II. Thực trạng về kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Sông Đà 1.04 Công ty Sông Đà
t (sp, hàng hoá) Mã
1.3. Trình tự hạch toán.
a. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu.
- Nguyên vật liệu trong Xí nghiệp Sông Đà 1.04 tăng chủ yếu do mua ngoài về nhập kho.
Khi mua ngoài nguyên vật liệu mà Xí nghiệp thanh toán bằng tiền mặt hay qua ngân hàng hoặc bằng hình thức trả sau, trả chậm thì kế toán sẽ ghi các tài khoản: TK 111, TK112, TK 331. Kế toán trên cơ sở căn cứ vào các chứng từ gốc để hạch toán nh: Phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, Giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu chi …
Nợ TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111, 112, 141, 311, 331
VD: Ngày 15 tháng 11 năm 2004 Xí nghiệp nhập kho vật liệu gạch lát nền và gạch ốp tờng của CT TNHH TM và XD Việt Đức theo hoá đơn GTGT số 000241 ngày 15/11/2004 và phiếu nhập kho số 209 ngày 15/11/2004 kế toán phản ánh: Nợ TK 152: 84.390.000 Nợ TK 133: 8.439.000 Có TK 331: 92.829.000 Lớp K37 - D3 Khoa Kế Toán - Tài Chính 50
Trờng hợp căn cứ vào phiếu báo giá Xí nghiệp ứng trớc để thanh toán tiền gạch ốp cho ngời bán (Theo chứng từ số 000212 ngày 10/11/2004 trên sổ NKC và sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Công ty TNHH TM và XD Việt Đức). Kế toán phản ánh:
Nợ TK 331: 29.205.000 Có TK 111: 29.205.000
Đến ngày 15/11/2004 hàng về kèm theo hoá đơn số 000241 ngày 15/11/2004 tổng số tiền là 26.550.000
Nợ TK 152: 26.550.000 Nợ TK 133: 2.655.000
Có TK 331: 29.205.000
Trờng hợp không có hàng thì ngời bán phải hoàn lại số tiền ứng trớc cho Xí nghiệp, khi đó kế toán ghi :
Nợ TK111: 29.205.000
Có TK 331: 29.205.000
- ở Xí nghiệp Sông Đà 1.04 với các loại nguyên vật liệu nh: cát, đá, sỏi, vôi mua về không nhập kho mà đ… a thẳng xuống công trình thi công. Khi đó kế toán phản ánh:
Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Có TK 111, 112, 331..
VD: Căn cứ hoá đơn GTGT số 000321 ngày 8/11/2004 Xí nghiệp mua cát và gạch đa đến công trờng thi công công trình toà nhà Sông Đà - Cầu Giấy, kế toán phản ánh
Nợ TK 621: 2.500.000 Nợ TK133: 250.000
Có TK 331: 2.750.000
- Nguyên vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến, kế toán phản ánh:
Có TK 154: Chi tiết thuê ngoài gia công chế biến - Nguyên vật liệu tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê:
Nợ TK 152: nguyên liệu, vật liệu
Có TK 338(3381): Tài sản thừa chờ giải quyết Tuỳ vào nguyên nhân để xử lý:
Nợ TK 338(3381): Tài sản thừa chờ giải quyết Có TK liên quan
Trờng hợp nguyên vật liệu thừa với số lợng nhỏ khi kiểm kê mà không xác định đợc nguyên nhân Xí nghiệp xác định là của mình và ghi giảm chi phí quản lý Doanh nghiệp, kế toán phản ánh:
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 642: Chi phí quản lý Doanh nghiệp
- Với các nguồn hàng mà Xí nghiệp mua là đều từ các nhà cung ứng quen nên giá nguyên vật liệu là đã đợc u đãi vì vậy tại Xí nghiệp không có các trờng hợp chiết khấu hay giảm giá.
VD: Theo biên bản kiểm kê nguyên vật liệu trong kho CT- Cầu Giấy số 042 ngày 30/11/2004 và phiếu nhập kho số 171 ngày 2/11/2004 Xí nghiệp phát hiện thừa vật t điện- Cap 3x25mm2, khi đó kế toán phản ánh:
Nợ TK 152: 1.058.912
Có TK 338(3381):1.058.912
Sau khi kiểm kê và kế toán phản ánh Xí nghiệp tìm ra nguyên nhân thừa là do bên bán đã giao nhầm, Xí nghiệp chấp nhận mua số Cáp thừa trên, kế toán phản ánh:
Nợ TK 338(3381): 1.058.912 Có TK 331 : 1.058.942
b. Kế toán tổng hợp trờng hợp giảm nguyên vật liệu
ở Xí nghiệp Sông Đà 1.04 nguyên vật liệu giảm chủ yếu là do xuất kho để phục vụ thi công các công trình, đáp ứng đợc tiến độ thi công. Bởi vậy kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu là kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu.
- Trờng hợp xuất nguyên vật liệu cho thi công sản xuất:
Lớp K37 - D3 Khoa Kế
Nợ TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 627 (6272) : Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 (6412) : Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 (6422) : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu
VD:Căn cứ phiếu xuất kho số 218 ngày 30/11/2004, kế toán phản ánh: Nợ TK 621: 57.840.000
Có TK 152:57.840.000
- Xuất kho nguyên vật liệu đi thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154: Chi tiết thuê ngoài gia công chế biến Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
- Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho quản lý sản xuất, quản lý Doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 627, 642
Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
- Trờng hợp giảm nguyên vật liệu do phát hiện thiếu khi kiểm kê + Cha rõ nguyên nhân:
Nợ TK 138(1381): Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
+ Xử lý: Nếu thiếu trong định mức:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 138(1381): Tài sản thiếu chờ xử lý
Cuối tháng Xí nghiệp tổng hợp các phiếu xuất kho cho từng công trình, định kỳ Xí nghiệp tiến hành kiểm kê kho, nếu nguyên vật liệu phát hiện thiếu số lợng ít mà thờng do trong quá trình bảo quản, vì vậy mức hao hụt này thờng đợc ghi tăng chi phí quản lý Doanh nghiệp:
Nợ TK 642: Chhi phí quản lý Doanh nghiệp Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Nếu thiếu ngoài định mức
Có TK 138(1381): Tài sản thiếu chờ xử lý
VD: Theo biên bản kiểm kê nguyên vật liệu trong kho CT- Cầu Giấy số 042 ngày 30/11/2004 và phiếu nhập kho số 171 ngày 2/11/2004 Xí nghiệp phát hiện thiếu vật t điện- Cap 2x2,5mm2 là thiếu trong ngoài định mức khi đó kế toán phản ánh:
Nợ TK 1388: 600.000 Có TK 1381: 600.000
Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại xí nghiệp Sông Đà 1.04
TK111,112,331 TK152 TK621
Nhập kho NVL mua ngoài Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất
TK133
TK627,642
Xuất cho QLSX TK154 và quản lý doanh nghiệp Nhập kho thuê ngoài
gia công chế biến TK154
Xuất thuê ngoài TK 3381, 642 gia công chế biến
Phát hiện thừa
khi kiểm kê TK1388,642
Phát hiện thiếu khi kiểm kê
Lớp K37 - D3 Khoa Kế
1.4. Sổ sách phản ánh
Tại Xí nghiệp Sông Đà 1.04 để phản ánh số hiện có và tình hình biến động nguyên liệu, vật liệu, Xí nghiệp đã sử dụng các sổ kế toán:
- Sổ kho: Theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu ở từng kho của Xí nghiệp.
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán: Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu và quy trình thanh toán với từng ngời bán của Xí nghiệp. Trong tháng căn cứ vào các hoá đơn của đơn vị bán và phiếu nhập kho kế toán tiến hành phân loại sắp xếp theo từng ngời bán sau đó kế toán ghi vào các cột trên sổ chi tiết tài khoản 331.
Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết TK 331 theo từng ngời bán, số liệu ở sổ chi tiết TK331 là cơ sở để ghi sổ Nhật ký chung tháng 11/2004. Số d cuối tháng ở sổ chi tiết bằng số d đầu tháng cộng số phải thanh toán trừ đi số đã thanh toán.
- Sổ Nhật ký chung: Là sổ kế toán cơ bản để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Hàng ngày căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi Sổ cái.
- Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp, sử dụng để ghi chép hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản .
Sổ cái là cơ sở để đối chiếu với sổ kho, Bảng tổng hợp N-X-T nguyên vật liệu, bảng tổng hợp thanh toán với từng ngời bán. Căn cứ số liệu ở sổ cái để kế toán lập bảng cân đối số phát sinh để cuối kỳ nên báo cáo tài chính.
Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Tại Xí nghiệp Sông Đà 1.04
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Lớp K37 - D3 Khoa Kế
Toán - Tài Chính 56
Chứng từ gốc
Sổ kho Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết thanh
toán với người bán
Sổ cái TK 152
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp thanh toán với người bán