Nhận chứng từ vận tải để lấy DO
Trước giờ tàu chuẩn bị cut off thì nhân viên phòng DOC sẽ yêu cầu bên Agent gửi cho công ty một vận đơn nháp để kiểm tra lại thông tin. Khi tàu bắt đầu khởi hành tiếp tục yêu cầu bên Agent gửi cho một bản vận đơn copy để kiểm tra lại một lần nữa sẽ các thông tin trong vận đơn copy và vận đơn nháp có trùng với nhau chưa. Sau khi kiểm tra xong xuôi thì khi đó chúng ta sẽ biết được ngày dự báo tàu tới cảng dỡ bằng ETA.
Sau khi xác định được ngày dự báo trên ETA thì trước khi tàu cập bến 12 giờ so với ngày dự báo thì chúng ta sẽ truyền manifest trên cổng thông tin quốc gia một cửa https://vnsw.gov.vn/ .
Khi nhận được thông báo hàng đến thì bên hàng tàu sẽ gửi cho công ty một giấy báo nợ (Debit note) và yêu cầu thanh toán các phí gọi là phí Local Charges. Sau khi hoàn tất thanh toán và nhận được vận đơn gốc thì khi hàng hóa về sẽ tự động được dỡ xuống cảng.
44
Để tiến hành thanh toán cho hãng tàu thì cần có sự hỗ trợ nhau giữa hai phòng là phòng DOC và phòng kế toán. Việc này có liên quan trực tiếp đến vấn đề tài chính của công ty nên nhân viên 2 phòng cần có những quy trình chuẩn chỉ để tránh các rủi ro xảy ra các sự cố không mong muốn.
Sơ đồ 2.3: Quy trình thanh toán Local Charges cho hãng tàu
Nguồn: phòng DOC-phòng kế toán Nhận bộ chứng từ từ người xuất khẩu
Sau khi thực hiện xong việc thuê các phương tiện vận tải và đưa hàng lên tàu, công ty yêu cầu đối tác xuất khẩu gửi một giấy tờ bằng hình thức chuyển phát nhanh để làm các thủ tục Hải quan và kiểm tra chuyên ngành đối với mặt hàng đồ chơi trẻ em bao gồm:
- Hợp đồng thương mại (Sale contract)
- Phiếu đóng gói hàng hóa chi tiết (Packing list) - Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Vận đơn (Bill of lading)
- Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ form E (C/O form E phát hành theo Hiệp định chung về hợp tác kinh tế toàn diện ASEAN-Trung Quốc)
45
- Giấy phép nhập khẩu
Đây là các chứng từ yêu cầu bắt buộc để nhập khẩu mặt hàng đồ chơi trẻ em. Sau khi đã có đủ các giấy tờ để hoàn thành bộ chứng từ và khi hàng chuẩn bị về chúng ta sẽ làm đăng kí kiểm tra chất lượng đối với mặt hàng đồ chơi và làm thủ tục Hải quan.