II. Nội dung và giảI pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Sông Đà 1
2.2. Giải pháp cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu
a. Xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu
Trong quá trình thi công, hoàn thiện các công trình Xí nghiệp sử dung nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, mỗi loại có đặc điểm tính năng khác nhau, do vậy quản lý và bảo quản chúng gặp nhiều khó khăn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, phát hiện sai sót, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng loại nguyên vật liệu Xí nghiệp nên xây dựng Sổ danh điểm nguyên vật liệu
Sổ danh điểm nguyên vật liệu thống nhất về tên gọi, mã ký hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng nguyên vật liệu của toàn Xí nghiệp. Sổ này thờng xuyên đợc cập nhật khi có nguyên vật liệu mới.
Sổ danh điểm vật liệu đợc lập theo mẫu sau:
Sổ danh điểm nguyên vật liệu
Loại: Nguyên liệu, vật liệu chính
Ký hiệu
Nhóm Danh điểm vật liệu
Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật liệu ĐVT Đơn giá
Ghi chú
Lớp K37 - D3 Khoa Kế
b. áp dụng phơng pháp sổ số d để kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hiện nay Xí nghiệp sử dụng phơng pháp thẻ song song dể hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đây là một phơng pháp đơn giản, dễ làm nhng phơng pháp này chi thích hợp cho các Doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên liệu, vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu ít và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
Còn trên thực tế ta thấy tại Xí nghiệp Sông Đà 1.04 - Công ty Sông Đà 1 với nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau cùng các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu thờng xuyên diễn ra cho nên phơng pháp thẻ song song mà Xí nghiệp đang sử dụng cần đợc thay đổi.
Để phù hợp hơn với đặc điểm, quy mô sản xuất và công tác quản lý nguyên vật liệu, Xí nghiệp nên sử dụng phơng pháp Sổ số d. Phơng pháp này có nội dung nh sau:
- ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng nh phơng pháp thẻ song song. Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho ghi vào sổ số d (cột số l- ợng), sau đó chuyển trả cho kế toán.
- ở phòng kế toán: Khi nhận đợc các chứng từ N - X và phiếu giao nhận chứng từ do nhân viên phụ trách kho chuyển lên, kế toán nguyên vật liệu lập bảng kê nhập xuất tồn cho từng kho để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ số liệu tồn kho mà thủ kho đã ghi ở sổ số d và đơn giá từng thứ nguyên vật liệu tính ra thành tiền ghi vào cột số tiền ở sổ số d. Số liệu trên cột số tiền ở sổ số d sẽ đợc đối chiếu với số tồn kho trên bảng kê nhập, xuất, tồn và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp .
+ u điểm: Tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán giảm nhẹ đáng kể khối lợng công việc ghi chép do chỉ ghi sổ kế toán theo chỉ tiêu giá trị và từng loại vật liệu. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý ở Doanh nghiệp, thực hiện kiểm tra giám sát thờng xuyên của kế toán đối với việc nhập xuất nguyên vật liệu.
+ Nhợc điểm: Do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị của từng loại vật liệu nên qua số liệu kế toán không thể nhận biết đợc số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra khi đối chiếu kiểm tra số liệu ở sổ số d và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, nếu có sai sót thì kiểm tra việc ghi sổ sẽ còn gặp nhiều khó khăn và tốn nhiều công sức.
Sơ đồ kế toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d
Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu số liệu.
Sổ số d kế toán mở cho từng kho, sử dụng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao cho thủ kho ghi một lần. Sổ số d có thể mở theo mẫu sau:
Sổ số d hàng tồn kho Năm:……… Kho:……….. Lớp K37 - D3 Khoa Kế Toán - Tài Chính 78 Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ số dư Bảng kê nhập - xuất - tồn từng kho