II. Phõn tớch một số cơ sở của cụng tỏc kế hoạch hoỏ nguồn nhõn lực tạ
2. Xỏc định cầu nhõn lực
Với nhiệm vụ chớnh của Cụng ty là kinh doanh cỏc mặt hàng than nờn ta xỏc định lao động giỏn tiếp là lao động ở khối văn phũng cộng với cỏc trưởng, phú trạm và lao động trực tiếp là lao động trực tiếp bỏn hàng và giao nhận hàng ở trạm và cỏc cửa hàng thuộc trạm.
2.1. Cầu nhõn lực trong ngắn hạn
Trong ngắn hạn, Cụng ty thường thực hiện như sau: 2.1.1 Với bộ phận lao động giỏn tiếp
Cụng ty xỏc định cầu lao động giỏn tiếp dựa vào độ tuổi của người lao động : phũng tổ chức hành chớnh sẽ căn cứ vào độ tuổi của người lao động trong cụng ty để xỏc định cú bao nhiờu người đến tuổi về hưu để tiến hành cụng tỏc dự bỏo cầu lao động trong năm tới.
Bảng 9: Thống kờ lao động theo độ tuổi năm 2004
Đơn vị: người <30 31-45 46-55 56-59 60 Tổng số Giỏm đốc 1 1 Phú giỏm đốc 1 1 2 Phũng Kế toỏn 2 1 1 4 Phũng Kế hoạch thị trường 2 2 4 Phũng Tổ chức hành chớnh 1 2 2 1 6 Tổ bảo vệ 3 3 1 7 Cỏc trạm 4 7 2 13 Tổng số 5 9 17 2 37 Nguồn: Phũng tổ chức hành chớnh Theo quy định của Cụng ty, độ tuổi nghỉ hưu đối với nam là trũn 60 tuổi và với nữ là trũn 55 tuổi.
Như vậy, từ bảng 9 ta thấy vào năm 2005 lao động giỏn tiếp tại Cụng ty sẽ cần phải bổ sung thờm bốn người mới vỡ cú bốn người đó đến tuổi nghỉ hưu.
Bốn người về hưu là trưởng phũng tổ chức hành chớnh (nam), nhõn viờn lỏi xe (nam), 1 trạm phú (nữ), 1 thủ quỹ trạm (nữ).
Vỡ Cụng ty dự bỏo cầu lao động giỏn tiếp dựa theo độ tuổi nờn vào năm 2005 nhu cầu về lao động giỏn tiếp vẫn là 39 người. Số bự đắp ở phũng tổ chức hành chớnh 1 người và tổ bảo vệ 1 người, Trạm Vĩnh Tuy 1 người, Trạm ễ Cỏch 1 người.
Nhưng trong thực tế lại xảy ra hiện tượng khỏc.
Bảng 10: Thực tế tỡnh hỡnh sử dụng lao động giỏn tiếp năm 2005
Đơn vị: người Nhu cầu tớnh toỏn 2005 Số lao động thực tế 2005 Chờnh lệch Giỏm đốc 1 1 0 Phú giỏm đốc 2 1 -1 Phũng Kế toỏn 4 5 +1 Phũng Kế hoạch thị trường 4 3 -1 Phũng Tổ chức hành chớnh 6 6 0 Tổ bảo vệ 7 7 0 Cỏc trạm 15 10 -5 Tổng số 39 33 0 Nguồn: Phũng tổ chức – hành chớnh Từ bảng 10 ta thấy, số lao động giỏn tiếp trong cụng ty năm 2005 là 33 người, số lượng này là nhỏ hơn so với nhu cầu tớnh toỏn theo phương phỏp xỏc định cầu lao động giỏn tiếp, đi sõu vào phõn tớch cụ thể từng phũng ban ta thấy nguyờn nhõn của hiện tượng này là do cú sự thay đổi về cơ cấu lao động ở cỏc phũng, giảm biờn chế tại Cụng ty. Cú hiện tượng này xảy ra là do cỏc nguyờn nhõn sau:
- Một phú giỏm đốc là ụng Lờ Anh Tuấn được chuyển làm vị trớ trợ lý giỏm đốc và chịu sự quản lý của phũng kế toỏn nờn trong cụng ty
- Phũng kế hoạch thị trường cú bà Chử Thị Điệp là nhõn viờn kiểm định chất lượng sản phẩm được chuyển sang làm cụng tỏc làm mẫu than chịu sự quản lý của phũng tổ chức hành chớnh nờn phũng kế hoạch thị trường giảm 1 người..
- Trờn thực tế phũng tổ chức hành chớnh cú một người mới: Bà Chử Thị Điệp chuyển từ phũng kế hoạch thị trường sang, và phũng khụng cú người mới từ bờn ngoài vào để thay thế cho ụng Đặng Tiến Dũng đó về hưu.
- Tại khối Trạm, theo tớnh toỏn năm 2005 sẽ cần tuyển mới hai người thay thế cho bà Nguyễn Thị Lan - thủ quỹ Trạm Vĩnh Tuy và bà Cao Thị Minh Chõu trạm phú Trạm ễ Cỏch, nhưng trong thực tế Cụng ty khụng hề tuyển thờm người mới mà cũn giảm đi thờm 3 người nữa tại cỏc Trạm. Cú việc này là do, cỏc Trạm trỡnh lờn Văn phũng Cụng ty là khụng cú nhu cầu tăng thờm người nhưng sẽ thăng tiến cho 2 người khỏc để làm thay cụng tỏc của hai bà. Cũn 1 người cũn lại là nhõn viờn đó hết hạn hợp đồng Cụng ty khụng cú nhu cầu thuờ nữa.
Rừ ràng, phương phỏp dự bỏo của Cụng ty chưa hiệu quả vỡ mới chỉ dự bỏo dựa trờn độ tuổi mà khụng quan tõm đến cỏc yếu tố khỏc như: kế hoạch sản xuất cho năm tiếp theo, khả năng thực hiện cụng việc, sự thay đổi cỏc cụng việc trong Cụng ty, khả năng thăng tiến, số lượng nhõn viờn hết hạn hợp đồng… Nờn dẫn đến cú hiện tượng cơ cấu lao động về trỡnh độ, cỏc cụng việc trong phũng thay đổi như ở bảng 9 đó thống kờ. Việc thay đổi cơ cấu lao động trong cỏc phũng là do cú sự thay đổi về cụng việc tại cỏc phũng chứ khụng phải là do yờu cầu về độ tuổi như cụng tỏc dự bỏo dự kiến. Như vậy, nếu trong tương lai tỡnh trạng này vẫn xảy ra thỡ sẽ dẫn đến cụng tỏc KHHNNL khụng gắn với thực tế phỏt triển của Cụng ty. Cú thể dự bỏo thừa hoặc thiếu lao động theo đũi hỏi thực tế cụng việc ( cỏc đũi hỏi như: trỡnh độ chuyờn
mụn, số năm kinh nghiệm, cỏc cụng việc phỏt sinh hoặc mất đi, khả năng thực hiện cụng việc) trong cỏc phũng ban vỡ chỉ dựa vào độ tuổi để xỏc định.
2.1.2. Với bộ phận lao động trực tiếp
Cụng ty xỏc định nhu cầu lao động trực tiếp dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và tớnh theo phương phỏp năng suất lao động bỡnh quõn
W
Q D= Q: doanh thu dự tớnh
W: NSLĐ kỳ kế hoạch được lấy theo NSLĐ năm bỏo cỏo
Với phương phỏp này, ưu điểm là dễ dàng tớnh toỏn nhưng nhược điểm là khụng tớnh trước được những thay đổi của cỏc điều kiện khỏch quan của mụi trường cú thể ảnh hưởng đến NSLĐ thực tế và như vậy ảnh hưởng trực tiếp đến cầu lao động và kết quả sản xuất kinh doanh.
Năm 2005, Cụng ty dự bỏo cầu lao động trực tiếp như sau
( 000 . 207 . 586 . 1 58 000 . 000 . 000 . 92 LDTT2004 Q2004 W2004= = = đồng/người)
Khi đú Cầu lao động trực tiếp năm 2005 là:
69 000 . 207 . 586 . 1 000 . 000 . 000 . 110 W2005 2005 = = = Q D (người) (2)
Như vậy, theo dự bỏo năm 2005 số lao động trực tiếp của Cụng ty sẽ cần 69 người tăng 11 người so với năm 2004.
Nhưng trờn thực tế năm 2005 số lao động trực tiếp của Cụng ty là 61 người, tức là chỉ tăng 1 người so với năm 2004 là 60 người. Cú hiện tượng này là do, khi tớnh cầu lao động trực tiếp Cụng ty tớnh theo NSLĐ năm trước mà khụng tớnh đến tốc độ tăng NSLĐ nờn hiển nhiờn nếu dự kiến doanh thu tăng, NSLĐ khụng đổi thỡ số lao động cần thiết phải tăng tương ứng.
Rừ ràng phương phỏp dự bỏo cầu nhõn lực ngắn hạn của Cụng ty khụng hiệu quả vỡ sai số quỏ lớn so với thực tế. Nếu trong thời gian tới cụng tỏc KHHNNL khụng được thay đổi thỡ tất yếu là cụng tỏc này sẽ khụng cú giỏ trị
2.2. Cầu nhõn lực trong dài hạn
Cụng ty dự kiến trong thời gian 3-5 năm kế hoạch sản xuất sẽ biến đổi như thế nào, nhưng thường Cụng ty đưa ra kế hoạch sản xuất dựa trờn tỷ lệ là cỏc năm sản lượng kế hoạch đều tăng 10%- 15%. Từ đú dự kiến số lao động tăng theo trờn cơ sở của phương phỏp tớnh theo năng suất lao động.
Việc này được thực hiện như sau:
b * W ) 1 ( * a DT CNV = +
CNV: số cụng nhõn viờn cần thiết kỳ kế hoạch DT: doanh thu hiện tại
a: tỷ lệ tăng doanh thu hàng năm bỡnh quõn cho đến thời điểm tớnh b: hệ số tăng NSLĐ bỡnh quõn dự tớnh
W: NSLĐ bỡnh quõn của cụng nhõn viờn hiện tại
Bằng cỏch tớnh trờn, Cụng ty sẽ dự tớnh được số lao động trong thời kỳ tới và từ đú lập kế hoạch để cú thể đỏp ứng được nhu cầu cho sản xuất kinh doanh.
Để hỗ trợ cho phũng Tổ chức hành chớnh tớnh ra chớnh xỏc số người cần thiết trong thời gian tới, cỏc bộ phận chức năng khỏc phải thực hiện một số nghiệp vụ sau:
Phũng kế hoạch và thị trường thống kờ cỏc số liệu về doanh thu và khả năng thay đổi doanh thu trong thời gian tới, tớnh toỏn hệ số tăng doanh thu và kết hợp với ban giỏm đốc lập kế hoạch thực hiện nhiệm vụ sản xuất kh trong thời kỳ tới.
Phũng tổ chức hành chớnh thống kờ cỏc số liệu về NSLĐ bỡnh quõn qua cỏc năm và tớnh toỏn hệ số tăng NSLĐ dự tớnh.
Ưu điểm của cỏch tớnh này là đơn giản, số liệu dễ dàng thu thập
Nhược điểm là cỏc tỷ lệ dự tớnh cú thể khụng đỳng trong tương lai từ đú ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh trong thời kỳ đú. Trờn thực tế cụng tỏc KHHNNL thực hiện chỉ mang tớnh hỡnh thức trờn giấy tờ vỡ là
doanh nghiệp nhà nước chịu sự quản lý của cụng ty mẹ nờn mọi hoạt động của Cụng ty đều do cụng ty mẹ quyết định.
Cụng ty tiến hành dự đoỏn cầu nhõn lực cho từ năm 2002 cho năm 2005 tới như sau
Cụng ty dự kiến vào năm 2005 doanh thu sẽ là 80.000 tỷ đồng W= 51.242/98=522,877(triệu đồng/ người) a = (80.000-51.242)/51.242= 0.56 b= 1.3 117 3 . 1 * 877 , 522 ) 56 . 0 1 ( * 242 . 51 b * W ) 1 ( * + = + = = DT a CNV (người)
Như vậy, sau 3 năm do dự kiến doanh thu tăng nờn số lao động cần thiết tăng nhanh vỡ doanh thu dự kiến tăng 56% trong khi đú NSLĐ chỉ tăng 30%.
Từ so sỏnh với thực tế năm 2005 số lao động cần thiết là 94 người, doanh thu là 115 tỷ đồng ta thấy rằng phương phỏp dự bỏo cầu lao động dài hạn, dự bỏo kế hoạch kinh doanh dài hạn của Cụng ty là chưa chớnh xỏc.
Như vậy, cụng tỏc dự bỏo cầu nhõn lực dài hạn của Cụng ty chưa hiệu quả, vỡ cỏc dự bỏo đưa ra khụng đỳng với thực tế, do phương phỏp tớnh toỏn chưa tớnh hết được cỏc thay đổi cú thể ảnh hưởng đến kết quả dự bỏo. Trong thời gian tới nếu Cụng ty vẫn ỏp dụng cỏc phương phỏp trờn để dự bỏo tất yếu sẽ dẫn đến cỏc kết quả khụng gắn với thực tế và cụng tỏc KHHNNL khụng cú giỏ trị gỡ với chiến lược kinh doanh trong thời gian dài của Cụng ty.