Quá trình tuyển dụng là khâu quan trọng nhằm giúp nhà quản trị nhân lực đưa ra được các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quyết định tuyển dụng có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lược kinh doanh và đối với tổ chức, bởi vì quá trình tuyển dụng tốt sẽ giúp được cho tổ chức có được những con người có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai. Tuyển chọn tốt cũng sẽ giúp cho tổ chức giảm được các chi phí do tuyển dụng chọn lại, đào tạo lại cũng như tránh những thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc. Để tuyển chọn đạt được kết quả cao thì cần phải có các bước tuyển dụng phù hợp, các phương pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá thông tin một cách khoa học.
Quá trình tuyển dụng nhân sự theo một quy trình:
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ. Bước này nhằm xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân có nhứng tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay không để từ đó ra những quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay không.
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc. Đơn xin việc là cơ sở cho các phương pháp tuyển dụng khác như phỏng vấn, đơn xin việc cung cấp tên, nơi đã làm việc, các hồ sơ nhân sự khác.
Bước 3: Các trắc nghiệm nhân sự. Để giúp cho các nhà tuyển dụng nắm được các tố chất tâm lý, những khả năng, kỹ năng đặc biệt khác của các ứng viên khi mà các thông tin về nhân sự khác không cho ta biết chính xác và đầy đủ. Thông thường người ta chia trắc nghiệm nhân sự ra các loại trắc nghiệm sau
đây: trắc nghiệm thành tích, trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng; trắc nghiệm về tính cách và sở thích; trắc nghiệm về tính trung thực và trắc nghiệm y học.
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn. Đây là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu hỏi và câu trả lời) giữa những người tuyển chon và người xin việc, đây là một trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển dụng. Hiện nay người ta thường áp dụng nhiều loại phỏng vấn để thu thập thông tin: phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn theo tình huống, phỏng vấn theo mục tiêu, phỏng vấn không có hướng dẫn, phỏng vấn căng thẳng, phỏng vấn hội đồng.
Bước 5: Khám sức sức khỏe và đánh giá thể lực các ứng viên. Để đảm bảo cho các ứng viên có sức làm việc lâu dài trong tổ chức và tránh những đòi hỏi không chính đáng của người được tuyển về đảm bảo sức khỏe.
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp. Để đảm bảo sự thống nhất từ hội đồng tuyển dụng cho đến người phụ trách trực tiếp sử dụng lao động thì cần phải có sự phỏng vấn trực tiếp của người phụ trách để đánh giá một cách cụ thể hơn các ứng viên, đây là một bước nhằm xác định vai trò quan trọng của các cấp cơ sở.
Bước 7: Thẩm tra các thông tin thu thập được trong quá trình tuyển chọn. Để xác định độ tin cậy của thông tin thu thập được qua các bước tuyển dụng ta phải thực hiện bước thẩm tra lại xem mức độ chính xác của các thông tin. Có nhiều cách để thẩm tra các thông tin như trao đổi với các tổ chức mà người lao động đã làm việc, đã khai trong đơn xin việc, hoặc là nơi đã cấp văn bằng chứng chỉ. Thông tin thẩm tra lại là những căn cứ chính xác để các nhà tuyển dụng ra quyết định cuối cùng.
Bước 8: Tham quan công việc. Điều này giúp cho người lao động biết được một cách khá chi tiết về công việc như: mức độ phức tạp của công việc, tình hình thu nhập, sự thỏa mãn đối với công việc và một số điều kiện lam việc khác … Qua đó người tham gia dự tuyển sẽ nắm được những gì họ phải thực hiện
trong tương lai để khỏi phải ngỡ ngàng khi gặp những điều không phù hợp với suy nghĩ của họ.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng, sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước trên đây và các thông tin tuyển dung đã đảm bảo theo đúng yêu cầu tuyển dụng đề ra thì hội đồng tuyển dụng sẽ ra quyết định tuyển dụng với người xin việc. Cơ sở của việc ra quyết định này là dựa vào phương pháp đánh giá chủ quan theo thủ tục loại trừ dần và theo kết quả đánh giá của phỏng vấn và trắc nghiệm.
(Trích giáo trình Quản trị nhân lực-ĐH Kinh tế quốc dân, trang 109-118)
2.1.4.Phân tích công việc
- Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức
- Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng và là công cụ cơ bản trong mọi giai đoạn của quản trị , nó là cơ sở để tuyển dụng bình đẳng.
- Mục đích của phân tích công việc là đưa ra 3 bảng: mô tả công việc, yêu cầu thực hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc.
- Bảng mô tả công việc: Là một văn bản viết giải thích về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các điều kiện làm việc và các vấn đề khác có liên quan đến công việc. Nó cho ta biết công nhân làm cái gì, làm thế nào và các điều kiện mà các nhiệm vụ đó được thực hiện. Bảng mô tả công việc thường bao gồm các điểm sau đây:
+ Các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành + Tỉ lệ thời gian cho mỗi nhiệm vụ
+ Các tiêu chuẩn hoàn thành công tác
+ Các điều kiện làm việc, nơi làm việc và các rủi ro có thể xảy ra
+ Số người làm việc đối với từng công việc và các mối liên hệ tường trình báo cáo
+ Máy móc và thiết bị để thực hiện công việc đó
Từ bảng mô tả công việc nhà quản trị thảo ra bảng yêu cầu của công việc và bảng này là cơ sở để kế hoạch hoá nguồn nhân lực phục vụ cho tuyển dụng lao động
- Bảng xác định yêu cầu của công việc: Đó là một văn bản liệt kê về các đòi hỏi của công việc với người thực hiện, bao gồm: Các yêu cầu về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ giáo dục, các đặc trưng về tinh thần và thể lực cần có công việc và các điều kiện khác liên quan đến năng suất lao động. Như vậy, từng công việc đòi hỏi người lao động được giáo dục ở mức độ nào và phẩm chất tâm lý của người đó như thế nào. Căn cứ vào các yêu cầu đặt ra trong bảng yêu cầu thực hiện công việc, nhà quản trị quyết định tuyển dụng người lao động có đầy đủ các tiêu chuẩn đảm bảo người lao động phù hợp với công việc.
- Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc: Là một bảng thống nhất các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu cả về số lượng của công việc hoàn thành nhiệm vụ được quy định trong mô tả công việc. Đây là căn cứ để đánh giá sự thực hiện công việc của người lao động làm cơ sở cho tuyển dụng nhân lực.
- Như vậy, kết quả của phân tích công việc đã cung cấp những thông tin quan trọng để nhà quản trị căn cứ vào đó có quyết định tuyển dụng. Đồng thời, nó cung cấp những thông tin cho những hoạt động của quản trị nhân lực khác làm cơ sở cho tuyển dụng lao động được đúng, chính xác.