III. Giải phỏp cải tiến cụng tỏc kế hoạch hoỏ nguồn nhõn lực tại Cụng ty chế
2. Hoàn thiện cụng tỏc kế hoạch hoỏ nguồn nhõn
2.1. Cụng tỏc dự bỏo cầu nhõn lực
2.1.1. Trong ngắn hạn
Đối với lao động trực tiếp, trong trường hợp sản phẩm sản xuất năm kế hoạch khụng cú nhiều thay đổi về chất lượng thỡ Cụng ty cú thể sử dụng cỏch thức tớnh như hiện nay là tớnh theo NSLĐ bỡnh quõn nhưng cú tớnh đến cỏc yếu tố cú thể làm thay đổi NSLĐ.
Đối với lao động giỏn tiếp, khi dự bỏo cầu lao động ta tớnh đến cỏc yếu tố sau: độ tuổi của người lao động, tỷ lệ thuyờn chuyển, khả năng thăng tiến, tỷ lệ định biờn giữa lao động giỏn tiếp trờn tổng số lao động (thụng thường tỷ lệ này chỉ khoảng 10-15%),…
Với lao động trực tiếp
Do dự bỏo trong ngắn hạn, để con số tớnh toỏn chớnh xỏc và khụng chịu ảnh hưởng bởi số liệu từ cỏc năm trước, ta lấy NSLĐ năm bỏo cỏo để tớnh cho năm kế hoạch, khi dự bỏo từ 2 năm trở lờn ta sẽ tớnh cả tốc độ tăng NSLĐ vào dự đoỏn.
Khi đú ta cú bảng sau
Bảng 13: Bảng dự bỏo lại nhu cầu lao động trực tiếp
2004 2005 2006 2007
Dự bỏo Thực tế Dự bỏo Thực tế Dự bỏo Dự bỏo
Sản lượng (tấn) 300 336 350 340 400 450
NSLĐ (tấn/người) 4.831 5.600 5.600 5.574 5.574 6.131
Số lao động (người) 62 60 64 61 71 73
Ở đõy ta vẫn ỏp dụng cỏch tớnh của Cụng ty là tớnh theo NSLĐ của kỳ trước, nhưng Cụng ty dựng doanh thu để tớnh cũn giải phỏp tụi đưa ra là tớnh theo sản lượng. Tớnh theo sản lượng khụng chịu ảnh hưởng bởi yếu tố giỏ cả cũn tớnh doanh thu, chịu ảnh hưởng bởi giỏ cả, nếu giỏ cao mà NSLĐ thực tế cao thỡ khụng sao, nhưng NSLĐ thấp sẽ dẫn đến dự bỏo cầu lao động ngắn hạn sai thực tế.
Như vậy sau khi tớnh toỏn lại theo phương phỏp mới thỡ số lao động trực tiếp được dự bỏo đó gần với thực tế hơn so với phương phỏp cũ mà doanh nghiệp ỏp dụng.
Kiến nghị trong tương lai, để cụng tỏc dự bỏo cầu lao động trực tiếp thực sự cú hiệu quả Cụng ty nờn sử dụng phương phỏp dự bỏo cầu lao động trực tiếp tớnh theo NSLĐ và NSLĐ tớnh theo sản lượng.
Với lao động giỏn tiếp
Căn cứ vào bỏo cỏo về nhu cầu nhõn lực của cỏc phũng ban gửi cho phũng tổ chức hành chớnh, nhưng cần xem xột nhu cầu đú cú thực sự cần thiết hay khụng.
Để dự bỏo được chớnh xỏc số lao động quản lý cần thiết thỡ trước tiờn cụng tỏc phõn tớch cụng việc phải được tiến hành.
Căn cứ vào kết quả của cụng tỏc phõn tớch cụng việc đó được tiến hành như trờn ta cú thể so sỏnh như sau:
Cụ thể, tại phũng tổ chức hành chớnh
Bảng 15: Cầu lao động giỏn tiếp tại phũng tổ chức hành chớnh năm 2005
Đơn vị: người
Chưa cú phõn tớch cụng viờc Đó phõn tớch cụng việc
Chức danh Số lượng Trỡnh độ Số lượng Trỡnh độ
Trưởng phũng 1 Đại học 1 Đại học
Phú phũng 1 Đại học 1 Đại học
Nhõn viờn lao động tiền lương 1 Đại học 1 Đại học
Nhõn viờn QTNL 0 1 Đại học
Nhõn viờn văn thư lưu trữ 1 Chứng chỉ 1 Chứng chỉ
Nhõn viờn y tế 1 Trung cấp 1 Trung cấp
Nhõn viờn vệ sinh 1 Khụng qua đào tạo 0
Tổng số 6 6
Như vậy, nếu chỉ dự bỏo cầu lao động giỏn tiếp theo độ tuổi thỡ năm 2006 Cụng ty khụng cần cú lao động thờm lao động khỏc. Nhưng nếu tiến hành phõn tớch cụng việc thỡ rừ ràng số lượng người trong phũng hành chớnh là khụng đổi nhưng cú sự thay đổi về cơ cấu.
Theo bảng 15, việc giảm một nhõn viờn vệ sinh và tăng một nhõn viờn QTNL là thực sự cần thiết đối với sự tồn tại của Cụng ty. Vỡ như ta đó phõn tớch ở trờn cỏc hoạt động QTNL ở Cụng ty hầu như khụng được thực hiện, hoặc cú chăng chỉ là “cưỡi ngựa xem hoa”.
Khi cụng tỏc phõn tớch cụng việc được tiến hành ở tất cả cỏc phũng ban thỡ nhu cầu lao động quản lý năm 2006 của Cụng ty sẽ là 21 người.
Cụ thể như sau:
Bảng 15: Nhu cầu lao động quản lý năm 2006
Đơn vị: người
Phũng ban Cũ Mới Tăng/ giảm
Ban giỏm đốc 2 2 0
Phũng kế toỏn 5 5 0
Phũng kế hoạch thị trường 3 3 0
Tổ bảo vệ văn phũng 7 5 -2
Tổng số 23 21 -2
Từ bảng 15 ta thấy cú sự khỏc biệt giữa cầu lao động quản lý 2006 cũ và mới. Theo cỏch cũ, Cụng ty tớnh cầu lao động năm sau dựa trờn độ tuổi trong khi đú theo cỏch mới cú dựa trờn phương phỏp lao động định biờn trong từng phũng ban dựa vào phõn tớch cụng việc nờn ta thấy số giảm là do khi phõn tớch cụng việc ta thấy tại tổ bảo vệ văn phũng cú quỏ nhiều người nờn đó giảm số lượng người làm và tăng nhiệm vụ cho những người khỏc. Trong cỏc phũng ban khỏc, do cỏc cụng việc kế hoạch, thị trường, kế toỏn đó thực hiện tốt và bố trớ người tương đối phự hợp nờn khụng cú thay đổi về cơ cấu tại cỏc phũng này.
Khi dự đoỏn cầu lao động quản lý, Cụng ty nờn xem xột đến cả tỷ lệ định biờn giữa lao động quản lý và tổng số lao động. Hiện nay, theo số liệu năm 2005 tỷ lệ này ở Cụng ty là 35%, đõy là tỷ lệ khỏ cao đối với một cụng ty trực tiếp kinh doanh. Trong thời gian tới Cụng ty nờn giảm tỷ lệ này xuống khoảng 15-20%.
Nếu tỷ lệ này là 15% thỡ năm 2006 số lao động quản lý cần thiết là Lao động trực tiếp 2006= 71 (tớnh theo bảng 13 )
Lao động quản lý = 71/0.85- 71= 13 (người)
Nếu tỷ lệ này là 20% thỡ năm 2006 số lao động quản lý cần thiết là Lao động quản lý = 71/0.8- 71= 18 (người)
Như vậy, nếu tớnh theo tỷ lệ định biờn 15-20% thỡ số lao động quản lý cần thiết năm 2006 là khoảng 13-18 người.
Trờn thực tế tỷ lệ này là khụng dễ dàng đạt được nhưng trong tương lai phỏt triển cụng ty nờn cõn nhắc đến tỷ lệ này.
Theo phương phỏp dự bỏo cầu lao động quản lý tụi đưa ra ở trờn thỡ tỷ lệ định biờn năm 2006 là 21/92= 22.8%
Nờn ở Cụng ty việc đạt được tỷ lệ định biờn như theo thống kờ là cú thể thực hiện được trong tương lai.
2.2.2.Trong dài hạn
Cú nhiều phương phỏp cú thể sử dụng để dự đoỏn cầu nhõn lực trong dài hạn. Phương phỏp của Cụng ty ỏp dụng chưa hợp lý. Để cú thể dự đoỏn được cầu lao động trong dài hạn mà vẫn sử dụng phương phỏp Cụng ty ỏp dụng Cụng ty cần đưa ra được những số liệu về chiến lược kinh doanh gắn với thực tế và cụng tỏc tớnh NSLĐ bỡnh quõn được thực hiện thường xuyờn, cú tớnh toỏn đến cỏc yếu tố cú thể làm thay đổi NSLĐ trong tương lai.
Cụng ty cú thể sử dụng phương phỏp phõn tớch xu hướng phỏt triển của cụng ty và phương phỏp chuyờn gia để xỏc định nhu cầu nhõn lực dài hạn.
- Phương phỏp phõn tớch xu hướng phỏt triển
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và mục tiờu cần đạt được của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch như: sản lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cần sản xuất, doanh số bỏn ra, ước tớnh tăng NSLĐ, ước tớnh những thay đổi kỹ thuật ảnh hưởng đến quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của Cụng ty,…so với kỳ hiện tại, từ đú ước tớnh cầu nhõn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của Cụng ty trong cỏc thời kỳ đú.
Xu hướng phỏt triển của Cụng ty trong khoảng thời gian 3 năm từ 2005-2008 như sau:
Doanh thu dự kiến 2008: 150 tỷ đồng Sản lượng dự kiến 2008: 500.000 tấn than
Xu hướng là sản lượng tăng, nờn cú thể trong thời gian tới sẽ cần thờm nhiều lao động trực tiếp, cũn lao động quản lý sẽ ỏp dụng theo tỷ lệ định biờn và định mức tớnh theo kết quả của cụng tỏc phõn tớch cụng việc.
Đõy là phương phỏp sử dụng nhúm chuyờn gia (cú bao gồm cỏc vị trớ lónh đạo chủ chốt của Cụng ty và cỏn bộ phũng tổ chức hành chớnh) cú sử dụng mẫu điều tra. Cỏc bước thực hiện cụ thể như sau:
+ Xin ý kiến của cỏc chuyờn gia theo mẫu sẵn.
+ Tổng hợp viết bỏo cỏo (người viết bỏo cỏo là người chịu trỏch nhiệm trong cụng tỏc KHHNNL)
+ Gửi bỏo cỏo tới cỏc chuyờn gia và yờu cầu họ giải thớch ý kiến + Tiếp tục tập hợp ý kiến mới và gửi lại cho cỏc chuyờn gia
Quỏ trỡnh này cú thể thực hiện 4-5 lần để cho kết quả chớnh xỏc và khoa học.
2.2.Cụng tỏc dự bỏo cung nhõn lực
Theo dự đoỏn của cỏn bộ phũng tổ chức hành chớnh thỡ cụng tỏc dự đoỏn cung nhõn lực bờn với Cụng ty là khụng cần thiết vỡ Cụng ty được đặt tại thị trường lớn, nguồn cung dồi dào, ngành nghề của Cụng ty khỏ phổ biến, sản phẩm của Cụng ty cú vị trớ vững chắc trờn thị trường, nhu cầu lao động của Cụng ty là dài hạn. Nhưng theo tụi Cụng ty vẫn cần thực hiện cụng tỏc dự đoỏn cung nhõn lực trong và ngoài doanh nghiệp để xỏc định được nguồn cung đú cú thể đỏp ứng được ở mức độ nào? Cụng ty cần cú những biện phỏp gỡ để thu hỳt được nguồn lực đú? từ đú đưa ra cỏc giải phỏp cho phự hợp. 2.2.1.Cung nội bộ
Để xỏc định cần phải căn cứ vào hệ thống thụng tin nguồn nhõn lực, để cú được thụng tin đầy đủ trước hết Cụng ty phải xõy dựng hệ thống quản lý hồ sơ nhõn sự đồng bộ cho cỏc bộ phận, thụng tin phải chớnh xỏc.
Cỏc thụng tin cần thu thập:
- Trỡnh độ tay nghề, kỹ năng của người lao động - Số lao động hiện cú
- Dự đoỏn di chuyển lao động trong Cụng ty - Đỏnh giỏ về tiềm năng của người lao động
Sau khi cú cỏc thụng tin cần thiết, tiến hành phõn tớch về nguồn nhõn lực hiện cú.
- Phõn tớch cơ cấu tuổi của lao động. - Phõn tớch về trỡnh độ văn húa
- Phõn tớch kết cấu trỡnh độ, nghề nghiệp của người lao động theo từng cấp bậc so với nhu cầu.
- Phõn tớch so sỏnh mức độ phức tạp của cụng việc và khả năng đỏp ứng của người lao động trong hiện tại.
Phương phỏp phõn tớch:
- So sỏnh số lao động cần cú theo nhu cầu sản xuất kinh doanh, phục vụ kinh doanh với số lao động hiện cú theo từng nghề, từng cụng việc, từng chức danh.
- So sỏnh tỡnh hỡnh sử dụng cỏn bộ chuyờn mụn, kỹ thuật theo ngành nghề đào tạo, trỡnh độ chuyờn mụn, thõm niờn nghề…
Sau khi phõn tớch cỏc thụng tin cần thiết người làm cụng tỏc KHHNNL tại Cụng ty sẽ đưa ra cỏc kế hoạch để cú thể thoả món nhu cầu thay thế và phỏt triển, mở rộng sản xuất kinh doanh. Khi này, hệ thống thụng tin nguồn nhõn lực đúng vai trũ quan trọng khụng chỉ với cụng tỏc phõn tớch tỡnh hỡnh nhõn lực mà cũn dựa vào thực trạng nguồn nhõn lực cụng ty đưa ra kế hoạch sản xuất, thị trường, tài chớnh cho Cụng ty trong thời gian tới.
2.2.2.Cung bờn ngoài
Cụng ty nờn tiến hành cỏc hoạt động tỡm hiểu thị trường lao động, đỏnh giỏ cơ cấu nguồn nhõn lực bờn ngoài, số lượng, chất lượng lao động. Thu thập cỏc thụng tin về dõn số, xu hướng đào tạo, tỡnh hỡnh di dõn, xu hướng nghề nghiệp.
Đỏnh giỏ vị trớ của Cụng ty trong thị trường cựng ngành và toàn nền kinh tế để từ đú đỏnh giỏ được kỳ vọng của người lao động về cụng ty.