Công việc thực hiện thuê các phương tiện vận tải này thuộc chức năng của phòng DOC và nhiệm vụ quan trọng nhất là thuê các phương tiên vận tải với giá tốt nhất để giảm thiểu chi phí cho công ty nhưng vẫn đảm bảo được thời gian vận chuyển hàng hóa phải đúng theo tiến trình.
Đầu tiên, các nhân viên phòng DOC có nhiệm vụ sẽ liên hệ với các Agent bên Trung Quốc để xin giá vận chuyển cho lô hàng. Sau đó hỏi giá và cung cấp các thông tin về đơn hàng (khối lượng, trọng lượng, tên hàng, hình ảnh, yêu cầu đặt cont, cảng xuất, cảng dỡ, ...) việc này nên được thực hiện một lúc với nhiều hơn một Agent để có thể tìm được Agent có giá cả hợp lí cho lô hàng. Cách thức thực hiện việc này thường qua việc nhắn tin qua zalo, wechat, gmail…
Sau khi chọn ra được 1 Agent khả dĩ nhất thì nhân viên phòng DOC sẽ tiến hành thương lượng giá. Trong trường hợp thực hiện giao nhận theo điều kiện EXW thì nên tập chung nhất vào 2 giá đó là giá Trucking và cước vận tải đường biển. Yêu cầu bên Agent báo giá từng mục và tổng giá cho một lô hàng từ đó có căn cứ để đưa ra quyết định lựa chọn Agent cho lô hàng. Khi đã chốt xong giá, lịch tàu với bên Agent thì tiến hành lấy booking (SO).
Một số lưu ý khi đàm phán, thương lượng với các Agent là:
- Nên lựa chọn đặt tàu đi trực tiếp, không qua các tàu transit (thời gian vận chuyển tối ưu nhất)
- Dù có liên hệ với Agent qua zalo, wechat, ... thì cuối cùng nên chốt giá và lịch tàu bằng một email để có thể làm cơ sở nên có xảy ra tranh chấp.
42
Sau khi hoàn tất việc booking thì nhân viên sẽ liên hệ trực tiếp tới xưởng để thông báo cho họ biết về ngày pick up hàng hóa và gửi thông tin dán shipping mark (bắt buộc) việc này rất quan trọng để khi hàng về có thể phân loại. Tiếp theo đó xin thêm thông tin Packing List để làm bộ chứng từ. Trước ngày cut off của tàu liên hệ với agent cũng như nhà xưởng để lấy container rỗng sau đó đưa hàng ra cảng để làm thủ tục xuất khẩu và thủ tục Hải quan bên nước xuất, đưa hàng vào nơi tập kết. Ở những mùa cao điểm của hoạt động xuất nhập khẩu nhiều khi chúng ta đã lấy được SO nhưng vẫn không có container rỗng nên nếu muốn chắc chắn có container cho lô hàng của mình thì chúng ta có thể yêu cầu Agent chờ container về xưởng và để lưu tại đó hoặc lưu container tại cảng nhưng việc này tốn rất nhiều chi phí nên thường ít khi được lựa chọn.
Một số các hãng tàu, agent thường được công ty cổ phần dịch vụ và thương mại OZ Việt Nam lựa chọn làm đối tác là: Sealand, CMA, COSCO, JJ, ASL, TSL, One, YangMing,...