năm 1994, Viện đã thực hiện Dự án tổng kiểm kê và bảo quản kho sách báo, tư liệu khoa học (kinh phí được cấp 6 tỷ VND), nhằm thống kê lại đầy đủ các tài nguyên thông tin hiện có mặt và đang được lưu trữ, bảo quản tại Viện.
K50. Thông tin – Thư viện
35
Theo kết quả của đợt tổng kiểm kê trên (tháng 8/1998) thì VTL được lưu giữ tại Viện hiện nay có:
- Hơn 300.000 cuốn sách
- Hơn 2.000 tên tạp chí tương đương với hơn 200.000 số - Gần 500 tên báo tương ứng với hơn 400.000 số.
Trong năm 1998, Viện bắt đầu xây dựng CSDL SACHMOI cho toàn Viện KHXH Việt Nam.
2.1.2. Chính sách bổ sung
Để xây dựng và phát triển nguồn lực TT KHXH đủ lớn về số lượng, phong phú về chủng loại, đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của người dùng tin, việc xây dựng một chính sách bổ sung hợp lý là điều tối quan trọng.Chính sách này là công cụ lập kế hoạch và làm việc hàng ngày của người làm công tác bổ sung – trao đổi. Một chính sách phát triển nguồn lực thông tin hợp lý là cơ sở để bổ sung những nguồn tài liệu phù hợp, tránh được sự lựa chọn tài liệu dựa trên tính chủ quan của người làm công tác bổ sung – trao đổi, tránh được sự thiên lệch giữa các ngành khoa học cũng như tính nhất quán của vốn tài liệu.
Từ nhận thức về tầm quan trọng đó của công tác phát triển VTL, Viện TT KHXH đã có những nghiên cứu về chính sách phát triển nguồn lực, được thể hiện qua những báo cáo khoa học và kiến nghị ở các hội nghị khoa học về TT - TV cũng như trong thực tiễn của công tác bổ sung - trao đổi. Mong muốn của cán bộ bổ sung ở Viện TT KHXH là có được một chính sách phát triển nguồn lực thông tin được biên soạn công phu, bao quát được những yếu tố cơ bản như: chức năng, nhiệm vụ, định hướng phát triển của Viện cũng như của công tác bổ sung; hướng bổ sung ưu tiên, mức độ bổ sung cho từng chủ đề, chuyên ngành cụ thể; tiêu chuẩn lựa chọn các loại hình tài liệu; đảm bảo tính nhất quán cao và tính liên tục trong các giai đoạn phát triển nguồn lực thông tin, giảm bớt những ảnh hưởng chủ quan của các cá nhân khi lựa chọn tài liệu; đảm bảo sự cân đối, hài hoà giữa các loại hình tư liệu, giúp quản lý ngân sách
K50. Thông tin – Thư viện
36
hiệu quả. Chính sách này sẽ là kim chỉ nam cho hoạt động của công tác bổ sung.
Viện TT KHXH hiện nay chưa có một văn bản chính thức về chính sách bổ sung. Tuy nhiên, tại Hội nghị “Công tác bổ sung tư liệu KHXH & NV” diễn ra ngày 21/12/1996 (do Viện TT KHXH tổ chức), Viện TT KHXH đã biên soạn một văn bản định hướng cho về diện bổ sung vốn tài liệu thống nhất trên cơ sở nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và đối tượng người dùng tin của đơn vị và đây được xem là một văn bản pháp quy về công tác bổ sung của Viện. Văn bản có nội dung cơ bản sau:
* Diện bổ sung
Diện đề tài bổ sung:
- Các văn kiện chủ yếu về đường lối, chính sách, nhiệm vụ và phương hướng phát triển kinh tế - xã hội, khoa học và công nghệ của Đảng và Nhà nước ta, cũng như các nước khác trên thế giới.
- Các tài liệu về KHXH & NV: Khoa học triết học, Xã hội học, Lịch sử học, Khảo cổ học, Dân tộc học, Kinh tế học, Văn học, Ngôn ngữ, Luật học, Văn học dân gian, Địa lý nhân văn, Khoa học về phụ nữ,…
- Tài liệu về KHXH & NV nghiên cứu về Việt Nam học, các nước trong khu vực Đông Nam Á, các nước phát triển, các nước có quan hệ với Việt Nam.
Loại hình tài liệu
- Bổ sung các dạng tài liệu sách, báo, tạp chí, microfilm, microfiche, băng hình, đĩa quang CD – ROM,… (Trong đó: Sách 34%; Báo, tạp chí 50%; Tài liệu hiện đại 16%)
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học: Bổ sung các tài liệu là các công trình nghiên cứu của cá nhân, tập thể xuất bản dưới hình thức toàn tập, tuyển tập, chuyên khảo, tạp chí tổng hợp hoặc chuyên ngành.
K50. Thông tin – Thư viện
37
+ Tài liệu phổ biến khoa học: Tài liệu khoa học trình bày kết quả nghiên cứu; thành tựu khoa học và công nghệ mới nhất; lịch sử các ngành khoa học …
+ Tài liệu tra cứu: Sách kinh điển, chỉ thị, nghị quyết, luật…; Bách khoa toàn thư tổng hợp, chuyên ngành. Các loại từ điển (ngôn ngữ, giải thích, tổng hợp, chuyên ngành).; Các ấn phẩm thông tin (tổng thuật, lược thuật, tin nhanh, tờ rời…).
Ngôn ngữ
Tiếng Anh, Pháp, Nga, Việt, Trung Quốc, Nhật,…theo nhu cầu người dùng tin mà bổ sung có chọn lọc. Đối với những tài liệu song ngữ: ưu tiên ngôn ngữ gốc của tài liệu, hoặc tiếng Anh.
Số lượng bản
- Tư liệu mua bằng ngoại tệ mạnh chỉ nhập một bản. - Tư liệu tiếng Việt nhập hai bản.
- Từ điển ít nhất là mua một bản (có thể mua nhiều bản tùy thuộc vào ngân sách và nhu cầu tra cứu).
- Báo, tạp chí chỉ bổ sung một bản ngay cả tạp chí dưới dạng vi hình. - Tài liệu được tái bản nếu có sửa chửa, bổ sung và Viện chưa có tài liệu của lần xuất bản nào, trước và sau đó.
Trình độ tài liệu
Trình độ đại học trở lên, có nội dung khoa học phù hợp với diện đề tài bổ sung. Bao gồm: các xuất bản phẩm ở Trung ương và địa phương (đối với trong nước) các xuất bản phẩm của các nhà xuất bản lớn, nổi tiếng trên thế giới (đối với ngoài nước).
Cơ cấu vốn tài liệu
K50. Thông tin – Thư viện
38
- Tư liệu cho các đề tài thuộc các chương trình khoa học – công nghệ cấp Nhà nước: 40%
- Tư liệu cứu cho các đề tài cấp Trung ương: 0,5%
- Tư liệu cho các khoa học liên ngành, khoa học Thông tin – Thư viện: 0,5%
Phân phối kinh phí
Căn cứ vào vốn tài liệu và khả năng kinh phí hàng năm để quyết định mức kinh phí cho việc bổ sung một cách hợp lý nhất.
* Nguồn bổ sung
- Coi trọng việc mua tài liệu qua nhà cung cấp Xunhasaba, Bưu điện, các nhà xuất bản, các cơ quan xuất bản, các đại lý, cá nhân (nhất là đối với việc bổ sung các tài liệu mang tính chất lưu trữ có từ năm 1954)…Đây là nguồn bổ sung đảm bảo về lượng và chất lượng cho vốn tài liệu của Viện.
Ngoài ra còn đặt mua trực tiếp với các cửa hàng, các nhà xuất bản ở nước ngoài trên cơ sở xem xét thị trường nào thuận lợi hơn.
- Đẩy mạnh việc trao đổi tài liệu khoa học với các cơ sở nước ngoài: Cần tính đến hiệu quả của việc trao đổi với các cơ sở trao đổi, mở rộng trao đổi với các nước trong khu vực Đông Nam Á. Chỉ trao đổi các trên cơ sở lựa chọn các tài liệu khoa học giới thiệu trong “List of Books available for exchange” (Danh mục tài liệu trao đổi)… Không chỉ bổ sung các tài liệu dạng sách, báo, tạp chí mà cả CSDL, CD – ROM…làm tăng nhanh vốn tài liệu khoa học hiện có. Hoàn thiện công tác trao đổi sách, báo của viện giới thiệu các ấn phẩm về các KHXH & NV trong nước với các nhà khoa học trên thế giới.
- Chú trọng nguồn tặng biếu: Viện xác định đây là một nguồn tư liệu khá bị động, song nếu chủ động yêu cầu tư liệu theo số tiền viện trợ ấn định thì chất lượng rất tốt. Củng cố các nguồn tư liệu nhận được từ các tổ chức: UNESCO, Đại sứ quán Pháp, Öc ở Hà Nội, Hội đồng nghiên cứu Khoa học
K50. Thông tin – Thư viện
39
Mỹ, các nguồn khác nhau của các tổ chức, các nhân muốn biếu tặng…để làm tăng chất lượng và số lượng kho tư liệu.
* Kinh phí
- Chủ yếu dựa vào kinh phí Nhà nước phân bổ hàng năm để bổ sung tốt các tư liệu “hạt nhân” đảm bảo nhu cầu nghiên cứu của người dùng tin.
- Tranh thủ nguồn kinh phí do các tổ chức quốc tế và các nước viện trợ để đặt mua tư liệu. Chủ yếu tập trung một số Đại sứ quán, Tổ chức quốc tế ở Việt Nam, cơ quan trong và ngoài nước.
- Trên cơ sở phối hợp bổ sung và cung cấp bản sao chụp, tập trung một phần nhỏ kinh phí.
* Phối hợp bổ sung
Tăng cường phối hợp bổ sung với các cơ quan Thông tin – Thư viện trong và ngoài nước. Đặc biệt, phối hợp bổ sung với các Viện thành viên trong Viện KHXH Việt Nam nhằm tránh bổ sung trùng bản.
Tuy không phải là một văn bản chính thức về Chính sách bổ sung nhưng kết quả mà Hội nghị đem lại đã gần sát với nội dung của một chính sách bổ sung của một cơ quan TT - TV cần có. Các nội dung của Hội nghị đã và đang là kim chỉ nam cho công tác phát triển vốn tài liệu của Viện. [16]
2.2. Hiện trạng vốn tài liệu 2.2.1. Loại hình tài liệu 2.2.1. Loại hình tài liệu
Trong thông tin học “nguồn tin – tư liệu” là thuật ngữ quy ước để chỉ tài liệu khoa học, là phương tiện truyền thông tin khoa học trong không gian và thời gian. Về cách thức thể hiện thông tin người ta phân chia tài liệu thành: Tài liệu dạng văn bản và tài liệu dạng không văn bản. Trong đó tài liệu dạng văn bản là dạng tài liệu mà thông tin được trình bày dưới dạng một bài viết mà người ta có thể đọc được. Nhưng hiện nay, các thông tin chủ yếu trình bày dưới dạng không văn bản, đó là dạng tài liệu mà con người có thể nghe, nhìn, như: các tài liệu dạng biểu đồ, bảng vẽ, sơ đồ, bảng biểu, biểu đồ,… Khi chia
K50. Thông tin – Thư viện
40
theo mức độ xử lý nội dung thông tin, tài liệu có 3 dạng: nguồn tin cấp 1, nguồn tin cấp 2 và nguồn tin cấp 3. Phân chia theo mức độ xử lý thông tin, có: Tài liệu công bố và tài liệu không công bố. Nhìn chung loại hình của tài liệu rất phong phú và đa dạng.
Với sự phát triển của Khoa học công nghệ, đã tạo ra cho ngành thư viện những loại hình thông tin mới bên cạnh các tài liệu in truyền thống. Thư viện phải nắm bắt được nhu cầu đó của thời đại, kịp thời bổ sung để có thể phục vụ nhu cầu của người dùng tin.
Mỗi thư viện đều có số lượng vốn tài liệu nhất định và mang những nét đặc trưng riêng. Về cơ bản VTL của tất cả các cơ quan TT - TV đều được cấu thành bởi hai dạng tài liệu đó là tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại.
Viện TT KHXH đã không ngừng cố gắng phát triển VTL của mình thật đa dạng về loại hình. Hiện nay, Viện có những loại hình tài liệu sau: