Trước khi để triển khai một hoạt động mới tại NHTM, việc đầu tiên cần thiết phải xem xét là các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật, nhân lực của ngân hàng có cho phép việc triển khai hoạt động đó hay không. Việc phát triển bao thanh toán cần xem xét tới các điều kiện chủ quan sau:
1.3.1.1 Vốn
Vốn là một điều kiện quan trọng cho bất kỳ hoạt động nào của ngân hàng. Các NHTM muốn phát triển hoạt động bao thanh toán cần đảm bảo nguồn vốn bao gồm nguồn vốn ngắn hạn, nguồn vốn trung và dài hạn để tài trợ cho khách hàng của mình. Trong hoạt động huy động vốn của các NHTM, tỷ trọng tiền gửi không kỳ hạn và ngắn hạn là rất lớn. Đây là nguồn vốn ngắn hạn dồi dào để triển khai tốt bao thanh toán. Nguồn vốn càng lớn ngân hàng càng có điều kiện tốt để phát triển tốt bao thanh toán. Thêm vào đó nếu bản thân NHTM đó có được sự tài trợ từ một đơn vị khác (chẳng hạn theo kinh nghiệm của Ấn Độ các công ty bao thanh toán quốc tế được sự tài trợ của Quỹ bảo hiểm tín dụng) thì khả năng cung cấp hình thức bao thanh toán miễn truy đòi sẽ cao hơn, đồng thời lợi nhuận thu được cũng sẽ đảm bảo hơn.
1.3.1.2 Nguồn nhân lực
Nhân lực là yếu tố mang tính chất quyết định cho sự thành công của hoạt động đặc biệt đối với một hoạt động mới như bao thanh toán. Nguồn nhân
lực phục vụ triển khai bao thanh toán phải có trình độ chuyên môn cao, vững vàng về nghiệp vụ đặc biệt là nghiệp vụ tín dụng, hoạt động xuất nhập khẩu, đã có kinh nghiệm hoặc hiểu biết về hoạt động bao thanh toán. Bên cạnh đó kiến thức của nhân viên ngân hàng phải bao quát, rộng rãi bởi lẽ bao thanh toán là một hoạt động có liên quan mật thiết với hầu hết các ngành, lĩnh vực khác và bao thanh toán diễn ra trên một phạm vi rộng, có thể giữa hai hay nhiều quốc gia. Cụ thể, nhân viên ngân hàng phải có hiểu biết về nhiều ngành nghề, nhiều khu vực, nhiều quốc gia. Để thực hiện bao thanh toán tốt họ phải am hiểu khách hàng (bao gồm cả bên bán và bên mua), lĩnh vực mà khách hàng kinh doanh, môi trường mà khách hàng sớm, có khả năng cập nhập nhạy bén và phân tích sắc xảo. Ngoài ra, để làm tốt bao thanh toán quốc tế người đó phải có kiến thức về lĩnh vực xuất nhập khẩu, am hiểu luật lệ trong nước và các quy định, thông lệ quốc tế, nếu không có kiến thức về lĩnh vực này sẽ tiềm ẩn rủi ro rất cao khi thực hiện bao thanh toán xuất- nhập khẩu. Điều này cũng đặt ra yêu cầu đối với NHTM cần phải có một phòng, ban, cán bộ chuyên trách để thực hiện tốt quá trình triển khai và hoàn thiện hoạt động mới này.
Điều kiện về nguồn nhân lực không chỉ đòi hỏi cán bộ, nhân viên ngân hàng phải có trình độ chuyên môn mà còn phải có đạo đức nghề nghiệp. Đầu tiên, nhân viên ngân hàng phải tuyệt đối tuân thủ pháp luật bao gồm các quy định pháp luật liên quan tới hoạt động bao thanh toán của Việt Nam và các quy định, thông lệ quốc tế. Họ phải là những người trung thực, khách quan, bản lĩnh cao không bị cám dỗ bởi tiền bạc. Sống trong môi trường “tiền bạc” nhiều nhân viên ngân hàng đã không tránh khỏi cám dỗ vì lợi ích cá nhân mà tiếp tay cho khách hàng làm những điều sai trái, lừa đảo ngân hàng. Họ còn phải là những người cần mẫn, nhiệt huyết
trong công việc, trung thành với ngân hàng, có tinh thần đoàn kết vì lợi ích chung của ngân hàng.
1.3.1.3 Mạng lưới ngân hàng
Mạng lưới của ngân hàng càng rộng ngân hàng càng có điều kiện mở rộng thị trường, tiếp xúc với nhiều đối tượng khách hàng. Một NHTM có mạng lưới hoạt động rộng, đặc biệt có chi nhánh đóng tại các vùng kinh tế trọng điểm là một điều kiện tốt cho việc triển khai hoạt động bao thanh toán. Hoạt động bao thanh toán liên quan tới ba bên: ngân hàng, bên bán và bên mua vì vậy số lượng khách hàng ngân hàng cần quản lý sẽ không ngừng gia tăng và nằm rải rác ở nhiều khu vực khác nhau. Ngân hàng càng có nhiều chi nhánh thì việc tiếp xúc với khách hàng, quản lý khách hàng sẽ dễ dàng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho ngân hàng.
1.3.1.4 Uy tín ngân hàng
Tạo dựng uy tín ngân hàng là vấn đề quan trọng số một của mọi ngân hàng vì khách hàng chỉ sử dụng dịch vụ của các ngân hàng mà họ tin tưởng. Có những điều khách có thể nhìn thấy ngay ở một ngân hàng như quy mô lớn, mạng lưới phân phối rộng song có những điều phải trải nghiệm khách hàng mới có thể cảm nhận được như chất lượng dịch vụ. Trong khi đó, uy tín ngân hàng chỉ được xây dựng dựa trên sự tổng hợp của tất cả các yếu tố trên vì vậy uy tín của ngân hàng không phải được tạo dựng trong một sớm một chiều mà phải trải qua quá trình hoạt động lâu dài. Do đó các ngân hàng có thâm niên trên thị trường thường có uy tín hơn các ngân hàng mới thành lập. Khi một NHTM đã xây dựng được uy tín của mình trên thị trường, được nhiều người
biết tới, ngân hàng đó sẽ có điều kiện thuận lợi hơn để phát triển một hoạt động mới như bao thanh toán.
1.3.1.5 Hệ thống quản lý thông tin, phân tích khách hàng
Khác với đa số các hoạt động khác, mối quan hệ trong hoạt động bao thanh toán liên quan tới ba bên: NHTM, bên bán và bên mua vì vậy số lượng khách hàng cũng như thông tin khách hàng không ngừng tăng lên và phải cập nhập thường xuyên. Hệ thống quản lý thông tin khách hàng sẽ giúp ngân hàng phân loại nhóm khách hàng theo các tiêu chí khác nhau như lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh, khu vực, quy mô khách hàng… Điều đó sẽ tạo thuận tiện cho ngân hàng trong việc quản lý khách hàng, chăm sóc khách hàng, tránh những nhầm lẫn đáng tiếc về việc sai lệch thông tin.
Các thông tin thu thập khách hàng sau khi được phân loại xử lý NHTM sẽ phân tích, đánh giá khách hàng. Tương tự như hoạt động cho vay, trước khi đưa ra quyết định có nhận bao thanh toán hay từ chối, tài trợ cho các khoản phải thu của khách hàng theo phương thức bao thanh toán như thế nào và bằng hình thức bao thanh toán nào NHTM phải tiến hành công tác thẩm định khách hàng (thu thập thông tin khách hàng, phân tích khách hàng, chấm điểm tín dụng). Song khác với hoạt động cho vay việc phân tích khách hàng trong hoạt động bao thanh toán phải được tiến hành đối với cả bên mua và bên bán. Đối với trường hợp bao thanh toán miễn truy đòi việc phân tích đối với bên bán ít quan trọng hơn so với bên mua còn đối với hầu hết các hình thức bao thanh toán khác, việc phân tích bên bán cũng như bên mua quan trọng như nhau. Tuy nhiên, việc phân tích bên bán và bên mua phải sử dụng hai hệ thống phân tích khác nhau do thông tin thu thập từ hai bên sẽ khác nhau. Nếu như NHTM sẵn có hệ
thống phân tích tín dụng hiệu quả thì đó là nền tảng cơ sở rất tốt để có thể xây dựng hệ thống phân tích khách hàng cho hoạt động bao thanh toán. Điều đó sẽ tạo thuận lợi cho giai đoạn đầu phát triển bao thanh toán_giai đoạn triển khai hoạt động tại NHTM.
1.3.1.6 Công tác nghiên cứu và phát triển (R&D)
Nghiên cứu và phát triển hiện nay được coi là một trong những chìa khóa thành công của nhiều ngân hàng lớn trên thế giới. Mục đích cao nhất của nghiên cứu và phát triển là để trở thành ngân hàng luôn dẫn đầu thị trường bằng cách luôn phải đi trước đối thủ một bước về phát triển dịch vụ và công nghệ để đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng với giá cả phải chăng và chi phí tối ưu. Thấy rõ lợi ích của nghiên cứu và phát triển nên nhiều ngân hàng nhỏ hiện nay đã chú trọng hơn tới công tác này. Tuy nhiên những ngân hàng có quy mô lớn có điều kiện tốt hơn trong việc đầu tư vào nghiên cứu và phát triển để ra đời các dịch vụ mới phục vụ khách hàng vì đây là công tác tốn kém về chi phí, thời gian và đòi hỏi nguồn nhân lực chất lượng cao. Ở những ngân hàng nhỏ công tác nghiên cứu và phát triển dừng lại ở mức phát triển các dịch vụ sẵn có hoặc nghiên cứu triển khai các dịch vụ sẵn có trên thị trường. Tuy có những mức độ phát triển khác nhau song công tác nghiên cứu và phát triển ngày càng trở thành một hoạt động không thể thiếu đối với mỗi NHTM.
Hoạt động bao thanh toán là một hoạt động không còn mới mẻ với các quốc gia trên thế giới song với các quốc gia đang phát triển, hoạt động ngân hàng còn hạn chế như Việt Nam hoạt động bao thanh toán là hoạt động khá mới mẻ. Bao thanh toán chỉ có thể triển khai thành công nếu như có một quá trình chuẩn bị hoàn hảo, nghiên cứu kỹ lưỡng do đó công tác nghiên cứu và
phát triển phải được coi trọng như một chiếc chìa khóa vàng mở cánh cửa thành công. Công tác nghiên cứu và phát triển sẽ chuẩn bị những nội dung cơ bản cho việc phát triển bao thanh toán như: xây dựng các hình thức bao thanh toán, phương thức bao thanh toán, quy trình bao thanh toán, lãi suất và phí bao thanh toán. Hoạt động có thu hút được khách hàng hay không? Hoạt động bao thanh toán do ngân hàng đó cung cấp có điều gì đặc biệt và hấp dẫn đối với khách hàng hơn so với hoạt động bao thanh toán của các NHTM khác trên thị trường hay không? Hoạt động đó có phù hợp với điều kiện của ngân hàng hay không và đảm bảo an toàn cho hoạt động của ngân hàng hay không? Tất cả những câu hỏi đó sẽ được trả lời trong giai đoạn nghiên cứu và phát triển trước khi hoạt động chính thức ra mắt thị trường và tiếp tục có điều chỉnh trong suốt quá trình phát triển của hoạt động sau này. Tất cả điều đó sẽ được tiến hành dễ dàng, hiệu quả hơn đối với các NHTM đã có sẵn phòng ban, chuyên gia nghiên cứu và phát triển hoạt động có hiệu quả. Tốt nhất mỗi NHTM cần có riêng một phòng, ban tập hợp các chuyên gia chuyên nghiên cứu và phát triển dịch vụ cho ngân hàng. Đó là một điều kiện cần thiết để phát triển các hoạt động, dịch vụ mới cho ngân hàng đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi ngành ngân hàng đang phát triển mạnh mẽ với sự ra đời của hàng loạt hoạt động, dịch vụ mới.
1.3.1.7 Hoạt động marketing
Bên cạnh công tác nghiên cứu và phát triển, hoạt động marketing ngân hàng là một trong những điều kiện không thể thiếu khi phát triển một hoạt động mới. Hoạt động marketing phải gắn bó chặt chẽ với công tác nghiên cứu và phát triển hoạt động để hoạt động bao thanh toán có thể ra mắt thị trường. Ngày nay, các NHTM hoạt động dưới sự biến động không ngừng của
môi trường kinh doanh và cuộc chiến giành giật thị trường ngày càng diễn ra khốc liệt cả ở trong và ngoài nước. Marketing là công cụ kinh doanh hiện đại, là sự lựa chọn sáng suốt, là vũ khí đắc lực trong cuộc chiến đó giúp NHTM nâng cao khả năng khám phá cơ hội kinh doanh và chiếm được vị thế cạnh tranh, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của mỗi hoạt động nói riêng và toàn ngân hàng nói chung. Như một lẽ tất yếu, phát triển bao thanh toán chỉ thành công khi có một chiến lược marketing năng động, đúng hướng.
Đối với việc phát triển một dịch vụ mới như bao thanh toán marketing sẽ giải quyết các nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu thị trường;
- Dự báo cơ hội kinh doanh và nguy cơ tiềm ẩn;
- Hoạch định chiến lược marketing cung ứng dịch vụ.
Nghiên cứu thị trường ngân là việc xác định đặc điểm thị trường, các yếu tố của thị trường để đưa tới quyết định hướng phát triển của hoạt động bao thanh toán. Đây là khâu rất quan trọng và mang tính ảnh hưởng quyết định tới dự báo và hoạch định chiến lược marketing. Quá trình nghiên cứu thị trường là quá trình thu thập, phân tích thông tin về thị trường .Những phân tích này sẽ giúp nhà quản lý đưa ra kết luận đúng đắn và lập kế hoạch dự báo thị trường. Nội dung nghiên cứu thị trường cho việc phát triển hoạt động bao thanh toán bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Nghiên cứu nhu cầu thị trường; - Tìm hiểu khách hàng tiềm năng;
- Nghiên cứu thị trường ngân hàng có dự định xâm nhập để phát triển hoạt động bao thanh toán;
- Nghiên cứu các yếu tố của môi trường kinh doanh bên ngoài ngân hàng có ảnh hưởng tới việc phát triển bao thanh toán như điều kiện kinh tế- xã hội, luật pháp, đối thủ cạnh tranh..
- Phân tích các điều kiện nội tại của ngân hàng để có thể phát triển bao thanh toán.
Sau khi nghiên cứu, phân tích các số liệu, thông tin thu thập được NHTM sẽ tiến hành dự báo cơ hội kinh doanh cũng như các nguy cơ tiềm ẩn và đưa ra chiến lược marketing phù hợp để quảng bá hoạt động bao thanh toán tới khách hàng.
Như vậy nền tảng để có được những điều trên NHTM phải sẵn có một phòng marketing với đội ngũ nhân viên thông minh, nhạy bén, sáng tạo.
1.3.1.8 Cơ sở vật chất và công nghệ ngân hàng
Thực ra hoạt động bao thanh toán không đòi hỏi quá nhiều về cơ sở hạ tầng, khoa học công nghệ. Hoạt động bao thanh toán tại một NHTM trong thời đại hiện nay tối thiểu cần có máy vi tính (có nối mạng Internet), một bộ phận phần mềm liên lạc do FCI cung cấp (để phục vụ trong bao thanh toán), các thiết bị liên lạc thông thường khác như điện thoại, máy fax…
Tuy vậy, trong giai đoạn hiện nay khi khoa học công nghệ phát triển như vũ bão xâm nhập vào mọi ngành, nghề, lĩnh vực đời sống, ngành ngân hàng không thể nằm ngoài vòng xoáy của sự phát triển đó. Các NHTM trang bị cho mình công nghệ càng hiện đại càng tốt song song với việc phát triển trình độ nguồn nhân lực. Nếu các NHTM có sẵn nền tảng công nghệ hiện đại thì việc triển khai bao thanh toán sẽ dễ dàng hơn, có điều kiện cung ứng các hình thức bao thanh toán với nhiều tiện ích hơn cho khách hàng bằng cách áp dụng công nghệ
hiện đại. Chẳng hạn trong triển khai thực hiện bao thanh toán, hiện nay có một chuẩn mực báo cáo được xây dựng, gọi là EDIFACTORING (The electronic data interchange of standard messages in the Factoring industry: Trao đổi thông tin điện tử liên đơn vị bao thanh toán dưới dạng các điện giao dịch chuẩn áp dụng trong bao thanh toán). Hệ thống này dựa trên cơ sở máy tính cá nhân và được thiết kế để liên lạc giữa đơn vị bao thanh toán xuất khẩu và đơn vị bao thanh toán nhập khẩu, giữa đơn vị bao thanh toán xuất khẩu và bên xuất khẩu, giữa đơn vị bao thanh toán nhập khẩu và bên nhập khẩu, giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Ở nhiều nước phát triển như Anh, Mỹ, Italia các NHTM để tăng cường khả năng cạnh tranh,các quốc gia này đã đẩy mạnh hoạt động giao dịch bao thanh toán qua mạng (e-factoring). Muốn vậy NHTM cần có nền tảng công nghệ và quan tâm đầu tư thêm trang thiết bị phù hợp và hiện đại.