1. Thực trạng cụng tỏc quản trị cung ứng nguyờn vật liệu tại cụng ty Dệt 19/5 Hà Nội
1.4.2.1. Tổ chức tiếp nhận
Cụng ty đó ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện, bởi vậy chất lượng được kiểm tra nghiờm ngặt ở tất cả cỏc khõu, ngay từ khõu đầu tiờn của quỏ trỡnh sản xuất là NVL được bộ phận KCS kiểm tra, chỉ khi NVL đảm bảo chất lượng mới nhập kho, lỳc đú thủ kho chịu trỏch nhiệm tiếp nhận chớnh xỏc số lượng, chủng loại NVL căn cứ vào quy định ghi trong hoỏ đơn, hợp đồng, phiếu giao hàng. Thủ kho sẽ kiểm tra số thực nhập so sỏnh với hoỏ dơn, hợp đồng tại mỗi kho NVL, nếu phỏt hiện ra sai sút, thủ kho phải bỏo ngay cho phũng vật tư để giải quyết và lập biờn bản xỏc nhận về việc kiểm tra, cuối cựng thủ kho ghi thực nhận cựng với người giao hàng và cho nhập kho. Quỏ trỡnh tiếp nhận, thay đổi NVL như thế nào sẽ được phũng vật tư lập sổ và theo dừi.
Việc tiếp nhận NVL được tiến hành như sau: - Nhận chứng từ
NVL chớnh là bụng và sợi. Khối lượng nhập-xuất hàng ngày sẽ được theo dừi bằng sổ sỏch, hoỏ đơn. Trờn sổ sỏch phải ghi lại toàn bộ số lượng bỏo cỏo nhập hàng ngày, liệt kờ số lượng, chủng loại, quy cỏch vật tư để làm căn cứ sắp xếp mặt bằng một cỏch hợp lý. Cuối cựng ghi lại mó số phiếu nhập kho vào sổ nhập.
- Chuẩn bị mặt bằng
Để xỏc định chớnh xỏc diện tớch mặt bằng cần trước hết phải dựa trờn cơ sở tớnh toỏn chi tiết số lượng, quy cỏch từng loại vật tư. Sau đú sẽ bố trớ sơ đồ kho, vệ sinh kho sạch sẽ. Để tạo điều kiện cho việc tỡm kiếm dễ dàng chủng loại NVL cần sử dụng thỡ việc sắp xếp, phõn loại vật tư theo lụ là rất quan trọng., sau khi đó phõn loại được từng lụ, phải tạo lối đi giữa cỏc lụ để việc vận chuyển được dễ dàng và thuận tiện. Quy định đặt ra cho việc bố trớ, sắp xếp cỏc lụ NVL là phải được đặt trờn kệ thành từng lụ theo chủng loại, chiều cao khụng quỏ 3m, cỏc lụ cỏch nhau 20cm.
Để lựa chọn cụng cụ, phương tiện vận chuyển như thế nào sẽ dựa trờn số liệu ghi trờn phiếu, hệ số thực nhập, số nhập.
- Kiểm tra vật tư:
Phũng kỹ thuật quy định tiờu chuẩn mẫu kiểm tra vật tư. Nội dung kiểm tra như sau:
Thứ nhất, kiểm tra số lượng vật tư, quy cỏch, thời hạn sử dụng, nhón hiệu. Thứ hai, kiểm tra thụng số ghi trờn tem cú khớp với sản phẩm khụng, nếu khụng khớp phải bỏo cỏo sửa đổi và yờu cầu xử lý theo quy trỡnh kiểm soỏt sản phẩm khụng phự hợp.
Thứ ba, bố trớ vào khu vực đó được chuẩn bị đối với cỏc sản phẩm đó được khớp thụng số.
Thứ tư, đỏnh kớ hiệu để phõn biệt sản phẩm khụng phự hợp. Vớ dụ: Phiếu kiểm tra NVL đầu vào:
Mó số kiểm tra: 12.08 Số: 138/QC Địa điểm kiểm tra: Tại kho vật tư Số lượng: 8460.000kg Ngày 27/3/2007 TT Đối tượng kiểm tra Hướn g dẫn và tiờu chuẩn kiểm tra Đơn vị Số lượng Số tem kiểm tra
Kết quả Người kiểm tra
PH KPH Tờn kớ 1 Bụng cot Theo mẫu kg 761 7 761 2 Xơ PE Theo mẫu kg 772.75 8 772.75 3 Sợi PE Theo mẫu kg 624.5 9 624.5 Nguồn. Phũng vật tư
Vật tư được mua từ bất cứ nguồn nào trước khi nhập kho phải qua cỏc bước sau: Kiểm tra trước khi nhập kho
Kiểm tra sơ đồ, sổ sỏch, cụng cụ nhằm trỏnh nhầm lõn, sai sút. Dỏn tem kiểm tra vào những sản phẩm đó đạt tiờu chuẩn.
Kiểm tra lại vị trớ lưu kho của từng loại vật tư sau khi đó xếp đủ, cú như vậy sẽ trỏnh được nhầm lẫn cú thể xảy ra.
Bước 5: Cập nhật số liệu bỏo cỏo Nhập số liệu vật tư để bỏo cỏo Nhập số liệu vào thẻ kho Nhập số liệu vào sổ kiểm tra
Từ đú ta thấy rằng chỉ khi NVL đó qua phũng chất lượng kiểm tra nếu đạt tiờu chuẩn chất lượng thị mới được phộp nhập kho.
Phiếu nhập kho được ghi làm 3 liờn: 1 liờn do thủ kho giữ
1 liờn do người giao hàng giữ 1 liờn được lưu giữ tại mỏy
Tuy mỗi đơn hàng đó được kiểm tra trước khi nhập kho nhung vẫn khụng trỏnh khỏi được những sai sút, vỡ vậy vẫn xảy ra một số bỏo cỏo khụng phự hợp do chất lượng NVL khụng được đảm bảo.
CễNG TY TNHHNN MTV DỆT 19/5 HÀ NỘI
Bỏo cỏo sai sút nhập kho
Thủ Kho: Trần Văn Hải Phõn xưởng : dệt
Đơn vị cung ứng: cụng ty Dệt Vĩnh Phỳ Mó đơn hàng: VTP003
Ngày 11/2/2007
Số lượng thực nhập: 1.5 tấn Số lượng ghi trờn hoỏ đơn: 1.8 tấn Loại sai sút: sai số lượng nhập
Nguyờn nhõn sai sút: sau khi đó nhập kho NVL, thủ kho tập hợp và kiểm kờ lại đơn hàng, phỏt hiện số lượng thực nhập giữa hai bờn trong hợp đồng khụng khớp nhau, xảy ra hiện tượng này là do bộ phận tổ chức vận chuyển từ đơn vị cung ứng về nhập kho tại cụng ty đó sơ ý để bị mất cắp NVL nhưng khụng phỏt hiện kịp thời.
Trờn đõy là một vớ dụ minh chứng cho hiện tượng sai sút xảy ra trong quỏ trỡnh nhập kho NVL.
Trong năm 2007, cụng ty xảy ra thờm 2 vụ sai sút như sau:
- Mó hàng NĐ-GC02 ngày 13/4/2007 nhập thừa 0,5 tấn NVL, do thay đổi lệnh sản xuất sản phẩm nhưng lại phõn tới thủ kho chậm , xảy ra trường hợp này là do chưa cú sự bàn giao cụng việc hợp lý.
- Mó hàng HĐ-Sợi 06 ngày 6/7/2007, sai mỏc NVL do người chịu trỏch nhiệm nhận lụ NVL từ đơn vị cung ứng khi được bờn cung ứng phõn loại để dỏn mỏc đó sơ suất nhầm tờn của 2 loại NVL. Khi NVL được về kho, qua bộ phõn KCS kiểm tra đó kịp thời phỏt hiện rồi mới cho nhập kho.
Tuy vẫn xảy ra một số sai sút như vừa trỡnh bày ở trờn, nhưng nhỡn chung dưới sự kiểm tra kỹ lưỡng và nghiờm tỳc về quy cỏch, phẩm chất NVL của nhõn viờn tổ KCS, NVL đạt mới được nhập kho nờn hạn chế được những sai sút trong quỏ trỡnh cung ứng NVL, căn cứ vào đú phũng vật tư viết phiếu nhập kho được chớnh xỏc, đỏp ứng kịp thời nhu cầu NVL.
Ngày lập thẻ:../…/2007 Tờn nhón hiệu, quy cỏch NVL Đơn vị tớnh Ngày nhập xuất Chứng từ Số phiếu Nhập Xuất Ngày thỏng Diễn giải Số lượng Nhập Xuất Tồn Ký xỏc nhận 1.4.2.2 Cụng tỏc bảo quản NVL Hệ thống kho
Hệ thốg kho tàng
Sơ đồ bố trớ kho nguyờn liệu
Khu vực để nguyờn vật liệu chờ kiểm tra
Khu vực để kiểm tra nguyờn liệu đầu vào
Giỏ để vật tư
Giỏ để vật tư
Giỏ để vật tư
Giỏ để vật tư
Giỏ để vật tư Giỏ để vật tư
G iỏ để vậ t tư G iỏ để vậ t tư G iỏ để vậ t
NVL sau khi tiếp nhận và thu mua phũng vật tư nhập số liệu, ghi vào sổ sau đú giao về cho cỏc kho. NVL được sắp xếp, quản lý theo danh mục cỏc chủng loại mặt hàng, cỏc thủ kho và nhõn viờn kho bố trớ từng loại vật tư một cỏch hợp lý để dễ lấy và dễ kiểm tra.
1.4.2.3. Tổ chức cấp phỏt
Tất cả cỏc vấn đề liờn quan đến vật tư đều do phũng vật tư đảm nhiệm. Phũng vật tư lập ra hệ thống hạn mức tiờu dựng NVL, căn cứ vào hạn mức này sẽ tổ chức cấp phỏt NVL dựa trờn số lượng, chất lượng của từng chủng loại NVL đó được xỏc định sẵn trong tiến độ sản xuất. Theo đú phũng tài vụ lập sổ để theo dừi xuất vật tư cho mỗi phõn xưởng.
Nếu đó hết NVL vỡ bất cứ lý do nào do chất lượng NVL khụng đảm bảo hay do lỗi trong quỏ trỡnh sản xuất hay do lỗi bảo quả dẫn đến khụng hoàn thành nhiệm vụ sản xuất thỡ nhà mỏy phải làm bỏo cỏo sản phẩm khụng phự hợp và hạn mức vật tư cho sản xuất (bổ sung) yờu cầu cần cấp thờm vật tư để cỏc nhà mỏy cú thể hoàn thành tiến độ sản xuất trỏnh gõy ra giỏn đoạn ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng sản phẩm.
Nếu NVL thừa thỡ đõy được coi là đó tiết kiệm và được khấu trừ vào phiếu hạn mức đơn hàng sau và được lưu kho dựng cho cỏc lụ hàng khỏc.
Căn cứ tiến hành xuất kho như sau:
Phiếu lĩnh vật tư được Giỏm Đốc phờ duyệt.
Bảng 2.5: Bảng cấp phỏt vật tư TT Tờn vật tư Đv ĐM Thực xuất Cộng 31/10 1/11 3/11 5/11 6/11 8/11 12/11 18/11 Xớ nghiệp may 1 Vải 34314 navy m 3.278 578 620 320 38 825.6 805.4 91 3.278 2 Vải 34314 be m 3.260 367 208.6 543 245 756 618.4 522 3.260 3 3419 mộc m 5.128 576 864 789 420 486 527 769 697 5.128 4 2084 mộc m 2.520 75 420 158 584 413 870 2.520 5 ễze350 m 2.563 680 610 678 595 6 Vải 3414 màu m 1.820 456 368 597 729 1.820 7 Phin tận dụng m 780 780 8 ...
1.4.3. Quản lý nguyờn vật liệu tồn kho
Tồn kho nguyờn vật liệu hay tồn kho hàng húa là điều luụn xảy ra hầu như ở cỏc doanh nghiệp. Tồn kho cú thể là do khi cấp phỏt NVL hoặc tự mua sắm theo kế hoạch sản xuất nhưng chưa tớnh đến dự trữ tối ưu nờn vẫn cú thể được cấp thừa theo lụ hoặc tồn kho là do mua dự trữ để đảm bảo kế hoạch sản xuất hoặc cũng cú thể do yếu tố tớch cực hơn đúa là khả năng tiết kiệm NVL trong sản xuất so với định mức.
Bảng 2.6: Tỡnh hỡnh tồn kho nguyờn vật liệu của cụng ty
ĐVT 2003 2004 2005 2006 2007 Giỏ thực tế NVL sử dụng trong kỳ(1) Tr.đồng 18.674 24.798 30.860 31.912 30.124 Giỏ thực tế NVL tồn kho bỡnh quõn(2) Tr.đồng 5.380 5.660 6.528 7.925 8.753 Chờnh lệch NVL tồn kho(Ti+1-Ti) Tr.đồng 280 868 1397 828 Tốc độ tăng NVL Tr.đồng 105 115 121 110 Hế số quay kho NVL (1)/(2) % 3,47 4,38 4,73 4,03 3,44
Từ số liệu trờn ta thấy rằng giỏ thực tế NVL tồn kho bỡnh quõn của cụng ty luụn tăng, tăng cao nhất là năm 2007 tăng hơn 1.6 lần so với năm 2003 (năm 2007 tồn kho là 8.753 triệu đồng, năm 2003 tồn kho là 5.380). Nhưng tương ứng với sự tăng này là giỏ trị NVL thực tế sử dụng năm 2007 nhiều gấp 1.6 lần so với năm 2003 (30.124 so với 18.674) điều này cho thấy đõy là sự gia tăng hợp lý của NVL tồn kho. Hệ số quay kho NVl luụn dao động quanh giỏ trị 4 lần do đú phải trờn dưới 3 thỏng NVL mới được quay hết một vũng, đú là thời gian khỏ lõu để thu hồi vốn sản xuất kinh doanh diễn rỏ khỏ chậm.
1.5. Tổ chức hoạt động vẩn chuyển nguyờn vật liệu của cụng ty
Hoạt động vận chuyển NVL là việc tham gia cú kế hoạch của cỏc phương tiện võn chuyển để chuyển NVL đến mục tiờu cần chuyển.
Tại cụng ty, việc vận chuyển được tiến hành cả ở bờn trong và bờn ngoài. Vận chuyển bờn trong là hỡnh thức vận chuyển NVL từ kho nguyờn liệu đến cỏc phõn xưởng sản xuất bằng cỏc loại xe kộo tay. Điều thuận lợi là khoảng cỏch giữa cỏc phõn xưởng khụng xa nờn vận chuyển khỏ dễ dàng.
Vận chuyển bờn ngoài là hỡnh thức vận chuyển trong quỏ trỡnh thu mua NVL và cụng ty tự chuyển về kho.
Mục tiờu đối với hoạt động vận chuyển là đỳng thời gian, chất lượng NVL được đảm bảo với chi phớ vận chuyển thấp nhất. Cú hai cỏch lựa chọn để vận chuyển: vận chuyển cú thể là do bờn cung ứng hoặc tự cụng ty vận chuyển nhằm tạo được thế chủ động, bởi lựa chọn phương tiện vận chuyển nào, thời gian vận chuyển cụng ty thường chủ động xem xột từ khi đặt hàng và thỏa thuận với nhà cung ứng để chi phớ được giảm thiểu, đỏp ứng nhu cầu sản xuất.
2. Đỏnh giỏ chung về tỡnh hỡnh thực hiện cụng tỏc quản trị cung ứng nguyờn vật liệu vật liệu
2.1. Thành tớch đạt được
Chỳng ta biết rằng NVL cú vai trũ quyết định đối với sự tồn tại và phỏt triển sản xuất. Bởi vậy nhỡn chung cụng ty đó cú những chớnh sỏch bảo quản NVL tốt.
Như đó thấy ở trờn, quỏ trỡnh mua sắm NVL của cụng ty đó thu được một số kết quả nhất định như giảm được hao hut, mất mỏt trong bảo quản, giảm chi phớ dự trữ…Điều đú đó chứng tỏ việc thực hiện định mức sử dụng NVL của cụng ty đạt hiệu quả cao, cụng ty sử dụng NVL theo hạn mức, cỏc phõn xưởng sản xuất đó ỏp dụng đỳng và đầy đủ hỡnh thức này. Do đú đó tiếi kiệm được một lượng lớn NVL gúp phần làm hạ giỏ thành sản phẩm. Cụng tỏc giỏm sỏt cỏc đơn vị thực hiện định mức sủ dụng NVL được tăng cường và ỏp dụng triệt để và thực hiện tốt cỏc tiờu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Ngoài ra cụng ty luụn thực hiện nghiờm chỉnh quy chế thưởng phạt trờn cỏc hoạt động liờn quan đến cỏc mặt của
sản xuất, điều chỉnh một cỏch đỳng đắn thỏi độ làm việc của cụng nhõn viờn trong cụng ty thỳc đẩy động lực làm việc năng suất và ngày càng hiệu quả.
Theo mụ hỡnh năm lực lượng cạnh tranh của Micheal Porter thỡ nhà cung ứng là yếu tố khụng thể thiếu, cú tỏc động to lớn đến sự thành bại của một doanh nghiệp. NVL là khõu đầu tiờn mở đầu cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh đi vào hoạt động, do đú làm tốt khõu này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cỏc khõu sau. Cụng ty đó tạo được quan hệ tốt đối với nhà cung ứng, do vậy cụng ty đó chủ động được cỏc nguồn cung ứng NVL , NVL được cung ứng đầy đủ, kịp thời về chủng loại, số lượng.
Hệ thống kho tàng của cụng ty đó đỏp ứng được yờu cầu dự trữ, bảo quản NVL, quản lý NVL theo từng chủng loại và cho từng khõu sản xuất làm giảm hư hỏng, mất mỏt NVL. Việc tiếp nhận cũng như phõn loại, sắp xếp NVL và kiểm tra NVL được thực hiện khỏ hoàn chỉnh và nhanh chúng. Hệ thống kho được tăng cường cỏc biện phỏp bảo quản chống ẩm mốc, mối mọt, nhà kho được bố trớ ở nơi khụ rỏo, thoỏng mỏt, cú phương tiện phũng chống chỏy nổ.
Cụng ty đó làm tốt cụng tỏc cấp phỏt NVL, trỏnh được tỡnh trạng thiếu hụt NVL, theo dừi sỏt xao tỡnh hỡnh biến động NVL, hệ thống định mức NVL được xõy dựng khỏ hoàn chỉnh. Do đú tỷ lệ sai hỏng ở mức thấp nhất, giảm được chi phớ sửa chữa, chi phớ làm lại sản phẩm hỏng.
Việc sử dụng NVL của cụng ty đó ỏp dụng tốt cỏc hỡnh thức khuyến khớch đối với cỏ nhõn, phõn xưởng sử dụng tiết kiệm NVL, nhờ vậy tỷ lệ chi phớ NVL phỏt sinh do hư hỏng, mất mỏt hao hụt vỡ cỏc nguyờn nhõn chủ quan.
2.2. Những tồn tại trong quản trị cung ứng nguyờn vật liệu
Vỡ sản phẩm của cụng ty đũi hỏi phải cú nhiều loại vật tư, do đú cụng tỏc xõy dựng định mức NVL cũn gặp khú khăn.
Quỏ trỡnh mua sắm, tiếp nhận NVL của cụng ty là theo đơn hàng, khi mua nhiều dẫn đến tỡnh trạng cú nhiều bỏo cỏo sản phẩm khụng phự hợp từ dưới cỏc phõn xưởng yờu cầu cấp bổ sung để đảm bảo đỳng tiến độ sản xuất được giao.
Do nguồn NVL ở trong nước cũn thiếu nờn một lượng lớn NVL mà cụng ty sử dụng đang phải nhập từ nước ngoài. Điều này đó gõy ra sự phụ thuộc về nguồn cung
NVL, chịu ảnh hưởng lớn bởi sự biến động của thị trường khu vực và thế giới nờn