VII. Tổ chức hệ thống sổ hạch toán TSCĐ.
1. Hạch toán chi tiết TSCĐ
Mỗi TSCĐ đều phải có một số liệu riêng không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng, do phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật đơn vị xây dựng. Phòng kế toán quản lý ghi vào chứng từ hoặc thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ, số liệu này phải đợc thông báo cho các đơn vị sử dụng biết.
Mỗi TSCĐ đều đợc lập 1 bộ hồ sơ vẽ kỹ thuật và hồ sơ vẽ kế toán. Hồ sơ kỹ thuậtn có lý lịch vẽ TSCĐ , bản vẽ thiết kế, biên bản giao nhận vẽ kỹ thuật cùng các tài liệu có liên quan đến đặc điểm, tính năng kỹ thuật và chế độ vận hành sử dụng TSCĐ, hồ sơ này do phòng kỹ thuật quản lý. Hồ sơ kế toán gồm có biên bản giao nhận TSCĐ vẽ mặt hiện vật và giá trị, biên bản giao nhận sửa chữa lớn hoàn thành, bản sao và các tài liệu kỹ thuật có liên quan đến việc sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, hồ sơ này do phòng kế toán quản lý.
Mỗi hồ sơ của từng đối tợng TSCĐ phải đợcđánh số thứ tự, ghi sổ số hiệu TSCĐ và đợc sắp xếp bảo quản theo nhóm TSCĐ. Khi chuyển giao hoặc nhợng bán TSCĐ, toàn bộ hồ sơ về mặt kỹ thuật và kế toán đợc kèm với cho đơn vị nhận. Căn cứ vào hồ sơ phòng kế toán mở sổ, thẻ TSCĐ để hạch toán chi tiết từng đối t- ợng TSCĐ theo mẫu quy định. Thẻ TSCĐ lập song (biểu số 1a) đợc đăng ký vào số TSCĐ (biểu số 1b) của doanh nghiệp và đợc baỏ quản tại phòng kế toán. Để tiện cho việc kiểm tra sắp xếp, đối chiếu hàng ngày, thẻ TSCĐ đợc sắp xếp theo từng nhóm khác nhau. Mọi biến động về TSCĐ phát sinh trong tháng (tăng, giảm, sửa chữa lớn hoàn thành, thanh lý, nhợng bán) đều phải đợc ghi chép kịp thời vào thẻ TSCĐ trên cơ sở các chứng từ gốc (biên bản giao nhận, biên bản thanh lý TSCĐ).
Trong sổ TSCĐ, các đối tợng TSCĐ đợc sắp xếp theo thứ tự phù hợp với thẻ TSCĐ đã quy định. Tổng số các TSCĐ trong sổ phải khớp với tổng số TSCĐ ghi trên thẻ TSCĐ, thẻ, sổ TSCĐ ghi chép những chỉ tiêu chủ yếu, đặc trng cho đối t- ợng TSCĐ nh: tên tài sản, mã ký hiệu, năm sản xuất, nơi sản xuất, thời gian đa vào sử dụng, nguyên giá tỷ lệ khấu hao... và tình hình sửa chữa lớn trang bị thêm và các chỉ tiêu cấu thành khác.
Tóm lại: Thẻ, sổ TSCĐ nh một lý lịch theo dõi toàn bộ quá trình mua sắm, sử dụng cho tới khi thanh lý TSCĐ, tạo điều kiện cho doanh nghiệp nắm chắc đợc cụ thể TSCĐ hiện có trong đơn vị mình, nhờ đó tăng cờng công việc bảo vệ và sử dụng TSCĐ hoặc đổi mới khi cần thiết.
Biểu số 1a Đơn vị: Địa chỉ: Thẻ tài sản cố định Số Ngày tháng năm lập thẻ
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số .... ngày.... tháng .... năm Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ... số hiệu TSCĐ... Nớc sản xuất (xây dựng)...Năm sản xuất... Bộ phận quản lý, sử dụng...Năm đa vào sử dụng Công suất(diện tích) thiết kế... Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày... tháng ...năm Lý do đình chỉ:
...
số hiệu chứng từ
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ
Ngày,tháng, năm
Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao
mòn
Cộng dồn
A B C 1 2 3 4
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số... ngày...tháng... năm Lý do giảm:...
Sổ tài sản cố định (cuối tệp)
Đồng thời với việc hạch toán chi tiết TSCĐ, đơn vị còn phải tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ để việc quản lý thực sự chặt chẽ và hữu ích.