1. Thực trạng cụng tỏc quản trị cung ứng nguyờn vật liệu tại cụng ty Dệt 19/5 Hà Nội
1.2.1. Về việc xõy dựng kế hoạchcung ứng nguyờn vật liệu:
1.2.1.1. Xỏc định cầu NVL trong kỳ kế hoạch
Căn cứ để lập kế hoạch NVL:
Theo cơ chế mới của cụng ty, mỗi phũng ban chức năng được giao nhiệm vụ cụ thể, phũng vật tư là nơi quản lý vật tư cho sản xuất kinh doanh, nguyờn vật liệu, thiết bị phụ tựng, vận chuyển, bốc dỡ…bởi vậy ,việc lập kế hoạch cung ứng nguyờn vật liệu do phũng vật tư và phũng kế hoạch đảm nhiệm. Căn cứ vào đơn hàng đó kớ kết, định mức tiờu dựng nguyờn vật liệu sẽ lờn kế hoạch cụ thể cho từng đơn hàng. Dựa vào định mức để xỏc định tổng hạn mức là 101.5% định mức, cú tỷ lệ dụi ra này nhằm phũng trừ tỷ lệ sai sút. Từ đú phũng vật tư sẽ lờn kế hoạch mua vật tư, với tỷ lệ là 105% so với định mức phũng khi thiếu hụt.
Bảng 2. 2 : Nhu cầu nguyờn vật liệu năm 2007
Đơn vị: 1000 đồng
STT Tờn nguyờn liệu ĐVT Nhu cầu Đơn giỏ Thành tiền
1 Vải 0289 K160 m 399.000 16,0 6.384.000 2 Vải 0289 K160 TP m 210.000 16,5 3.465.000 3 Vải HNOI m 245.000 18,5 5.532.500 4 Vải HNAM m 125.000 16,3 2.037.500 5 Vải cõn m 95.000 11,2 1.064.000 6 Vải 0726 K160 m 364.000 17,5 6.370.000 7 Vải 0726 K160 TP m 180.000 18 3.240.000 8 Vải 0614 K150 tẩy trắng m 170.500 22 3.751.000 9 Vải 0525 K165 m 143.000 17,8 2.545.400 10 Vải 0511K SK160 m 129.000 14 1.806.000
Nguồn. Phũng kế hoạch thị trường Phương phỏp xỏc định nhu cầu nguyờn vật liệu
Cụng ty Dệt 19/5 là loại hỡnh doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, với nhiều chủng loại sản phẩm khỏc nhau, sản phẩm được sản xuất bởi mỗi loại vật liệu khỏc nhau, vỡ vậy em chỉ xin trỡnh bày phương phỏp tớnh toỏn của loại NVL chớnh.
- Cụng thức tớnh lượng NVL thứ i để sản xuất ra sản phẩm k: Qik = Σ[(Đik*Qk)*(1+Tk)]
Trong đú:
Qik : Cầu NVL thứ i để sản xuất sản phẩm k trong kỳ kế hoạch
Đik : Định mức tiờu dựng loại NVL thứ i để sản xuất ra một sản phẩm k Tk : Tỷ lệ hao hụt NVL
Qk : Số lượng sản phẩm thứ k được sản xuất trong kỳ kế hoạch - Chi phớ NVL i để sản xuất số sản phẩm k trong kỳ kế hoạch: Cik = Qik* Pi
Trong đú:
Cik : Chi phớ NVL i để sản xuất sản phẩm k Pi : Giỏ NVL i
Vớ dụ: Nhu cầu vải 0614 K150 tẩy trắng để sản xuất 5.000 ỏo, định mức tiờu hao cho 1 sản phẩm là 0,52m, đơn giỏ là 22.000 đồng, tỷ lệ hao hụt 2% là:
5.000 * 0,48 * (1+0,02) = 2.448 m Chi phớ NVL để sản xuất là:
2.448 * 22.000 = 53.856.000 (đồng)
1.2.1.2. Xỏc định lượng đặt hàng, thời gian đặt hàng
Để xỏc định được lượng đặt hàng hợp lý, tối ưu là yếu tố rất quan trọng, bởi nú ảnh hưởng đến nhiều chi phớ kốm theo, nếu đặt hàng lớn thỡ giảm số lần đặt hàng, tiết kiệm được chi phớ kinh doanh đặt hàng, giảm chi phớ mua hàng với số lượng lớn, đảm bảo được sự chắc chắn về NVL; nhưng đặt hàng quỏ lớn sẽ làm lưu kho lớn, cần vốn lưu động lớn gõy ảnh hưởng xấu đến khả năng thanh toỏn của doanh nghiệp. Ngược lại nếu đặt hàng quỏ ớt dẫn đế chi phớ kinh doanh lưu kho giảm nhưng vẫn khụng đem lại hiệu quả kinh doanh cao vỡ chi phớ kinh doanh bỡnh quõn liờn quan đến mua sắm và vận chuyển lớn, khụng được giảm giỏ mua hàng, sự giỏn đoạn trong khõu cung ứng.
Tại cụng ty, việc xỏc định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng là hoạt động gắn liền với sản phẩm. Bởi căn cứ trờn đơn hàng đó được kớ kết, cụng ty mới lờn kế hoạch về NVL, sau khi xem xột để lựa chọn nhà cung ứng cú trong danh sỏch, phũng vật tư tiến hành lập đơn đặt hàng và trỡnh duyết lờn Giỏm Đốc, nếu đơn hàng đó được duyệt thỡ phũng sẽ gửi đơn đặt hàng và kớ kết hợp đồng mua hàng. Chỉ khi cú đơn hàng hay cú nhu cầu sản xuất thỡ cụng ty mới cho xõy dựng kế hoạch mua sắm NVL. Do đú lượng NVL cần mua sắm thường được xỏc định bằng lượng NVL cần để sản xuất ra số sản phẩm theo đơn hàng hoặc theo kế hoạch sản xuất. Đõy cũng chớnh là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết mà cụng ty cần cú. Khi cú nhu cầu NVL phũng vật tư lập nhu cầu NVL đưa xuống cỏc thủ kho, trờn cơ sở kiểm tra lượng tồn kho để xem đủ thỡ xuất, khụng đủ thỡ tiếp tục lập đơn và gửi đơn hàng như vừa núi ở trờn.
Với phương thức đặt hàng như vậy, cụng ty sẽ giảm được chi phớ lưu kho, chi phớ bảo quản, hao hụt, mất mỏt…Nhưng việc đặt hàng như thế cũng sẽ gõy khú khăn như: lượng tiền thanh toỏn cho việc thanh toỏn khụng cú đủ, khỏch hàng khụng cú NVL để đỏp ứng kịp thời, nếu điều này xảy ra sẽ làm tăng thời gian mỏy múc ngừng hoạt động, người lao động khụng cú đủ việc để làm…dẫn đến chi phớ kinh doanh tăng lờn, giảm hiệu quản kinh doanh của cụng ty. Hơn nữa việc mua sắm như thế dẫn độn hiệu quả kinh doanh của cụng ty khụng cao do chi phớ kinh doanh bỡnh quõn liờn quan đến mua sắm, vận chuyển lớn, khụng được giảm giỏ mua hàng….
CễNG TY TNHHNN MTV DỆT 19/5 HÀ NỘI Biểu mẫu số: Đơn đặt hàng Hụm nay, ngày…thỏng….năm… Kớnh gửi…..
Cụng ty TNHHNN MTV Dệt 19/5 Hà Nội xin gửi quý cụng ty đơn đặt hàng sau, rất mong được đỏp ứng, xin cảm ơn.
1. Tờn hàng, số lượng, đơn giỏ
STT Tờn vật tư Mó hiệu ĐVT Số lượng Đơn giỏ Tổng giỏ 1
2 …
2. Quy cỏch chất lượng hàng hoỏ 3. Phương thức thanh toỏn 4. Giao nhận vận chuyển Hàng giao tại
Thời gian giao hàng Vận chuyển
5. Kiểm tra nghiệm thu
Thực hiện kiểm tra vật tư đầu vào theo quy trỡnh (tuỳ theo từng chủng loại vật tư để đưa ra cỏc yờu cầu cho việc kiểm tra).
Xin chõn trọng kớnh chào
Giỏm đốc cụng ty
1.2.2. Về việc thực hiện kế hoạch cung ứng nguyờn vật liệu
Sau khi đó lờn kế hoạch cung ứng NVL, phũng vật tư chịu trỏch nhiệm theo dừi giỏ cả, số lượng NVL thực tế cần cho quỏ trỡnh sản xuất.Từ đú cõn đối lại kế hoạch cung ứng NVL. Trờn cơ sở cú sự hợp lý của kế hoạch cung ứng NVL, tiến hành duyệt giỏ, lựa chọn nhà cung ứng, nhập kho NVL và tiến hành cỏc biện phỏp kiểm tra, bảo quản.
SV: Đinh Thị Võn Lớp: QTKDTH 46B
Xỏc định nhu cầu dự kiến Đơn hàng/Kế hoạch
Quy trỡnh xõy dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch cung ứng NVL Tập hợp danh sỏch Lựa chọn nhà cung Lập kế hoạch mua Đặt hàng Nhập kho theo dừi cung
Thanh toỏn, hoàn thuế, lưu hồ sơ
CễNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIấN DỆT 19/5
Bảng 2.3: Kế hoạch cung ứng vật tư NLC Năm 2007
Tờn vật tư ĐVT
Tồn đầu kỡ TH năm 2006 KH năm 2007
Số lượng
Đơn giỏ Số lượng Thành tiền Số lượng Đơn giỏ dự kiến Thành tiền Bụng cot kg 295.150 20.800 2.960.800 61.584.640.000 3.874.000 22.920 88.792.080 Xơ PE kg 21.300 150.000 3.195.000.000 180.000 27.600 4.968.000 Cộng 64.779.640.000 93.760.080.000 Sợi PE+PC kg 42.500 30.500 52000 1.586.000.000 80.000 34.500 2.760.000 Sợi cot kg 6.100 29.235 453.000 13.434.455.000 615.000 34.500 21.217.500 Cộng sợi 14.829.455.000 585.000 23.977.500 Tổng cộng 79.609.095.000 141.715.080.000 Nguồn.Phũng vật tư
1.3. Nghiờn cứu thị trường nguyờn vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp
Do đặc thự của sản phẩm dệt may, nguyờn vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giỏ thành sản phẩm, bởi vậy việc lựa chọn nhà cung cấp sao cho phự hợp nhất về giỏ cả và chi phớ vận tải đũi hỏi cụng ty phải thường xuyờn nghiờn cứu thị trường nguyờn vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp. Trờn thị trường lại cú rất nhiều loại nguyờn vật liệu cú phẩm cấp khỏc nhau cú thể đỏp ứng được khỏch hàng này nhưng lại khụng đỏp ứng được khỏch hàng khỏc. Vỡ thế, việc tớnh toỏn đầy đủ cỏc khớa cạnh để lựa chọn được nhà cung ứng vừa đảm bảo về chất lượng, thời gian, vừa đảm bảo được chi phớ mua sắm và vận chuyển là yờu cầu quan trọng được đặt ra.
Việc tiến hành mua sắm nguyờn vật liệu của phũng vật tư chủ yếu thường xuyờn dựa vào uy tớn của cỏc đơn vị cung ứng nguyờn vật liệu với từng chủng loại khỏc nhau.
- Tiờu chuẩn lựa chọn nhà cung ứng
Cung cấp được chất lượng NVL đảm bảo yờu cầu sản xuất dịch vụ, là yờu cầu tối quan trọng để đảm bảo sản xuất ra những sản phẩm cú chất lượng cao.
Giỏ cả phự hợp với giỏ mặt bằng thị trường, phự hợp với điều kiện tài chớnh của cụng ty.
Đảm bảo về mặt tiến độ, thời gian cung ứng, cú năng lực đỏp ứng vật tư tự phục vụ cho sản xuất của cụng ty để trỏnh làm ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, khụng xảy ra tỡnh trạng thiếu hụt vật tư làm chậm thời gian hoàn thành.
- Phương phỏp đỏnh giỏ nhà cung ứng
Để lựa chọn được nhà cung ứng phự hợp cụng ty dựa trờn những cơ sở như sau:
Dựa trờn hồ sơ về quy trỡnh cung ứng cụ thể mà những người cung ứng đó từng hợp tỏc với cụng ty trong thời gian vừa qua.
Dựa trờn đỏnh giỏ của bờn thứ ba (chứng chỉ, chứng nhận mà đơn vị đú nhận được), thụng qua đú chứng tỏ được uy tớn của đơn vị cung ứng trờn thị trường NVL về chất lượng, khả năng đỳng hạn, kịp thời đảm bảo cho cho cụng ty sản xuất liờn tục nhờ vào việc đỏp ứng đầy đủ NVL.
Trờn cơ sở những thụng tin thu thập được, cụng ty tiến hành phõn tớch, đỏnh giỏ để lựa chọn nhà cung ứng phự hợp nhất.
- Xõy dựng duy trỡ mối quan hệ
Chọn đơn vị cung ứng: khi đó cú quyết định mua vật tư, phũng vật tư chịt trỏch nhiệm lập danh sỏch cỏc đơn vị cung ứng trỡnh lờn Tổng Giỏm Đốc phờ duyệt, nếu cỏc đơn vị cung ứng nào đú được phờ duyệt nhưng lại khụng đỏp ứng được thỡ phải lựa chọn đơn vị cung ứng khỏc theo trỡnh tự như sau:
Bước 1: Thu thập những thụng tin của ớt nhất 2 đơn vị cung ứng về loại NVL cần cung cấp.
Bước 2: Lấy thụng tin trực tiếp từ cỏc đơn vị cung ứng khi họ chào hàng, cho xem mẫu vật tư, phiếu kiểm tra hay chứng chỉ chất lượng…
CễNG TY TNHHNN MTV DỆT 19/5 HÀ NỘI
PHIỂU XEM XẫT CÁC ĐỀ NGHỊ CỦA NHÀ CUNG ỨNG 1. Về phần nhà cung ứng
Nhà cung ứng... Địa chỉ...Điện thoại... Tờn người liờn hệ... Địa chỉ... ...
Cỏc yờu cầu thay đổi của nhà cung ứng...
Số lượng... Giỏ... Phương thức giao nhận... ... Phương thức thanh toỏn... Cỏc yờu cầu khỏc... 2. Khả năng của cụng ty
Số lượng... Giỏ cả ... Phương thức giao nhận... Phương thức thanh toỏn... Cỏc quy định khỏc...
3. Kết luận
... ... Phũng Vật Tư Hà Nội, ngày…thỏng….năm Giỏm Đốc
Bước 3: Chọn lựa, phờ duyệt: phũng vật tư đỏnh giỏ khả năng cung ứng của cỏc đơn vị cung ứng trờn cơ sở thụng tin thu thập được, sau đú lập phiếu xem xột đề nghị của cỏc nhà cung ứng, phiếu theo dừi được Giỏm Đốc phờ duyệt và đưa vào danh sỏch cỏc đơn vị cung ứng của cụng ty, danh sỏch này cứ sau 2 năm cú sự đỏnh giỏ lại trước khi mua để kịp thời điều chỉnh.Việc lờn danh sỏch nhà cung ứng và tạo được mối quan hệ thường xuyờn, ổn định lõu dài tạo lợi thể là lựa chọn chắc chắn, khụng sợ rủi ro, giảm chi phớ khảo sỏt, nghiờn cứu.
Đối với nhà cung ứng nước ngoài :
Nguyờn vật liệu trong nước khụng đủ đỏp ứng, chất lượng của bụng trong nước khụng đủ chất lượng yờu cầu với sản phẩm, cụng ty phải nhập bụng từ nước ngoài chủ yếu là cỏc nhà cung ứng như: bụng Tõy Phi, bụng Liờn Xụ, bụng Mỹ, bụng Ấn Độ…..Nguyờn liệu bụng vẫn phải nhập đến 90%, đõy là khú khăn cho cụng ty. Do đú để giảm bớt khú khăn, giảm chi phớ sản xuất, hạ giỏ thành sản phẩm cụng ty cần tỡm được cỏc nhà cung ứng phự hợp đảm bảo chất lượng đầu vào trỏnh tỡnh trạng lệ thuộc vào một số nhà cung ứng.
Bởi vậy, ngành dệt may núi chung chịu tỏc động của cỏc nhà cung ứng nước ngoài là rất lớn và cụng ty Dệt 19/5 khụng nằm ngoài xu hướng này.
Với bất kể sự biến động nào của thị trường này đều gõy ra biện động cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty. Vỡ thế tựy vào thời điểm khỏc nhau cụng ty sẽ nhập khẩu khối lượng nguyờn vật liệu ở cỏc mức khỏc nhau.
Bảng 2.4: Tỡnh hỡnh nhập khẩu bụng của cụng ty năm 2006 và 2007
Đơn vị: Tấn Thỏng 2006 2007 1 5.300 6.524 2 7.212 8.163 3 7.280 10.360 4 17.300 15.975 5 15.423 16.842 6 15.100 16.825 7 15.230 17.198 8 16.912 18.200 9 14.521 15.912 10 18.232 19.468 11 13.260 20.156 12 15.415 21.236 Nguồn. phũng vật tư
Để đỏp ứng nhu cầu nguyờn vật liệu của mỡnh, cụng ty đó tỡm đến một số đối tỏc nước ngoài như: Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản, Thỏi Lan,…đõy là cỏc đối tỏc hiện nay thõm nhập vào Việt Nam rất nhiều tạo điều kiện cho cụng ty lựa chọn được đối tỏc cú chi phớ mua thấp nhất.
Đối với nhà cung ứng trong nước:
Từ sức cung của thị trường trong nước ta thấy rằng mức độ ảnh hưởng của cỏc nhà cung ứng trong nước đối với toàn ngành khụng lớn. Gần như toàn bộ cỏc cụng ty hoạt động trong lĩnh vực này vừa sản xuất sợi, vừa sản xuất vải. Nhưng khối lượng sản xuất ra và chi phớ sản xuất cũn rất lớn. Bởi thành phần chớnh yếu là bụng vẫn phải nhập đến 98% bụng từ nước ngoài. Với chi phớ sản xuất lớn như vậy, họ khụng thể tự tăng chi phớ trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, vỡ vậy bụng nhập khẩu vẫn là giải phỏp hiệu quả hơn.
Từ quý 4 năm 1998 cụng ty bụng đó chuyển về cho cụng ty quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trồng, chế biến và tiờu thụ bụng. Từ đú linh hoạt hơn trong
việc cung ứng kịp thời bụng cho sản xuất. Thờm nữa cõy bụng từ nay cũng cú thị trường lớn và ổn định là cỏc cụng ty sản xuất sợi mỗi lỳc một tăng, dự bỏo đến năm 2010 là 150.000 tấn. Việc tăng sản lượng trong nước cú ý nghĩa vụ cựng lớn bởi sẽ giảm được tỷ lệ phải nhập khẩu, trỏnh cỏc tỏc động của tỷ giỏ hối đoỏi, hạ giỏ thành sản phẩm, cụng ăn việc làm cho người lao động.
Nguồn cung ứng sợi trong nước của cụng ty bao gồm sợi Huế, sợi 8/3, sợi Hà Nội..
1.4. Quản trị hệ thống kho tàng
1.4.1. Đặc điểm hệ thống kho tàng của cụng ty
Trong cỏc khõu quản lý nguyờn vật liệu thỡ bảo quản hệ thống kho tàng là yờu cầu quan trọng bởi bảo quản NVL tốt sẽ là nhõn tố ảnh hưởng tớch cực tới chất lượng sản phẩm, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đỏp ứng nhu cầu ngày càng cao của khỏch hàng.
Đặc tớnh nổi bật của NVL là dễ chỏy, vỡ vậy cụng ty đó trang bị tốt cỏc thiết bị phũng chỏy chữa chỏy, cụng tỏc phũng chỏy chữa chỏy được phổ biến rộng rói đến toàn bộ cụng nhõn viờn và được quản lý nghiờm ngặt.
Hệ thống kho tàng là nơi tập trung dự trữ nguyờn, nhiờn, vật liờu, dụng cụ, mỏy múc phục vụ cho sản xuất đồng thời cũng là nơi tập trung thành phẩm của cụng ty trước khi tiờu thụ.
Hệ thống kho tàng của cụng ty bao gồm:
Kho nguyờn liệu chớnh: Bụng và sợi là nguyờn liệu chủ yếu trong sản phẩm của cụng ty, do đú cụng tỏc bảo quản chống ẩm rất quan trọng bởi bụng cú tớnh hỳt ẩm cao. Chớnh vỡ thế cụng ty đó trang bị cỏc thiết bị bảo đảm chỏt lượng như giỏ để vật tư, quạt thụng giú…..
Kho phụ tựng: là kho chứa cỏc đồ dựng như chổi, thiết bị phục vụ cho sản xuất, quần ỏo bảo hộ của người lao động…
Kho thành phẩm: là kho chứa cỏc sản phẩm dó hoàn thành chờ giao cho khỏch