IV. Cơ cấu tổ chức ở phòng kế toán
2.Phơng pháp hạch toán
Tại Công ty lắp máy và xây dựng số 10 việc hạch toán đợc áp dụng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Vì đây là phơng phá theo dõi phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thờng xuyên liên tục trên các sổ kể toán. Phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật.
a.Kế toán nhập vật liệu
Dới xí nghiệp đội công trình sản xuất vật liệu Công ty phần lớn là mua của khách hàng quen ở các đơn vị trong khu vực Hà Nội hoặc các nơi mà có công trình thi công. Do đó công ty chỉ nêu số lợng vật t cần dùng cho từng đợt đơn vị bán sẽ trở hàng đến thẳng chân công trình quá trình nhập vật liệu thờng chỉ có trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về.
Hàng và hoá đơn cùng về thông thờng đơn vị bán hàng mỗi lần trở hàng đến đem theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho thủ kho nhân viên kế toán của đội kiểm nghiệm chất lợng vật t sau đó lập phiếu nhập.
Công ty LM và xây dựng số 10 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hợp đồng kinh tế
Ngày 13 tháng 4 năm 2001 Số 06
Căn cứ vào pháp lệnh HĐKT của Hội đồng Nhà nớc, nớc cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam công bố ngày 25/9/1989.
Căn cứ vào nghị định số 17/HĐBT ngày 16/1/1990 của hội đồng bộ tr- ởng hớng dẫn thi hành pháp lệnh HĐKT
Hôm nay ngày tháng năm
Đại diện bên A (bên mua) Công ty lắp máy và xây dựng số 10 Tài khoản số Tại ngân hàng
Địa chỉ 989 Giải Phóng Hà Nội
Đại diện bên B (bên bán) Công ty thơng mại thép tuyến năng Tài khoản số
Địa chỉ Do ông bà
Hai bên bàn bạc thoả thuận ký hợp đồng theo những điều khoản sau. Điều I : Bên B bán cho bên A
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Thép L100 x 10 TN Kg 9407 4400 41.390.800 2 Thép L100 x 8 TN Kg 1902 4.400 8.368.800 3 Thép L 90 x 6TN Kg 2115 4.400 9.305.000 4 Thép L 90x 8TN Kg 2354 4.400 10.357.600 5 Thép L 75 x 6TN Kg 4057 4.370 17.702.870 Cộng 87.126.070 Điều II : Quy cách phẩm chất : Đúng đủ, chất lợng sản phẩm tốt Điều III : Hình thức thanh toán : TM
Đại diện bên A Đại diện bên B
Công ty LM và XD Số 10
Mẫu số 05 - VT
Ban hành theo quyết định số : 1141/TC/QĐ Ngày 1/1/1995 của Bộ Tài chính
Biên bản kiểm nghiệm
(Vật t sản phẩm hàng hoá) Ngày 14/4/2001 Căn cứ HĐKT số 06 ngày 13/4/2001
Biên bản kiểm nghiệm bao gồm Ông, bà : Vũ Thế Tâm : Trởng ban Ông, bà : Nguyễn Văn Hoá : ủy viên Ông, bà : Nguyễn Xuân Hữu : ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại
STT Tên nh n hiệu quy cáchã
vật t M sốã Phơng thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lợng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng quy cách Số lợng không đúng quy cách Ghi chú 1 Thép L100 x 10 TN Cân Kg 9407 9407 0 2 Théo L100 x 8 TN Cân Kg 1902 1902 0 3 Théo L90 x 6 TN Cân Kg 2115 2115 0 4 Théo L90 x 8 TN Cân Kg 2354 2354 0 5 Théo L75 x 6 TN Cân Kg 4057 4057 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm : Hàng đủ đúng quy cách phẩm chất
Đại diện kỹ thuật
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Tổng ban
Hoá đơn (GTGT) Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 14/4/2001 Mẫu số : 01 GTKT -3LL EQ/01-B No 062537
Đơn vị bán hàng : Công ty thơng mại Thép tuyến năng Địa chỉ………Số TK : 710A00096 NHCT Đông Anh
Điện thoại ……….MS
Họ tên ngời mua hàng : Vũ Thế Tâm
Đơn vị : 989 Đờng Giải Phóng - Hà Nội Số TK……… Hình thức thanh toán : TM MSố………
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Thép L100 x 10 TN Kg 9407 4400 41.390.800 2 Thép L100 x 8 TN Kg 1902 4.400 8.368.800 3 Thép L 90 x 6TN Kg 2115 4.400 9.305.000 4 Thép L 90x 8TN Kg 2354 4.400 10.357.600 5 Thép L 75 x 6TN Kg 4057 4.370 17.702.870 Cộng tiền hàng 87.126.070 Thuế suất GTGT : 5% tiền thuế GTGT 4.356.304
Số tiền viết bằng chữ : Chín mốt triệu bốn trăm tám hai ngàn, ba trăm bảy t đồng. Ngời mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký đóng dấu, ghi rõ họ tên) Ngày 17/4/2001
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban kiểm nghiệm
Căn cứ vào hoá đơn, phòng quản lý kho lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho
Số 07
Nợ……….
Có………..
Họ tên ngời giao hàng : Trịnh Văn Quân
Theo hoá đơn GTGT số 062537 ngày 14/4/2001 của Công ty thơng mại Thép Tuyến Năng
Nhập tại kho : NXT công trình Sóc Sơn - Hà Nội Số TT Tên vật liệu phẩm chất, quy cách vật t M số ã Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Thép L100 x 10 TN Kg 9.407 9.407 4.400 41.390.800 2 Thép L100 x 8 TN Kg 1.902 1.902 4.400 8.368.800 3 Thép L90x9 TN Kg 2.115 2.115 4.400 9.305.000 4 Thép L90x8 TN Kg 2.354 2.354 4.400 10.357.600 5 Thép L75x6 TN Kg 4.051 4.051 4.370 17.702.870 Cộng 19.829 87.126.070
Cộng tiền hàng (viết bằng chữ) . Tám bảy triệu một trăm hai sáu ngàn, không trăm bảy mơi đồng.
Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên)
Phụ trách cung tiêu (hoặc bộ phận có nhu cầu)
Ngời giao hàng (ký họ tên)
Thủ kho (ký, họ tên)
Phiếu nhập kho đợc chia làm 3 phần
+ Một liên thủ kho giữ lu để ghi vào thẻ kho +Một liên kẹt vào hoá đơn.
Đội công trình giữ lại để thanh toán với Công ty.
+ Một liên nhân viên kế toán Công ty hay nhân viên kinh tế công trình giữ để lên bảng kê chi tiết nhập vật liệu gửi lên kế toán vật t vật liệu công ty.
Sau khi căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho vào thẻ kho theo từng thứ loại vật liệu bằng chỉ tiêu số lợng và sắp xếp theo từng loại, nhóm, thứ để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số lợng phục vụ quản lý.
Mẫu số 3 : Thẻ kho
Đơn vị : Công ty lắp máy và xây dựng số 10 Kho : Trạm biến áp Sóc Sơn
Thẻ kho Tờ số : 3
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t : Lới thép Đơn vị tính : m2
Mã số Chứng từ Số TT Ngày
tháng
Diễn giải Ngày N- X Số lợng N X T Ký xác nhận của kế toán 1 20/4/2001 Tồn đầu tháng nhập lới
thép của Công ty Thái Nguyên
1000 0
2 25/4/2001 Xuất lới thép làm giá đỡ băng tải
100
Tổn cuối tháng 0
b. Kế toán chi tiết xuất vật liệu
Khi xuất vật liệu, vật t các đội sản xuất, cán bộ kỹ thuật căn cứ vào khối lợng công trình, viết phiếu xuất kho cho từng tổ theo công trình, phiếu xuất kho đó đa vào chủ nhiệm công trình (đội trởng) kiểm tra ký. Thủ tục kho căn cứ vào phiếu xuất kho đối xuất vật t.
Mẫu số 5 :
Phiếu xuất kho vật t
Ngày 17/4/2001
Số 09 Nợ :
Có : Họ tên ngời nhận hàng : Vũ Anh Tuấn
Lý do xuất : Lắp đặt công trình Sóc Sơn Hà Nội Xuất tại kho : Công trình Sóc Sơn
STT Tên, nh n hiệu quy cáchã
phẩm chất vật t
ĐVT Số lợng
Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 4 = 3x2 1 Tôn dày 10 Kg 6882 6.882 4.057 27.992.274 …. ….. 5 Thép L100 x10 Kg 9.407 9.407 4.400 41.390.800 --- 12 Bu lông 27 x 90 Bộ 480 480 10.400 4.992.000 Cộng 128.325.492 Ngày 20/4/2001 Ngời nhận (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên)
Phòng quản lý kho Thủ trởng đơn vị (ký, đóng dấu họ tên) Từ chứng từ nhập số 09 ngày 20/4/2001 đội lắp máy đã xuất cho các tổ
- Phiếu xuất kho đợc lập thành 2 liên
+ 1liên nhân viên kế toán giữ để lên bảng kê chi tiết xuất gửi về phòng kế toán Công ty.
+ 1 liên thủ kho giữ để vào thẻ kho và lu tại công trình.
Căn cứ vào các phiếu xuấ, thủ kho vào thẻ kho theo từng thứ vật liệu bằng chỉ tiêu số lợng và sắp xếp theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Nhân viên kế toán xí nghiệp, đội tiến hành kiểm tra từng phiếu xuất và lên bảng kê chi tiết xuất cho từng công trình.
2.2. Kế toán tổng hợp vật liệu tại Công ty
Tại phòng kế toán công ty : Thực hiện phần kế toán tổng hợp cụ thể khi nhận bảng kê chi tiết nhập vật liệu của các xí nghiệp đội công trình gửi lên, kế toán vật liệu tiến hầnh kiểm tra so sánh giữa chứng từ nhập với bảng kê chi tiết nhập định khoản tiền từng phiếu nhập.
Để tiến hành kế toán tổng hợp vật liệu kế toán sử dụng TK152 “nguyên vật liệu”.
Tất cả NVL chính và NVL phụ đều đợc theo dõi trên TK 152. TK này đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm các loại NVL theo giá thực tế.
TK152 Phản ánh các nghiệp vụ kế toán phát sinh làm tăng giá thực tế của NVL
Phản ảnh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ theo giá thực tế d nợ ; Giá thực tế NVL tồn kho cuối
kỳ
Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số TK khác nh : TK111, TK112, TK154,TK133, TK331, TK141.
+ Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : “Trị giá NVL mua vào”
Nợ TK133 : “Thuế VAT đầu vào” Có TK 331,111,112
+ Ngoài phần mua phân xởng vật liệu phải trả trực tiếp ngời bán có khi các đội công trình tạm ứng tiền của Công ty để chủ động trong việc cung ứng vật t theo yêu cầu của công trình.
Nợ TK 141
Có TK 111
Trong kỳ có các nghiệp vụ phát sinh sau.
Phiếu nhập kho số 07 ngày 14/4/2001. Ông Tâm mua nhiên vật liệu phục vụ công trình Sóc Sơn tổng giá thanh toán 91.482.374 (thuế VAT 5%) đã thanh toán bằng tiền mặt.
Nợ TK 152. 87.126.070 Nợ TK 133 : 4.356.304
Có TK 111 . 91.482.374
NV2 : Phiếu nhập kho số 08 ngày 20/4, mua NVL của Công ty thép Thái Nguyên. Tổng giá thanh toán 36.355.000 (cả thuế VAT 10%) đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Nợ TK 152 : 33.050.000 Nợ TK 133 : 3.305.000
Có TK 112 : 36.355.000
Có TK 112. 36.355.000
NV3 : Phiếu nhập kho số 109 ngày 25/4/2001, mua NVL của Công ty kinh doanh thép và vật t Hà Nội. Với giá cha thuế : 122.477.147, thuế VAT 10% cha thanh toán.
Nợ TK 152 : 122.477.147,3 Nợ TK 133 : 12.247.714,73
NV4 : Phiếu nhập kho số 28 ngày 17/5 mua thép L + các loại của Công ty kinh doanh thép và vật t Hà Nội giá cả thuế 615.915.242 (thuế VAT 5%, tiền hàng cha thanh toán.
Nợ TK152 : 586.585.944,8 Nợ TK 133 : 29.329.347,24
Có TK 331 : 615.915.242,4
NV5 : Phiếu nhập kho số 10 ngày 29/5 nhập kho NVL gia công chế biến với giá trị NVC nhập kho là :
Nợ TK 152 : 192.441.440
Có TK 154 : 192.441.490 b. Kế toán tổng hợp xuất NVL
Vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng phục vụ cho thi công các công trình. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán hạch toán NVL xuất cho các đối tợng sử dụng.
Cuối tháng kế toán sử dụng bảng phân bổ NVL, CCCK để phản ánh trị giá NVL xuất cho sử dụng các đối tợng và ghi vào nhật ký chung sổ cái TK 152.
Kế toán ghi : Nợ TK621 Nợ TK627
Có TK152
Ngoài ra với đặc trng của ngành xây dựng vì trụ sở ở xa, kho ở xa nên khi mua NVL thờng đa thẳng đến, chôn công trình xuất trực tiếp mà không phải thông qua kho.
Khi đó kế toán định khoản Nợ TK 621
Nợ TK627
Có TK 141,111,112,331 .…
NV1 : Phiếu xuất kho số 09 ngày 17/4 xuất NV liệu phục vụ thi công công trình Sóc Sơn giá trị thực tế xuất. 128.325.492
Kế toán định khoản Nợ TK621 : 128.395.492
Có TK 152 : 128.325.492
NV2 : Phiếu xuất kho vật t số 10 ngày 25/4. Xuất NVL phục vụ công trình Sóc Sơn, giá trị thực tế : 5.650.000
Nợ TK 621 : 5.650.000
Có TK 152 : 5.650.000
NV3 : Phiếu xuất kho số 01 xuất vật t từ tháng 1 đến tháng 4 vào các công trình
Nợ TK 621 : 1.528.602
Có TK 152 : 1.528.602
NV4 : Phiếu xuất kho số 02 ngày 12/4 xuất vật t vào công trình Sóc Sơn trị giá vật liệu xuất : 2.870.000
Nợ TK621 : 2.870.000
Có TK152 : 2.870.000
NV5 : Phiếu xuất kho số 03 : Xuất vật t vào công trình Sóc Sơn : trị giá vật liệu xuất 76.500
Nợ TK 621.108 : 654.876.500 Có TK 152 : 654.876.500
NV6 : Phiếu xuất kho số 04 xuất vật t cho công trình Hoàng Mai trị giá 12.292.800
Nợ TK 621.112 : 12.292.800 Có TK 152 : 12.012.961
NV8 : Xuất vật t phục vụ công trình phả lại II Trị giá vật liệu xuất : 20.636.234
Có TK 152 : 20.636.234
3. Hạch toán công cụ dụng cụ
Công ty dụng cụ là những TLLĐ không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào TSCĐ (giá trị <5 triệu thời gian sử dụng (1năm). Bởi vậy công cụ dụng cụ mang đầy đủ đặc điểm nh TSCĐ hữu hình.
+ Tài khoản sử dụng và phơng pháp hạch toán - TK sử dụng : 153
- Nội dung phản ánh và phơng pháp hạch toán giống nh TK152. Trong kỳ có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
NV1 : Phiếu kho số 06 ngày 28/4 CC - dc phục vụ công nhân viên trong phân xởng.
- áo bảo hộ lao động : 16 bộ giá trị thực tế 850.000đ đơn vị đã thanh toán bằng tiền mặt.
Nợ TK 627 : 850.000
Có TK 111 : 850.000
NV2 : Xuất kìm vạn năng phục vụ công trình Nợ TK 627 : 270.000
Có 153 : 270.000
NV3 : Phiếu xuất kho số 0270 ngày 10/4 xuất vật t vào công trình Sóc Sơn, trị giá công cụ xuất là : 5.690.129
Nợ TK 621.403 : 5.690.129 Có TK 153 : 5.90.129
NV4 : hạch toán chứng từ tháng 5,6 của nhà máy chế tạo Nợ TK 6273 : 690.852.600
Bảng kê nhập NVL - CC - DC Công ty lắp máy và xây dựng số 10
CT Ngày nhập Đơn vị bán Tên vật t Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền 14/4/2001 Công ty TM thép tuyến năng Thép L100 x 10 Kg 9407 4.400 41.390.800 Thép L100 x 8 Kg 1902 4.400 8.368.800 Thép L90 x 6 Kg 2.115 4.400 9.305.000 Thép L90 x 8 Kg 2.354 4.400 10.357.600 Thép L75 x 6 Kg 4.051 4.370 17.702.870 20/4/2001 Công ty thép Thái Nguyên Que hàn Kg 5 3.000 150.000 Sắt V m 2000 8000 16.000.000 Lới thép m2 100 15.000 1.500.000 Cây chống Cây 300 12.000 3.600.000 5/5/2001 Công ty Sơn Việt
Thắng Sơn cao cấp Hộp 20 734.26 0 14.685.200 …. … … …. …. .. Cộng 10.792.870.520
Bảng kê phiếu xuất NVL CC - DC
Công ty VM và kinh doanh số 10 Bảng phân bổ NVL CC - DC Quý II/2001 Đơn vị : đồng STT Ghi có các TK Đối tợng SD TK152 TK153 HT TT HT TT 1 TK 621 9.000.997.499 621.108 1.789.650 621.112 208.999.484 621.403 699.420.128 621.111 2.474.521.406 621.301 5.616.266.831 2 TK6272 1.230.897.660 1.690.852.320 6278 430.254.640 Nhật ký chung Chứng từ Số Ngày
Diễn giải Đ ghiã
sổ cái Số hiệu TK Số P/S Nợ Có 270 3/4 Xuất công cụ dụng cụ phục vụ
công trình Sóc Sơn 6273153 5690129 5690129 271 4/4 Xuất CC - DC phục vụ các
công trình 6273 153 690.852.600 690.852.600 01 5/4 Xuất vật t thi công công trình
Sóc Sơn 621152 1.528.602 1.528.602 02 12/4 Xuất NVL vào công trình Sóc
Sơn 621152 2.870.000 2.8703.00 07 14/4 MuaNVL tổng giá thanh toán
91.482.374 (thuế VAT 15% ) đã
thanh toán bằng tiền mặt
152 133 111 87.126.070 4.356.304 91.482.374 06 16/4 Xuất VL phục vụ đờng Hoàng Mai 621152 196.706.684 196.706.684 07 17/4 Xuất vật liệu phục vụ công trình
YALY 621152 1.890.320.000 1.890.320.000
Sổ cái TK 152
Quý II/2001 Đơn vị tính : Đồng
Chứng từ Số Ngày
Diễn giải TK đối ứng Số tiền
Nợ Có
Số d đầu kỳ 948.650.740