7. Cấu trúc của Khóa luận
1.2. Công tác phát triển vốn tài liệu
1.2.1. Vốn tài liệu
Khái niệm VTL đã xuất hiện cùng với sự ra đời của các thư viện đầu tiên trên thế giới, khoảng vào thiên niên kỉ thứ ba trước công nguyên ở vùng Lưỡng Hà. Đến thế kỷ 20 khái niệm về vốn tài liệu mới hình thành: “VTL là tổng hợp các xuất bản phẩm, các bản thảo và các tài liệu khác trong thư viện,
K50. Thông tin – Thư viện
27
tạo điều kiện cho việc sử dụng của độc giả” (E.I. Samurin – Chuyên gia thư viện Xô Viết)
Cuối những năm 70, với sự bùng nổ thông tin, VTL được “Từ điển thuật ngữ tiếng Việt” định nghĩa như sau: “VTL là bộ sưu tập các xuất bản phẩm và các vật mang tin được hình thành phù hợp với chức năng của thư viện, được sử dụng có tính xã hội, được giới thiệu bởi nhiều phương diện, với sự giúp đỡ của hệ thống mục lục”. Trong “Cẩm nang nghề thư viện” có viết: “VTL là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của từng thư viện, nhằm phục vụ cho ngành học của chính thư viện hoặc của các thư viện khác, được phản ánh toàn diện trong bộ máy tra cứu, cũng để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được độc giả quan tâm”. Trong Pháp lện Thư viện, tại mục 3, điều 2 đã nêu: “VTL là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo chủ đề, nội dung nhất định được xử lý theo quy tắc, quá trình khoa học của nghiệp vụ thư viện để tổ chức người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản”.
Vậy có thể nói rằng, VTL là tài sản của mỗi cơ quan TT - TV, là một trong những thành tố quan trọng nhất quyết định đến chất lượng hoạt động của thư viện đó. Thư viện muốn phát triển được phải có một nguồn tài liệu phong phú về nội dung, đa dạng về loại hình và đặc biệt phải có nội dung phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm của thư viện.
1.2.2. Vai trò của vốn tài liệu
Sự phát triển khoa học công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin cùng với sự gia tăng không ngừng của người làm nghiên cứu khoa học đã dẫn tới hiện tượng “bùng nổ thông tin”. Người ta ước tính 1/3 thời gian làm việc của các nhà nghiên cứu phải dành cho việc tìm hiểu và tìm kiếm thông tin cho các công trình nghiên cứu mới. Tuy nhiên, việc khai thác thông tin trong những dòng thông tin khổng lồ như ngày nay là rất khó khăn. Càng ngày khoảng thời gian từ lúc xuất hiện các ý tưởng khoa học, phát minh đến lúc áp dụng rộng rãi vào sản xuất không ngừng rút ngắn lại, thời gian để xét lại các quan điểm
K50. Thông tin – Thư viện
28
khoa học xuất hiện trước ngày càng giảm đi. Nhưng ngành khoa học mới ra đời không thể bỏ qua ngành khoa học cũ, điều đó nói lên rằng muốn đến với khoa học chỉ còn một con đường là học cách nắm bắt thông tin đang thay đổi nhanh chóng. Để có thể lưu giữ được thông tin như vậy đó là nhờ sự ra đời của tài liệu.
Ngày nay thông tin có thể được ghi lại bởi nhiều tài liệu với nhiều hình thức đa dạng: Sách, báo , tạp chí, thư từ, báo cáo, phim, ảnh, băng từ, đĩa từ, băng hình, CD-ROM …
VTL với vai trò vô cùng quan trọng của mình đặt ra vai trò to lớn của các cơ quan lưu trữ, phổ biến tin, các trung tâm TT - TV trong vấn đề phải làm sao phát triển nguồn tin – VTL. Vậy để có một nguồn tin mạnh, đáp ứng được nhu cầu người dùng tin thời đại thì công tác phát triển VTL đóng vai trò hết sức quan trọng.
1.2.3. Các hình thức phát triển vốn tài liệu
VTL là một trong bốn bộ phận cấu thành thư viện và trong bốn bộ phận đó VTL có vị trí rất quan trọng. VTL là tiền đề, là điều kiện tiên quyết cho sự xuất hiện thư viện, muốn xây dựng thư viện công việc đầu tiên phải có được là một khối lượng tài liệu nhất định, đó là cơ sở quan trọng đảm bảo cho thư viện bắt đầu mở cửa phục vụ độc giả. Vì thế, vai trò của VTL trong thư viện được thể hiện là cơ sở vận hành thư viện, không có vốn tài liệu thư viện không thể hoạt động được. Chính vì vậy, công tác bổ sung phát triển VTL là một công việc vô cùng quan trọng đối với bất kỳ một thư viện nào.
“Công tác bổ sung là bổ sung VTL trong quá trình sưu tầm, nghiên cứu và lựa chọn những tài liệu có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoa học, thực tiễn nghệ thuật cao để đáp ứng các nhu cầu đọc và thông tin của người dùng chính thư viện và của xã hội.” [7,121].
Bổ sung tài liệu là vấn đề vô cùng quan trọng trong mỗi thư viện. Nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của hoạt động thư viện. Công việc này được tiến hành trong suốt quá trình hình thành và phát triển VTL của mỗi
K50. Thông tin – Thư viện
29
thư viện. Bổ sung tài liệu có ba hình thức: Bổ sung khởi đầu, bổ sung hiện tại và bổ sung hoàn bị - hồi cố.
- Bổ sung khởi đầu: Là quá trình xây dựng VTL hạt nhân ban đầu khi thư viện mới được thành lập. Vốn sách hạt nhân bao gồm số lượng tối thiểu bắt buộc của những tài liệu có giá trị nhất về khoa học, nghệ thuật đáp ứng đúng quan điểm của Đảng và Nhà nước, phù hợp với đặc điểm của thư viện và đáp ứng nhu cầu của bạn đọc. Đây là vốn tài liệu đặc biệt quan trọng với thư viện cùng tồn tại và phát triển với thư viện.
Để bổ sung khởi đầu tốt cần xác định chính xác loại hình tính chất thư viện, tính chất mục tiêu mà thư viện phục vụ, thành phần và nhu cầu hứng thú của người dùng tin hiện tại và tiềm tàng.
- Bổ sung hiện tại: Là bổ sung thường xuyên những xuất bản phẩm trong suốt quá trình hoạt động của thư viện. Đối tượng bổ sung hiện tại là những tài liệu xuất bản trong năm hiện tại và một vài năm trước đó hiện còn bán trên thị trường. Đây là hình thức bổ sung giữ vai trò quan trọng nhất. Nếu tiến hành bổ sung hiện tại tốt sẽ đảm bảo cho VTL của thư viện phản ánh được những chuyển biến mới nhất của xã hội.
Để bổ sung hiện tai đạt hiệu quả cần bổ sung những tài liệuphuf hợp với đặc điểm, tính chất và đối tượng của thư viện. Đặc biệt thư viện phải bổ sung kịp thời để không tạo ra các lỗ hổng trong VTL để kịp thời phục vụ được các nhiệm vụ của thư viện và tránh được hiện tượng một số tài liệu nhất định bị mất giá trị nếu không bổ sung kịp thời.
- Bổ sung hoàn bị - hồi cố: Là bổ sung những tài liệu thư viện cần nhưng còn thiếu hoặc bị bỏ xót (trong quá trình bổ sung những tài liệu hạt nhân) hoặc các tài liệu đã được bổ sung trước đây nhưng đã bị hỏng, rách, nát hoặc mất mát.
Để bổ sung hoàn bị tốt cần nghiên cứu lựa chọn lần hai, lựa chọn lần hai là nghiên cứu VTL đã có và làm cho nó phù hợp với mục đích, đối tượng phục vụ của thư viện. Lựa chọn lần hai mang lại lợi ích là trên cơ sở nghiên cứu VTL thư viện đưa ra được những quyết định về việc tăng cường việc luân
K50. Thông tin – Thư viện
30
chuyển tài liệu ít được sử dụng nhưng vẫn còn giá trị và giải phóng khỏi kho những tài liệu không còn phù hợp.
1.2.4. Nguyên tắc phát triển vốn tài liệu
Trong qua trình bổ sung VTL, thư viện phải đảm bảo thực hiện đúng theo các nguyên tắc sau:
- Tính Đảng: Là nguyên tắc đầu tiên cũng là nguyên tắc chỉ đạo trong công tác bổ sung VTL của các thư viện Việt Nam. Nguyên tắc tính Đảng đòi hỏi các thư viện phải lựa chọn, đưa vào VTL của mình những tài liệu phù hợp với quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam.
Để đạt được tính Đảng trong công tác bổ sung người làm công tác bổ sung cần làm những việc sau:
+ Bổ sung các tác phẩm kinh điển của Chủ nghĩa Mac – Lênin + Bổ sung các văn kiện của Đảng và Nhà nước.
+ Bổ sung các tác phẩm của các nhà hoạt động chính trị của Việt Nam. + Bổ sung sách, báo khoa học kỹ thuật phản ánh những thành tựu mới nhất của khoa học trong nước và nước ngoài.
- Tính khoa học: Đòi hỏi người cán bộ khi thực hiện công tác bổ sung phải dựa trên cơ sở luận chứng khoa học, mỗi biện pháp trong những điều kiện tối ưu và phái tính đến điều kiện khách quan và chủ quan.
Tính khoa học trong công tác bổ sung thể hiện ở các điểm chính sau: + Cán bộ bổ sung cần lựa chọn kĩ tài liệu nhập vào thư viện đảm bao cho VTL có khả năng cung cấp những thông tin có tính giá trị về các lĩnh vực để việc lựa chọn được chính xác cần có sự trợ giúp của các nhà khoa học và chuyên gia.
+ Nghiên cứu phương pháp phát triển VTL cho phù hợp với những thây đổi của dòng tài liệu, cũng như nhu cầu thông tin.
+ Kế hoạch hóa công tác phát triển VTL, cần xây dựng kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch dài hạn, đảm bảo VTL tăng trưởng nhịp nhàng.
K50. Thông tin – Thư viện
31
+ Phân công lao động hợp lý, ứng dụng khoa học tiến tiến trong sự lựa chọn và sử dụng tài liệu.
- Bổ sung cần căn cứ vào những đặc điểm, tính chất cảu từng thư viện, mỗi thư viện được xây dựng với mục đích và phục vụ cho những yêu cầu cụ thể của từng ngành, từng vùng, từng địa phương, đồng thời VTL của từng thư viện cũng phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ của mình.
Bên cạnh, những nguyên tắc cơ bản trên, VTL phải đảm bảo được phát triển theo ngyên tắc phối hợp bổ sung, đảm bảo tính hiệu quả, đảm bảo tính đầy đủ của VTL khi bổ sung. Để bổ sung cho tốt các thư viện cần xây dựng chính sách bổ sung cho mình.
1.2.5. Các nguồn bổ sung
Bổ sung VTL có thể từ nhiều nguồn khác nhau, tùy theo đặc điểm, loại hình của thư viện. Hiện nay, các thư viện có các nguồn bổ sung chủ yếu sau:
- Nguồn mua: Các thư viện đặt mua ở các nhà xuất bản hoặc tựminhf đến các nhà xuất bản, cơ quan phát hành sách mua. Đến trực tiếp mua ở các nhà xuất bản, cơ quan phát hành sách là rất có lợi cho các thư viện gần trung tâm xuất bản, phát hành sách lớn và cho các thư viện cùng lúc bổ sung nhiều tài liệu
- Nhận lưu chiểu: Phải được các văn bản pháp quy của Nhà nước quyết định. Chỉ thi một số thư viện có quyền hạn nhận lưu chiểu.
- Trao đổi trong nước và quốc tế: Các thư viện thỏa thuận vói nhau những sách về hệ đề tài cần trao đổi và nguyên tắc cần trao đổi. Việc trao đổi sách quốc tế ở Việt Nam do pháp luật quy định.
- Quyên góp: Dành cho các thư viện mơi sthanhf lập và thư viện xã. - Biếu, tặng: do các thư viện, tổ chức, cá nhân tặng cho các thư viện. - Sao chụp tài liệu: Đây là hình thức bổ sung sách có thể áp dụng đến tài liệu quý hiếm.
K50. Thông tin – Thư viện
32
CHƢƠNG 2
K50. Thông tin – Thư viện
33
TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI
2.1. Quá trình phát triển vốn tài liệu và chính sách bổ sung 2.1.1. Quá trình phát triển vốn tài liệu
VTL phong phú và đa dạng của Viện hiện nay là kết quả của quá trình xây dựng và phát triển lâu dài từ khi Viện thành lập cho đến nay. Quá trình đó có thể được chia thành các giai đoạn sau:
* Giai đoạn năm 1960 – 1966
Năm 1959 Thư viện EFEO chuyển giao cho Ủy ban Khoa học Nhà nước quản lý. Trong giai đoạn này Thư viện Tổng hợp đã xây dựng được phương hướng bổ sung và diện bổ sung nguồn sách báo: khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, KHXH & NV, xác định ưu tiên các loại sách báo khoa học cho công tác nghiên cứu khoa học non trẻ của nước ta; lập danh mục các đơn vị có thể mua và trao đổi lâu dài.
Thư viện đã xây dựng được các kho sách mới (không bao gồm các tài liệu của Thư viện EFEO) như: kho sách tiếng Nga, kho sách chữ Latinh, kho sách Trung Quốc, kho báo và tạp chí; kho dự trữ. Trong đó:
- Sách khoa học tự nhiên – kỹ thuật: 250.000 bản; - Sách KHXH: 11.000 bản;
- Tạp chí khoa học: 5.000 tên.
Các loại tài liệu chủ yếu là ngoại ngữ với tỷ lệ 97%, nhiều nhất là tài liệu tiếng Nga và tiếng Trung.
* Giai đoạn từ năm 1967 – 1975
Từ năm 1967 Thư viện KHXH bắt đầu quản lý kho sách của Thư viện EFEO để lại.
Tháng 4 năm 1968, Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước ban giao toàn bộ vốn sách báo KHXH đa ngữ được bổ sung từ ngày đầu thành lập Thư viện Khoa học Trung ương đến năm 1968 cho Thư viện KHXH.
K50. Thông tin – Thư viện
34
Năm 1974 Viện tiến hành kiểm tổng kiểm kê định kỳ kho sách báo, đồng thời sắp xếp và tổ chức lại các kho. Viện thanh lọc những tài liệu được xem là cũ và không còn phù hợp với diện bổ sung.
Từ năm 1970 – 1975, Viện đã triển khai kế hoạch tổ chức kho dưc trữ đa ngữ để cung cấp cho các thư viện miền Nam sau khi giải phóng và thống nhất đất nước. Kho dữ trữ gồm hơn 10.000 cuốn sách và hàng nghìn số tạp chí KHXH các loại. Năm 1976 số sách báo trên đã chuyển giao cho Thư viện KHXH thuộc Viện KHXH tại Thành phố Hồ Chí Minh.
* Giai đoạn từ năm 1975 - 1985
Trong giai đoạn đầu thành lập, Thư viện KHXH tiếp nhận, bảo quản và phục vụ vốn sách báo, tư liệu khoa học về phương Đông mà thư viện Viễn Đông Bác Cổ của Pháp (có trụ sở tại Hà Nội từ năm 1902) bàn giao lại cho Việt Nam năm 1957 là 36.000 tác phẩm bằng ngôn ngữ Châu Âu, hơn 1.000 bằng tiếng Việt; 2.000 bản đồ và hơn 70.000 ảnh; các văn bản viết tay gồm 33.000 bằng chữ Hán, 4.000 bằng chữ Nôm và 10.000 bẵng chữ Nhật; 25.000 bản văn khác; gần 9.000 bản Hương ước bằng chữ Việt và chữ Hán. Sách trao đổi trong giai đoạn này chủ yếu bằng Tiếng Nga.
* Giai đoạn 1986 đến nay
Sau 10 xây dựng và trưởng thành với tên gọi Viện TT KHXH, Viện đã có VTL phát triển ngày càng phong phú hơn, đa dạng. Trung bình từ năm 1986 mỗi năm Viện bổ sung thêm khoảng 2.000 tên sách và hơn 650 tên báo- tạp tiếng Việt và tiếng nước ngoài. Tuy nhiên sách ngoại văn chỉ tập trung ở 4 thứ tiếng Nga, Anh, Pháp, Trung chính vì thế mà chưa phản ánh một cách đầy đủ tình hình KHXH trên thế giới trong các giai đoạn, đặc biệt trong thời gian gần đây.
Từ cuối năm 1994, Viện đã thực hiện Dự án tổng kiểm kê và bảo quản kho sách báo, tư liệu khoa học (kinh phí được cấp 6 tỷ VND), nhằm thống kê lại đầy đủ các tài nguyên thông tin hiện có mặt và đang được lưu trữ, bảo quản tại Viện.
K50. Thông tin – Thư viện
35
Theo kết quả của đợt tổng kiểm kê trên (tháng 8/1998) thì VTL được lưu giữ tại Viện hiện nay có:
- Hơn 300.000 cuốn sách
- Hơn 2.000 tên tạp chí tương đương với hơn 200.000 số - Gần 500 tên báo tương ứng với hơn 400.000 số.
Trong năm 1998, Viện bắt đầu xây dựng CSDL SACHMOI cho toàn Viện KHXH Việt Nam.
2.1.2. Chính sách bổ sung
Để xây dựng và phát triển nguồn lực TT KHXH đủ lớn về số lượng, phong phú về chủng loại, đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của người dùng