1, Tăng cường làm việc với các bên liên quan
Ban QLDA vừa giữ vai trò điều phối, vừa giám sát để làm sao có sự kết nối nhịp nhàng giữa tư vấn, nhà thầu thi công và các sở ban ngành liên quan nhằm đảm bảo tiến độ công việc mà chúng ta đặt ra. Thành công của dự án là sự nỗ lực hợp tác từ nhiều phía, trong đó có Chủ đầu tư; các Sở, ban ngành liên quan; Nhà thầu tư vấn; Nhà thầu thi công; các địa phương có dự án được triển khai.
2, Tăng cường trao đổi thông tin giữa các bên liên quan
Đối với các dự án đầu tư xây dựng công trình thủy lợi sử dụng nguồn vốn ODA, việc trao đổi thông tin trở nên rất thường gặp và quan trọng giữa nhà tư vấn và chủ đầu tư mà đại diện là các Ban QLDA. Việc trao đổi thông tin và cung cấp thông tin, số liệu tin cậy cho tư vấn có ảnh hưởng rất lớn đối với hiệu quả hoạt động và sản phẩm đầu ra của dịch vụ tư vấn. Các chuyên gia tư vấn dù rất giỏi cũng không thể
tiếp cận vớicác thông tin cần thiết vì các thông tin, dữ liệu này thường do các cơ quan nhà nước nắm giữ.
Sự chậm trễ cung cấp thông tin nhiều khi rất nghiêm trọng, thiệt hại về vật chất và ảnh hưởng đến tiến độ của dự án mà phía chủ đầu tư
gánh chịu khi đó là không thể tránh khỏi. Vì vậy, các số liệu, thông tin phải được chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ để cung cấp cho tư vấn ngay khi bắt đầu công việc. Ban QLDA phải xác định được rằng việc cung cấp đầy đủ thông tin cho tư vấn là vấn đề rất quan trọng, nó giúp tư vấn trong một thời gian ngắn nắm bắt được các vấn đề cơ bản của dự án và giúp cho tư vấn chuẩn bị tốt hơn các đề xuất. Trách nhiệm của cả hai phía là phải xét xem nguồn thông tin được đưa ra sử dụng có chính xác và đủ độ tin cậy không. Điều này đòi hỏi cả hai bên phải chỉ định rõ ràng những cá nhân nào chịu trách nhiệm duy trì liên lạc. Cách thông thường là mỗi bên cử ra một người chịu trách nhiệm về vấn đề này. Không có cách nào khác để tránh được sự hiểu lầm hay tranh cãi khi thực hiện những cam kết trong hợp đồng tốt hơn là đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc thông suốt và hoàn hảo với nhau. Ban QLDA cũng cần phải giúp tư vấn nắm được những hạng mục quan trọng trong dự án cũng như dự kiến được những tình huống khó khăn có thể gặp phải trong quá trình thực thi dự án. Mục đích của vấn đề này giúp cho tư vấn hiểu kỹ các hạng mục dự án, các khó khăn và thuận lợi của dự án. Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với tư vấn trongviệc chuẩn bị tốt các đề xuất kỹ thuật và việc am hiểu về đề cương nhiệm vụ, môi trường thực hiện công việc…
Đối với tư vấn, nhà thầu thi công là các công ty nước ngoài thì việc cung cấp thông tin đầy đủ còn góp phần hạn chế những xung đột về phong cách làm việc, cách ứng xử giữa tư vấn, nhà thầu thi công
nước ngoài và các bên liên quan trong nước. Chúng ta đều biết rằng có sự khác biệt về văn hóa giữa xã hội Việt Nam với các chuyên gia tư vấn
đến từ nhiều nước khác nhau trên thế giới. Các đặc điểm khác biệt về
văn hóa đôi khi gây chậm trễ cho công việc của tư vấn, nhà thầu thi công. Các chuyên gia tư vấn nước ngoài hoặc nhà thầu thi công chuyên nghiệp thường hiểu được sự cần thiết phải tuân thủ các yêu cầu văn hóa của nước chủ nhà, song lại thường không hiểu rõ những vấn đề cụ thể
và nhạy cảm nên thường xảy ra những hậu quả đáng tiếc. Có thể dễ
dàng tránh được những vấn đề thuộc loại này nếu chúng ta tiến hành cung cấp các thông tin cơ bản cho tư vấn, nhà thầu thi công biết về các vấn đề liên quan và luôn sẵn lòng tư vấn cho các chuyên gia tư vấn trong quá trình thực hiện dự án mỗi khi có xảy ra sự hiểu lầm.
3, Mạnh dạn đề xuất với chủđầu tư
Vì đặc thù thời tiết chung của khu vực miền Trung là thiên tai xảy ra kéo dài các tháng từ tháng 9 đến tháng 11 hằng năm, thì Ban QLDA có những đề xuất hợp lý, cân đối về mặt thời gian để có thể thực hiện công tác chuẩn bịđầu tư vào mùa mưa, lũ và bắt đầu triển khai thi công khi kết thúc mùa mưa. Đề xuất này tuy rất bất cập trong tình hình dự án triển khai liên tục; tuy nhiên, nếu sắp xếp một cách đồng bộ thì có thể phòng ngừa rủi ro về tiến độ của dự án cũng như những rủi ro cho các nhà thầu thi công do thời tiết xấu gây nên.
Hiện nay, các văn bản dưới luật còn chồng chéo dẫn đến quá trình quản lý dự án còn nhiều vướng mắc. Các Ban QLDA cần xem xét, nghiên cứu mạnh dạn đề xuất chủ đầu tư để chủ đầu tư có phương án giải quyết vấn đề.