II. Giải phỏp để xõy dựng quy trỡnh phõn tớch cụng việc
1. Xõy dựng quy trỡnh phõn tớch cụng việc
1.1. Xỏc định cụng việc cần phõn tớch
Do trong Sở chưa cú được cỏc bản mụ tả cụng việc cụ thể cho từng vị trớ cụng việc vỡ vậy nờn tiến hành phõn tớch cụng việc đối với tất cả cỏc vị trớ cụng việc (trừ những vị trớ cụng việc tương tự nhau về nhiệm vụ) tuy nhiờn trong khuụn khổ bài viết tụi chỉ tiến hành phõn tớch cụng việc đối với cỏc chức vụ
- Chuyờn viờn đào tạo
- Chuyờn viờn phụ trỏch vấn đề tiền lương - Chuyờn viờn phụ trỏch về khen thưởng…
1.2. Tiến hành lập bảng hỏi và phỏng vấn đối với từng nhõn viờn
Sau khi lựa chọn cỏc cụng việc cần phõn tớch sẽ xõy dựng một mẫu bảng hỏi phõn tớch cụng việc gửi đến tất cả cỏc nhõn viờn, cỏc cõu hỏi phải dễ hiểu, trỏnh gõy hiểu lầm. Và thiết kế cỏc cõu hỏi chuẩn bị phỏng vấn, phải tiến hành lựa chọn cõu hỏi phỏng vấn phự hợp với tõm lý của từng nhõn viờn, tạo được tõm lý thõn thiện và hợp tỏc trong trả lời.
- Cụng việc: tờn cụng việc, chức danh, nhiệm vụ quyền hạn, chức năng của người nhõn viờn khi thực hiện cụng việc, phương phỏp tiến hành cụng việc, cỏc mối quan hệ trong khi thực hiện cụng việc … trong quỏ trỡnh phõn tớch cụng việc.
- Yờu cầu đối với người thực hiện: đú là những yờu cầu về sự hiểu biết, trỡnh độ giỏo dục và đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm, những yờu cầu về phẩm chất của nhõn viờn, cỏc điều kiện khỏc cần cú để tiến hành thực hiện cụng việc …
- Tiờu chuẩn thực hiện cụng việc: đú là những tiờu chuẩn về số lượng, chất lượng, thời hạn hoàn thành, những tiờu chuẩn về hành vi, thỏi độ của nhõn viờn đờ đỏnh giỏ sự hoàn thành cụng việc của cỏn bộ cụng chức viờn chức trong Sở
- Cỏc thụng tin liờn quan khỏc như điều kiện khớ hậu , mỏy múc thiết bị cần cú để cú thể thực hiện cụng việc…
1.4. Xử lý thụng tin
Cỏc cỏn bộ phõn tớch cụng việc cú thể trực tiếp hoặc kết hợp với cỏc trưởng phú phũng ban là người giỏm sỏt trực tiếp cụng việc của cỏn bộ cụng chức viờn chức trong Sở để xõy dựng nờn phần mụ tả cụng việc và yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện. Nhờ những thụng tin thu thập được và dựa vào kinh nghiệm quản lý, cỏc cỏn bộ phõn tớch cụng việc sẽ viết ra được cỏc bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện, bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc cho cỏc vị trớ, phản hồi thụng tin đến người lao động, sửa đổi lại và viết bản chớnh trỡnh lờn Trưởng phũng Tổ chức - Hành chớnh phờ duyệt sau đú gửi lờn cỏn bộ quản lý cấp cao hơn. Sau đú ứng dụng kết quả phõn tớch cụng việc vào thực tiễn quản lý tại Sở