3.2.2.1 Tăng cường công tác quản trị rủi ro và đẩy nhanh tốc độ thanh toán trong phương thức tín dụng chứng từ .
a) Đầu tư và sử dụng hiệu quả công nghệ hiện đại vào quá trình thanh toán.
Hoạt động thanh toán quốc tế là hoạt động giao dịch với các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu, với các ngân hàng ở nhiều nước khác nhau trên toàn thế giới. Chính vì vậy, hoạt động này tiềm ẩn nhiều rủi ro và thực sự mang lại nhiều khó khăn cho ngân hàng vì khoảng cách về không gian. Trong những năm qua, mặc dù chi nhánh đã chú trọng vào việc đầu tư vào công nghệ ứng dụng thanh toán trong phương thức tín dụng chứng từ, tuy nhiên vẫn còn chưa hoàn thiện và cần phải tiếp tục đề ra những giải pháp cụ thể và hiệu quả hơn.
Thứ nhất, chi nhánh cần khai thác tối đa các tính năng và hiệu quả sử dụng trên các cơ sở vật chất và thiết bị công nghệ sẵn có. Năm 2005 chi nhánh đã đưa chương trình hiện đại hoá ngân hàng và hệ thống thanh toán INCAS dưới sự tài trợ của ngân hàng thế giới WB. Chi nhánh đã nâng cấp được chương trình tin học, cải tiến hệ thống máy móc, thiết lập đường leadsline đảm bảo trao đổi dữ liệu giữa trung ương và các chi nhánh được thông suốt và liên tục. Ngoài ra, chi nhánh còn sử dụng hệ thống truyền tin qua mạng SWIFT để phục vụ nhu cầu truyền tin. Tuy nhiên, hệ thống máy
móc hiện đại còn chưa được sử dụng tối đa tính năng của nó và còn có nhiều sai sót trong quá trình vận hành gây rủi ro và kéo dài thời gian thanh toán. Chính vì vậy, chi nhánh cần có công tác nghiên cứu vận hành và sử dụng máy móc hiện đại, đồng thời thực hiện các khoá đào tạo cho cán bộ công nhân viên để có kiến thức theo kịp sự tiến bộ của khoa học công nghệ. Mặt khác, chi nhánh cũng cần phải hoàn chỉnh hệ thống trang thiết bị, giảm thiểu những rủi ro do máy móc công nghệ gây ra, tiếp tục hoàn thành nghiệm thu giai đoạn 1 của dự án INCAS, làm tiền đề triển khai giai đoạn 2 của dự án.
Thứ hai, chi nhánh cần mạnh dạn đầu tư các công nghệ thiết bị mới nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của phương thức tín dụng chứng từ. Việc đầu tư thiết bị công nghệ mới sẽ phải tốn chi phí đáng kể đối với chi nhánh, tuy nhiên, chi nhánh có thể tìm kiếm khách hàng trên toàn thế giới mà không phải thiết lập chi nhánh, nhân sự giảm, rủi ro trong thanh toán giảm, tốc độ thanh toán tăng lên làm tăng lợi nhuận. Do đó, chi nhánh cần phải đầu tư vốn vào việc đổi mới các máy móc công nghệ hiện đại, khai thác các tính năng và hiệu quả của nó.
Thứ ba là, chi nhánh cần đảm bảo tính an toàn trong việc sử dụng công nghệ thông tin. Cần thiết phải đưa các bức tường lửa vào ngăn chặn những truy cập bất hợp pháp, đảm bảo việc an toàn dữ liệu và an toàn cho hệ thống, đem lại an toàn và tính bảo mật về các thông tin của các bên tham gia xuất nhập khẩu trong phương thức tín dụng chứng từ.
b) Cấu trúc bộ máy tổ chức và tăng cường công tác đào tạo đội ngũ cán bộ có đủ trình độ nghiệp vụ và đạo đức đáp ứng yêu cầu của thanh toán.
Tổ chức bộ máy cần phải điều chỉnh nhằm phù hợp với tính chất kinh doanh tinh, gọn, đủ điều kiện hội nhập khu vực và quốc tế. Đây cũng là giải pháp chung cho mô hình ngân hàng hiện đại nhằm nâng cao chất lượng hoạt động trong tất cả các lĩnh vực hoạt động ngân hàng nói chung và trong lĩnh vực hoạt động thanh toán L/C nói riêng.
Trong hoạt động thanh toán quốc tế, đặc biệt là thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ thì vấn đề chất lượng đội ngũ cán bộ là đặc
biệt quan trọng. Phương thức tín dụng chứng từ là phương thức có quy trình thanh toán phức tạp, nhiều công nghệ hiện đại và phải giao dịch trên phạm vi quốc tế. Do đó, đào tạo con người trở thành một giải pháp quan trọng trong phương thức tín dụng chứng từ.
Chi nhánh cần đặc biệt coi trọng công tác cán bộ và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ để các thanh toán viên có thể hiểu sâu rộng về phương thức tín dụng chứng từ. Chi nhánh cần phải đào tạo các kiến thức về vận hành thiết bị công nghệ mới, về quy trình thanh toán, về từng loại L/C và trường hợp vận dụng để tư vấn cho khách hàng…Để chất lượng đào tạo được nâng cao. Chi nhánh nên mở các buổi huấn luyện về nghiệp vụ thanh toán tín dụng chứng từ, các cuộc nghiên cứu tìm hiểu phát động cuộc thi viết sáng kiến và ý tưởng hay về các chủ đề như: rủi ro trong thanh toán, tốc độ thanh toán, các biện pháp thu hút khách hàng…Ngoài việc đào tạo về kỹ năng chuyên môn, cần thiết phải bảo đảm việc đào tạo cán bộ thanh toán có phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm nhằm nâng cao hiệu quả của công việc và giảm rủi ro do những gian lận từ phía các thanh toán viên gây nên.
Chi nhánh cần phải có các chính sách động viên, khen thưởng kịp thời, đầu tư vào các tài liệu liên tham khảo về nghiệp vụ, các kinh nghiệm nước ngoài về phương thức tín dụng chứng từ. Thực hiện tốt điều này sẽ giúp cho cán bộ làm việc có chất lượng và thực sự nhiệt tình và hăng say.
c) Xây dựng và hoàn thiện quy trình kiểm tra, kiểm soát L/C một cách chặt chẽ và hợp lý.
Trong phương thức thanh toán L/C, qúa trình kiểm tra, kiểm soát là một trong những quá trình quan trọng giúp cho việc thanh toán trở nên hiệu quả và an toàn hơn. Trong những năm qua, công tác kiểm tra kiểm soát tại chi nhánh đã được chú trọng hơn. Tuy nhiên, công tác kiểm tra kiểm soát thường chỉ chú trọng đến công tác tín dụng, công tác kế toán và ngân quỹ. Vì vậy, để tăng cường việc kiểm soát rủi ro cho hoạt động thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, chi nhánh cần có những biện pháp và quy trình kiểm tra một cách cụ thể và đảm bảo chất lượng.
Trong quy trình thanh toán L/C, cần phải có những quy định rõ về công tác kiểm tra kiểm soát. Trong từng bước quy trình thanh toán phải đi đôi với mục kiểm tra, kiểm soát L/C, chi nhánh cần quy định rõ kiểm tra bao gồm chi tiết những nội dung nào, ai là người chịu trách nhiệm…Việc kiểm tra trong từng khâu, từng bước thanh toán sẽ giúp cho các thanh toán viên cũng như ban lãnh đạo kịp thời phát hiện ra những sai sót xảy ra và có biện pháp sửa chữa sai sót một cách hợp lý.
Để nâng cao chất lượng công tác kiểm tra kiểm soát, chi nhánh cần quy định rõ trách nhiệm cho từng cá nhân và có chế độ thưởng phạt kịp thời. Công tác đào tạo cán bộ phải được chú trọng, cả về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm kiểm tra kiểm soát trong phương thức tín dụng chứng từ ở các nước cũng như các quy định pháp lý trong lĩnh vực này.
d) Mở rộng quan hệ với các ngân hàng đại lý trên toàn thế giới.
Trong hoạt động thanh toán quốc tế, ngân hàng đại lý đóng vai trò rất quan trọng. Nếu ngân hàng nào có quan hệ đại lý với ngân hàng đại lý ở nhiều nước trên thế giới thì việc thanh toán sẽ trở nên nhanh chóng và giảm được nguồn vốn, kỹ thuật, kinh nghiệm quản lý…nhằm nâng cao chất lượng hoạt động thanh toán cho ngân hàng mình. Tuy nhiên, việc tăng số lượng ngân hàng đại lý là cần thiết nhưng vẫn là chưa đủ. Chi nhánh còn phải tạo mối quan hệ thân thiết và làm ăn hợp tác lâu dài hơn với ngân hàng đại lý, điều này sẽ làm tăng thiện chí của ngân hàng đại lý, tăng tốc độ thanh toán, khai thác tốt nguồn ngoại tệ và giảm được những rủi ro xảy ra do phía ngân hàng đại lý.
Do đó, mở rộng và có những chính sách phù hợp nhằm đẩy mạnh hợp tác quan hệ lâu dài với các ngân hàng đại lý tạo điều kiện dễ dàng trong khâu thanh toán, rút ngắn thời gian do thanh toán, hấp dẫn khách hàng mở L/C là điều cần làm đối với chi nhánh Hoàn kiếm.
e) Định mức ký quỹ theo từng đối tượng khách hàng.
Một trong những rủi ro mà ngân hàng có thể gặp phải trong phương thức tín dụng chứng từ là rủi ro phát sinh từ phía khách hàng. Rủi ro này xảy
ra khi khách hàng hoạt động kinh doanh kém hiệu quả hay bị vỡ nợ, dẫn đến không đủ năng lực trả nợ cho ngân hàng trong khi ngân hàng đã thanh toán cho nhà XK và mức ký quỹ của nhà NK mở L/C là dưới 100%. Vì vậy, việc đưa ra một mức ký quỹ hợp lý sẽ đem lại hiểu quả, giảm rủi ro, giảm đọng vốn cho những đối tượng khách hàng có uy tín và có quan hệ lâu năm với ngân hàng.
Những năm gần đây, chi nhánh đã phân chia các mức ký quỹ khác nhau cho từng đối tượng khách hàng. Khách hàng được chia thành 4 loại với các mức ký quỹ khác nhau, điều này đã có hiệu quả trong công tác thanh toán, tuy nhiên vẫn cần phải tiếp tục sửa đổi cho ngày càng hợp lý hơn.
Trước hết, việc phân chia khách hàng thành 4 loại tương ứng với các mức ký qũy như thế là vẫn còn sơ sài và đơn giản. Chi nhánh cần phân chia một cách cụ thể và chi tiết hơn, phân chia theo nhiều cấp độ khách hàng để đảm bảo tính an toàn trong thanh toán.
Hơn nữa, nhìn vào bảng phân loại ta có thể thấy các DNNN luôn chiếm ưu thế so với các công ty cổ phần, công ty TNHH…Điều này gây khó khăn cho công ty cổ phần và công ty TNHH có uy tín trong thanh toán, có kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tốt. Chi nhánh cần phải xây dựng mức ký quỹ dựa trên nhiều tiêu chí để vừa đảm bảo tính an toàn cho ngân hàng, vừa thu hút khách hàng, ví dụ như, căn cứ chỉ tiêu sau:
Đối tượng khách hàng quan hệ với chi nhánh: là khách hàng quan hệ lâu năm và thường xuyên với chi nhánh thì sẽ được định mức ký quỹ ưu đãi hơn.
Uy tín trong các lần giao dịch trước: trong các lần giao dịch trước, khách hàng có sẵn lòng trả nợ và trả nợ đúng hạn không, đã có hành vi gian lận, không thanh toán tiền chưa. Nếu khách hàng có uy tín lâu năm thì sẽ được hưởng ưu đãi trong tỷ lệ ký quỹ.
Tình hình hoạt động kinh doanh: Dựa vào bảng kết quả sản xuất kinh doanh, bản báo cáo tài chính, chi nhánh có thể đánh giá tình
hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, Từ đó đưa ra mức ký quỹ phù hợp.
Đối với các khách hàng có uy tín và quan hệ lâu năm, ngoài việc xem xét kết quả hoạt động kinh doanh còn có thể xem xét tài sản thế chấp để xét hạn mức mở L/C. Đối với đại đa số khách hàng còn lại, ngân hàng nên tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị này ký quỹ thấp hơn 100% giá trị L/C, tất nhiên loại trừ các đơn vị mới mở L/C lần đầu mà ngân hàng chưa hiểu rõ về khả năng thanh toán hay những đơn vị không có uy tín về khả năng thanh toán thì phải ký quỹ 100%. Chi nhánh xác định tỷ lệ ký quỹ nhằm giảm thiểu những rủi ro xảy ra, nhưng cũng phải xem đó là chiến lược kinh doanh để thu hút khách hàng. Có như thế chi nhánh mới vừa đảm bảo an toàn trong thanh toán, vừa đem lại doanh số cao từ phương thức tín dụng chứng từ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.2.2 Xây dựng chiến lược thu hút khách hàng một cách hiệu quả. a) Phát triển và nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn khách hàng.
Phương thức tín dụng chứng từ là phương thức thanh toán đảm bảo an toàn nhưng lại khá phức tạp, đòi hỏi quy cách thực hiện theo trình tự, các thủ tục phải chính xác và chuẩn hoá. Chính vì vậy, dù có thể đã biết về phương thức này nhưng nhà kinh doanh XNK không khỏi lúng túng khi làm đơn xin mở L/C, khi hoàn thành các thủ tục chứng từ…Điều quan trọng là NH nên đào tạo những đội ngũ cán bộ có năng lực, nhiệt tình trong công việc để tư vấn cho khách hàng một cách cụ thể, chi tiết và chu đáo.
Khi tiếp xúc với khách hàng, chi nhánh mà cụ thể là cán bộ phòng thanh toán XNK cần tư vấn đầy đủ nội dung cần thiết nhằm giảm thiểu những sai sót và giúp khách hàng thực hiện các thủ tục một cách nhanh chóng. Đối với người NK, các thanh toán viên tư vấn cho khách hàng về những điều khoản mở L/C phù hợp với các hình thức thanh toán, nội dung L/C phải phù hợp với yêu cầu của chứng từ hàng hoá, nếu có sai sót thì các thanh toán viên sẽ hướng dẫn cho khách hàng sửa đổi bổ sung.
Ngoài cách trực tiếp tư vấn cho khách hàng, chi nhánh có thể sử dụng một số hình thức khác như in các bản hướng dẫn cụ thể phát cho khách hàng,
hoặc có thể tổ chức các buổi hội thảo thảo luận và lắng nghe những vướng mắc mà khách hàng gặp phải.
Để hoạt động kinh doanh của khách hàng trở nên hiệu quả hơn, chi nhánh có thể tư vấn thêm cho khách hàng về việc lựa chọn loại hình L/C và có thể còn cả những kinh nghiệm trong việc kinh doanh XNK. Việc nâng chao chất lượng tư vấn khách hàng giúp cho khách hàng hài lòng hơn, thu hút khách hàng đến với chi nhánh hơn.
b) Phát triển các dịch vụ hỗ trợ khách hàng trong thanh toán tín dụng chứng từ .
Như đã phân tích ở chương 1, hoạt động thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ có hạn chế là các nhà kinh doanh XNK đều phải chịu áp lực về tài chính. Nhà NK thì phải ký quỹ L/C còn nhà XK thì phải chờ đến khi ngân hàng thanh toán. Do đó một trong những khó khăn lớn mà khách hàng gặp phải chính là khó khăn về vốn. Nhằm nâng cao chất lượng hoạt động thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, chi nhánh cần thiết phải hiểu rõ, hỗ trợ và có những giải pháp khắc phục những khó khăn mà khách hàng gặp phải. Trong những năm qua, chi nhánh đã có những dịch vụ hỗ trợ khách hàng như: cho vay ký quỹ, chiết khấu bộ chứng từ, bảo lãnh mở L/C hay bảo lãnh mở L/C trả chậm…Tuy nhiên, các dịch vụ này chưa thực sự phát triển và chưa đáp ứng được đầy đủ yêu cầu mà các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu mong muốn.
Như vậy trước hết chi nhánh phải mở rộng và phát triển các loại hình dịch vụ hỗ trợ khách hàng như đơn giản hoá thủ tục giúp khách hàng dễ dàng tham gia vào các dịch vụ này.
Tuy nhiên, việc cấp tín dụng cho các nhà kinh doanh XNK hay việc chiết khấu bộ chứng từ hàng hoá là những hoạt động có thể mang lại rủi ro cao. Vì vậy, chi nhánh cần thực hiện tốt công tác thẩm định khách hàng, cũng như xây dựng một quy trình thực hiện hợp lý và cụ thể, đảm bảo giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra.
c)Đa dạng hoá các loại hình L/C nhằm phù hợp với từng tính chất hoạt động của khách hàng.
Trong hoạt động thanh toán bằng tín dụng chứng từ tại chi nhánh các loại L/C chủ yếu được sử dụng đó là L/C không huỷ ngang, L/C xác nhận. Các loại L/C đặc biệt với những kỹ thuật đáp ứng cho hoạt động đa dạng của kinh doanh XNK như thực hiện việc chuyển nhượng thư tín dụng, thư tín