Bảng tổng kết tài sản (trích) Thứ
2.4.2.2. Tài khoản sử dụng và quy trình hạch toán
Tài khoản sử dụng:
- TK 214 “Hao mòn TSCĐ”: - TK 009 “Nguồn vốn khấu hao”.
Bên Nợ: Số khấu hao đã trích và tăng thêm từ nguồn khác.
Bên Có: Số khấu hao giảm xuống do nộp, trả nợ, sử dụng tại đơn vị. D Nợ: Số khấu hao hiện còn.
Quy trình hạch toán:
Định kỳ tính và trích khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh, đồng thời phản ánh hao mòn TSCĐ, ghi:
Nợ TK 627- chi phí sản xuất chung (6274). Nợ TK 641- chi phí bán hàng (6414)
Nợ TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp (6424) Có TK 214- hao mòn TSCĐ
Đồng thời, phản ánh tăng vốn khấu hao cơ bản. Ghi đơn vào bên Nợ TK 009 - Nguồn vốn khấu hao, tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán.
- Trờng hợp phải nộp vốn khấu hao cho đơn vị cấp trên hoặc điều chuyển cho đơn vị khác.
+ Trờng hợp đợc hoàn trả lại: khi nộp vốn khấu hao ghi: Nợ TK 136- phải thu nội bộ (1368)
Có TK 112- tiền gửi ngân hàng.
Đồng thời ghi giảm nguồn vốn khấu hao. Ghi đơn vào bên Có TK 009. Khi nhận lại vốn khấu hao hoàn trả, ghi bút toán ngợc lại.
+ Trờng hợp không đợc hoàn trả lại, ghi: Nợ TK 411- Nguồn vốn kinh doanh. Có TK 111, 112 hoặc 338 (3388).
Đồng thời ghi giảm nguồn vốn khấu hao cơ bản. Ghi đơn vào bên Có TK 009.
- Trờng hợp các đơn vị khác vay vốn khấu hao ghi: Nợ TK 128- đầu t ngắn hạn khác,
Nợ TK 228- đầu t dài hạn khác Có TK 111, 112.
+ Khi trích hao mòn TSCĐ dùng vào hoạt động văn hoá vào thời điểm cuối năm:
Nợ TK 4313- quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ Có TK 214.
+ Khi tính hao mòn TSCĐ dùng vào hoạt động sự nghiệp, dự án, ghi: Nợ TK 466- nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Có TK 214
- TSCĐ đánh giá lại theo quyết định của Nhà nớc: + Trờng hợp đánh giá tăng nguyên giá TSCĐ, ghi: Nợ TK 211- TSCĐHH
Có TK 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản: phần giá trị còn lại tăng. Có TK 214 : Phần hao mòn TSCĐ tăng thêm.
Nếu có điều chỉnh giá trị đã hao mòn:
+ Trờng hợp điều chỉnh tăng giá trị hao mòn. Nợ TK 412
Có TK 214
+ Trờng hợp điều chỉnh giảm giá trị hao mòn: Nợ TK 214
Có TK 412.
+ Trờng hợp đánh giá giảm nguyên giá TSCĐ, ghi: Nợ TK 412: Phần giá trị giảm.
Nợ TK 214: Phần hao mòn TSCĐ giảm. Có TK 211
Nếu có điều chỉnh giá trị đã hao mòn:
+ Trờng hợp điều chỉnh tăng giá trị hao mòn: Nợ TK 412
Có TK 214
Và ghi bút toán ngợc lại nếu điều chỉnh giảm giá trị hao mòn.
Trờng hợp giảm TSCĐ thì đồng thời với việc giảm nguyên giá TSCĐ phải phản ánh giảm giá trị đã hao mòn của TSCĐ.
Đối với TSCĐ đầu t, mua sắm bằng nguồn vốn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án, bằng quỹ phúc lợi khi hoàn thành dùng vào hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc dùng vào văn hoá phúc lợi thì không trích khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh mà chỉ tính hao mòn vào TSCĐ một năm một lần.
2.4.2.3. Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán chủ yếu là tập hợp các chứng từ phản ánh sự tăng, giảm TSCĐ. Khấu hao TSCĐ cũng đợc phản ánh trong Bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán sẽ phản ánh nguyên giá và giá trị hao mòn luỹ kế của TSCĐHH, TSCĐ thuê tài chính, TSCĐVH. Còn “nguồn vốn khấu hao cơ bản hiện có” sẽ đ- ợc phản ánh ngoài bảng cân đối kế toán.
Ngoài ra, trên báo cáo tài chính phải trình bày theo từng loại TSCĐHH những thông tin sau:
- Phơng pháp khấu hao đã sử dụng.
- Thời gian sử dụng hữu ích hoặc tỷ lệ khấu hao đợc áp dụng.
- Nguyên giá, khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại vào đầu kỳ và cuối kỳ.
- Bảng đối chiếu số liệu đầu kỳ và cuối kỳ của TSCĐHH cũng phải chỉ ra khấu hao.
Ngoài ra bảng phân bổ khấu hao TSCĐ cũng là một chứng từ quan trọng.
2.4.3. Đánh giá
Sự ra đời của Quyết định 166/1999/QĐ-BTC và Quyết định 2000/QĐ- BTC trong giai đoạn này đã đa đến sự đổi mới nhất định trong việc trích khấu hao và sử dụng tiền trích khấu hao TSCĐ. So với Quyết định 1062- TC/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996 thì hai quyết định mới này đã góp phần quan trọng vào việc hoàn thiện chế độ quản lý TSCĐ nói chung và chế độ khấu hao TSCĐ nói riêng. Có thể nói chế độ mới khá thông thoáng, cởi mở, tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động hơn trong việc trích khấu hao TSCĐ, cụ thể là:
Thứ nhất, theo quyết định mới thời gian sử dụng TSCĐHH không chỉ căn cứ vào tuổi thọ kỹ thuật và hiện trạng của TSCĐ mà nó còn dựa trên tuổi thọ kinh tế của TSCĐ. Sự bổ sung căn cứ này sẽ giúp xác định một cách chính xác hơn thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐHH, tạo cơ sở cho việc tính đúng, tính đủ mức khấu hao cần thiết cho TSCĐ. Thêm vào đó khung thời gian khấu hao TSCĐ đợc sửa đổi cho phù hợp hơn với một số ngành nh dệt, giấy, ; các… TSCĐ đợc hình thành từ nguồn vốn vay đợc phép khấu hao nhanh trong khuôn khổ không vợt quá 30% thời gian so với khung thời gian quy định theo quyết định 1062.
Thứ hai, quyết định 166 cũng đề cập đến việc xác định thời gian sử dụng TSCĐ trong một số trờng hợp đặc biệt nh TSCĐ của dự án đầu t nớc ngoài theo hình thức xây dựng – kinh doanh – chuyển giao (BOT), TSCĐ của dự án hợp
tác kinh doanh (BCC) có bên nớc ngoài tham gia hợp đồng. Việc đề cập khoản mục này trong quyết định 166 đã đáp ứng đợc yêu cầu mới của phát triển kinh tế khi mà xu hớng hợp tác, liên doanh, liên kết ngày càng đợc mở rộng. Quyết định này góp phần làm chặt chẽ hơn hệ thống văn bản luật nói chung, hệ thống văn bản luật kế toán nói riêng. Quyết định vừa mang tính chất hớng dẫn các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán, vừa góp phần ngăn chặn các kẽ hở có thể dẫn đến các sai phạm nghiêm trọng trong công tác kế toán.
Thứ ba, một quan điểm mới so với quy định trớc đây là thay vì việc hàng năm các doanh nghiệp phải đến cơ quan thuế để đăng ký thời gian khấu hao TSCĐ, nay doanh nghiệp tự xác định thời gian khấu hao TSCĐ cho năm đó theo khung quy định, còn chính cơ quan thuế phải có trách nhiệm xác nhận thời gian này, doanh nghiệp không phải đăng ký với cơ quan thuế. Với thay đổi này doanh nghiệp sẽ có thêm quyền chủ động trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình.
Bên cạnh đó, một trong những bổ sung quan trọng trong chế độ tính khấu hao TSCĐ trong giai đoạn này là việc Bộ Tài chính cho phép áp dụng thí điểm tính khấu hao TSCĐ theo phơng pháp số d giảm dần. Phơng pháp này dù đang trong giai đoạn thử nghiệm nhng nó đã đáp ứng đợc yêu cầu mới của doanh nghiệp, của nền kinh tế khi mà khoa học kỹ thuật đang phát triển từng ngày từng giờ, cùng với nó là sự ra đời liên tiếp các thế hệ máy móc, thiết bị kỹ thuật mới, tiên tiến. Vì vậy, tốc độ hao mòn vô hình của TSCĐ ngày càng cao, cần đợc nhanh chóng đổi mới. Việc ra đời của quyết định 2000 trong thời điểm này là cần thiết và nó góp phần tạo sự chủ động cho doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực mà quyết định 166 và 2000 đem lại thì vẫn còn một số điểm trong quyết định này sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện.
Trong giai đoạn này, quy định của chế độ kế toán về việc trích khấu hao TSCĐ chỉ cho phép doanh nghiệp tính khấu hao TSCĐ theo phơng pháp đờng thẳng và thí điểm sử dụng phơng pháp số d giảm dần có điều chỉnh tại một vài doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, số lợng cũng nh tỷ trọng TSCĐ đã khấu hao hết nguyên giá mà vẫn sử dụng đợc trong các doanh nghiệp ngày càng cao, điều đó chứng tỏ rằng phơng pháp khấu hao đợc áp dụng và việc tổ chức công tác kế toán để xác định mức khấu hao là cha phù hợp.
Thêm vào đó, việc quy định khung thời gian để khấu hao TSCĐ cũng cha thật hợp lý. Cụ thể là một số doanh nghiệp trong ngành dệt, giấy, vận chuyển chất lỏng bằng đờng ống đề nghị kéo dài thời gian khấu hao TSCĐ nh… ng ng- ợc lại đối với các máy móc, thiết bị điện tử và phần mềm tin học thì các doanh nghiệp có xu hớng muốn khấu hao nhanh hơn so với khung quy định. Điều này chứng tỏ khung thời gian sử dụng các loại TSCĐ cha thực sự sát với điều kiện thực tế cũng nh cha đáp ứng đợc mong muốn thiết thực của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trên thực tế xảy ra hiện tợng một số doanh nghiệp Nhà nớc đã phải vay nợ để trang bị TSCĐ. Nếu áp dụng theo khung quy định của giai đoạn này thì nhiều khi doanh nghiệp không tìm ra nguồn trả nợ theo hạn bởi thời hạn nợ và thời gian khấu hao không trùng nhau.
Cũng theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp cần thực hiện việc quản lý, theo dõi các TSCĐ đợc giao quản lý nh đối với các TSCĐ dùng trong hoạt động kinh doanh. Để đảm bảo giá thành sản phẩm đợc tính đúng, tính đủ nếu các TSCĐ này có tham gia vào hoạt động kinh doanh thì trong thời gian TSCĐ tham gia vào hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện tính và trích khấu hao vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong giai đoạn này, chế độ cha quy định việc phân bổ nguồn từ số tiền khấu hao TSCĐ tạm dùng này ra sao.
Bên cạnh các vấn đề trên, việc tính toán nguyên giá TSCĐ thuê tài chính phục vụ cho công tác kế toán tính khấu hao TSCĐ cũng cần thay đổi cho phù hợp với thực tế. Đối với các TSCĐ thuê tài chính, nếu xác định nguyên giá nh hiện nay là căn cứ vào số tiền thuê hàng năm theo hợp đồng thuê mua sẽ phức tạp hơn nhiều nếu lấy ngay nguyên giá thực tế mà các công ty thuê mua để hạch toán. Vì bản thân các công ty thuê mua khi có đợc TSCĐ họ đã phải xác định nguyên giá TSCĐ đó.