kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu khối lợng
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (mẫu 06 – VT) cho từng danh điểm vật liệu theo từng kho và phát cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
Thẻ kho
Ngày lập thẻ:………….. Tờ số:……… - Tên nhãn hiệu, quy cách vật t:
- Đơn vị tính: - Mã số:
STT
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải
Ngày nhập xuất Số lợng Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận của kế toán A B C D E 1 2 3 4
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực tế nhập xuất vào thẻ kho. Cuối ngày tính ra số nguyên vật liệu tồn kho ghi vào thẻ kho. Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng nguyên vật liệu về phòng kế toán.
- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, để ghi chép tình hình nhập , xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị.
Sổ chi tiết vật liệu có thể mở theo mẫu sau:
Tài khoản:………….. Tên kho:………….
Tên, quy cách vật liệu ……… Mã số:………..
Đơn vị tính Chứng từ Số Ngày Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn
Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
Ghi chú
1 2 3 4 5 6 5x6 8 5x8 10 5x10 12
Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và đối chiếu với thẻ kho. Số lợng nguyên vật liệu tồn kho trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, kế toán nguyên vật liệu phải tổng hợp số liệu từ các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn theo từng nhóm, từng loại vật liệu.
+ u điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của
từng loại nguyên vật liệu theo số lợng và giá trị của chúng.
+ Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng. Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
Phơng pháp thẻ song song áp dụng thích hợp ở các Doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ xuất nhập ít và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
Lớp K37 - D3 Khoa Kế Toán - Tài Chính 32 Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp N- X- T
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
2. Phơng pháp sổ số d
Nội dung của phơng pháp này nh sau:
- ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng nh phơng pháp thẻ song song. Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho ghi vào sổ số d (cột số l- ợng), sau đó chuyển trả cho kế toán.
Sổ số d kế toán mở cho từng kho, sử dụng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao cho thủ kho ghi một lần. Sổ số d có thể mở theo mẫu sau:
Sổ số d hàng tồn kho Năm:……… Kho:……….. STT Tên vật liệu quy cách đơn vị tính đơn giá Số d 31/1 Số d 28/2 vv… Lợng Tiền Lợng Tiền
- ở phòng kế toán: Khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất và phiếu giao nhận chứng từ do nhân viên phụ trách kho chuyển lên, kế toán nguyên vật liệu lập bảng kê nhập xuất tồn cho từng kho để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ số liệu tồn kho mà thủ kho đã ghi ở sổ số d và đơn giá từng thứ nguyên vật liệu tính ra thành tiền ghi vào cột số tiền ở sổ số d. Số liệu trên cột số tiền ở sổ số d sẽ đợc đối chiếu với số tồn kho trên bảng kê nhập, xuất, tồn và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp .
+ u điểm: Tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán giảm nhẹ đáng kể khối lợng công việc ghi chép do chỉ ghi sổ kế toán theo chỉ tiêu giá trị và từng loại vật liệu. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý ở Doanh nghiệp, thực hiện kiểm tra giám sát thờng xuyên của kế toán đối với việc nhập xuất nguyên vật liệu.
+ Nhợc điểm: Do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị của từng loại vật liệu nên qua số liệu kế toán không thể nhận biết đợc số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra khi đối chiếu kiểm tra số liệu ở sổ số d và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, nếu không trùng khớp đúng thì việc kiểm tra để phát hiện sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi sổ sẽ còn gặp nhiều khó khăn và tốn nhiều công sức.
Phơng pháp sổ số d đợc áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại và đã xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo yêu cầu trình độ quản lý, trình độ của cán bộ trong Doanh nghiệp là tơng đối cao.
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp số d
Lớp K37 - D3 Khoa Kế Toán - Tài Chính 34 Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ số dư Bảng kê nhập - xuất - tồn từng kho
Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu số liệu.
Chơng II
Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp sông đà 1.04 Công ty sông đà 1–