Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng các báo cáo kế toán thông qua việc ghi chép, theo dõi , tính toán xử lý số liệu trên các sổ kế toán. Sổ sách kế toán là khâu trung gian của toàn bộ công tác kế toán. Sổ của phần kế toán tổng hợp đợc coi là sổ kế toán tổng hợp. Các Doanh nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà Doanh nghiệp đó áp dụng .
Hiện nay, có 4 hình thức kế toán có thể lựa chọn áp dụng tại Doanh nghiệp : - Hình thức nhật ký chung - Hình thức Nhật ký - sổ cái - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức nhật ký chứng từ.
Tơng ứng với mỗi hình thức kế toán Doanh nghiệp sẽ phản ánh kế toán tổng hợp nguyên vật liệu vào sổ sách nh sau:
4.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Nội dung: Theo hình thức này tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Với hình thức này kế toán sử dụng các sổ: + Nhật ký chung
+ Nhật ký chuyên dùng : Nhật ký mua hàng, Nhạt ký chi tiền + Sổ cái tài khoản 152
+ Sổ chi tiết (tài khoản:152, 153, 331, 621, .)…
Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Lớp K37 - D3 Khoa Kế Toán - Tài Chính 26 Chứng từ gốc Sổ (thẻ) chi tiết Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối tài chính Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Nhật ký
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
4.2. Hình thức nhật ký sổ cái
- Nội dung: Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký sổ cái.
- Theo hình thức này kế toán sử dụng các loại sổ: + Sổ Nhật ký sổ cái
+ Sổ quỹ
+ Sổ chi tiết (TK 152, 331, 621, 627 )…
Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký sổ cái
Lớp K37 - D3 Khoa Kế 27 Chứng từ gốc, bảng
tổng hợp chứng từ gốc
Sổ quỹ Nhật ký sổ cái Sổ, thẻ kế
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
4.3. Hình thức chứng từ ghi sổ
- Nội dung: Theo hình thức này căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm :
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái
(Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp từng chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế)
- Theo hình thức này kế toán sử dụng các loại sổ: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ cái TK152,621… + Sổ chi tiết các tài khoản + Sổ quỹ .
Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Lớp K37 - D3 Khoa Kế
Toán - Tài Chính 28
Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ
quỹ chứng từ ghi sổSổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
4.4. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ
- Nội dung: Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ đợc ghi trực tiếp vào các sổ Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan theo trình tự thời gian.
- Theo hình thức này kế toán sử dụng các loại sổ:
+ Bảng kê số 3 (Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ) + Bảng kê số 4 (Tổng hợp chi phí sản xuất theo phân xởng)
+ Bảng kê số 5 (Tổng hợp chi phí bán hàng và chi phí QLDN) + Nhật ký chứng từ số 5 (Ghi có TK331 - Phải trả cho ngời bán)
+ Nhật ký chứng từ số 7 (Tập hợp chi phí, ghi có TK 152, 621,622, 627... + Bảng phân bổ nguyên vật liệu (bảng phân bổ số 2)
+ Bảng tổng hợp chi tiết + Sổ cái TK 152.
Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc, bảng TH chứng từ gốc, bảng phân bổ
Sổ quỹ Bảng kê Nhật ký Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra