7. Cấu trúc của Khóa luận
2.1.2. Chính sách bổ sung
Để xây dựng và phát triển nguồn lực TT KHXH đủ lớn về số lượng, phong phú về chủng loại, đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của người dùng tin, việc xây dựng một chính sách bổ sung hợp lý là điều tối quan trọng.Chính sách này là công cụ lập kế hoạch và làm việc hàng ngày của người làm công tác bổ sung – trao đổi. Một chính sách phát triển nguồn lực thông tin hợp lý là cơ sở để bổ sung những nguồn tài liệu phù hợp, tránh được sự lựa chọn tài liệu dựa trên tính chủ quan của người làm công tác bổ sung – trao đổi, tránh được sự thiên lệch giữa các ngành khoa học cũng như tính nhất quán của vốn tài liệu.
Từ nhận thức về tầm quan trọng đó của công tác phát triển VTL, Viện TT KHXH đã có những nghiên cứu về chính sách phát triển nguồn lực, được thể hiện qua những báo cáo khoa học và kiến nghị ở các hội nghị khoa học về TT - TV cũng như trong thực tiễn của công tác bổ sung - trao đổi. Mong muốn của cán bộ bổ sung ở Viện TT KHXH là có được một chính sách phát triển nguồn lực thông tin được biên soạn công phu, bao quát được những yếu tố cơ bản như: chức năng, nhiệm vụ, định hướng phát triển của Viện cũng như của công tác bổ sung; hướng bổ sung ưu tiên, mức độ bổ sung cho từng chủ đề, chuyên ngành cụ thể; tiêu chuẩn lựa chọn các loại hình tài liệu; đảm bảo tính nhất quán cao và tính liên tục trong các giai đoạn phát triển nguồn lực thông tin, giảm bớt những ảnh hưởng chủ quan của các cá nhân khi lựa chọn tài liệu; đảm bảo sự cân đối, hài hoà giữa các loại hình tư liệu, giúp quản lý ngân sách
K50. Thông tin – Thư viện
36
hiệu quả. Chính sách này sẽ là kim chỉ nam cho hoạt động của công tác bổ sung.
Viện TT KHXH hiện nay chưa có một văn bản chính thức về chính sách bổ sung. Tuy nhiên, tại Hội nghị “Công tác bổ sung tư liệu KHXH & NV” diễn ra ngày 21/12/1996 (do Viện TT KHXH tổ chức), Viện TT KHXH đã biên soạn một văn bản định hướng cho về diện bổ sung vốn tài liệu thống nhất trên cơ sở nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và đối tượng người dùng tin của đơn vị và đây được xem là một văn bản pháp quy về công tác bổ sung của Viện. Văn bản có nội dung cơ bản sau:
* Diện bổ sung
Diện đề tài bổ sung:
- Các văn kiện chủ yếu về đường lối, chính sách, nhiệm vụ và phương hướng phát triển kinh tế - xã hội, khoa học và công nghệ của Đảng và Nhà nước ta, cũng như các nước khác trên thế giới.
- Các tài liệu về KHXH & NV: Khoa học triết học, Xã hội học, Lịch sử học, Khảo cổ học, Dân tộc học, Kinh tế học, Văn học, Ngôn ngữ, Luật học, Văn học dân gian, Địa lý nhân văn, Khoa học về phụ nữ,…
- Tài liệu về KHXH & NV nghiên cứu về Việt Nam học, các nước trong khu vực Đông Nam Á, các nước phát triển, các nước có quan hệ với Việt Nam.
Loại hình tài liệu
- Bổ sung các dạng tài liệu sách, báo, tạp chí, microfilm, microfiche, băng hình, đĩa quang CD – ROM,… (Trong đó: Sách 34%; Báo, tạp chí 50%; Tài liệu hiện đại 16%)
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học: Bổ sung các tài liệu là các công trình nghiên cứu của cá nhân, tập thể xuất bản dưới hình thức toàn tập, tuyển tập, chuyên khảo, tạp chí tổng hợp hoặc chuyên ngành.
K50. Thông tin – Thư viện
37
+ Tài liệu phổ biến khoa học: Tài liệu khoa học trình bày kết quả nghiên cứu; thành tựu khoa học và công nghệ mới nhất; lịch sử các ngành khoa học …
+ Tài liệu tra cứu: Sách kinh điển, chỉ thị, nghị quyết, luật…; Bách khoa toàn thư tổng hợp, chuyên ngành. Các loại từ điển (ngôn ngữ, giải thích, tổng hợp, chuyên ngành).; Các ấn phẩm thông tin (tổng thuật, lược thuật, tin nhanh, tờ rời…).
Ngôn ngữ
Tiếng Anh, Pháp, Nga, Việt, Trung Quốc, Nhật,…theo nhu cầu người dùng tin mà bổ sung có chọn lọc. Đối với những tài liệu song ngữ: ưu tiên ngôn ngữ gốc của tài liệu, hoặc tiếng Anh.
Số lượng bản
- Tư liệu mua bằng ngoại tệ mạnh chỉ nhập một bản. - Tư liệu tiếng Việt nhập hai bản.
- Từ điển ít nhất là mua một bản (có thể mua nhiều bản tùy thuộc vào ngân sách và nhu cầu tra cứu).
- Báo, tạp chí chỉ bổ sung một bản ngay cả tạp chí dưới dạng vi hình. - Tài liệu được tái bản nếu có sửa chửa, bổ sung và Viện chưa có tài liệu của lần xuất bản nào, trước và sau đó.
Trình độ tài liệu
Trình độ đại học trở lên, có nội dung khoa học phù hợp với diện đề tài bổ sung. Bao gồm: các xuất bản phẩm ở Trung ương và địa phương (đối với trong nước) các xuất bản phẩm của các nhà xuất bản lớn, nổi tiếng trên thế giới (đối với ngoài nước).
Cơ cấu vốn tài liệu
K50. Thông tin – Thư viện
38
- Tư liệu cho các đề tài thuộc các chương trình khoa học – công nghệ cấp Nhà nước: 40%
- Tư liệu cứu cho các đề tài cấp Trung ương: 0,5%
- Tư liệu cho các khoa học liên ngành, khoa học Thông tin – Thư viện: 0,5%
Phân phối kinh phí
Căn cứ vào vốn tài liệu và khả năng kinh phí hàng năm để quyết định mức kinh phí cho việc bổ sung một cách hợp lý nhất.
* Nguồn bổ sung
- Coi trọng việc mua tài liệu qua nhà cung cấp Xunhasaba, Bưu điện, các nhà xuất bản, các cơ quan xuất bản, các đại lý, cá nhân (nhất là đối với việc bổ sung các tài liệu mang tính chất lưu trữ có từ năm 1954)…Đây là nguồn bổ sung đảm bảo về lượng và chất lượng cho vốn tài liệu của Viện.
Ngoài ra còn đặt mua trực tiếp với các cửa hàng, các nhà xuất bản ở nước ngoài trên cơ sở xem xét thị trường nào thuận lợi hơn.
- Đẩy mạnh việc trao đổi tài liệu khoa học với các cơ sở nước ngoài: Cần tính đến hiệu quả của việc trao đổi với các cơ sở trao đổi, mở rộng trao đổi với các nước trong khu vực Đông Nam Á. Chỉ trao đổi các trên cơ sở lựa chọn các tài liệu khoa học giới thiệu trong “List of Books available for exchange” (Danh mục tài liệu trao đổi)… Không chỉ bổ sung các tài liệu dạng sách, báo, tạp chí mà cả CSDL, CD – ROM…làm tăng nhanh vốn tài liệu khoa học hiện có. Hoàn thiện công tác trao đổi sách, báo của viện giới thiệu các ấn phẩm về các KHXH & NV trong nước với các nhà khoa học trên thế giới.
- Chú trọng nguồn tặng biếu: Viện xác định đây là một nguồn tư liệu khá bị động, song nếu chủ động yêu cầu tư liệu theo số tiền viện trợ ấn định thì chất lượng rất tốt. Củng cố các nguồn tư liệu nhận được từ các tổ chức: UNESCO, Đại sứ quán Pháp, Öc ở Hà Nội, Hội đồng nghiên cứu Khoa học
K50. Thông tin – Thư viện
39
Mỹ, các nguồn khác nhau của các tổ chức, các nhân muốn biếu tặng…để làm tăng chất lượng và số lượng kho tư liệu.
* Kinh phí
- Chủ yếu dựa vào kinh phí Nhà nước phân bổ hàng năm để bổ sung tốt các tư liệu “hạt nhân” đảm bảo nhu cầu nghiên cứu của người dùng tin.
- Tranh thủ nguồn kinh phí do các tổ chức quốc tế và các nước viện trợ để đặt mua tư liệu. Chủ yếu tập trung một số Đại sứ quán, Tổ chức quốc tế ở Việt Nam, cơ quan trong và ngoài nước.
- Trên cơ sở phối hợp bổ sung và cung cấp bản sao chụp, tập trung một phần nhỏ kinh phí.
* Phối hợp bổ sung
Tăng cường phối hợp bổ sung với các cơ quan Thông tin – Thư viện trong và ngoài nước. Đặc biệt, phối hợp bổ sung với các Viện thành viên trong Viện KHXH Việt Nam nhằm tránh bổ sung trùng bản.
Tuy không phải là một văn bản chính thức về Chính sách bổ sung nhưng kết quả mà Hội nghị đem lại đã gần sát với nội dung của một chính sách bổ sung của một cơ quan TT - TV cần có. Các nội dung của Hội nghị đã và đang là kim chỉ nam cho công tác phát triển vốn tài liệu của Viện. [16]