a. Sơ đồ bộ máy công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty OZ Việt Nam
Nguồn: phòng hành chính nhân sự
b. Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban
Chủ tịch hội đồng quản trị: Là người đại diện và đứng đầu của công ty. Chủ tịch là người ban hành ra quy định và chính sách của công ty, người ra các quyết định quan trọng của công ty. Thông qua các định hướng phát triển và báo cáo tài chính các năm để đưa ra các chiến lược cho công ty sau đó bàn giao cho giám đốc vận hành để đi vào thực hiện
Giám đốc điều hành: Giám đốc là người quản lí điều hành trực tiếp hoạt động kinh doanh của công ty. Thay mặt công ty để đưa ra các quyết định kí kết hợp đồng với khách hàng. Hỗ trợ các phòng ban khi gặp các vấn đề về nghiệp vụ, chuyên môn để đưa ra hướng giải quyết nhanh nhất. Là người đứng ra làm việc, đàm phán trực tiếp với khách hàng, không những thế giám đốc vận hành cũng là người làm việc trực tiếp với các cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, cảng biển mỗi khi có vấn đề cấp thiết làm ảnh hưởng tới tiến độ của lô hàng.
23
Phòng kinh doanh: Là phòng ban lan tỏa giá trị cốt lõi của công ty đến khách hàng. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ phát triển mối quan hệ thân thiết, uy tín với khách hàng và giữ vững, phát triển doanh số của công ty. Bên cạnh việc giữ gìn lượng khách hàng thân thiết với khách hàng quen thuộc thì phòng kinh doanh cũng cần đẩy mạnh việc tìm kiếm các khách hàng mới để đẩy mạnh và phát triển doanh số cho công ty.
Phòng CUS (phòng chứng từ): Nhiệm vụ của phòng CUS là xử lí toàn bộ các bộ chứng từ của công ty, khai báo hải quan. Nhân viên phòng CUS cần làm việc với khách hàng để tiếp nhận thông tin sản phẩm sau đó thực hiện công việc tra mã HS code và khai báo hải quan. Bên cạnh đó phòng CUS cần phải phối hợp ăn ý với phòng OPS để có thể xử lí lô hàng chính xác và nhanh chóng nhất. Đây cũng là phòng rất quan trọng của công ty vì công việc xử lí giấy tờ, bộ chứng từ yêu câu nhân viên phòng ban phải hết sức tỉ mỉ và cẩn thận để tránh các sai phạm trong quá trình làm ảnh hưởng đến lô hàng cũng như tài chính, uy tín của công ty.
Phòng DOC (phòng booking): Phòng DOC có nhiệm vụ là làm việc trực tiếp với các Agent để đặt tàu cho công ty, việc đặt tàu và đàm phán với các agent yêu cầu nhân viên của phòng phải hết sức linh động và xử lí tình huống tốt để có thể thuê tàu với giá thấp qua đó mang lại lợi nhuận cho công ty. Sau khi đặt được tàu phù hợp cho khách thì nhân viên phòng DOC liên tục cập nhật lịch tàu cho khách hàng và kiểm soát bộ chứng từ liên quan đến agent và hãng tàu. Làm việc với phòng OPS để cử người điều phối các lô hàng thông quan và sau đó vận chuyển về kho tập kết hàng cho khách.
Phòng OPS: Các nhân viên phòng OPS có nhiệm vụ làm việc trực tiếp tại cảng, Hải quan. Là phòng ban duy nhất làm việc trực tiếp với Hải Quan nên cần phải có sự khéo léo, linh hoạt để hợp tác với các nhân viên Hải quan để giúp tiến trình thông quan được thuận lợi và giúp đúng tiến độ của các lô hàng. Bên cạnh đó phòng OPS cần tương tác với nhân viên phòng CUS để tiếp nhận thông tin lô hàng qua đó nắm bắt được tình hình lô hàng để tiến hành thông quan, nếu có bất kì tình huống khó khăn nào phải liên hệ trực tiếp với ban giám đốc để giải quyết vấn đề kịp thời.
Bộ phận kế toán là bộ phận có trách nhiệm lập báo cáo tài chính theo kỳ, là bộ phận thu chi các chi phí liên quan về cước, chứng từ, chi phí đóng hàng hóa, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thuế, công nợ trong và ngoài nước. Ngoài ra, phòng kế toán phải xây dựng kế hoạch tài chính theo các giai đoạn ngắn, trung và dài hạn. Phòng kế toán sẽ quản lý, cân
24
đối phù hợp với chế độ và nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty, giúp công ty sử dụng nguồn vốn hiệu quả.
Phòng hành chính-nhân sự: Là bộ phận xây dựng luật chơi công bằng cho toàn bộ thành việc trong công ty, đảm bảo nguồn lực lao động luôn đủ và phát huy hiệu quả trong công việc. Không những thế phòng hành chính nhân sự cần phải quan tâm và bảo ban các phòng ban để nếu có phát sinh vấn đề gì sẽ báo lại cho ban giám đốc để xử lí vấn đề tránh xảy ra những mâu thuẫn không đáng có ảnh hưởng đến quá trình làm việc của mọi người và ảnh hưởng trực tiếp tới công ty.
Kho: là bộ phần chịu trách nhiệm phân loại, giữ gìn và phụ trách giám sát hàng hóa khi hàng được đưa về từ cảng. Là người có nhiệm vụ phân loại chính xác các đơn hàng để trả cho khách tại kho của công ty. Do có tính chất làm việc trực tiếp với khách hàng và bảo quản hàng hóa nên yêu cầu nhân viên kho phải có trách nhiệm giữ gìn hàng hóa để khi giao hàng đến tay khách hàng còn nguyên vẹn.
2.1.3b Tình hình nhân sự
Bảng 2.1: Thống kê tình hình nhân sự của công ty năm 2021
STT Phòng ban Số người 1 Chủ tịch hội đồng quản trị 1 2 Giám đốc vận hành 1 3 Phòng kinh doanh 6 4 Phòng CUS (chứng từ) 3 5 Phòng DOC (booking) 3 6 Phòng OPS 2 7 Phòng hành chính nhân sự 2 8 Phòng kế toán 2
25
9 Kho 2
Tổng 22
Nguồn Phòng hành chính nhân sự
Ngoài số lượng nhân viên cố định tại các phòng ban như bảng trên thì tùy vào các năm, từng giai đoạn và số lượng công việc cụ thể mà công ty sẽ đưa ra các kế hoạch bổ sung, giảm bớt hoặc luân chuyển nhân sự cho phù hợp với tính hình. Việc thay đổi hay hệ thống nhân sự có thể mang đến những lợi ích tốt như có thêm những nhân sự mới sẽ mang đến cho các phòng ban thêm các kiến thức về nghiệp vụ để củng cố kiến thức nhưng cũng rất kho khăn cho việc tuyển chọn để có nguồn nhân lực phù hợp. Bên cạnh đó, cũng cần phụ thuộc vào tình hình tài chính của công ty để xem xét tuyển thêm nhân sự hay giảm bớt, đó là quyết định của giám đốc và phòng nhân sự có nhiệm vụ phải làm theo những gì mà giám đốc đề ra. Việc cố gắng giữ chân những nhân viên lâu năm hay có kinh nghiệm cao cũng là vấn đề của ban lãnh đạo vì đó là bộ phần xương sống của công ty để duy trì hoạt động cũng như việc hỗ trợ đào tạo các nhân viên mới. Việc tạo ra một môi trường làm việc tốt cũng ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất của người lao động.
Ở mỗi phòng ban đều có cơ cấu 1 trường phòng (leader) nhằm giúp điều tiết hoạt động công việc được và hỗ trợ các nhân viên trong phòng ban. Leader có trách nhiệm bảo ban nhân viên của mình hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao để không xảy ra tình trạng đình trệ trong công việc. Ở phòng kinh doanh có đôi chút khác biệt so với các phòng ban khác là phòng kinh doanh được chia thành 2 bộ phận chính bao gồm: bộ phần kinh doanh và bộ phận marketing vì vậy số lượng của phòng cũng nhiều hơn so với các phòng ban còn lại. Về bộ phận marketing có nhiệm vụ chính là làm truyền thông cho công ty, công việc của marketing là tìm kiếm từ khóa phù hợp với công ty và chọn được topic phù hợp để viết bài để đăng lên website của công ty (ozfreight.com, thutucxuatnhapkhau.com), fanpage trên các mạng xã hội. Không những vậy bộ phận marketing còn phải nghiên cứu đối thủ và đưa ra các chiến lược cho ban lãnh đạo để ban lãnh đạo chỉ đạo các phòng ban thực hiện. Bên cạnh đó bộ phần marketing cũng cần phải training các kĩ năng viết bài chuẩn seo để hỗ trợ phòng ban khác viết bài.
Về trình độ học vấn, tất cả các nhân viên từ bộ phận kho đến các phòng ban đều có trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học và có một số nhân viên có trình độ học vấn sau đại
26
học, trong đó có những nhân viên thành thạo các ngôn ngữ thứ 2 như tiếng Trung, tiếng Anh ,... Lãnh đạo của công ty cũng là những người có chuyên môn nghiệp vụ cao, lâu năm trong ngành và công ty chuyên về các tuyến Trung-Việt vì vậy ban lãnh đạo cũng có hiểu biết sâu xa về văn hóa hai nước và thành thạo ngôn ngữ hai nước.