Sau khi ký kết hợp đồng, hai bên sẽ thực hiện những gì mình đã cam kết trong hợp đồng, cụ thể là doanh nghiệp ngoại thương sẽ phải thực hiện những công việc sau:
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
a) Kiểm tra thư tín dụng (L/C)
Sau khi hợp đồng đã được ký kết thì nhà xuất khẩu cần kiểm tra chi tiết xem L/C do nhà nhập khẩu mở tại Ngân hàng có phù hợp với các điều kiện trong hợp đồng không. Nếu có sự không phù hợp hay sai sót thì phải thông báo lại cho người mua để họ sửa lại trong thời gian có hiệu lực của L/C. Nội dung sửa đổi phải có xác nhận của Ngân hàng mở L/C mới có hiệu lực và sau đó các bên sẽ thực hiện theo các điều kiện ghi trong L/C.
b) Xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá
Giấy phép xuất khẩu là một công cụ của Nhà nước dùng để quản lý hoạt động xuất khẩu của các Doanh nghiệp. Thủ tướng Chính phủ ban hành nghị định 57/NĐ-CP, theo đó thì tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều có quyền xuất nhập khẩu các mặt hàng phù hợp với nội dung đăng kí kinh doanh mà không cần xin giấy phép kinh doanh XNK tại Bộ Thương mại. Riêng đối với các mặt hàng bị hạn chế xuất khẩu thì phải xin giấy phép tại các cấp có thẩm quyền.
Ký hợp đồng
xuất khẩu Kiểm tra LC phép XKXin giấy
Chuẩn bị hàng hoá XK
Kiểm tra
hàng hoá XK tiện vận chuyểnThuê phương Mua bảo hiểm hàng hoá
Làm thủ tục hải quan
Giao hàng
Việc xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá bao gồm :
• Đơn xin phép.
• Phiếu hạn ngạch (nếu hàng hoá thuộc đối tượng có hạn ngạch).
• Bản sao hợp đồng đã kí với bên nước ngoài.
c) Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Sau khi tiến hành thu gom đủ lượng hàng hoá theo đúng như thoả thuận giữa các bên trong hợp đồng, nhà xuất khẩu cần đóng gói bao bì cẩn thận để đảm bảo chất lượng hàng hóa khi vận chuyển. Có nhiều loại bao bì khác nhau như hòm, hộp, kiện, túi nilon... giúp người mua có thể nhận biết và phân loại hàng hoá dễ dàng hơn.
d) Làm thủ tục hải quan
Gồm các bước sau :
+ Khai báo hải quan: Chủ hàng phải khai báo đầy đủ và chi tiết về hàng hoá xuất khẩu (tên hàng, ký mã hiệu hàng hoá, đơn giá, số lượng, tên phương tiện vận tải, tên cụ thể của người mua và người bán)...Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm với bộ chứng từ hàng hoá cho chính người xuất khẩu lập.
+ Kiểm tra hải quan: Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hàng hoá, thu thuế, sau đó là niêm phong kẹp chì theo đúng các thủ tục hải quan, đây là cách tránh tình trạng buôn lậu cũng như thống kê được lượng hàng hoá xuất nhập khẩu của mỗi nước.
+ Thực hiện các quyết định của hải quan: Sau khi kiểm tra các chứng từ và kiểm định hàng hoá thì cơ quan hải quan sẽ có các quyết định như là cho hàng được phép qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách có điểu kiện (như là phải sửa chữa, đóng gói lại, chủ hàng phải nộp thuế...) hoặc hàng không
được xuất khẩu...Nghĩa vụ của chủ hàng là phải chấp hành nghiêm chỉnh các quyết định đó, nếu vi phạm thì sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
e) Mua bảo hiểm và thuê phương tiện vận chuyển
* Thuê tàu
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, việc thuê tàu chở hàng căn cứ vào 3 yếu tố sau:
• Những điều khoản của hợp đồng xuất khẩu hàng hoá.
• Đặc điểm của hàng hoá xuất khẩu .
• Điều kiện vận tải .
Các doanh nghiệp không có nhiều kinh nghiệm, thông tin thị trường về tình hình thuê tàu thì nên uỷ thác cho một công ty vận tải nào đó để tránh những rủi ro không đáng có.
* Mua bảo hiểm
Việc mua bảo hiểm hàng hoá đường biển là rất cần thiết vì thời gian chuyên chở bằng đường biển dài, quãng đường lại xa nên rủi ro, tổn thất xảy ra là khó tránh khỏi. Việc mua bảo hiểm được thực hiện thông qua hợp đồng bảo hiểm. Có hai loại hợp đồng bảo hiểm đó là hợp đồng bảo hiểm bao và hợp đồng chuyến.
Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm (thông thường là các điều kiện A, B, C) dựa trên bốn căn cứ sau:
• Điều khoản hợp đồng .
• Tính chất hàng hoá
• Tính chất bao bì và phương thức xếp hàng.
• Loại tàu chuyên chở.
Trước khi vận chuyển hàng lên tàu, nhà xuất khẩu có thể tự mình hoặc phối hợp cùng với các Cơ quan kiểm dịch Nhà nước tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, trọng lượng, phẩm chất, an toàn thực phẩm... của hàng hoá.
Cơ quan kiểm dịch Nhà nước có quyền thu hồi giấy phép tự kiểm nếu doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu tự kiểm nghiệm mà không làm đúng chức năng của mình. Việc kiểm tra này có thể được tiến hành ở cửa khẩu hoặc tại cơ sở, tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng loại hàng hoá.
h) Giao hàng lên tàu
Hàng hàng hoá xuất khẩu của ta được giao, về cơ bản bằng đường biển và đường sắt .
Trong trường hợp nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm chuyên chở thì công việc giao hàng lên tàu được tiến hành theo trình tự sau :
- Đăng kí với người vận tải và nhận hồ sơ xếp hàng
- Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng. - Bố trí chuyên chở hàng vào cảng và bốc xếp hàng lên tàu .
- Lấy biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển. Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã bốc hàng là phải chuyển nhượng được .
i) Thanh toán hợp đồng
Thanh toán là khâu trọng tâm, là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch trong kinh doanh nên thủ tục này thường rất phức tạp. Muốn được thanh toán tiền hàng nhà xuất khẩu phải chuẩn bị đủ và đúng bộ chứng từ theo như qui định hay cam kết: hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn thương mại, giấy biên nhận gửi hàng, giấy chứng nhận xuất xứ, số lượng và chất lượng do cơ quan có thẩm quyền cấp...
Một số phương thức thanh toán như là :
• Thanh toán bằng hình thức chuyển tiền thông qua ngân hàng
• Thanh toán bằng phương thức nhờ thu.
• Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) : đây là hình thức mà ngân hàng cam kết và bảo đảm chắc chắn về việc trả tiền cho người bán ngay sau khi bên mua nhận được hàng hoá hoặc các chứng từ hợp lệ để nhận hàng. Đây là hình thức được sử dụng phổ biến, hạn chế rủi ro cho cả hai bên.
k) Giải quyết tranh chấp khiếu nại
Trong trường hợp có tranh chấp xảy ra, hai bên nên tìm cách hoà giải dựa trên những điều khoản tranh chấp đã được qui định trong hợp đồng để duy trì quan hệ tốt với nhau. Trong trường hợp không thể hoà giải được thì các bên phải giải quyết tranh chấp của mình thông qua trọng tài quốc tế.