III. Gắn kết cỏc kết quả phõn tớch cụng việc với cỏc hoạt động quản trị nhõn lực tại Sở Tài nguyờn, Mụi trường và Nhà đất Hà Nội.
2. Kiến nghị với phũng Tổ chức Hành chớnh
Phũng Tổ chức - Hành chớnh đúng vai trũ vụ cựng quan trọng trong quỏ trỡnh phõn tớch cụng việc là người tham gia trực tiếp xõy dựng cỏc kết quả phõn tớch cụng việc . Phải cử ra người cú chuyờn mụn chịu trỏch nhiệm khởi xướng, tổ chức, thỳc đẩy quỏ trỡnh phõn tớch cụng việc, tỡm hiểu để cú được cỏc phương phỏp thớch hợp thu thập thụng tin, xử lý thụng tin cũng như trong quỏ trỡnh tiến hành viết cỏc bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện, bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc. Và đặc biệt là vấn đề truyền đạt cỏc tài liệu này như thế nào đến cỏc nhõn viờn. Đú là cõu hỏi làm đau đầu cỏc nhà quản lý nhõn lực hiện nay. Bởi thực tế cỏc nhà quản lý cấp cao (ban lónh đạo Sở) phải bận bịu với việc giải quyết cỏc vấn đề liờn quan đến nhiệm vụ của mỡnh. Cỏc trưởng phú phũng ban chuyờn mụn chủ yếu phải lo toan cỏc cụng việc chuyờn mụn. Khi tuyển thờm một người phụ trỏch nguồn nhõn lực thỡ người này được giao chịu trỏch nhiệm về toàn bộ cỏc hoạt động truyền đạt thụng tin. Việc xõy dựng cỏc bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện, bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc cú chất lượng tốt đúng vai trũ quan trọng đối với việc quản lý hiệu quả nguồn nhõn lực. Tuy nhiờn việc truyền đạt những tài liệu này tới tất cả mọi người trong tổ chức thậm chớ cũn quan trọng hơn. Vớ dụ hóy hỡnh dung một cụng ty nhỏ thuờ một nhà tư vấn viết một bản mụ tả cụng việc thật hay cho tất cả cỏc vị trớ cụng việc của cụng ty nhưng khụng một ai ngoài nhà quản lý hiểu được cỏc tài liệu này. Liệu khi đú cú thể nghĩ rằng những tài liệu này cú ớch hay khụng?. Cõu trả lời tất nhiờn là khụng.
Truyền đạt cỏc kết quả phõn tớch cụng việc tới nhõn viờn là một quỏ trỡnh liờn tục, bởi vỡ cỏc kết quả phõn tớch cụng việc được cập nhật liờn tục. Doanh nghiệp khụng thể chờ cho đến khi cỏc kết quả phõn tớch cụng việc được làm xong mới phổ biến chỳng tới cỏc nhõn viờn. Việc truyền đạt cỏc tài liệu này cú thể bắt đầu bằng quỏ trỡnh phõn tớch cụng việc thụng qua việc lụi cuốn cỏc nhõn viờn tham gia vào phỏt triển bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu
của cụng việc đối với người thực hiện, bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc của họ. Cũng cú thể ỏp dụng một số phương phỏp truyền đạt thụng tin sau:
Lụi cuốn sự tham gia của nhõn viờn: Việc lụi cuốn những người đảm nhiệm cụng việc, những người quản lý trực tiếp của họ và cỏc nhõn viờn cú liờn quan khỏc tham gia vào quỏ trỡnh phõn tớch cụng việc là rất quan trọng khụng chỉ bởi họ là nguồn thụng tin mà cũn do họ là những người sẽ triển khai thực hiện cỏc kết quả phõn tớch cụng việc đó được xõy dựng. Việc lụi cuốn cỏc nhõn viờn tham gia xõy dựng bản phõn tớch cụng việc và kết quả phõn tớch cụng việc sẽ giỳp họ:
- Hiểu được tài liệu
- Và điều quan trọng hơn cam kết thực hiện cỏc ý tưởng và quy chế được đề ra trong cỏc kết quả phõn tớch cụng việc.
Sổ tay hướng dẫn: Cú thể truyền đạt cỏc kết quả phõn tớch cụng việc này bằng cỏch tập hợp toàn bộ cỏc bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện, bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc của tất cả cỏc vị trớ cụng việc hiện tại (và tương lai) vào trong sổ tay hướng dẫn của doanh nghiệp và cho phộp tất cả cỏc nhõn viờn tiếp cận được chỳng.
Bảng thụng bỏo: Bảng thụng bỏo của doanh nghiệp là một phương phỏp khỏc để truyền đạt cho nhõn viờn. Cú thể đưa lờn bảng thụng bỏo cỏc kết quả phõn tớch cụng việc hoặc bất cứ sự thay đổi nào trong cỏc kết quả phõn tớch cụng việc. Để thực hiện cú hiệu quả việc này, cần phải cú cỏc quy tắc về việc sử dụng bảng thụng bỏo của doanh nghiệp. Bảng thụng bỏo của doanh nghiệp phải được đặt tại cỏc khu vực mà tất cả cỏc nhõn viờn cú thể tiếp cận chỳng dễ dàng.
Bản tin: Một số doanh nghiệp thường phõn phỏt bản tin tới tất cả cỏc nhõn viờn của mỡnh. Bản tin cú thể bao gồm cỏc kết quả phõn tớch cụng việc và nú là một cụng cụ quý bỏu phục vụ cho việc truyền đạt thụng tin đến cỏc nhõn viờn.
Chương trỡnh định hướng nhõn viờn: Chương trỡnh này đúng vai trũ đặc biệt quan trọng đối với những người mới vào làm việc tại doanh nghiệp. Cỏc chương trỡnh định hướng cũng là một cụng cụ phục vụ cho việc cập nhật những thay đổi trong cỏc kết quả phõn tớch cụng việc của cỏc nhõn viờn hiện cú.