7. Cấu trúc của Khóa luận
2.2. Hiện trạng vốn tài liệu
2.2.1. Loại hình tài liệu
Trong thông tin học “nguồn tin – tư liệu” là thuật ngữ quy ước để chỉ tài liệu khoa học, là phương tiện truyền thông tin khoa học trong không gian và thời gian. Về cách thức thể hiện thông tin người ta phân chia tài liệu thành: Tài liệu dạng văn bản và tài liệu dạng không văn bản. Trong đó tài liệu dạng văn bản là dạng tài liệu mà thông tin được trình bày dưới dạng một bài viết mà người ta có thể đọc được. Nhưng hiện nay, các thông tin chủ yếu trình bày dưới dạng không văn bản, đó là dạng tài liệu mà con người có thể nghe, nhìn, như: các tài liệu dạng biểu đồ, bảng vẽ, sơ đồ, bảng biểu, biểu đồ,… Khi chia
K50. Thông tin – Thư viện
40
theo mức độ xử lý nội dung thông tin, tài liệu có 3 dạng: nguồn tin cấp 1, nguồn tin cấp 2 và nguồn tin cấp 3. Phân chia theo mức độ xử lý thông tin, có: Tài liệu công bố và tài liệu không công bố. Nhìn chung loại hình của tài liệu rất phong phú và đa dạng.
Với sự phát triển của Khoa học công nghệ, đã tạo ra cho ngành thư viện những loại hình thông tin mới bên cạnh các tài liệu in truyền thống. Thư viện phải nắm bắt được nhu cầu đó của thời đại, kịp thời bổ sung để có thể phục vụ nhu cầu của người dùng tin.
Mỗi thư viện đều có số lượng vốn tài liệu nhất định và mang những nét đặc trưng riêng. Về cơ bản VTL của tất cả các cơ quan TT - TV đều được cấu thành bởi hai dạng tài liệu đó là tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại.
Viện TT KHXH đã không ngừng cố gắng phát triển VTL của mình thật đa dạng về loại hình. Hiện nay, Viện có những loại hình tài liệu sau:
Tài liệu truyền thống
Đây là hình thức tài liệu chủ yếu của Viện hện nay. Do VTL này được hình thành trên cơ sở kho tài liệu của Thư viện EFEO từ những năm 1957 nên rất phong phú và đa dạng, bao gồm:
- Sách: Hiện tại Viện có khoảng 200.000 tên sách ứng với hơn 400.000 bản, gồm cả sách quốc ngữ và sách ngoại văn.
- Báo: khoảng 500 tên với gần 450.000 số, gồm cả quốc văn và ngoại văn
- Tạp chí: hơn 2.000 tên ứng với hơn 200.000 số, gồm cả quốc văn và ngoại văn
- Ảnh: khoảng hơn 12.000 tập với hơn 58.000 tấm và ảnh rời ảnh về đường phố Hà Nội khoảng 600 tập
- Sách cổ: 13.211 bản thần tích thần sắc chép tay, chủ yếu viết bằng chữ Hán Nôm, 5637 bản hương ước.
K50. Thông tin – Thư viện
41
Tài liệu hiện đại
Hiện nay, cùng với việc bổ sung trao đổi nguồn tư liệu thông tin truyền thống như sách, báo, tạp chí, các vật mang tin khác như băng hình, microfilm, ảnh v.v…, Viện TT KHXH còn bổ sung, trao đổi những loại hình thông tin kỹ thuật số như các cơ sở dữ liệu (CSDL) các loại như: CSDL dạng tóm tắt (Abtracts), CSDL dạng toàn văn (full text), CSDL bảng tra (Index) dạng offline (CD-ROM) và dạng online. Tuy nhiên, hình thức tài liệu này còn ít, Viện đang cố gắng xây dựng VTL này ngày càng phong phú hơn nữa để đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của thời đại.. Tài liệu hiện đại ở Viện gồm:
* Cơ sở dữ liệu, Viện hiện nay đã xây dựng được các CSDL sau:
- CSDL thư mục: tính đến tháng 3/2009, Viện đã hoàn thành được số lượng các CSDL thể hiện ở bảng dưới đây.
STT TÊN CSDL THƢ MỤC SỐ LƢỢNG
1 Thần tích thần sắc 13.211
2 Hương ước 5.637
3 Sắc phong 4.211
K50. Thông tin – Thư viện 42 5 Sách tra cứu 2.140 6 Bài tạp chí 95.034 7 CSDL ảnh 12.901 8 CSDL đường phố Hà Nội 638
9 Sách Viện KHXH Việt Nam từ 1998 744.449
10 Công báo 6.747
11 Sách Viện TT KHXH 6.362
Bảng thống kê 1: Số lượng các CSDL thư mục của Viện đã được hoàn (tính đến tháng 3/2009)
Ngoài ra còn các CSDL khác (đang cập nhật dang dở và chưa đưa vào phục vụ người dùng tin), như: Luận án, luận văn, tiến sĩ, Công báo, Sách tiếng Nga, các CSDL chuyên đề...
- Các CSDL toàn văn: Viện đang xây dựng một số CSDL toàn văn dưới dạng HTML, PDF:
+ CSDL toàn văn Tạp chí Thông tin KHXH + CSDL toàn văn các Sưu tập chuyên đề + CSDL toàn văn Báo cáo, Đề tài khoa học
+ CSDL số hóa một số sách của Thư viện EFEO để lại (300 tài liệu) do Pháp hỗ trợ.
+ Số hóa kho ảnh hiện lưu trữ tại Viện
Viện đang tiến hành quản lý các CSDL toàn văn bằng phần mềm GreenStone (Riêng CSDL sách EFEO dùng phần mềm của Pháp).
Tạp chí Thông tin Khoa học của Viện tham gia Website Tạp chi Việt Nam trực tuyến (Vietnam Journal Online).
Ngoài ra còn một số CSDL trên CD-ROM được phục vụ bạn đọc như: CSDL Hồ Chí MInh toàn tập, CSDL Văn bản pháp luật Việt Nam, Tập san
K50. Thông tin – Thư viện
43
Đô thành Huế cổ (Bulletin des Amis du vieux Huế), Bộ “Văn nguyên Tứ khố toàn thư” gồm 182 đĩa CD-ROM, đương 110GB của Trung Quốc,…
Từ năm 2005, Viện cũng đã thiết lập một Website riêng với địa chỉ truy cập là: http://www.issi.gov.vn
2.2.2. Môn loại tài liệu
* Thành phần môn loại của Sách
Trong CSDL SÁCH của Viện, các sách đã được phân loại theo Bảng BBK rút gọn, được Viện nghiên cứu biên soạn trên nguyên bản cấu trúc của Khung phân loại BBK (năm 1973) và được hoàn thành và đưa vào sử dụng năm 1978.
VTL của Viện được chia làm 14 môn loại sau: + Chủ nghĩa Mác – Lê Nin
+ Khoa học tự nhiên – khoa học kỹ thuật + Khoa học xã hội nói chung
+ Lịch sử. Các khoa học lịch sử
+ Nhà nước và pháp luật. Khoa học pháp lý + Kinh tế. Khoa học kinh tế
+ Chính trị. Các khoa học chính trị + Quân sự. Các khoa học quân sự + Văn hóa. Khoa học văn hóa
+ Các khoa học ngữ văn. Tác phẩm văn học + Nghệ thuật. Nghệ thuật học
+ Tôn giáo. Chủ nghĩa vô thần + Các khoa học triết học. Tâm lý học + Tài liệu có nội dung tổng hợp
Các môn loại của sách có trong CSDL SACH của Viện hiện nay, thể hiện cụ thể dưới bảng thống kê sau:
K50. Thông tin – Thư viện
44
1 Chủ nghĩa Mác – Lê Nin 298 2,6
2 KH tự nhiên – KH học kỹ thuật 192 1,8
3 KH xã hội nói chung 1.283 11
4 Lịch sử. Các KH lịch sử 1.794 15,4
5 Nhà nước và pháp luật. KH pháp lý 1.698 15
6 Kinh tế. KH kinh tế 1.673 14,4
7 Chính trị. Các KH chính trị 728 6,3
8 Quân sự. Các KH quân sự 299 2,8
9 Văn hóa. KH văn hóa 129 1,4
10 Các KH ngữ văn. Tác phẩm văn học 2.698 21,2
11 Nghệ thuật. Nghệ thuật học 278 2,5
12 Tôn giáo. Chủ nghĩa vô thần 249 2,2
13 Các KH triết học. Tâm lý học 153 1,5
14 Tài liệu có nội dung tổng hợp 192 1,9
TỔNG CỘNG 11.664 100
Bảng thống kê 2: Thành phần sách theo môn loại có trong CSDL SACH
Qua bảng thống kê, ta thấy tài liệu về các khoa học ngữ văn, văn học chiếm tỷ lệ cao nhất (21,2%) trong thành phần môn loại sách có trong CSDL SACH của Viện hiện nay. Tiếp theo là sách về lịch sử và các khoa học lịch sử (15,4%), rồi đến các sách về nhà nước và pháp luật. Tỷ lệ này phù hợp với nhu cầu của người dùng tin của Viện hiện nay.
* Thành phần môn loại của báo – tạp chí
Báo – tạp chí là loại hình tài liệu có giá trị thông tin rất quan trọng bởi nó luôn mang tính cập nhật nhanh chóng hơn nhiều so với sách. Loại hình này ở Viện rất phong phú và đa dạng với hàng nghìn tên các loại ở tất cả các lĩnh vực nông sâu về KHXH & NV, không những thế Viện còn bổ sung hầu hết các báo – tạp chí xuất bản trong nước có giá trị giá trị thông tin, mà còn bổ
K50. Thông tin – Thư viện
45
sung các tạp chí ngoại văn đặt mua của các nhà xuất bản có uy tín trên thế giới về KHXH & NV, và nhiều tên báo - tạp chí bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau qua còn đường trao đổi, biếu tặng. Viện tập trung bổ sung các tên báo – tạp chí nghiên cứu sâu về KHXH & NV, và các báo – tạp chí mang tính chất phổ biến kiến thức chung về các khoa học tự - khoa học kỹ thuật.
Hiện nay, Viện vẫn chưa tổ chức phân loại tên báo – tạp chí. Nhưng đánh giá chung thì Viện có một vốn tài liệu về báo – tạp chí rất phong phú môn loại chủ yếu phản ánh về các lĩnh vực: Nghiên cứu lịch sử, Triết học, Ngôn ngữ, Văn học, Văn hóa và xã hội các nước Phương Đông và Châu Á… Người dùng tin có thể tìm thấy nhứng tên báo – tạp chí (đặc biệt là tạp chí ngoại văn) được xuất bản từ hơn trăm năm, như Tạp chí tiếng Anh của Hội nghiên cứu Phương Đông Mỹ: Journal of the American Oriental Society, được nhập về Viện từ 111 năm.
2.2.3. Ngôn ngữ tài liệu
Với đặc thù là Thư viện chuyên ngành về lĩnh vực KHXH & NV, VTL không chỉ phải phản ánh những thành tựu KHXH trong nước mà còn của khu vực và thế giới. Bên cạnh đó, người dùng tin của Viện là những người có trình độ cao, khả năng sử dụng ngoại ngữ tốt. Vì vậy, bên cạnh bổ sung tài liệu quốc văn, Viện còn đặc biệt quan tâm đến nguồn tài liệu ngoại văn.
Tỷ lệ ngôn ngữ của các tài liệu của Viện được xây dựng và phát triển trên cơ sơ nghiên cứu và phân tích nhu cầu tin của người dùng tin cũng như khả năng, thói quen sử dụng tài liệu được xuất bản theo ngôn ngữ nào.
Dưới đây là Bảng điều tra nhu cầu tin phản ánh nhu cầu của người dùng tin của Viện theo các ngữ của tài liệu, do Viện tổ chức thực hiện ( tại bộ phận phục vụ tại chỗ). NĂM LOẠI TÀI LIỆU 2004 2005 2006 2007 2008 TỔNG SỐ NGỮ
K50. Thông tin – Thư viện 46 LATINH Sách 384 203 213 249 236 1.285 Tạp chí 456 117 35 20 22 650 Báo 18 37 22 48 69 194 NGA Sách 444 162 103 113 51 1.630 Tạp chí 129 70 39 206 46 490 Báo 0 10 0 1 0 11 TRUNG QUỐC Sách 59 107 76 76 61 575 Tạp chí 84 53 206 3 1 347 Báo 8 4 1 1 0 14 VIỆT Sách 6.521 6.568 3962 2.640 3.440 23.131 Tạp chí 2.753 2417 1.394 1.248 1.319 9.131 Báo 63 520 253 214 580 1.630
Bảng Thống kê 3: Số lượng người sử dụng các tài liệu theo ngôn ngữ xuất bản
Qua bảng tổng kết điều tra trên của Viện, ta thấy rằng lượng người dùng tin đọc tài liệu ngoại văn là không đều qua các năm. Nhưng về sách ngoại văn thì sách Nga chiếm lượng người dùng tin sử dụng nhiều nhất. Điều này có thể giải thích là do người dùng tin ở Viện phần nhiều là những nhà nghiên cứu, các cán bộ lãnh đạo được đào tạo tại Nga hoặc có khả năng sử dụng tiếng Nga thành thạo. Vì vậy mà sách Nga cũng được sử dụng nhiều nhất. Đối với báo ngoại văn thì Báo Latinh được sử dụng nhiều nhất, còn đối với tạp chí thì tiếng Trung được sử dụng nhiều nhất. Tuy nhiên, báo Tiếng Nga và Trung Quốc có lượt người sử dụng không đáng kể.
Trên cơ sở nghiên cứu, phân tích nhu cầu người dùng tin, Viện xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu ngoại văn sao cho phù hợp.
* Thành phần ngôn ngữ của Sách
Do được kế thừa bởi kho sách của Thư viện EFEO khá đa dạng về ngôn ngữ, bên cạnh đó kể từ khi được thành lập đến nay Viện không chỉ quan tâm bổ sung các sách quốc văn mà còn phát triển sách ngoại văn và chủ yếu tập
K50. Thông tin – Thư viện
47
trung ở bốn thứ tiếng chính: Trung Quốc, Anh, Pháp, Nga. Thành phần ngôn ngữ được thể hiện cụ thể ở bảng thống kê sau:
NGÔN NGỮ SỐ BẢN TỶ LỆ (%)
Sách Tiếng La tinh (Anh, Pháp, Bồ, Đức…) 52.249 21,22
Tiếng Nga 82.793 33,63
Tiếng Trung Quốc 42.859 17,41
Tiếng Việt 56.463 22,94
Tiếng Hán Nôm 2.050 0,84
Tiếng Nhật 9.768 3,96
TỔNG CỘNG 246.182 100
Bảng thống kê 4: Thành phần ngôn ngữ của sách
Qua bảng thống kê trên, ta thấy sách Nga có trong Viện chiếm tỷ lệ cao nhất (33,63%). Đứng sau sách đó là sách tiếng Việt (22,94%). Chiếm tỷ lệ thấp nhất là sách tiếng Hán – Nôm và tiếng Nhật. Nguyên nhân của điều này là trước đây Trước đây bạn đọc của Viện chủ yếu sử dụng ngoại ngữ là tiếng Nga vì thế sách ngoại văn được bổ sung về Viện phần nhiều là tiếng Nga. Bên cạnh đó, Viện thường xuyên nhận được khối lượng lớn sách Nga qua nguồn biếu tặng và trao đổi từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở Nga. Nhiều độc giả là các nhà nghiên cứu có thời gian học tập, nghiên cứu và công tác ở Nga đánh giá tài liệu tiếng Nga ở Viện có giá trị rất cao, nhiều tài liệu không thể mua ở Việt Nam hay tìm thấy ở các thư viện khác. Nguồn sách Tiếng Nhật chủ yếu là sách được hình thành từ thời Thư viện EFEO và một số sách được bổ sung trong thời kỳ Thư viện Trung ương và cho đến nay không còn được bổ sung nữa. Chính vì thế mà số lượng không nhiều chỉ chiếm 3,96%.
K50. Thông tin – Thư viện
48
* Thành phần ngôn ngữ của báo – tạp chí
Xét về mặt ngôn ngữ thì kho báo – tạp chí cũng rất phong phú. Bên cạnh các ngôn ngữ được sử dụng rộng rãi, như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng Việt, tiếng Trung Quốc, tiếng Đức, đồng thời đây cũng là những thứ tiếng có số lượng báo – tạp chí nhiều nhất, hiện tại Viện còn có báo – tạp chí về các ngữ khác như: Tây Ban Nha, Hà Lan, Ba Lan, Hungari, Tiệp Khắc… và còn một số tạp chí tiếng Đan Mạch, Lào… Tuy nhiên cho đến thời điểm hiện nay, báo – tạp chí bổ sung về Viện ngoài tiếng Việt thì chủ yếu xuất bản bằng tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung Quốc. Thống kê các tên báo – tạp chí đang tiếp tục nhập về Viện hiện nay thể hiện cụ thể ở bảng số liệu sau:
NGÔN NGỮ TÊN BÁO - TẠP CHÍ TỶ LỆ (%)
Tiếng Việt 199 34,79
Tiếng Anh 82 14,33
Tiếng Pháp 76 13,29
Tiếng Nga 118 20,63
Tiếng Trung Quốc 97 16,96
TỔNG CỘNG 572 100
Bảng thống kê 5: Thành phần ngôn ngữ báo – tạp chí đang nhập về Viện
Căn cứ theo bảng thống kê trên ta thấy rằng, hiện tại báo – tạp chí tiếng Việt chiếm tỷ lệ cao nhất (34,79%), tiếp theo sau là báo – tạp chí tiếng Nga (20,63%). Tuy nhiên nhìn chung, tỷ lệ báo – tạp chí các ngữ khác ngoài tiếng Việt được nhập về Viện không mấy chênh lệch, điều này phản ánh lên nhu cầu nghiên cứu báo – tạp chí nước ngoài của người dùng tin của Viện khá cao và đồng đều. Tiếng Nga chiếm tỷ lệ cao hơn so với các ngữ khác. Nguyên
K50. Thông tin – Thư viện
49
nhân của điều này giống như đối với sách tiếng Nga: nhu cầu đọc của bạn đọc trước những năm 1990 sử dụng tiếng Nga là chủ yếu và hiện nay, người dùng tin của Viện là các cán bộ lãnh đạo, các nhà nghiên cứu có thói quen và khả năng sử dụng tiếng Nga rất thành thạo. Vì vậy, để đáp ứng tốt lượng người dùng tin có vai trò quan trọng này, nên so với các báo – tạp chí ngoại văn khác thì tiếng Nga được nhập về Viện chiếm số lượng nhiều hơn
2.3. Kinh phí cho hoạt động bổ sung vốn tài liệu 2.3.1. Nguồn kinh phí Nhà nƣớc 2.3.1. Nguồn kinh phí Nhà nƣớc
Ngày nay, do nhu cầu của đời sống xã hội, hoạt động TT - TV đã trở thành một bộ phận trong nền kinh tế đất nước. Nó góp phần không nhỏ vào việc phục vụ các hoạt động nghiên cứu, học tập, sản xuất, kinh doanh và giải trí của mọi thành phần trong xã hội. Vị trí và vai trò của Thư viện trong xã hội