II. Thực trạng phõn tớch cụng việc tại Sở Tài nguyờn, Mụi trường và Nhà đất Hà Nộ
2. Hệ thống cỏc kết quả phõn tớch cụng việc
2.1 Bản mụ tả cụng việc
Dựa vào quy chế của Nhà nước phũng Tổ chức - Hành chớnh sẽ xõy dựng nờn được một bản phõn cụng cụng tỏc cho cỏc Trưởng phú phũng (ngoại
trừ ban Lónh đạo Sở). Ban lónh đạo Sở sẽ thực hiện theo đỳng quy chế của Nhà nước.
2.1.1. Bản mụ tả cụng việc của Giỏm đốc Sở
Giỏm đốc Sở là thủ trưởng cơ quan, lónh đạo và điều hành mọi hoạt động của Sở theo chức năng nhiệm vụ đó được Uỷ ban nhõn dõn thành phố giao, chịu trỏch nhiệm cỏ nhõn trước Hội đồng nhõn dõn và Uỷ ban nhõn dõn Thành phố về toàn bộ cụng tỏc của Sở.
Quyền hạn và trỏch nhiệm:
- Điều hành phối hợp mọi hoạt động của Sở, giỳp Uỷ ban nhõn dõn Thành phố thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tài nguyờn đất, tài nguyờn nước, tài nguyờn khoỏng sản, mụi trường, khớ tượng, thuỷ văn, đo đạc bản đồ, quản lý nhà ở và cỏc cụng sự trờn địa bàn Thành phố Hà Nội theo sự chỉ đạo trực tiếp của Uỷ ban nhõn dõn Thành phố và sự chỉ đạo hướng dẫn về chuyờn mụn nghiệp vụ của Bộ Tài nguyờn, Mụi trường và Bộ Xõy dựng; bảo đảm việc chấp hành đường lối chớnh sỏch của Đảng, phỏp luật Nhà nước và cỏc nghị quyết, quyết định, chỉ thị của Thành uỷ, Hội đồng nhõn dõn, Uỷ ban nhõn dõn Thành phố.
- Thực hiện hoặc uỷ nhiệm cho Phú Giỏm đốc Sở thực hiện chế độ bỏo cỏo với Thành uỷ, Uỷ ban nhõn dõn Thành phố, Bộ Tài nguyờn, Mụi trường, Bộ Xõy dựng và cơ quan Nhà nước cấp trờn; trả lời hoặc uỷ quyền cho Phú Giỏm đốc trả lời chất vấn của Hội đồng nhõn dõn Thành phố, cac yờu cầu kiến nghị của cơ quan, đơn vị trực thuộc và của cụng dõn, trả lời cỏc cơ quan ngụn luận về những vấn đề liờn quan.
- Giỏm đốc Sở triệu tập và chủ trỡ cỏc cuộc họp theo phạm vi quản lý của Sở. Tham dự cỏc cuộc họp do cấp trờn triệu tập hoặc cỏc hội nghị của ban, ngành Thành phố. Tuỳ yờu cầu và nội dung hội nghị cú thể uỷ quyền cho Phú Giỏm đốc họp thay.
- Những vấn đề thuộc chủ trương, phương hướng lớn như cỏc đề ỏn về quy hoạch, kế hoạch, phỏt triển kinh tế xó hội của Thành phố và của ngành về
xõy dựng lực lượng và cơ sở vật chất kỹ thuật của ngành, cỏc dự thảo văn bản quy phạm phỏp luật về quản lý ngành, bỏo cỏo tổng kết, bỏo cỏo chuyờn đề của Sở… cụng tỏc tổ chức cỏn bộ như thành lập hoặc giải thể một đơn vị, đề bạt, miễn nhiệm cỏn bộ, cử cỏn bộ đi nước ngoài học tập và cụng tỏc cõn thụng qua hội nghị gồm Giỏm đốc, cỏc Phú Giỏm đốc quyết định hoặc trỡnh lờn cấp trờn quyết định. Trường hợp quỏ nửa số người dự hội nghị chưa thống nhất, nếu Giỏm đốc Sở vẫn quyết định thỡ cần bỏo cỏo cả những ý kiến chưa thống nhất lờn cấp trờn.
- Giỏm đốc Sở dành thời gian tiếp xỳc và kiểm tra cỏc đơn vị sự nghiệp và cơ sở. Hàng thỏng bố trớ lịch tiếp dõn để nghe và giải quyết những việc mà cỏc Phú Giỏm đốc Sở và cỏc phũng ban chức năng chưa giải quyết dứt điểm hoặc những vấn đề cấp bỏch.
Khi Giỏm đốc Sở cú việc đi vắng dài ngày sẽ giao cho một đồng chớ Phú Giỏm đốc Sở thay mặt điều hành chung mọi hoạt động của Sở.
Ngoài ra Giỏm đốc Sở cũn chủ trỡ hoặc tham gia cỏc đề tài nghiờn cứu khoa học thuộc lĩnh vực Tài nguyờn, Mụi trường và Nhà đất. Quản lý cỏn bộ cụng chức - viờn chức thuộc Sở. Quản lý sử dụng cú hiệu quả tài chớnh, tài sản được giao theo quy định. Thực hiện cỏc nhiệm vụ khỏc do Chủ tịch Uỷ ban nhõn dõn Thành phố giao.
Như vậy cú thể thấy được bản phõn cụng cụng tỏc tại Sở (cú thể coi như một bản mụ tả cụng việc) của Giỏm đốc Sở đó cụ thể rừ ràng từng nhiệm vụ, bao quỏt được tổng thể hầu hết cỏc cụng việc chung cần phải hoàn thành của Giỏm đốc Sở trong đú cũn chỉ rừ người thay thế khi vắng mặt, đảm bảo cho cụng việc được duy trỡ liờn tục.
Tuy nhiờn bờn cạnh đú việc trỡnh bày bản mụ tả cụng việc chưa rừ ràng, chưa nhấn mạnh được trỏch nhiệm cụng việc chớnh cần phải làm. Khụng thể hiện được ngày ban hành văn bản để cú thể biết chớnh xỏc được thời gian gần nhất cập nhật văn bản để cú phương ỏn sửa đổi khi thấy cần thiết.
Là cụng chức được bổ nhiệm chức danh Trưởng phũng Tổ chức - Hành chớnh, trực tiếp giỳp lónh đạo Sở quản lý, triển khai cụng tỏc tổ chức, cụng tỏc hành chớnh, tài chớnh của Sở.
Phụ trỏch chung toàn bộ hoạt động cụng tỏc của Phũng. Trực tiếp phụ trỏch cụng tỏc tổ chức cỏn bộ, cụng tỏc quản lý Cỏn bộ viờn chức, cụng tỏc quy hoạch, đào tạo bồi dưỡng Cỏn bộ cụng chức, cụng tỏc thi đua khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, sử dụng cỏn bộ, quản lý hồ sơ cỏn bộ viờn chức theo phõn cấp của Thành phố, cụng tỏc cải cỏch hành chớnh theo mụ hỡnh một cửa. Theo dừi trực tiếp cụng tỏc văn thư, phụ trỏch việc xõy dựng nội quy, quy chế của cơ quan.
Nghiờn cứu đề xuất xõy dựng bộ mỏy tổ chức ngành hợp lý, đạt hiệu quả, phối hợp dự thảo cỏc văn bản phỏp quy liờn quan đến chức năng nhiệm vụ của từng ngành, hướng dẫn kiểm tra cỏc đơn vị thuộc Sở thực hiện từng bước sắp xếp hoàn thiện cụng tỏc tổ chức cỏn bộ phự hợp với yờu cầu quản lý của ngành. Là uỷ viờn thường trực Hội đồng nõng lương, Hội đồng khen thưởng kỷ luật của Sở, thành viờn Ban chỉ đạo cải cỏch hành chớnh, Ban chỉ đạo thực hiện quy chế dõn chủ của Sở.
Được ký uỷ nhiệm cỏc văn bản:
- Ký thụng bỏo ý kiến chỉ đạo của Giỏm đốc Sở tại hội nghị giao ban Sở và cỏc hội nghị triển khai cụng tỏc của Sở.
- Ký sao lục cỏc văn bản theo quy định của Nhà nước và Thành phố liờn quan đến chức năng nhiệm vụ của Ngành được Giỏm đốc Sở phờ duyệt.
- Ký xỏc nhận lý lịch cỏn bộ cụng chức theo hồ sơ gốc Sở quản lý.
- Ký giấy thụi trả lương cho cỏn bộ cụng chức thuyờn chuyển cụng tỏc, giấy giới thiệu cho cỏn bộ cụng chức liờn hệ cụng tỏc.
- Ký chứng từ tài chớnh khi đồng chớ phú phũng tài vụ đi vắng.
Trực tiếp phụ trỏch bộ phận tổ chức, bộ phận một cửa, cụng tỏc đối ngoại và giải quyết cỏc cụng việc đột xuất do Giỏm đốc Sở giao.
Bản mụ tả cụng việc của Trưởng phũng Tổ chức - Hành chớnh cũng đó cụ thể giỳp cho người đảm nhiệm cụng việc cú thể phần nào hỡnh dung ra được phần nào cỏc cụng việc phải thực hiện. Cụ thể cỏc văn bản được phộp ký để cú thể thấy rừ được quyền hạn của Trưởng phũng Tổ chức - Hành chớnh. Mặc dự vậy vẫn cũn cú một vài điểm rất chung chung, và việc trỡnh bày bản mụ tả cụng việc cũng chưa khoa học, chưa nhấn mạnh được cụng việc chớnh cần phải tiến hành.
2.1.3. Bản mụ tả cụng việc của chuyờn viờn phũng Tổ chức - hành chớnh
Là cụng chức chuyờn mụn nghiệp vụ trong phũng Tổ chức hành chỡnh, giỳp lónh đạo phũng tổ chức quản lý một lĩnh vực hoạt động hoặc một vấn đề nghiệp vụ của phũng.
Bản mụ tả cụng việc của cỏc chuyờn viờn rất tổng quỏt, khiến cho cỏc chuyờn viờn khụng thể biết được cụ thể cụng việc mỡnh cần phải làm những gỡ, được giỏm sỏt như thế nào, cụng việc chồng chộo tất yếu sẽ xảy ra. Khụng phõn định quyền hạn và trỏch nhiệm đối với cụng việc.
2.2. Bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện 2.2.1. Yờu cầu đối với Giỏm đốc Sở
Phẩm chất: yờu nước, kiờn định đường lối đổi mới, độc lập dõn tộc và chủ nghĩa xó hội của Đảng, tận tuỵ phục vụ nhõn dõn. Làm việc với tinh thần trỏch nhiệm cao, hiệu quả. Cần, kiệm, liờm, chớnh, chớ cụng vụ tư, trung thực, thẳng thắn, cú tinh thần đấu tranh tự phờ bỡnh và phờ bỡnh. Đoàn kết, dõn chủ, chõn tỡnh với đồng nghiệp, đồng sự được tập thể tớn nhiệm. Gắn bú mật thiết với nhõn dõn, được nhõn dõn nơi cư trỳ tớn nhiệm. Cú ý thức tổ chức kỷ luật, gương mẫu chấp hành phỏp luật và cỏc quy định của Nhà nước, nội quy, quy chế của cơ quan. Kiờn quyết đấu tranh chống tham nhũng và khụng tham nhũng.
Năng lực
- Cú năng lực tham mưu, tổ chức thực hiện cỏc chủ trương chớnh sỏch của Đảng, Nhà nước về lĩnh vực chuyờn mụn, chuyờn ngành.
- Cú khả năng nghiờn cứu xõy dựng cỏc văn bản quy phạm phỏp luật, đề xuất cỏc giải phỏp, phương phỏp quản lý về lĩnh vực chuyờn mụn, chuyờn ngành cho hoạt động quản lý Nhà nước của Uỷ ban nhõn dõn tỉnh.
- Cú năng lực điều hành, cú khả năng quy tụ, đoàn kết, tổ chức để cỏn bộ, cụng chức, viờn chức trong Sở thực hiện và phối hợp với cỏc cấp, cỏc cơ quan cú liờn quan thực hiện cỏc nhiệm vụ được giao.
Hiểu biết
- Nắm vững chủ trương, chớnh sỏch của Đảng, Nhà nước về lĩnh vực chuyờn mụn được giao và cỏc văn bản phỏp quy do địa phương ban hành
- Nắm vững cỏc văn bản quy phạm phỏp luật, về nghiệp vụ chuyờn mụn, chuyờn ngành được giao và cỏc văn bản phỏp quy do Thành phố ban hành.
- Hiểu biết sõu sắc về nghiệp vụ quản lý thuộc lĩnh vực chuyờn mụn, chuyờn ngành được giao, cú kinh nghiệm tổ chức, quản lý, điều hành.
- Am hiểu tỡnh hỡnh chớnh trị, kinh tế xó hội của Thành phố, đất nước trong khu vực và trờn thế giới.
Trỡnh độ
- Đạt tiờu chuẩn chuyờn mụn nghiệp vụ ngạch chuyờn viờn chớnh trở lờn.
- Tốt nghiệp đại học phự hợp với lĩnh vực cụng tỏc. - Tốt nghiệp lý luận chớnh trị cao cấp.
- Tốt nghiệp quản lý hành chớnh nhà nước ngạch chuyờn viờn chớnh trở lờn.
- Thành thạo một ngoại ngữ thụng dụng ở trỡnh độ C
- Sử dụng thành thạo mỏy tớnh và cỏc trang thiết bị văn phũng phục vụ cụng tỏc.
Cỏc điều kiện khỏc
- Cú 5 năm cụng tỏc trở lờn trong ngành, trong đú cú ớt nhất 3 năm làm cụng tỏc quản lý về lĩnh vực chuyờn mụn, chuyờn ngành được giao.
- Tuổi bổ nhiệm lần đầu khụng quỏ 55 tuổi đối với nam và khụng quỏ 50 đối với nữ.
- Cú sức khỏe đảm bảo cụng tỏc.
- Trỡnh độ: là cụng chức, tốt nghiệp đại học, lý luận chớnh trị cao cấp, thành thạo ngoại ngữ thụng dụng ở trỡnh độ C…
- Cỏc điều kiện khỏc: Cú 5 năm cụng tỏc trở lờn trong ngành, trong đú cú ớt nhất 3 năm kinh nghiệm….
Bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện của Giỏm đốc Sở do Nhà nước ban hành nờn cú thể thấy được là rất rừ ràng cụ thể từng yờu cầu từ phẩm chất, năng lực, hiểu biết đến trỡnh độ chuyờn mụn. Trỡnh bày rất khoa học đối với từng yờu cầu. Điều này là rất cần thiết vỡ Giỏm đốc Sở là đại diện cho cả một Thành phố, một tỉnh về lĩnh vực chuyờn mụn của mỡnh nờn đũi hỏi và yờu cầu cũng phải tương ứng với vị trớ và trỏch nhiệm được giao.
2.2.2. Yờu cầu đối với Trưởng phũng Tổ chức - hành chớnh
- Tốt nghiệp đại học, cú bằng phự hợp với chức trỏch và nhiệm vụ được giao.
- Trỡnh độ lý luận chớnh trị trung cấp trở lờn. - Biết ớt nhất 1 ngoại ngữ.
- Biết sử dụng vi tớnh trong quản lý điều hành - Đó qua khoỏ học quản lý hành chớnh Nhà nước.
Chưa cú được những yờu cầu về kinh nghiệm làm việc, đõy là một điểm quan trọng vỡ vị trớ cụng việc này muốn hoàn thành tốt đũi hỏi người đảm nhiệm phải cú ớt nhất 3 năm kinh nghiệm về quản lý Nhà nước núi chung và quản lý con người núi riờng. Trỡnh bày thiếu tớnh khoa học.
2.2.3. Yờu cầu đối với chuyờn viờn
- Hiểu biết và vận dụng thành thạo cỏc văn bản phỏp quy về tổ chức - tiền lương hành chớnh Nhà nước, thi đua khen thưởng.
- Hiểu biết cỏc quy định phỏp luật liờn quan trong cụng việc chuyờn mụn được giao.
Chưa thể hiện được yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện, khụng cú đũi hỏi về mặt kinh nghiệm và cỏc mặt đũi hỏi khỏc mà một người chuyờn viờn cần cú.
2.3. Bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc
Hiện nay tại Sở khụng cú bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc mà chỉ giao từng chỉ tiờu đến cỏc phũng ban, cỏc chỉ tiờu này cũng rất chung chung khụng phõn định được đối với từng cỏ nhõn.