II. Nghiệp vụ thu BHXH
3. Quy trình thu nộp BHXH
a) Quy trình nộp BHXHBHXH
* Phơng thức nộp BHXH: Khi các đơn vị sử dụng lao động tiến hành thanh toán tiền lơng hàng tháng cho ngời lao động cần trích nộp một tỷ lệ phần trăm theo quy định để nộp cho cơ quan BHXH đồng thời các đơn vị này phải có trách nhiệm đóng đầy đủ, kịp thời không nợ đọng các khoản p hải trích nộp cho cơ quan BHXH.
Trong trờng hợp nộp chậm BHXH từ 30 ngày trở lên so với quy định, thì ngoài việc phải nộp số tiền chậm nộp và nộp phạt hành chính theo quy định hiện hành còn phải nộp số tiền phạt chậm nộp theo lãi suất tiền vay cho quá hạn do ngân hàng nhà nớc Việt Nam quy định tại thời điểm truy nộp. Đối với những đơn vị cố tình vi phạm thì cơ quan BHXH đợc quyền đề nghị kho Bạc Nhà nớc, ngân hàng nơi đơn vị giao dịch trích tiền từ tài khoản của đơn vị để nộp đủ tiền đóng BHXH và tiền phạt chậm nộp mà không cần có sự chấp thuận thanh toán của đơn vị sử dụng lao động.
+ Mức nộp BHXH: Theo quy định hiện hành thì mức đóng BHXH bằng 20% tiền lơng hàng tháng làm căn cứ đóng BHXH, trong đó ngời sử dụng lao động đóng 15% tổng quỹ tiền lơng hàng tháng, ngời lao động đóng 5% tiền l- ơng tháng.
Mức đóng BHXH 15% mức tiền lơng tháng trớc khi nghỉ việc đối với đối tợng đóng BHXH.
Trong quá trình thực hiện với phơng thức và mức đóng BHXH nh nêu trên, đã đảm bảo cho đối tợng tham gia BHXH thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và trách nhiệm về trích nộp BHXH ngay sau khi thanh toán tiền lơng, thuận tiện cho đơn vị sử dụng lao động trong việc thanh quyết toán tiền lơng cho ngời lao động, đồng thời giúp cho cơ quan BHXH dễ quản lý, theo dõi và làm căn cứ giải quyết các chế độ BHXH cho ngời lao động khi họ không may gặp rủi ro. Thời gian qua phần lớn các đơn vị sử dụng lao động trong khu vực nhà nớc thực hiện tốt việc trích nộp BHXH theo quy định này, còn đối với các khu vực ngoài khu vực nhà nớc thì cha tuân thủ theo đúng quy định dẫn đến tình trạng nợ BHXH nh sau:
Nợ chậm đóng: (Số tiền đơn vị sử dụng lao động nợ tiền đóng BHXH lớn hơn số tiền phải đóng BHXH bình quân một tháng) đợc tập chung chủ yếu ở các doanh nghiệp ngoài quốc doanh và một số doanh nghiệp nhà nớc do các đơn vị này không thực hiện nộp BHXH theo tháng và nộp theo quý, với số tiền nợ BHXH là 921,2 tỷ đồng.
Nợ tồn đọng (Số tiền mà đơn vị sử dụng lao động nợ tiền đóng BHXH lớn hơn số tiền phải đóng BHXH bình quân của tháng 3 tháng) là 268 tỷ đồng chủ yếu thuộc các doanh nghiệp nhà nớc đang trong giai đoạn sắp xếp, cổ phần hoá theo quy định tại nghị định 41/CP của chính phủ; doanh nghiệp ngoài quốc doanh; doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài gặp khó khăn trong sản xuất kinh doanh; sản xuất cầm chứng, không có đơn đặt hàng, không tiêu thụ đợc sản phẩm…Tập chung ở các ngành thơng mại, dịch vụ, công trình giao thong, xây dựng do nhà nớc chậm thanh quyết toán nên nợ tiền BHXH ví dụ nh: Công ty da giầy Hà Nội nợ 1,5 tỷ đồng Công ty xây dựng cầu 75 nợ một tỷ đồng.
Mặt khác, tình trạng chiếm dụng số tiền BHXH của ngời lao động đã và đang diễn ra ở một số doanh nghiệp khu vực ngoài nhà nớc, hàng tháng đơn vị sử dụng lao động thu số tiền đóng BHXH (5%) của ngời lao động nhng không nộp 15% tổng quỹ lơng cho cơ quan BHXH mà lấy để làm vốn để sản xuất kinh doanh nh: Công ty KONAM thuộc ngành dệt may thu BHXH của hơn 1100 lao động từ tháng 7/2003 đến đầu năm 2004 nhng không nộp tiền cho cơ quan BHXH. Điều này đã gây ảnh hởng không nhỏ đối với ngời lao động, làm mất nhiều quyền lợi của ngời lao động mà ngời lao động không hề hay biết bởi vì hàng tháng công ty KONAM vẫn thu 5% tiền lơng của ngời lao động nhng không nộp lại cho cơ quan BHXH mà lập thành quỹ riêng của công ty đến khi ngời lao động gặp rủi ro thì chỉ trích một khoản nhỏ để thăm hỏi và bảo đó là tiền trợ cấp của BHXH nhng thực tế ngời lao động không am hiểu sâu về BHXH cứ thấy có tiền trợ cấp là cảm thấy đợc yên tâm chứ đâu có ngờ rằng thực chất họ đáng đợc hởng mức trợ cấp cao hơn nhiều.
d) Phân cấp quản lý thu BHXH
Thực hiện điều lệ BHXH hiện hành điều 39 và điều 40 quy định "việc tổ chức thu BHXH do tổ chức Việt Nam thực hiện” và “quỹ BHXH Việt Nam đ- ợc quản lý thống nhất theo chế độ quản lý của nhà nớc, hạch toán độc lập và đ- ợc nhà nớc hỗ trợ". Quỹ BHXH duy nhất đợc hình thành và quản lý tại BHXH Việt Nam.Trên cơ sở xác định chính xác và quản lý chặt chẽ các đối tợng phải thu BHXH cơ quan BHXH phải quản lý số tiền thu đợc thu đúng chế độ thống
kê và kế toán hiện hành của nhà nớc đối với các đơn vị sự nghiệp. Quản lý thu đợc tiến hành nh sau:
- Cơ quan BHXH cấp cơ sở sau khi thu phí bảo hiểm của các đối tợng phải chuyển về kho bạc cùng cấp. Đồng thời phải báo cáo cho cơ quan BHXH tỉnh, thành phố và ngành kho bạc huyện chuyển lên kho bạc tỉnh, thành và kho bạc tỉnh thành phải thông báo cho cơ quan BHXH cùng cấp. Những đối tợng phải thu thuộc cấp tỉnh, thành, ngành đảm nhiệm BHXH cấp này phải nộp qua kho bạc cùng cấp và thông báo cho cơ quan BHXH trung ơng đến BHXH Việt Nam, cụ thể việc phân cấp quản lý đợc thực hiện nh sau:
+ BHXH Việt Nam (Ban thu BHXH) chịu trách nhiệm tổng hợp, phân loại đối tợng tham gia BHXH; hớng dẫn, chỉ đạo, tổ chức, quản lý thu BHXH; cấp sổ BHXH cấp thể BHXH, phải khám chữa bệnh, kiểm tra, đối chiếu, tình hình thu nộp BHXH, cấp sổ BHXH và thẩm định số thu BHXH.
+ BHXH tỉnh thành phố trực thuộc trung ơng (gọi chung là BHXH tỉnh). BHXH tỉnh (phòng thu BHXH) trực tiếp thu: các đơn vị do trung ơng quản lý đóng trụ sở trên địa bàn tỉnh, thành phố; các đơn vị trên địa bàn do tỉnh quản lý; các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, tổ chức quốc tế, lao động hợp đồng tại doanh nghiệp lực lợng vũ trang, các đơn vị đa lao động Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nớc ngoài, những đơn vị BHXH huyện không đủ điều kiện thu thì BHXH tỉnh trực tiếp thu.
Phòng thu BHXH có trách nhiệm: tổ chức, hớng dẫn thu BHXH cấp, ghi, xác nhận trên sổ BHXH, cấp thẻ BHTY, phiếu khám chữa bệnh đối với các đơn vị do tỉnh quản lý, hớng dẫn BHXH huyện quản lý thu BHXH, cấp, ghi, xác nhận trên sổ BHXH, cấp thẻ BHTY, phiếu khám chữa bệnh cho đối t- ợng do huyện quản lý; định kỳ quý, năm thẩm định số thu BHXH, đối với BHXH huyện, phối hợp với phòng kế hoạch tài chính lập và giao kế hoạch, quản lý tiền thu BHXH, BHYT trên địa bàn tỉnh quản lý.
BHXH quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi chung là BHXH huyện) trực tiếp thu BHXH: Các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn huyện quản lý, các đơn vị ngoài quốc doanh, ngoài công lập, các xã, phờng, thị
trấn; các đơn vị khác do BHXH tỉnh giao nhiệm vụ thu, hớng dẫn, tổ chức thực hiện hiệu quản lý thu, nộp BHXH. Cấp, hớng dẫn sử dụng sổ BHXH, BHYT phiếu khám chữa bệnh đối với cơ quan đơn vị quản lý đối tợng.
c) Lập và giao kế hoạch thu hoạch
BHXH huyện căn cứ vào danh sách lao động, quỹ lơng trích nộp BHXH của các đơn vị và đối tợng tham gia BHXH do BHXH huyện quản lý, thực hiện kiểm tra đối chiếu tổng hợp và lập hai bản kế hoạch thu BHXH năm sau: một bản lu lại BHXH huyện, 01 bản gửi cơ quan BHXH tỉnh trớc ngày 20/10.
BHXH tỉnh căn cứ danh sách lao động, quỹ lơng trích nộp BHXH của các đơn vị do BHXH tỉnh trực tiếp thu, thực hiện kiểm tra, đối chiếu lập kế hoạch thu BHXH năm sau: Đồng thời tổng hợp kế hoạch thu BHXH của BHXH các huyện lập 02 bản, 01 bản lu tại tỉnh, 01 bản gửi cơ quan BHXH Việt Nam trớc ngày 31/10.
BHXH Việt Nam căn cứ tình hình thực hiện kế hoạch năm của BHXH các địa phơng và tình hình phát triển kinh tế xã hội, căn cứ kế hoạch thu BHXH do BHXH các tỉnh và BHXH khối lực lợng vũ trang lập, giao sổ kiểm tra về thu BHXH cho BHXH các tỉnh, BHXH khối lực lợng vũ trang trớc ngày 15/11 hàng năm.
Căn cứ sổ kiểm tra của BHXH Việt Nam giao BHXH tỉnh đối chiếu với tình hình thực tế trên điại bàn, BHXH khối lực lợng vũ trang đối chiếu với quân số sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp lực lợng, hạ sĩ và binh sĩ hởng phụ cấp đang quản lý nếu cha phù hợp thì phản ánh về BHXH Việt Nam để đợc xem xét điều chỉnh.
BHXH Việt Nam tổng hợp số thu BHXH, BHYT trên toàn quốc trình hội đồng quản lý BHXH Việt Nam phê duyệt để giao dự toán thu BHXH cho BHXH tỉnh và BHXH lực lợng vũ trang trong tháng 01 năm sau.
BHXH tỉnh căn cứ vào dự toán thu BHXH của cơ quan BHXH Việt Nam giao tiến hành phân bổ dự toán thu BHXH cho các đơn vị trực thuộc BHXH tỉnh và BHXH huyện trớc ngày 15/11 của năm kế hoạch,.
Thu BHXH bằng hình thức chuyển khoản, trờng hợp cá biệt phải thu bằng tiền mặt thì cơ quan BHXH phải nộp tiền vào ngân hàng ngay trong ngày không đợc sử dụng tiền thu BHXH để chi cho bất cứ việc gì khác khi cha đa vào tài khoản, không đợc sử dụng hình thức gán thu bù chi tiền BHXH đối với các đơn vị. Mọi trờng hợp thoái thu, trung thu BHXH để cộng nối thời gian công tác chỉ đợc thực hiện sau khi có sự chấp nhận bằng văn bản của BHXH Việt Nam.
Chậm nhất vào cuối tháng, cơ quan đơn vị quản lý đối tợng phải nộp đủ số tiền đã đợc xác định vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH nơi đăng ký tham gia BHXH, BHYT. Nếu chậm từ 30 ngày trở lên so với kỳ hạn phải nộp thì ngoài việc phải xử lý theo vi phạm của pháp luật xử phạt hành chính về BHXH, cơ quan, đơn vị còn phải nộp tiền lãi theo mức lãi suất tiền vay quá hạn do ngân hàng nhà nớc Việt Nam quy định tại thời điểm truy nộp BHXH tỉnh huyện yêu cầu kho bạc, ngân hàng trích từ tài khoản của cơ quan, đơn cử chuyển vào tài khoản của cơ quan BHXH khoản tiền phải nộp BHXH (kể cả tiền lãi do chậm nộp) mà không cần có sự chấp nhận thanh toán của cơ quan, đơn vị.
BHXH huyện chuyển tiền thu BHXH về tài khoản chuyển thu của BHXH tỉnh vào ngày 10 và ngày 25 hàng tháng. Riêng tháng cuối năm chuyển toàn bộ số tiền thu BHXH của huyện về BHXH tỉnh trớc 24 giờ ngày 31/12.
e) Chế độ thông tin báo cáo
BHXH Huyện: Lập số theo dõi đối chiếu thu nộp BHXH, sổ chi tiết thu BHXH và báo cáo tháng, quý, năm gửi về BHXH tỉnh. Đối với báo cáo tháng trớc ngày 22 hàng tháng, đối với báo cáo quý trớc ngày 15 tháng đầu quý sau, với báo cáo năm trớc ngày 20/01 năm sau:
BHXH trích lập theo dõi đối chiếu thu nộp BHXH, số chi tiết thu BHXH và báo cáo tháng, quý, năm gửi về BHXH tỉnh. Đối với báo cáo tháng trớc ngày 25 hàng tháng, đối với báo cáo quý trớc ngày 25 tháng đầu quý sau, báo cáo năm trớc ngày 31 tháng 01 năm sau.
III.Thực trạng công tác quản lý thu BHXH tại cơ quan BHXH Việt Nam
Nhận thức tầm quan trọng của đối mới chính sách BHXH đối với mọi ngời lao động thuộc các thành phần kinh tế, để thực hiện chủ chơng, chính sách của Đảng và nhà nớc đợc đúng và đầy đủ, BHXH Việt Nam đã tiếp thu đầy đủ, triển khai kịp thời việc thực hiện các chế độ BHXH đối với ngời lao động, với sự lỗ lực tích cực đáng ghi nhận luôn chú trọng phát triển, mở rộng việc thực hiện chế độ BHXH đối với ngời lao động.
Tính đến ngày 31/12/2004 theo số liệu thống kê cha đầy đủ, số lao động bắt buộc tham gia BHXH là 5,82 triệu ngời bằng 72,3% so với thống kê. Tại địa bàn TP HCM có khoảng 47000 doanh nghiệp ngoài quốc doanh theo báo cáo đến hết năm 2004 mới chỉ có 7403 đơn vị đăng ký tham gia BHXH chiếm15,8%. Tại Hà Nội hiện có khoảng 4672 đơn vị ngoài quốc doanh nhng mới chỉ có 2396 đơn vị đăng ký tham gia BHXH chiếm 51,3% tổng số đơn vị .
Cụ thể số lao động tham gia BHXH theo khối loại hình nh sau:
Bảng 1: Bảng tổng hợp số lao động tham gia BHXH đến năm 2004
Chỉ tiêu
Lao động tham gia BHXH bắt buộc theo
quy định (ngời)
Lao động tham gia BHXH thực tế đến năm
2004 (2004)
Tổng số 8040583 5820 312
1. DN Nhà nớc 1.905.316 1.733.164
2. DN vốn ĐTNN 925.652 897.898
3.DN ngoài quốc doanh 1.239.985 702.000
4. HCSN, Đảng, Đoàn Thể 1.788.535 1.788.535 5. NCL 927.938 80.259 6. Xã, phờng 188.800 183.883 7. HTX 108.558 16.756 8. An ninh quốc phòng 441.000 400.000 9. Đối tợng khác 502.857 7.782
(Nguồn : BHXH Việt Nam )
Qua bảng số liệu trên ta thấy: Số lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nhng cha tham gia BHXH gần 2,5 triệu ngời tập trung ở khu vực ngoài nhà nớc nhất là ở khu vực kinh tế t nhân nguyên nhân là do: các cơ sở kinh tế t nhân chủ yếu hoạt động với quy mô nhỏ, khả năng tài chính có hạn, sử dụng ít lao động và thờng xuyên biến động. Bên cạnh đó nhận thức về BHXH của ngời lao động thuộc khu vực này còn hạn chế. Mặt khác một số doanh nghiệp chỉ ký hợp đồng lao động tợng trng với số ít nh số lao động quản lý… khai giảm số lao động hoặc hoàn toàn không ký hợp đồng lao động.