luân chuyển chứng từ
Về chứng từ kế toán, Công ty sử dụng một số chứng từ sau:
x 2300 =
Học viện Tài Chính −Phiếu nhập kho
−Hoá đơn GTGT
∗Chứng từ liên quan đến nhập kho thành phẩm
Chế độ kế toán quy định, với mọi sự biến động của thành phẩm đều phải đợc ghi chép vào chứng từ ban đầu phù hợp theo đúng nội dung quy định. Chứng từ đ- ợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất thành phẩm do sản xuất hoàn thành là Phiếu nhập kho mẫu 01-VT ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC.
−Quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập kho
Sau khi kết thúc quá trình sản xuất, những sản phẩm đã hoàn thành đợc nhân viên QC kiểm tra chất lợng, công nhận đạt yêu cầu chất lợng thì mới đợc phép nhập kho thành phẩm. Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm chất lợng sản phẩm, tiến hành nhập kho thành phẩm, giao cho thủ kho thành phẩm quản lý. Việc nhập kho thành phẩm phải đợc diễn ra giữa thống kê phân xởng, thủ kho và kế toán. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Do đơn vị nhập giữ
+ Liên 2: Do kho nhận thành phẩm giữ
+ Liên 3: Thủ kho sau khi vào thẻ kho sẽ chuyển lên cho phòng kế toán để vào sổ theo dõi chi tiết và đợc lu tại phòng kế toán.
∗Chứng từ liên quan đến xuất kho thành phẩm
Để phản ánh việc xuất kho thành phẩm, khi hạch toán ban đầu công ty sử dụng phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT.
Phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT đợc phòng kinh doanh tiêu thụ (bộ phận tiêu thụ viết phiếu xuất kho là căn cứ để viết hoá đơn GTGT. Khách hàng căn cứ vào hoá đơn nộp tiền cho thủ quỹ (nếu thanh toán ngay) hoặc kế toán ghi nợ TK
Học viện Tài Chính
131 (chi tiết cho khách hàng - nếu cha thanh toán), rồi đem hoá đơn xuống kho. Thủ kho sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ tiến hành xuất kho theo hoá đơn. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT lên phòng kế toán để kế toán doanh thu làm cơ sở nhập liệu vào máy.
Trong phần mềm kế toán EFFECT chia làm 2 nghiệp vụ xuất kho: Xuất có doanh thu và xuất không có doanh thu.
∗ Xuất có doanh thu: khi phát sinh các nghiệp vụ về xuất bán vật t, hàng hoá, thành phẩm kế toán chọn các chứng từ thuộc nhóm “Hóa đơn” để nhập liệu (thờng là hoá đơn GTGT có tính thuế GTGT)
∗ Xuất không có doanh thu: thờng là xuất vật t dùng cho sản xuất hoặc xuất chuyển kho, kế toán chọn các chứng từ thuộc nhóm “Phiếu xuất” (kế toán thờng sử dụng các chứng từ có chứa xâu “Gvtđ” - Giá vốn tự động, phần mềm chơng trình sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho của hàng hoá trong kho vừa chọn). Thông th- ờng phiếu xuất này công ty sử dụng chính là hoá đơn GTGT (không tính thuế GTGT)
Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT đều đợc lập 3 liên: + Liên 1: Do phòng kế hoạch giữ.
+ Liên 2: Giao cho khách hàng
+ Liên 3: Thủ kho sau khi vào thẻ kho chuyển lên cho phòng kế toán.
Ngoài ra còn có: Biên bản kiểm kê, biên bản đánh giá xác định chất lợng, giấy đề nghị giảm giá.
Trên cơ sở những chứng từ ghi chép từ ban đầu kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết thành phẩm.
Mẫu phiếu nhập kho: biểu 2.1 Mẫu hoá đơn GTGT: biểu 2.2
Học viện Tài Chính
Biểu 2.1:
phiếu nhập kho
Ngày 05/03/2008 Số: 88 Họ tên ngời giao hàng: Bà Cù Thị Phúc
Đơn vị: Phân xởng lắp ráp Địa chỉ:
Nội dung: Nhập kho thành phẩm
Tại kho: Thành phẩm - Kho Xuân Hoà
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t (sản phẩm, hàng hoá) MS ĐVT Số lợng Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền 1 Ghế GM - 15 - 07 Cái 300 300 Cộng 300 300 Tổng số tiền viết bằng chữ: ... Nhập ngày 05 tháng 03 năm 2008 Phụ trách cung tiêu (Ký tên) Kế toán trởng (Ký tên) Ngời giao hàng (Ký tên) Thủ kho (Ký tên) Thủ trởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu)
Học viện Tài Chính
Biểu 2.2:
hoá đơn (gtgt)
Liên 1: (Lu) NK/2008B Ngày 0 6 tháng 03 năm 2008 Số: 0032314 Đơn vị bán hàng: Công ty Xuân Hoà
Địa chỉ: Vĩnh Phúc Số tài khoản: Điện thoại: 0211 877 126
Mã số: 2 5 0 0 1 6 1 9 2 2 0 0 1 1
Họ tên ngời mua hàng: Chị Hà Đơn vị: Đại lý Đào Duy Hảo- Hạnh
Địa chỉ: Tổ 9 phố Phan Đình Phùng TN Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số: 2 0 0 0 1 6 1 6 1 1 0 0 1 2 Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Ghế GM-15-07 chiếc 900 244.000 219.600.000
Cộng tiền hàng: 219.600.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 21.960.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 241.560.000
Học viện Tài Chính
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bốn mốt triệu, năm trăm sáu mơi nghìn đồng
chẵn
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) ∗Quy trình nhập liệu đối với phiếu nhập kho
Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho trên, tiến hành nhập liệu nh sau:
Kế toán chọn chứng từ “Phiếu nhập kho thành phẩm”
Ô ngày: 05/03/2008
Ô chứng từ: PN0067
Ô diễn giải: Nhập hàng Cù Thị Phúc
155 Phiếu nhập mua Thành phẩm
Học viện Tài Chính Ô ông/bà: Dơng Hoàng Linh
Ô VLSPHH: chọn mã SPGM 16002 Ô kho: Kho số 7 Yên Thế
Ô số lợng: 300.000
Khi nhấn nút “Lu” chơng trính sẽ thông báo “Có thể thiếu dữ liệu ở ô PS Nợ, PS Có, bạn có muốn ghi lại?(C/K)”, nhấn phím C để lu. Đối với các thành phẩm còn lại nhập vào màn hình nhập liệu tơng tự.
∗Quy trình nhập liệu đối với xuất kho thành phẩm
Do công ty sử dụng hoá đơn GTGT kèm theo phiếu xuất kho nên chứng từ xuất thành phẩm ở đây chính là hoá đơn GTGT
Căn cứ vào hoá đơn GTGT (biểu 2.2), kế toán doanh thu tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Khi thực hiện các lệnh trên máy, máy sẽ tự động chạy chơng trình và cho phép kiết xuất, in ra các sổ chi tiết thành phẩm với từng mã thành phẩm trong danh mục thành phẩm đã cài đặt. Phòng kế toán mở sổ chi tiết thành phẩm theo từng thành phẩm để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn thành phẩm theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Khi nhận đợc hoá đơn GTGT, kế toán tập hợp phân loại theo từng nơi phát sinh và tiến hành nhập liệu nh sau:
Học viện Tài Chính
Dựa vào hoá đơn GTGT trên, kế toán bán hàng chọn chứng từ thuộc nhóm “Hoá đơn bán H.hoá, vt, TP VAT (Gvtđ)” và vào màn hình nhập liệu tiến hành các bớc nhập liệu nh sau:
Ô ngày: 06/03/2008 Ô chứng từ: 0032314 Ô số hoá đơn: NK/2008B
Ô diễn giải: Yên Thế hoá đơn 0032314(06/03/2008)
Ô ĐVKH: chọn mã 4600135020 (hoặc dùng phím F5 để tìm ra tên khách hàng)
Ô VLSPHH: chọn mã SPGM 16002 Ô kho: Kho số 7 Yên Thế
Học viện Tài Chính Ô đơn giá: 244.000 Ô đvtt: dùng phím F5 để chọn đơn vị tiền tệ Ô Nợ: nhập TK 131 Ô tiền: nhập số tiền 219.600.000 Ô Có: nhập TK 5111 Ô nhóm VAT: Ghế các loại Số tiền sẽ do máy tự tính.
Sau khi thực hiện nhập dữ liệu nh trên, kế toán nhấn nút “Lu”, chơng trình sẽ lu đồng thời các bút toán giá vốn, doanh thu và thuế GTGT.
Các dữ liệu sau khi nhập sẽ tự động đa vào các sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản, sổ nhật ký chung có liên quan theo các tài khoản; bảng cân đối thành phẩm (155), bảng kê hoá đơn bán hàng, bảng tổng hợp phải thu theo mã khách hàng (131). Vào thời điểm cuối tháng hoặc cuối năm, kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán điều chỉnh và khoá sổ, khi yêu cầu thì máy sẽ tự động đa ra các sổ nh: Sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, báo cáo tài chính.
Để xem dữ liệu liên quan đến doanh thu bán hàng hay kết quả kinh doanh, tr- ớc tiên kế toán từng phần hành mở phần mềm kế toán bằng mật khẩu riêng. Có các nội dung hiển thị chọn mục “Sổ sách báo cáo”trên cây chức năng hoặc nhấn nút có biểu tợng “Báo cáo”, nhấn Enter, sau đó chọn loại sổ sách báo cáo cần tìm.
2.2.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm:
2.2.2.1. Tình hình tiêu thụ thành phẩm ở Công ty Xuân Hoà:
Trong những năm chuyển đổi cơ chế (từ năm 1990 đến nay), Công ty rất coi trọng công tác tiêu thụ thành phẩm. Điều này ảnh hởng đến sự sống còn của doanh nghiệp. Vì vậy, công ty đã đầu t rất nhiều cho công tác tiêu thụ, trong đó không thể không kể đến việc công ty đã đầu t nghiên cứu phơng thức tiêu thụ nhằm đem lại
Học viện Tài Chính
hiệu quả cao cho công tác tiêu thụ thành phẩm, sau đó là đầu t nguồn nhân lực dồi dào, có trình độ chuyên môn cũng nh kinh nghiệm trong công tác tiếp thị bán hàng, đầu t cơ sở vật chất nh: mua nhà làm trụ sở của Trung tâm Thơng Mại tại Hà Nội, mở thêm nhiều các đại lý ở các tỉnh trong toàn quốc, nhất là các trung tâm thành phố lớn nh: Hà Nội, Hải Phòng, Hải Dơng, Vinh, Huế, Đà Nẵng, Thành Phố HCM v.v...). Công ty không ngừng đổi mới công tác tiếp thị và tiêu thụ sản phẩm, tạo ra các kênh phân phối phù hợp với thị hiếu, tập quán của ngời tiêu dùng.
Ngoài ra, Công ty còn thực hiện quảng cáo qua các phơng tiện thông tin đại chúng của Trung Ương cũng nh địa phơng, nh trên các báo, tạp chí, đài, truyền hình, internet nhằm mục đích làm cho ngời tiêu dùng hiểu về sản phẩm của Công ty. Đặc biệt, hàng năm Công ty thờng tham gia các hội chợ lớn của toàn quốc tại một số nơi đăng cai mở với quy mô lớn nh: Hội chợ Hàng công nghiệp Việt Nam, hội chợ Thơng Mại quốc tế tại Việt Nam, Hội chợ Chất lợng cao. Bên cạnh đó, Công ty cũng tham gia các hội chợ nớc ngoài, nh ở Nhật Bản, Thái Lan, úc,... Chính nhờ có sự quan tâm, đầu t vào công tác tiêu thụ mà sản phẩm của Công ty ngày càng có sức tiêu thụ cao hơn ở trong nớc cũng nh Quốc tế.
Trong công tác tiêu thụ giữa phòng Kế hoạch, phòng Kế toán, phòng Vật t - Xuất nhập khẩu và Trung tâm Thơng Mại phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng về thủ tục mua hàng, rút ngắn thời gian mua hàng và thanh toán tiền hàng. Hiện nay, Công ty đã có xe ô tô chở hàng giao tận nơi cho ngời mua, cho các đại lý… áp dụng hình thức bán hàng này doanh thu bán hàng của công ty đã tăng so với trớc rất nhiều.
Để kích thích tiêu thụ ở từng vùng khác nhau, Công ty áp dụng các phơng thức thanh toán, chiết khấu phù hợp với từng vùng. Ưu tiên những khách hàng thanh toán tiền ngay.
Ví dụ, các khách hàng ở Hà Nội và các tỉnh lân cận nh Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Hà Nam, Bắc Ninh… đợc chiết khấu 5%, từ Thanh Hoá đến Huế, Đà Nẵng 7%, từ
Học viện Tài Chính
Thành phố HCM, Cần Thơ 9%. Khách hàng nào mua nhiều hơn 50 triệu đến 100 triệu có khuyến mại chở hàng miễn phí. Mặt khác, Công ty còn áp dụng khuyến mại vào những dịp ngày lễ, Tết nh 30/4 - 1/5, 2/9…
Công ty còn đề ra chính sách chăm sóc khách hàng bằng nhiều hình thức khác nhau nh bảo hành sản phẩm miễn phí, lắp đặt sản phẩm tại nhà, thăm hỏi khách hàng trong các dịp lễ, tết, mở hội nghị khách hàng hàng năm v.v…
Chính nhờ có những chính sách, những quy định trên mà công tác tiêu thụ thành phẩm của công ty ngày càng đợc phát triển.
Ngoài ra, công ty còn luôn luôn tìm hiểu thị trờng, tìm hiểu nhu cầu thị hiếu của ngời tiêu dùng, tìm hiểu giá cả vật t đầu vào… trên cơ sở đó có sự điều chỉnh giá của mình sao cho phù hợp. Khi cần điều chỉnh giá của mặt hàng nào, công ty cho kiểm kê số lợng mặt hàng đó xem thực tế còn lại bao nhiêu để làm cơ sở định giá mới sao cho có lợi nhất. Công việc hạ giá bán thành phẩm phải đợc cân nhắc kỹ lỡng vào đúng các thời điểm cần giảm giá vì đây là nghệ thuật kinh doanh của doanh nghiệp.
Ví dụ : Việc điều chỉnh giá bán của một số sản phẩm nh sau:
Bảng điều chỉnh giá bán
STT Giá bán
Tên TP Năm 2007 Năm 2008
1 GM -15 - 07 248.000 244.000
Học viện Tài Chính
3 BVT - 01 431.000 428.000
4 BHS - 05 322.000 318.000
Nhờ tổ chức tốt công tác tiêu thụ nên sản phẩm của công ty sản xuất ra đều đ- ợc bán hết, số lợng khách hàng của Công ty ngày càng tăng.
∗Các phơng thức bán hàng
Để thúc đẩy công tác tiêu thụ, công ty đã áp dụng một số phơng thức bán hàng sau:
−Bán lẻ: Công ty có mở các chi nhánh và tại trụ sở của công ty. Đây là phơng thức giao hàng trực tiếp, công ty thu đợc tiền ngay. Và khách hàng đợc khuyến khích bằng tỷ lệ chiết khấu và giảm giá trong từng trờng hợp.
−Bán buôn: áp dụng với khách hàng mua hàng với khối lợng lớn, đã ký hợp đồng dài hạn với công ty.
−Hình thức đại lý: Đây là hình thức tiêu thụ chủ yếu của công ty. Hiện tại công ty có trên 90 đại lý trên khắp các tỉnh thành.
∗Các phơng thức thanh toán tiền của Công ty:
−Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, séc hoặc ngân phiếu.
áp dụng đối với khách hàng không thờng xuyên, khách hàng cần mua dứt điểm, khách hàng mua với số lợng ít... Với phơng thức thanh toán này đảm bảo cho công ty thu hồi đợc vốn nhanh, tránh bị chiếm dụng vốn.
−Trả trớc tiền hàng: áp dụng với những khách hàng đặt hàng theo yêu cầu hoặc mua với số lợng lớn, hoặc cần chi tiền mua trớc trả hàng sau
−Thanh toán trả chậm: áp dụng đối với các khách hàng có quan hệ thanh toán thờng xuyên, sòng phẳng và có uy tín đối với công ty, đợc áp dụng đối với các đại lý (lấy hàng chuyến sau thì phải thanh toán chuyến trớc, hoặc thanh toán chậm nhất sau 1 tháng).
Học viện Tài Chính
Những phơng thức bán hàng và phơng thức thanh toán có ảnh hởng tác động không nhỏ đến công tác kế toán doanh thu bán hàng của công ty. Tổ chức tốt công tác tiêu thụ thành phẩm sẽ tạo cơ sở để tăng doanh thu bán hàng, từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận cho công ty. Đó chính là mục tiêu cuối cùng của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy kế toán doanh thu bán hàng phải quan tâm đến công tác tổ chức tiêu thụ thành phẩm nhằm đạt đợc tối đa mục tiêu đó.