7. Cấu trúc của Khóa luận
2.4. Hình thức và nguyên tắc bổ sung tài liệu
Bổ sung tài liệu quyết định đến sự thành công hay thất bại của hoạt động thư viện. Công việc này được tiến hành trong suốt quá trình hình thành và phát triển VTL của mỗi thư viện. Bổ sung tài liệu tại Viện TT KHXH có ba hình thức: Bổ sung khởi đầu, bổ sung hiện tại và bổ sung hoàn bị - hồi cố.
* Bổ sung khởi đầu: Viện TT KHXH trực thuộc Viện KHXH Việt Nam hình thành trên cơ sở sáp nhập từ Thư viện KHXH và Ban TT KHXH chính vì vậy ngay thừ khi thành lập Viện đã có VTL khởi đầu lên tới hàng vạn đầu sách và hàng trăm tên báo – tạp chí. Nên khi xem xét về hoạt động bổ sung khởi đầu của Viện chúng ta phải xem hoạt động này là quá trình bổ sung khởi đầu cúa Thư Viện Khoa học Trung ương bắt đầu tiến hành năm 1960.
* Bổ sung hiện tại: Trên cơ sở VTL khởi đầu được hình thành Thư viện Trung ương, Viện TT KHXH tiếp tục công tác bổ sung hiện tại. Đây là quá trình bổ sung quan trọng nhất đối VTL của Viện. Hình thức bổ sung này đã cung cấp cho Viện một khối lượng tài liệu lớn, cập nhật giúp Viện luôn bắt nhịp với bước tiến thời đại, phản ánh những biến chuyển về KHXH & NV trong nước và trên thế giới. Bổ sung hiện tại luôn được Viện tiến hành kịp thời. Điều này giúp Viện có thể bổ sung cập nhật, đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin, đồng thời có thể tránh được lỗ hổng hình thành quá trình bổ sung VTL của Viện.
* Bổ sung hoàn bị - hồi cố: Viện tiến hành bổ sung hoàn bị - hồi cố nhằm bổ sung những tài liệu còn thiếu, bị mất mát, bị hư hỏng không thể dùng nữa. Để bổ sung hoàn bị, xây dựng VTL có chất lượng tốt, Viện đã tiến hành nghiên cứu, lựa chọn rất kĩ càng nhằm tăng cường luân chuyển tài liệu ít được
K50. Thông tin – Thư viện
52
sử dụng nhưng vẫn còn giá trị và loại bỏ những tài liệu không còn phù hợp với đối tượng phục vụ ra khỏi kho tài liệu.
Trong quá trình bổ sung tài liệu, Viện TT KHXH luôn tuân thủ theo nguyên tắc như: Đảm bảo tính Đảng trong thành phần tài liệu; Bổ sung phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất loại hình, chức năng của Viện và đặc điểm người dùng tin của Viện; Bổ sung phải kịp thời, thường xuyên và có kế hoạch, chính sách cụ thể. Viện đặc biệt chú trọng đến việc bổ sung các tài liệu nghiên cứu về các lĩnh vực KHXH & NV, phản ánh các thành tựu đạt được trong nước, khu vực và thế giới.
Dựa trên hình thức và nguyên tắc bổ VTL, hoạt động bổ sung tài liệu tại Viện TT KHXH đã đạt được những kết quả đáng kể. Tài liệu của Viện đã góp phần phục vụ đắc lực cho công cuộc hiện đại hóa đất nước.
2.5. Các nguồn bổ sung tài liệu
Bất kỳ một cơ quan TT - TV nào cũng muốn xây dựng cho mình một hệ thống VTL đa dạng về loại hình, phong phú về thể loại, đảm bảo về chất lượng. Để làm được điều này cán bộ của Thư viện phải nhạy bén và năng động, để có thể nắm bắt được các nguồn bổ sung không những chỉ đảm bảo được diện bổ sung, đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin, mà còn tiết kiệm ngân sách.
Theo Quyết định số 178/CP của Hội đồng Chính phủ đã đề cập: “Ngoài các nguồn sách, báo mới xuất bản, Thư viện còn có nhiệm vụ bổ sung các loại sách quý cần thiết mà Thư viện còn thiếu bằng cách sưu tầm trong nhân dân hoặc trao đổi giữa các thư viện”.
Nguồn bổ sung tại Viện TT KHXH rất phong phú và đa dạng, cụ thể có các nguồn như sau:
- Nguồn mua - Nguồn trao đổi
K50. Thông tin – Thư viện
53