II. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu ở công ty-
1.2. Phơng thức thực hiện
Về mặt nhân sự của phòng dự án trong giai đoạn đấu thầu có thể bố trí 20 cán bộ, nhân viên và đợc tổ chức nh sau:
*Cơ cấu tổ chức của phòng dự án đợc bố trí nh sau:
* Chức năng nhiệm vụ: 1 Trởng phòng 2 nhân viên nghiên cứu thị trờng 15 nhân viên chuyên lập hồ sơ dự thầu 2 nhân viên theo dõi tổng hợp
- 1 trởng phòng phụ trách chung và trực tiếp tham gia vào việc hoạch định chiến lợc.
- 2 cán bộ nhân viên làm công tác nghiên cứu thị trờng và hoạch định chiến lợc, bao gồm các công việc chủ yếu nh: Tìm kiếm thông tin về công trình đấu thầu, thu thập và sử lý thông tin về thị trờng cũng nh các đối thủ cạnh tranh, xây dựng chiến lợc tranh thầu thực hiện các giải pháp marketing, thông tin quảng cáo.
- 15 cán bộ nhân viên lập hồ sơ dự thầu bao gồm các công việc chủ yếu nh: đọc bản vẽ, bóc tách tiên lợng, khảo sát thị trờng, xây dựng biện pháp thi công, đề xuất các giải pháp kỹ thuật, tính giá.
- 2 cán bộ nhân viên làm công tác theo dõi và tổng hợp bao gồm các công việc chủ yếu sau: Theo dõi quá trình dự thầu và thực hiện hợp đồng các công trình; chuẩn bị các thủ tục bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, các tài liệu mang tính chất thông tin chung trong hồ sơ dự thầu, tổ chức rút kinh nghiệm sau khi dự thầu, tổng hợp đánh giá kết quả dự thầu định kỳ.
Việc bố trí nhân sự cho phòng dự án trớc hết phải căn cứ vào số cán bộ công nhân viên hiện nay đang tham dự vào việc thực hiện công tác dự thầu tại Công ty. Hiện nay các phần công việc của hồ sơ dự thầu của Công ty đợc giao cho từng bộ phận thực hiện sau đó phòng kinh tế kế hoạch mới tổng hợp lại thành một bộ hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh. Để tiết kiệm chi phí trong việc bố trí lao động cho phòng dự án và giảm bớt sự tăng lên của số lao động gián tiếp.
Theo em có thể thực hiện việc thuyên chuyển cán bộ từ các phòng về phòng
dự án nh sau:
+4 ngời cuả phòng kỹ thuật làm công tác bóc tách tiên lợng và lập biện pháp tiến độ thi công.
+4 ngời của phòng kế hoạch làm công tác theo dõi tổng hợp và tính giá
+2 ngời ở xí nghiệp khoan khai thác nớc ngầm đảm nhận những công trình về n- ớc.
+2 ngời ở xí nghiệp xây lắp cấp thoát nớc 101 đảm nhiệm phần xây lắp đặt thiết bị.
+2 ngời ở xí nghiệp xây lắp cấp thoát nớc104 đảm nhận những công trình về điện.
+1 ngời ở đội 102 về điều hoà thông gió.
+1 ngời ở đội 104 phụ trách phần gia công cơ khí.
+1 ngời về đờng và cơ sở hạ tầng ở xí nghiệp khoan khai thác.
Nh vậy, Công ty cần tuyển thêm 2 cán bộ thuộc chuyên ngành quản trị kinh doanh và marketing cho bộ phận nghiên cứu thị trờng và hoạch định chiến lợc.
* Chi phí để thực hiện một phòng dự án cho Công ty
Với cách bố trí nh trên thì :
- Chi phí tăng thêm hàng tháng do phai trả lơng cho cán bộ mới tuyển dụng nếu phòng dự án đợc thành lập là: 2*1.190.000 =2.380.000đ (=29.560.000đ/ năm) So với 1.190.000đ/ ngời, tháng là mức lơng bình quân hiện nay của Công ty hiện nay thì cũng không đáng kể so với những gì mà nó có khả năng mang lại cho công ty nêú nó đợc thành lập.
- Ngoài chi phí tiền lơng tăng thêm hàng tháng
- Nếu thành lập phòng dự án thì Công ty phải trang bị cho phòng cơ sở vật chất ban đầu nh:
+4 máy vi tính +2 máy in lazer
+3 máy điện thoại và một số thiết bị khác
Bên cạnh đó Công ty nên nối mạng để thu thập các thông tin nhanh nhất đầy đủ nhất về công trình đấu thầu, về chủ đầu t, về đối thủ cạnh tranh.
Nh chúng ta đã biết do Công ty là một doanh nghiệp nhà nớc nên không thể tránh khỏi hiện tợng bộ máy còn cồng kềnh nên hiệu quả đạt đợc không cao. Hiện nay nhà nớc đanh khuyến khích các doanh nghiệp nên tổ chức sắp xếp lại để sao cho có hiệu quả. Hơn thế nữa hiện tại Công ty rất cần có một bộ phận chuyên đảm nhận việc đấu thầu thì mới có thế nắm bắt đợc thông tin cũng nh làm việc đợc chuyên môn hoá hơn sao cho đảm bảo hiệu quả đạt đợc cao hơn so với hiện tại.