- Hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị của công ty
Cơ sở vật chất, trang thiết bị rất quan trọng trong cả một quá trình hoạt động của công ty. Với những trang thiết bị hiện đại hơn thì khối lượng công việc xử lí được sẽ nhiều
58
hơn và được diễn ra nhanh chóng hơn, thuận lợi hơn. Trước tiên, với các trang thiết bị văn phòng như máy tính, các phần mềm cần được cải tiến hiện đại hơn để nhân viên có tiếp cận tới các phần mềm hiện đại có thể giải quyết nhanh hơn cũng như với bộ nhớ lớn hơn thì lượng thông tin được lưu trữ sẽ nhiều hơn.
Bên cạnh đó các cơ sở vật chất như kho bãi, phương tiện vận chuyển cũng ảnh hưởng rất nhiều đến quy trình nhập khẩu của công ty. Với việc đầu tư vào các phương tiện mới hay các kho bãi có diện tích sẽ tốn rất nhiều chi phí ban đầu nhưng nếu có tính toán phù hợp thì sẽ có thể thu hồi lại một cách nhanh chóng. Khi có những phương tiện vận tải sẽ giúp cho quá trình vận chuyển hàng hóa của công ty sẽ trở nên thuận lợi hơn và chủ động hơn. Với việc muốn gia tăng cơ sở vật chất thì công ty cũng cần nâng cao chất lượng của kho bãi sao cho quá trình giao nhận hàng tại kho sẽ trở nên đơn giản, hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn
- Củng cố, nâng cao trình độ, nghiệp vụ của các phòng ban trong công ty
Vốn con người là yếu tố quan trọng nhất đối với một công ty làm dịch vụ. Với nghiệp vụ đặc thù với các yếu tố nước ngoài đòi hỏi trình độ của nhân viên không những nắm vững nghiệp vụ phòng ban mà có thể là các phòng ban liên quan cùng với kĩ năng về ngôn ngữ (yếu tố quan trọng đối với hoạt động xuất nhập khẩu). Vì vậy công ty cần đào tạo và bồi dưỡng nhân viên để nâng cao trình độ và nghiệp vụ chuyên môn. Công ty cần tổ chức các buổi training nội bộ thường xuyên để các nhân viên có thể nắm bắt được kiến thức cũng như công việc phòng ban khác.
Khuyến khích nhân viên đi học các học về nghiệp vụ chuyên môn, nghiệp vụ ngoại thương, ngoại ngữ, pháp luật quốc tế,… nếu có càng nhiều khả năng nên được bổ nhiệm ở các chức vụ cao hơn như leader hay quản lý. Bên cạnh đó công ty có thể tổ chức các chuyến đi thực tế về nghiệp vụ hiện trường như khai báo hải quan để hiểu rõ hơn và thực tế hơn là việc tìm kiếm kiến thức qua mạng, sách báo,….
Có các chính sách hợp lý để khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn như tăng lương gắn bó lâu năm hay tăng theo trình độ chuyên môn. Cần có chính sách thưởng phạt rõ ràng, hàng năm tổ chức các cuộc sát hạch để loại bỏ các nhân viên làm việc không hiệu quả, thiếu trách nhiệm và khen thưởng đối với các nhân viên tích cực, hiệu quả, mang lại nhiều lợi nhuận công ty.
59
Nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên cũng là một điều rất quan trọng. Đặt ra những KPI để yêu cầu nhân viên hoàn thành công việc trong một tuần, một tháng. Tạo môi trường hòa đồng giữa các nhân viên trong công ty để làm việc một cách có gắn kết từ đó sẽ tạo ra một tập thể mạnh giúp công ty phát triển mạnh mẽ.
- Tìm kiếm khách hàng mới và chăm sóc khách hàng cũ
Với thực trạng về công tác sales - marketing như hiện nay thì một yêu cầu cấp thiết đặt ra cho công ty là cần tổ chức lại công tác sales - marketing.
Những biện pháp có thể thực hiện là:
Tổ chức các hội nghị sales - marketing để nhân viên có cơ hội đúc rút kinh nghiệm và hình thành phương pháp sales - marketing hiệu quả, tăng ngân sách cho hoạt động sales - marketing, gửi nhân viên công ty học kinh nghiệm sales - marketing của các nhân viên… Điều quan trọng trong công tác sales - marketing là phải hiểu được nhu cầu của khách hàng, họ mong muốn gì khi ký hợp đồng với công ty, họ hiểu đến đâu về công tác nhập khẩu hàng hóa quốc tế, nghĩa vụ trách nhiệm của hai bên và các bên liên quan khi thực hiện hợp đồng… Những nhân viên nghiệp vụ trực tiếp là mối nối quan trọng đưa khách hàng đến với công ty, sự thành công của nghiệp vụ sales - marketing phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ nhân viên này.
Thái độ hành vi trong giao tiếp ứng xử, các kỹ năng cá nhân trong quá trình tiếp xúc với khách hàng như kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, kỹ năng xử lý trực diện các tình huống khó khăn trong quá trình thực hiện công việc… tính chuyên nghiệp của nhân viên đem lại cho khách hàng chính là phương pháp marketing hiệu quả nhất.
Công tác chăm sóc khách hàng cũng cần phải được đẩy mạnh và hoàn thiện. Chăm sóc khách hàng phải bắt rễ từ văn hoá và niềm tin của công ty, chứ không phải là các giải pháp mang tính tình thế để đối phó với những phàn nàn khiếu nại của khách hàng. Công ty phải tạo cho mình từ cấp cao nhất đến thấp nhất có một nếp "văn hoá chăm sóc khách hàng", trong đó hình tượng khách hàng luôn được định hướng để mỗi cán bộ nhân viên tận tâm chăm sóc. Nếp văn hoá này thể hiện trong mọi lĩnh vực từ thông tin, giao dịch, trao đổi với khách hàng đến thái độ phục vụ, thời gian và sự giải quyết linh hoạt mọi tình huống xảy ra. Nếp văn hoá chăm sóc khách hàng phải được cam kết từ cấp lãnh đạo cao nhất trong công ty và nhất quán trong mỗi phòng ban, tránh tình trạng phòng ban này cam kết một đằng và phòng khác thực thi một nẻo. Văn hoá này sẽ là đặc trưng của công ty và sẽ làm cho "thượng đế" của công ty hài lòng.
60
Về chiến lược marketing cần tạo ra một trang web mang lại lợi ích cho người đọc và từ đó cải thiện sự uy tín của công ty. Cần tập chung nghiên cứu các chủ đề hot, được nhiều (người đọc có thể là khách hàng) quan tâm để đưa ra các bài viết thu hút người đọc và tìm kiếm các khách hàng tiềm năng. Đẩy mạnh công tác phát triển website để chuyển đổi tệp người đọc trở thành khách hàng của mình. Viết các chủ đề mà những người trong hoạt động xuất nhập khẩu quan tâm và muốn tìm hiểu đổi lấy sự tin trưởng của khách hàng.
Đẩy mạnh phát triển các fanpage trên mạng xã hội như facebook, twitter cũng mới mục tiêu cuối cùng tìm ra lượng khách hàng tiềm năng để đưa họ trở thành khách hàng quen thuộc của công ty.
- Chú trọng thay đổi một số nghiệp vụ hiện đại hơn để quy trình đơn giản hơn
Có thể nói đến nghiệp vụ thanh toán điện chuyển tiền, cần thay đổi từ hình thức truyền thống sang hình thức online điều không những giúp cho kế toán ít phải đi ra ngoài ngân hàng để thực hiện mà có thế giúp điện được xử lí dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Trong trường hợp có rất nhiều đơn cần phải thanh toán sẽ làm mất rất nhiều thời gian của kế toán để có thể làm những công việc khác nữa. Công ty cần nghiên cứu hình thức chuyển tiền online để không những tiết kiệm thời gian cho kế toán mà cũng tiết kiệm được thời gian cho công ty và kế toán cũng có thể dành thời gian đó để cống hiến những công việc khác cho công ty.