IV. Cơ cấu tổ chức ở phòng kế toán
1.Khái niệm và nguyên tắc hạch toán
1.1. Khái niệm
Tiền của doanh nghiệp là TS tồn tại trực tiếp dới hình thái giá trị bao gồm tiền mặt tại quỹ tiền gửi (ngân hàng hay các tổ chức tài chính). Các khoản tiền đang chuyển kể cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc KL quý ngân phiếu). Đây là loại tài sản linh hoạt nhất của Công ty nó có thể chuyển đổi thành các loại tài sản khác có tính luân chuyển cao.
1.2. Nguyên tắc hạch toán
Việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc sau :
Nguyên tắc tiền tệ thống nhất : Mọi nghiệp vụ phát sinh đều đợc kế toán sử dụng một loại đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam để ghi chép trên TK và sổ sách kế toán.
- Nguyên tắc cập nhật : Kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ chi tiết từng loại ngoại tệ (theo ngoại tệ là theo đồng Việt Nam quy đổi từng loại vàng bạc đá quý (theo số lợng, quy cách độ tuổi, kích thớc giá trị.
1.3. TK sử dụng
Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm vốn bằng tiền kế toán sử dụng TK sau.
TK111 : TM phản ánh các loại tiền mặt của doanh nghiệp chi tiết làm 3 tiểu khoản
1111 : Tiền Việt Nam kể cả ngân phiếu 1112 : Ngoại tệ
1113 : Vàng bạc kim quý, đá quý
TK112 : TGNH : Theo dõi toàn bộ các khoản tiền d đang gửi tại các ngân hàng.
TK112 : Chi tiết thành 1121 : Tiền Việt Nam
1122 : Ngoại tệ
1123 : Vàng bạc kim khí quý, đá quý
2. Hạch toán tiền mặt
Trình tự hạch toán tiền mặt tại Công ty theo sơ đồ sau
Nghiệp vụ Phiếu chi Sổ quỹ
kinh tế p/s Sổ cái
Phiếu thu Sổ quỹ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
* Với các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt - Tăng do thu tiền bán hàng nhập quỹ Nợ TK 111 : Số tiền nhập quỹ
Có TK511 : Số tiền bán sản phẩm dịch vụ Có TK 3331 : Thuế VAT phải nộp
- Tăng do thu tiền từ các hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng Nợ TK 111 : Số tiền nhập quỹ
Có TK 711, 721 : Tổng số thu nhập Có TK 3331 : Thuế VAT phải nộp
- Tăng do thu tiền từ các hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng Nợ TK 111 : Số tiền nhập quỹ
Có TK711, 721 : Tổng số thu nhập Có TK3331 : Thuế VAT phải nộp - Tăng do rút TGNH về nhập quỹ
Nợ TK 111 : Số tiền nhập quỹ tăng thêm Có TK 112 : Số tiền rút khỏi ngân hàng - Tăng do thu từ ngời mua
Nợ TK 111 : Số tiền thu nhập quỹ
Có TK 131 : thu tiền của ngời mua
- Tăng do các nguyên nhân khác (thu hồi tạm ứng, thu nội bộ, thu hồi các khoản cho vay.
Nợ TK 111 số tiền thu hồi nhập quỹ Có TK141 : Thu tiền tạm ứng thừa
Có TK 138 : Các khoản phải thu đã thu đợc Có TK 136 : Các khoản thu từ nội bộ * Với các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt
- Giảm do mua vật t, hàng hoá, TS bằng tiền mặt Nợ TK151, 152,153 mua vật t
Nợ TK 211 mua TSCĐ
Nợ TK133 thuế VAT đợc khấu trừ Có TK111 : Tổng số chi thực tế - Giảm do các nguyên nhân khác
Nợ TK112 : Gửi tiền vào TK tại Ngân hàng Nợ TK 331 : Đặt trớc hoặc trả nợ cho ngời bán Nợ TK138 : Cho vay cho mợn tạm thời
Nợ TK141 : Tạm ứng cho CNV
Nợ TK 333 : Nộp thuế và các khoản khác Nợ TK 334 : Thanh toán cho ngời lao động Có TK 111 : Số tiền mặt thực giảm
Đơn vị : Công ty LM và XD số 10 Địa chỉ : 989 - Giải Phóng Hà Nội
Phiếu thu
Ngày 20/4/2001 Số 60
Họ tên ngời nộp tiền : Mai Phơng Nhung Địa chỉ : Công ty XD 504
Lý do nộp : Thanh toán số tiền còn nợ kỳ trớc
Số tiền : 100.000.000 (viết bằng chữ) một trăm đồng chẵn kèm theo .. ..chứng từ gốc hoá đơn giá trị gia tăng bán hàng.
…… ………
Đã nhận đủ số tiền : Một trăm triệu đồng chẵn
Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên) Kế toán trởng (ký, họ tên) Ngời nhập phiếu (ký, họ tên) Ngời nộp (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên)
Tổng Công ty lắp máy Việt Nam Công ty lắp máy và XD số 10 Địa chỉ : 989 đờng Giải Phóng Giáp Bát Hà Nội
Giấy đề nghị tạm ứng
Kính gửi : Ban giám đốc phòng tài vụ Tên tôi là : Vũ Thế Tâm
Địa chỉ : Phòng vật t
Đề nghị tạm ứng số tiền là : 91.482.374
Viết bằng chữ : Chín mốt triệu, bốn trăm tám hai ngàn ba trăm bảy t đồng. Lý do tạm ứng : Mua vật t gia công lắp cột điện công trình Sóc Sơn Hà Nội. Thời hạn thanh toán : 13/4/2001
Thủ trởng (ký, họ tên) Kế toán trởng (ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (ký, họ tên) Ngời đề nghị tạm ứng (ký, họ tên)
Sau khi nhận đợc giấy đề nghị tạm ứng kế toán phải kiểm tra nội dung tính hợp lý của khoản tiền tạm ứng. Nếu đã hợp lý kế toán lập phiếu chi theo mẫu sau :
Đơn vị
Địa chỉ : 989 - Giải phóng Hà Nội
Phiếu chi Sổ 50 Ngày 14/4/2001
Họ tên ngời nhận tiền : Phạm Xuân Hà Địa chỉ :
Lý do chi : Chi tiền để mua NVL phục vụ thi công công trình Sóc Sơn Hà Nội.
Số tiền : 91.482.374 viết bằng chữ
Chín mốt triệu bốn trăm tám hai ngàn, ba trăm bảy t đồng. Kèm theo một chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền : Chín mốt triệu, bốn trăm tám hai ngàn ba trăm bảy t đồng. Ngày 14/4/2001 Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên) Kế toán trởng (ký, họ tên) Ngời lập phiếu (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Ngời nhận tiền (ký họ tên)
Sau khi thủ quỹ thực hiện việc chi tiền mặt, cuối ngày phải lập báo cáo quỹ để gửi cho phòng kế toán. Báo cáo quỹ đợc lập thành 2 liên, 1 liên lu và 1 liên gửi cho kế toán, kế toán nhận đợc báo cáo quỹ phải kiểm tra việc ghi chép và chứng từ gốc kèm theo sau đó định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nợ TK 141 : 91.482.374 Có TK 111 : 91.482.374
Trong kỳ phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt.
NV1. Phiếu chi số 434 ngày 2/4 chi tạm ứng tiền hợp đồng t vấn gói thầu ván sợi ép. Tổng giá thanh toán là 20.000.000
Nợ TK 331 : 20.000.000
NV2 : Chi ứng tiền thuê đập đá Nợ TK331 : 16.550.000
Có TK 11111 : 16.550.000
NV3 : Trả tiền mua CC - dc theo hoá đơn số 111 tổng giá thanh toán là : 33.770.000
Nợ TK 331 : 33.770.000
Có TK 11111 : 33.770.000
NV4 : 20/4 Bà Nhung thanh toán số tiền còn nợ kỳ trớc Nợ TK 111 : 100.000.000
Có TK 331 : 10.00.000
NV5 : 14/4 Tạm ứng tiền cho Ông Vũ Thế Tâm để mua NVL tổng giá trị là : 91.482.374
Nợ TK 141 : 91.482.374 Có TK 11111 : 91.482.374
Trích sổ cái Quý II/2001
Tên tài khoản : Tiền Việt Nam 111 Chứng từ ghi sổ
Số hiệu Ngày tháng
Diễn giải Trang NKC Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có Số d đầu kỳ 56.590.346 40 2/4 Chi trả lơng còn nợ kỳ trớc 334 53.645.000 42 9/4 Nhợng bán cho công ty cơ khí Minh khai 1 máy đùn ép ở bộ phận sản xuất thu bằng TM 721 3331 156.000.000 15.000.000 45 11/4 Trả tiền vay ngắn hạn bằng tiền mặt 311 160.000.000
50 14/4 Chi tiền tạm ứng cho anh Vũ Thế Tâm đề mua NVL 141 91.482.374 60 20/4 Chi nhánh XD 504 thanh toán số còn nợ kỳ trớc 131 100.000.000 63 2/5 Chi trả lơng tháng 4 bằng tiền mặt 334 40.700.000
61 5/6 Ban quản lý CT YALY trả số còn nợ kỳ trớc
331 415.664.375
Cộng phát sinh 472.254.721 345.827.374
Sổ quỹ tiền mặt
Ngày tháng
Số phiếu Thu Chi
Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Thu Chi Tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 Mang sang 1.207.600.000 2/4 434 Chi tạm ứng tiền hợp đồng t vấn gói thầu ván sợi ép còn nợ kỳ trớc 331 20.000.000 1.187.000.000
6/4 516 Chi tạm ứng tiền thuê đập đá kỳ trớc 331 16.500.000 1.771.050.000 30/4 100 Hạch toán chứng từ của nhà máy chế tạo 131 3.457.000 11.74.507.000 5/6 61 BQL YALYthanh toán nợ 131 415.664.375 2.005.835.750 Cộng 3. Kế toán TGNH
Theo chế độ quản lý tiền tệ hiện hành các doanh nghiệp phải mở TK tại các NH và gửi tiền vào để phục vụ cho việc giao dịch thanh toán. Trong quá trình kinh doanh kế toán TGNH phải tôn trọng quy định sau :
- Kế toán chỉ đợc vào TK TGNH khi có chứng từ của ngân hàng (giấy báo nợ, giấy báo có). Khi nhận đợc chứng từ của ngân hàng kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa chứng từ của ngân hàng với số liệu ở sổ kế toán của doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải báo lại cho ngân hàng để cùng kiểm tra đối chiếu xác minh và xử lý.
* Kế toán sử dụng TK112 để theo dõi +Kết cấu của TK112
TK112 - TGNH - Số d đầu kỳ
- Các khoản tiền gửi vào NH
- SDCK : Các khoản tiền gửi vào ngân hàng hiện có
- Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng
- Trình tự kế toán TGNH có thể biểu diễn theo sơ đồ sau :
TK111 TK112 - TGNH TK111
TM gửi vào NH Rút TGNH về nhập quỹ
TK121,222,221 TK121,221,222
Thu hồi các khoản đầu t Mua chứng khoán ngắn gọn và thu hồi vốn dài hạn và đầu t khác
TK131,135,334 TK211,152
Thu các khoản phải thu và hạn Mua TSCĐ và mua NVL ký cợc, ký quỹ
TK411,441 TK158,156,611
Nhận vốn góp kinh doanh Mua hàng hoá vật t và vốn đầu t
TK511 TK411,441
Doanh thu bán sản phẩm hàng hoá DV Trả lại vốn KD và vốn đầu t XDCB
TK711,721 TK531,532
Thu nhập HĐTC và h/d bất thờng Khoản chiết khấu giảm giá và doanh thu hàng bán bị trả lại
TK156,611,152 TK641,642,811,821
Khoản chiết khâú giảm giá đợc Chi phí bán hàng : Cp QLDN hởng khi mua hàng Chi phí HĐTC và CP bất thờng
Hình thức ghi sổ của kế toán TGNH đợc diễn ra theo sơ đồ sau : Nghiệp vụ giấy báo nợ Sổ quỹ
Kinh tế phát sinh giấy báo có Số quỹ
+ Theo tài liệu tại Công ty lắp máy và XD số 10 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi.
NV1 : Chứng từ số 01 ngày 4/4 đơn vị gửi tiền vào ngân hàng tổng số tiền là : 500.000.000
Nợ TK 112 : 500.000.000
Có TK 111 : 500.000.000
NV2 : Chứng từ số 02 ngày 7/4 thu tiền ban quản lý thuỷ điện YALY tổng giá trị là : 696.973.000
Nợ TK 11219 : 696.973.000 Nợ TK 131 : 696.973.000
NV3 : Công ty vật liệu và xây lắp thơng mại tạm ứng tiền chế tạo vận chuyển lắp đặt cột điện tổng trị giá lãi 1.000.000
Nợ TK 11219 : 1.000.000.000 Có TK 131 : 1.000.000.000 Có TK 11213 : 10.000.000
NV5 : Tổng công ty chuyển tạm ứng KL CT Thái Nguyên Nợ TK 11219 : 500.000.000
Có TK 131 : 500.000
Sổ cái (trích) TKs TGNH : 112 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày tháng
Diễn giải Trang NKC Số hiệu TKĐƯ Số tiền Nợ Có Số d đầu kỳ 1.386.696.145
01 4/5 Gửi tiền vào ngân hàng 111 500.000.000
01 6/4 Uỷ nhiệm chi nộp NSNN 333 130.000.000 02 7/7 Thu tiền bán sản phẩm hàng hoá 5110 3331 38.000.000 3.800.000 04 20/4 Trả tiền mua NVL của
C.ty thép Thái Nguyên
152 1331
33.050.000 3.305.000 02 2/5 Nộp BHXH, BHYT,
BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý
338 17.280.000
02 7/4 Thu trên ban QL thuỷ điện YALY 131 696.973.000 03 5/5 Tổng Công ty chuyển tạm ứng k/l công trình Thái Nguyên 131 808.546.769 Cộng phát sinh 2.047.319.769 183.635.000 Số d cuối kỳ 2.053.407.914
Sổ quỹ TNHH
Loại tiền gửi : Tiền Việt Nam
Chứng từ Số hiệu
Ngày tháng
Diễn giải Tài khoản đối ứng
Số tiền
Gửi vào Rút ra Còn lại
2 3 4 5 6 7 8
300.000.000 01 4/4 gửi tiền vào ngân hàng 111 500.000.000 800.000.000 02 7/4 thu tiền BQL công trình
thuỷ điện YALY
131 696.973.000 1.496.973.000
02 22/4 Giấy báo có của ngân hàng về số tiền BQL công trình thuỷ điện YALY trả 131 379.842.000 1.894.815.000 05 27/4 Công ty VL và XL thơng mại tạm ứng tiền 131 1.000.000.000 2.894.815.000 300 30/8 Nộp ngân sách nhà nớc 333 1.000.000.000 2.794.815.000 01 6/5 Uỷ nhiệm chi nộp NSNN 333 130.000.000 2.664.815.000
Căn cứ vào các chứng từ thu chi và báo cáo quỹ kế toán tập hợp lại vào máy tính để lên sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK111, và sổ cái TK111.
Trích sổ nhật ký chung Quý II năm 2001 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số Ngày tháng
Diễn giải Đ ghiã
sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh Nợ Có 40 2/4 Chi trả lơng còn nợ kỳ trớc 334 111 53.645.000 53.645.000 30 5/4 Nhập kho nguyên vật
liệu mua đi đờng kỳ tr- ớc 152 151 58.520.300 58.520.300 42 9/4 Nhợng bán cho Công
ty cơ khí minh khai 1 máy đùn ép ở bộ phận sản xuất đ thu tiền ã
214 821 211 111 721 3331 65.000.000 130.000.000 171.600.000 45 1/4 Trả tiền vay ngắn hạn bằng tiền mặt 331 111 160.000.000 160.000.000 50 14/4 Chi tiền tạm ứng cho
anh Vũ Thế Tâm để mua NVL 141 111 91.482.374 91.482.374 60 20/4 Chi nhánh XD 504 thanh toán số còn nợ kỳ trớc 111 131 100.000.000 100.000.000 63 2/5 Chi trả lơng tháng 4 bằng tiền mặt 334 111 40.700.000 40.700.000 … …. …. … … … .. Cộng 2.870.997.674 2.870.947.674
Chơng VI : Các nghiệp vụ thanh toán
1. Thanh toán với ngời bán
Trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty đợc nhà nớc cung cấp những ngời nhận thầu bán hàng chịu hoặc cung cấp lao vụ, dịch vụ cha thu tiền theo các hợp đồng đã ký kết. Trong thời gian Công ty nhận đợc hàng hoá, vật t cha thanh toán tiền sẽ phát sinh các khoản phải trả cho ngời bán hoặc ngời nhận thầu.
Để phản ánh số hiện có và tình hình vận động của các khoản phải trả ngời bán. Tài khoản này ngoài việc phản ánh số tiền phải trả và tình hình trả nợ ngời bán còn phản ánh số tiền ứng trớc, đặt trớc của khách hàng.
Kế toán ở TK331 “phải trả cho ngời bán cần tôn trọng một số quy định sau đây.
- Chỉ phản ánh vào tài khoản tiền phải trả cho ngời bán ngời cung cấp vật t dịch vụ và ngời nhận thầu theo đúng hợp đồng đã ký kết hoặc quyền sở hữu của Công ty nhng cha trả tiền.
- Những vật t hàng hoá dịch vụ đã nhận nhng cuối kỳ cha có hoá đơn kế toán phải sử dụng giá tạm tính để ghi sổ, khi nhận đợc hoá đơn hoặc đợc thông báo giá chính thức sẽ điều chỉnh theo giá thực tế.
- Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi riêng đối với từng ngời nhận thầu và từng ngời đặt hàng.
Nội dung kết cấu chủ yếu của TK 331. TK331
- Số tiền đã trả cho ngời bán
- Trị giá vật t hàng hoá dịch vụ đã giao cho ngời đặt hàng
- Số tiền chiết khấu giảm giá đợc h- ởng
- Trị giá hàng hoá trả lại cho ngời bán
- SDĐK :Số tiền phải trả ngời bán Số tiền nhận của khách đặt hàng điều chỉnh giá thực tế > giá tạm ứng
Số tiền còn nợ ngời nhận thầu và khách hàng.
* Trình tự kế toán khoản phải trả ngời bán.
- Khi mua hàng hoá vật t hoặc tài sản cố định nhập kho nhng cha trả tiền cho ngời bán kế toán ghi.
Nợ TK 156; 152;153; 211. Nợ TK 133.
Có TK 331.
Trong tháng có các nghiệp vụ phát sinh .
NV1: Ngày 26/4 mua công cụ dụng cụ của công ty cơ khí Hà Nội trị giá 30.700.000đ (Thuế VAT 10%). Công ty cha trả tiền cho ngời bán.
NV2:13/6. Một số chi phí khác công trình sóc sơn cha trả tiền trịgiá 12.321.360.
Căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho, giá trị CC.DC nhập kho và các chứng từ khác kế toán gh. Nợ TK 153 30.700.00 Nợ TK133 3.070.000 Có TK 331 33.770.000 Nợ TK 627 12.321.360 Có TK 331 12.321.360 NV3: Phiếu nhập kho số 28 ngày 17/5 mua nguyên vật liệu của công ty kinh doanh thép và vật t Hà Nội giá cả thuế 615.915.242 (thuế VAT15%) đơn vị cha thanh toán.
Nợ TK 152 : 586.585.994,8 Nợ TK133 : 29.329.347,24
Có TK 331 : 615.915.242,4
NV4 : Phiếu nhập kho số 08 ngày 25/4 mua NVL của Công ty kinh