III Các khoản phải thu ngắn
b.Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
Vốn là điều kiện tiên quyết không thể thiếu được đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào trong nên kinh tế thị trường hiện nay. Do đó, việc chủ động xây dựng, huy động, sử dụng vốn – mà chủ yếu là vốn lưu động là biện pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của công ty. Xây dựng kế hoạch và sử dụng vốn của công ty là hoạt động nhằm hình thành nên các dự định về tổ chức các nguồn tài trợ nhu cầu vốn lưu động của công ty và sử dụng chúng sao cho có hiệu quả. Dưới đây là một vài biện pháp nhằm giúp công ty nâng cao hiệu quả sử dụng vốn :
• Xác định chính xác nhu cầu vốn lưu động của công ty
Công ty cần phải phân tích chính xác các chỉ tiêu tài chính của kỳ trước, những biến động chủ yếu trong vốn lưu động, mức chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện về nhu cầu vốn lưu động ở các kỳ trước. Dựa trên nhu cầu vốn lưu động đã xác định, lập kế hoạch cho việc huy động vốn: xác định khả năng tài chính hiện tại của công ty, số vốn còn thiếu, so sánh chi phí huy động vốn từ các nguồn tài trợ để lựa chọn kênh huy động vốn phù hợp, kịp thời, tránh tình trạng thừa vốn, gây lãng phí hoặc thiếu vốn làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời hạn chế rủi ro có thể xảy ra. Khi lập kế hoạch vốn lưu động phải căn cứ vào kế hoạch vốn kinh doanh
đảm bảo cho phù hợp với tình hình thực tế thông qua việc phân tích, tính toán các chỉ tiêu kinh tế, tài chính của kỳ trước cùng với những dự đoán về tình hình hoạt động kinh doanh, khả năng tăng trưởng trong năm tới và những dự kiến về sự biến động của thị trường.
• Chủ động khai thác nguồn vốn kinh doanh nói chung và vốn lưu động nói riêng một cách hợp lý và linh hoạt
Việc gia tăng nguồn vốn chủ sở hữu trong năm 2009 của công ty là một dấu hiệu tốt, cho thấy khả năng tự chủ về tài chính của công ty là khá tốt. Tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh không phải nhất thiết lúc nào công ty cũng phải tự bỏ vốn ra để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh – điều này sẽ không mang lại hiệu quả cao. Công ty có thể xem xét các nguồn vốn mà mình có thể huy động từ bên ngoài như :
- Vay ngân hàng : trong những năm gần đây, đứng trước nhu cầu đòi hỏi về vốn thì đây là một nguồn cung cấp vốn quan trọng. Nguồn vốn tín dụng ngân hàng thực chất là vốn bổ sung chứ không phải nguồn vốn thường xuyên tham gia và hình thành nên vốn lưu động của công ty. Công ty nên huy động nguồn vốn trung và dài hạn vì việc sử dụng vốn vay cả ngắn, trung và dài hạn phù hợp sẽ góp phần làm giảm khó khăn tạm thời về vốn, giảm một phần chi phí và tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, để huy động được các nguồn vốn từ ngân hàng thì công ty cũng cần phải xây dựng các phương án kinh doanh, các dự án đầu tư khả thi trình lên ngân hàng, đồng thời phải luôn luôn làm ăn có lãi, thanh toánh các khoản nợ gốc và lãi đúng hạn, xây dựng lòng tin ở các ngân hàng.
- Nguồn vốn liên doanh, liên kết: Đây là hình thức hợp tác mà qua đó các doanh nghiệp không những tăng được vốn cho hoạt động kinh doanh mà còn học tập được kinh nghiệm quản lý, tiếp thu được tiến bộ khoa học kỹ thuật va chuyển giao công nghệ.
- Vốn chiếm dụng: Thực chất đây là các khoản phải trả người bán, người mua trả tiền trước, các khoản phải trả khác. Đây không thể được coi là nguồn vốn huy động chính nhưng khi sư dụng khoản vốn này công ty
không phải trả chi phí sử dụng, nhưng không vì thế mà công ty lạm dụng nó vì đây là nguồn vốn mà doanh nghiệp chỉ có thể chiếm dụng tạm thời. • Tăng cường công tác quản lý các khoản phải thu, hạn chế tối đa nguồn vốn
bị chiếm dụng.
- Với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, công ty nên thực hiện chính sách giao hàng và nhận tiền ngay, không để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ nhưng thường xuyên. - Với những khách hàng lớn, trước khi ký hợp đồng, công ty cần phân loại
khách hàng, tìm hiểu kỹ về khả năng thanh toán của họ. Hợp đồng luôn phải quy định chặt chẽ về thời gian, phương thức thanh toan và hình thức phạt khi vi phạm hợp đồng.
- Luôn theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi. Như vậy, công ty sẽ biết được một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có thể có các biện pháp hối thúc khách hàng trả tiền. Định kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra các khách hàng đang nợ về số lượng và thời gian thanh toán, tránh tình trạng để các khoản thu rơi vào tình trạng nợ khó đòi.
• Quản lý hàng tồn kho, giảm thiểu chi phí lưu kho
- Lập kế hoạch cho hoạt động kinh doanh trên cơ sở tình hình của năm báo cáo, chi tiết số lượng hàng tháng quý. Kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhập về, nếu phát hiện hàng kém chất lượng thì phải đề nghị người bán đền bù tránh thiệt hại cho công ty.
- Bảo quản tốt hàng tồn kho. Hàng tháng kế toán cần phải đối chiếu sổ sách, phát hiện số hàng còn tồn đọng và có biện pháp để giải phóng lượng hàng này nhanh chóng thu hồi vốn.
- Với lĩnh vực hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thì công ty nên thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường. Từ đó dự đoán và đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời việc nhập khẩu và lượng hàng hóa trong kho trước những biến động của thị trường. Điều này giúp công ty bảo toàn vốn vốn của mình trước những thay đổi của thị trường.
Khi đã kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, công ty luôn luôn phải nhận thức được rằng mình phải sẵn sang đỗi phó với mọi sự thay đổi, biến động phức tạp có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Những rủi ro bất thường trong kinh doanh như: nền kinh tế lạm phát, giá cả thị trường tăng lên,… mà nhiều khi nhà quản lý không lường hết được. Vì vậy, để hạn chế phần nào những tổn thất có thể xảy ra, công ty cần phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa để khi vốn kinh doanh nói chung và vốn lưu động nói riêng bị hao hụt, công ty có thể có ngay nguồn bù đắp, đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục. Cụ thể, các biện pháp mà công ty có thể áp dụng là:
- Mua bảo hiểm hàng hóa đỗi với những hàng hóa đang đi đường cũng như hàng hóa nằm trong kho. Việc công ty tham gia bảo hiểm tạo ra một chỗ dựa vững chắc, một tấm lá chắn tin cậy về kinh tế, giúp công ty có điều kiện về tài chính để chống đỡ có hiệu quả mọi rủi ro, tổn thất bất ngờ xảy ra mà vẫn không ảnh hưởng nhiều đến vốn lưu động.
- Trích lập các quỹ dự phòng.