a. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Vận tải và Xếp dỡ Hải An
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng ban Công ty cổ phần Vận tải và Xếp dỡ Hải An
Giám đốc Phó giám đốc Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính nhân sự Bộ phận quản lý dự án Phòng logistic Phòng thị trường Phòng kỹ thuật Phòng công nghệ thông tin Phòng quản lý và khai thác tàu Phòng khai thác bãi Phòng xây dựng cơ bản Phòng thương vụ
Nguồn : Báo cáo thường niên của Công ty cổ phần Vận tải và Xếp dỡ Hải An
b. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc: là người luôn đứng đầu trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh, chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước pháp luật. Là người lập kế hoạch chính sách kinh doanh đồng thời cũng là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, công tác lao động, tiền lương, các chế độ về tiền lương, tuyển dụng lao động... của công ty.
Phó giám đốc: là người tham mưu cho giám đốc trong công việc hàng ngày, nhận nhiệm vụ từ giám đốc, thực hiện các nhiệm vụ được giao phó. Phụ trách công việc chung, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, phòng hành chính và phòng tài chính kế toán. Thay m t giám đốc giải quyết các công việc nội vụ, đôn
đốc thực hiện công việc của các phòng ban trong công ty, có trách nhiệm báo cáo thường xuyên tới giám đốc về các công việc được giao.
Phòng tài chính kế toán : Có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp những thông tin tài chính cho ban Giám đốc một cách chính xác, kịp thời trong đó nhiệm vụqquan trọng nhất của phòng kế toán là thu thập và tổng hợp số liệu.
Phòng hành chính nhân sự : Nhiệm vụ của phòng quản lý nhân sự là tuyển dụng nhân sự cho công ty, nâng cao trình độ và năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên trong công ty, đảm bảo chắc chắn nguồn lực đủ điều kiện về chất lượng cho công ty vận hành . Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển... đối với nhân viên trong công ty, tổ chức thực hiện các chế độ và chính sách cho người lao động .Tổ chức quản lý lao động, giải quyết khiếu nại, vướng mắc về quyền lợi của người lao động trong công ty, bảo vệ chính trị nội bộ phòng gian bảo mật. Quản lý công tác lễ tân, tiếp khách, văn thư, lưu trữ, con dấu. Quản lý công tác mua sắm thiết bị, đồ dùng văn phòng. Giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản của công ty
Bộ phận quản lý dự án
Phòng quản lý và khai thác tàu: Xây dựng kế hoạch, quản lý và điều hành khai thác. Quản lý chứng từ, thông tin và báo cáo về tình hình khai thác tàu. Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động tại cầu tàu an toàn, đảm bảo năng suất bốc xếp đã cam kết với các hãng tàu, thực hiện đúng lịch cho toàn bộ tàu ra vào cảng.
Phòng Khai thác bãi :Thực hiện quy hoạch kho bãi. Tổ chức bốc xếp, giao nhận, đóng rút hàng trong bãi, kho....Cập nhật vị trí, tình trạng container cho khách hàng và hãng tàu. Cung cấp các dịch vụ chạy container lạnh, quản lý hàng nguy hiểm, vệ sinh, sửa chữa container….
Phòng Xây dựng cơ bản :Thực hiện các thủ tục đầu tư và quản lý dự án đầu tư, sửa chữa và bảo dưỡng cơ sở hạ tầng.
Phòng Thương vụ :Quản lý hợp đồng với khách hàng nội và tiến hành thu nợ, thực hiện các dịch vụ, thủ tục, thanh toán…cho khách hàng tại cảng 24/24. Xây dựng và quản lý giá, quản lý toàn bộ hàng hóa thông qua cảng, trực tiếp giải quyết các trường hợp tổn thất, khiếu nại, tranh chấp.
Phòng Logistics :Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ container thông qua cảng, quản lý, cập nhật vị trí, trọng tải container 24/24 làm cơ sở cho các bộ phận khác sử dụng dữ liệu để
thực hiện giao nhận, nâng hạ, kiểm tra, giám sát container. Quản lý phương tiện, container
và hàng hóa ra/vào qua cổng, thực hiện chế độ báo cáo cho các hãng tàu. 27
Phòng Kỹ thuật : Lưu giữ và quản lý hồ sơ kỹ thuật và quy trình. Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa toàn bộ trang thiết bị, hệ thống điện cho Cảng, mua, cung cấp và quản lý vật tư.
Phòng Công nghệ thông tin : Quản lý hệ thống mạng, xây dựng hệ thống thông tin và an toàn mạng cho công ty cũng như máy vi tính của toàn bộ công ty, đảm bảo hoạt động liên tục, thông tin xuyên suốt, an toàn. Quản lý dữ liệu, tổ chức việc phân quyền truy cập sử
dụng, sao lưu đảm bảo an toàn và bảo mật số liệu, dữ liệu trên hệ thống. Quản lý,vận hành
phần mềm khai thác cảng, điều chỉnh, nâng cấp các phần mềm sử dụng tại công ty, triển khai và giám sát việc khai thác, sử dụng thông tin trên mạng Internet. Xây dựng, quản lý và vận hành hệ thống camera toàn cảng để phục vụ hoạt động khai thác và giám sát, vận hành website của Công ty. Tham mưu, đề xuất Ban Tổng Giám đốc các chính sách phát triển ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và phát triển kinh doanh của công ty.
Phòng Thị trường : Nghiên cứu và hoạch định các chiến lược phát triển hoạt động kinh doanh, khảo sát, đánh giá nhu cầu thị trường, thực hiện hoạt động tìm kiếm thị trường, xây dựng kế hoạch phát triển dịch vụ, tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín, chất lượng. .Chủ động tìm kiếm, tiếp xúc với khách hàng để giới thiệu về dịch vụ của công ty, đồng thời hướng dẫn thực hiện các thủ tục mua bán cho khách hàng. Tổ chức các chương trình giới thiệu, quảng bá dịch vụ, các chương trình khuyến mại.Tổ chức bán hàng, tiêu thụ dịch vụ. Thực hiện thống kê hàng hóa tồn kho thường xuyên.
2.2. Các nhân tố ảnh hƣởng đến hiệu quả kinh doanh của Công ty cổ phần Vận tải và Xếp dỡ Hải An
2.2.1. Các nhân tố bên ngoài1. Yếu tố kinh tế 1. Yếu tố kinh tế
-Yếu tố kinh tế với những nhân tố cơ bản như tốc độ tăng trưởng kinh tế, chỉ số lạm phát, lãi suất, tỷ giá hối đoái… là yếu tố khách quan nhưng tác động trực tiếp đến sự phát triển của mọi mọi doanh nghiệp. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Vận tải và Xếp dỡ Hải An chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những biến động các chỉ tiêu nói trên của nền kinh tế, đ c biệt là kinh tế thế giới do công ty hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ vận tải và khai thác cảng cả trong nước và quốc tế.
+ Tăng trưởng kinh tế:
Năm 2018 tốc độ tăng tổng sản phẩm trong nước (GDP) tăng 7,08%, là mức tăng cao nhất kể từ năm 2011 trở với khu vực công tăng 8,85%, xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ tăng 14,27%, nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ tăng 12,81%, khu vực công nghiệp và xây dựng tăng 8,85%, đóng góp 48,6% . Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm 2018
thuận lợi và tăng trưởng cao so với các năm trước .Năm 2019 ,tổng sản phẩm trong nước (GDP) năm 2019 tăng 7.02% ,giá trị tăng thêm toàn ngành công nghiệp năm 2019 ước tính tăng 8.86% so với năm trước. Năm 2020 do ảnh hưởng của dịch Covid 19 ngành công nghiệp bị ảnh hưởng n ng nề do các biện pháp phòng chống dịch bệnh tuy nhiên có phục về vào quý cuối năm. Chỉ số sản xuất công nghiệp năm 2020 ướctính tăng 3.35% so với năm 2020.
Là một công ty hoạt động trong ngành dịch vụ cảng biển và vận tải hàng hóa, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty chịu tác động trực tiếp bởi tình hình sản xuất công nghiệp và thương mại trong nước và quốc tế.
+Lạm phát:
Giai đoạn 2018-2020 lạm phát được Chính phủ duy trì ở mức ổn định nhờ chính sách tiền tệ được duy trì thận trọng và xu hướng hạ nhiệt của giá xăng dầu và thực phẩm.
Đối với doanh nghiệp dịch vụ cảng và vận tải biển như Hải An, chỉ số lạm phát ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thông qua chi phí đầu vào, đ c biệt là giá xăng dầu và giá nhân công. Bên cạnh đó, tình hình lạm phát cũng ảnh hưởng đến khối doanh nghiệp sản xuất hàng xuất nhập khẩu - những khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty.
+ Lãi suất:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có sử dụng nguồn vay từ các ngân hàng thương mại nên việc biến động lãi suất ngân hàng sẽ gây nên những rủi ro nhất định cho doanh nghiệp.
Lãi suất huy động và cho vay năm 2018 tương đối ổn định, m c dù một số ngân hàng có những động thái điều chỉnh tăng lãi suất huy động ở các kỳ hạn vào giai đoạn cuối năm. Lãi suất tiền gửi bình quân 5,25% năm 2018, trong khi lãi suất cho vay bình quân đạt 8,91% . Năm 2019, áp lực lãi suất lên hệ thống ngân hàng năm 2019 giảm bớt do thông tin FED hạ lãi suất . Cuối 2020,việc hoạt động sản xuất dần phục hồi sau Covid, cũng làm tăng nhu cầu tín dụng làm tăng mức lãi suất, ảnh hưởng khá lớn tới lãi vay của công ty.
+Tỷ giá hối đoái: Công ty có nguồn nguyên vật liệu có sẵn trong nước không phải nhập khẩu nên tác động của biến động tỷ giá lên nguồn nguyên liệu đầu vào là không có. Tuy nhiên công ty thường vay ngoại tệ để đầu tư mua sắm tài sản cố định vì vậy công ty vẫn phải chịu áp lực của tỷ giá hối đoái nhưng áp lực nhỏ.
2.Yếu tố về chính trị, pháp luật
Các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bị ảnh hưởng bởi các chính sách quản lý của Chính phủ. Công ty phải chịu nhiều ảnh hưởng do hệ thống pháp luật chưa ch t chẽ, nhiều quy định chồng chéo phức tạp liên quan tới hải quan, vận tải biển, mua bán nhập khẩu trang thiết bị,.. Ngoài ra còn có các chính sách quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu giữa Việt Nam và các nước khác bao gồm chính sách thuế, phí và chính sách kiểm dịch, an toàn vệ sinh và kiểm tra các tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa, chính sách quản lý đ c thù đối với mỗi loại hàng hóa trong từng thời kỳ . Bất kỳ điều chỉnh nào tới các quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Chứng khoán và quy định khác liên quan đến ngành nghề hoạt động kinh doanh của công ty đều có ảnh hưởng và tác động lớn đến hoạt động và kết quả kinh doanh của công ty.
Ngoài ra do hoạt động kinh doanh của Công ty đang có xu hướng giao dịch với nhiều khách hàng nước ngoài, công ty cũng cần tuân thủ nghiêm ng t các tập quán, luật pháp quốc tế và các quy định của các hiệp hội ho c tổ chức chuyên ngành hàng hải về chính sách bán hàng, chính sách quản lý chất lượng hay chính sách về nhân công lao động và bảo vệ môi trường. Giai đoạn 2015 - 2017 Việt Nam đã ký kết các Hiệp định Đối tác kinh tế với các nước như Hàn Quốc, EU, Nhật Bản. Đây là các cơ hội đồng thời cũng là các rủi ro liên quan đến pháp lý mà Công ty cần theo dõi và nghiên cứu kỹ.
3.Yếu tố văn hóa xã hội
Với một công ty hoạt động trong cả lĩnh vực logistics, có giao dịch với nhiều khách hàng và doanh nghiệp nước ngoài thì yếu tố văn hóa xã hội có ảnh hưởng khá lớn tới việc đối ngoại và hiệu quả của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. Các yếu tố của môi trường văn hóa có tác động có thể kể đến như: yếu tố về ngôn ngữ, thói quen phong cách tiêu dùng, các nét truyền thống, tôn giáo,…
Về ngôn ngữ bất đồng trong giao dịch quốc tế có thể khiến doan nghiệp mất thêm chi phí phiên dịch ho c thay đổi cơ cấu nhân sự có yêu cầu về ngôn ngữ, thay đổi một số thông tin tài liệu của doanh nghiệp. Ngoài ra phong cách tiêu dùng cũng gây những tác động theo hướng tiêu cực cho doanh nghiệp trong quá trình giao thương quốc tế
4.Yếu tố về tự nhiên
Các yếu tố tự nhiên gồm các nhân tố như thời tiết, khí hậu, mùa vụ, tài nguyên thiên nhiên, vị trí địa lý,…Các nhân tố này ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như tiến độ thực hiện kinh doanh của các doanh nghiệp, chu kì sản xuất kinh doanh, hoạt động giao dịch, vận chuyển, dự trữ, bảo quản hàng hóa,….Đ c biệt Công ty cổ phần Vận tải và Xếp dỡ Hải An là công ty vận tải đường biển và đường bộ, yếu tố tự nhiên như ảnh hưởng của thiên tai, thời tiết trên biển hay các rủi ro của thảm họa
tự nhiên ảnh hưởng lớn tới quá trình vận chuyển, dự trữ của công ty.Vị trí đ t các các cảng biển, các kho chứa hàng ảnh hưởng tới chi phí vận chuyển đi lại của doanh nghiệp. Các yếu tố về thiên nhiên là những yếu tố khó kiểm soát nhất của doanh nghiệp.
5.Yếu tố công nghệ cơ sở hạ tầng
Trong thời kì công nghệ số, công nghệ là yếu tố then chốt giúp cho doanh nghiệp có thể cạnh tranh và nâng cao hiệu quả năng suất sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên công nghệ cũng có ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của công ty
Trong bối cảnh khoa học công nghệ ngày càng phát triển, việc áp dụng tối đa các cải tiến đó vào hoạt động sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm cho doanh nghiệp. Khoa học công nghệ với các trang thiết bị hiện đại, góp phần làm đơn giản hóa và giúp người lao động thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu một cách khoa học, hiệu quả và nhanh chóng. Điều này góp phần giúp doanh nghiệp tiết kiệm một phần chi phí không nhỏ trong quá trình nhập khẩu: chi phí đi lại, lưu trữ văn thư,… Doanh nghiệp từ đó cũng nâng cao được hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của mình. Song hành với nó, khi hiệu quả kinh doanh được nâng cao doanh nghiệp có khả năng cải thiện các trang thiết bị mới, hiện đại cho mình.
6.Yếu tố nhân khẩu học
Dựa trên dữ liệu về nhân khẩu học giúp doanh nghiệp xác định được phân khúc khách hàng tiềm năng: cơ cấu tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp, mức thu nhập
Thu nhập của dân cư: Khi thu nhập của người dân tăng lên thì khả năng mua sắm, đi lại của người dân cũng tăng theo. M t khác, thu nhập của dân cư tăng thì các phương thức vận tải có chất lượng cao sẽ tăng lên.
Quy mô dân số và kết cấu dân cư: Một khu vực mà dân số đông thì số lượng hàng hóa tiêu dùng rất lớn vì cần phải sản xuất ho c vận chuyển từ vùng khác đến. Số lượng chuyến đi của người dân cũng tăng nhiều, bên cạnh đó kết cấu dân cư cũng ảnh hưởng trực tiếp đến việc đi lại.
Sở thích và thói quen của dân cư: Khi lựa chọn phương thức vận chuyển, người tiêu dùng sẽ lựa chọn các phương thức vận chuyển mà họ ưa thích. Sự ưa thích đó xuất phát từ sự an toàn, tính tiện nghi cũng như các chỉ tiêu khác thuộc về tổ chức vận tải như giờ xuất phát, thời gian giữa 2 chuyến liền kề, thời gian chờ đợi tại các điểm dừng đỗ…
2.2.2 Các yếu tố môi trường ngànhĐối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh
Hải Phòng được xác định là cửa ngõ quốc tế tại miền Bắc trong chiến lược phát triển vận tải biển đến năm 2020, Hải Phòng thu hút rất nhiều nhà đầu tư trong nước và ngoài nước muốn đầu tư vào lĩnh vực cảng và vận tải biển việc này làm cho việc cạnh tranh trong ngành càng trở nên gay gắt, làm giảm sản lượng của công ty cũng như doanh thu thuần.
Với sự góp m t của 2 cảng biển mới Nam Hải Đình Vũ và Lạch Huyện làm tăng nguồn cung các cảng biển của khu vực Hải Phòng dẫn tới sản lượng thông qua cảng giảm mạnh.