I. PHẠM VI ÁP DỤNG
2. KIỂM SOÁT TÀI CHÍNH KẾ TOÁN 1 Kiểm soát tiền mặt của công ty
2.1. Kiểm soát tiền mặt của công ty
2.1.1. Tài khoản Ngân hàng
- Tất cả các tài khoản ngân hàng cần được đặt được đặt dưới sự quản lý của người được chỉ định phê duyệt việc mở các tài khoản mới.
- Tất cả các tài khoản ngân hàng được mở cho công phải được uỷ quyền bởi hai thành viên Ban Lãnh đạo.
- Việc tiếp cận các tài khoản ngân hàng cần được giới hạn vào những người có liên quan tới giao dịch.
- Người chịu trách nhiệm đối chiếu các báo cáo của ngân hàng với sổ sách kế toán và tình trạng tiền mặt của công ty không cần có uỷ quyền bằng chữ ký của ngân hàng.
2.1.2. Lưu giữ và quản lý tiền mặt
- Người nhận tiền cần hoạt động độc lập khỏi chức năng kế toán khách hàng. Nhân viên môi giới không nên nhận tiền mặt hoặc séc. Tất cả tiền/séc sẽ chỉ được gửi cho công ty thông qua một tài khoản tại Ngân hàng chỉ định thanh toán.
- Toàn bộ tiền/séc nhận được cần được chứng thực một cách hạn chế ngay khi nhận được.
- Toàn bộ tiền cần gửi vào ngân hàng ngày.
- Ngân hàng cần phát hành giấy biên nhận để xác nhận số tiền gửi. Bất kỳ sự chênh lệch/sai khác nào đều phải được điều tra và giải quyết một cách nhanh chóng.
- Toàn bộ tiền gửi cần ghi nhận hàng ngày vào tài khoản của khách hàng.
- Mức bảo hiểm đủ và thích hợp cần được mua để bảo hiểm cho những khoản tiền đang giữ và những khoản tiền đang chuyển.
Kiểm soát vốn khả dụng :
- Giám đốc tài chính có trách nhiệm thường xuyên giám sát vị thế vốn của công ty để đảm bảo rằng trong mọi thời điểm vốn khả dụng của công ty đáp ứng quy định hiện hành.
- Quá trình lập kế hoạch kinh doanh có tính đến việc đáp ứng nhu cầu về vốn khả dụng.
- Các hạn chế hoạt động như hạn chế bảo lãnh phát hành, hạn chế vay và cho vay, hạn chế đầu tư được xây dựng nhằm đảm bảo rằng các hoạt động của công ty duy trì đáp ứng yêu cầu vốn khả dụng.
- Các hạn chế hoạt động nói trên phải được giám đốc điều hành thông qua sau khi trao đổi với những người phụ trách các khối nghiệp vụ.
- Ít nhất hàng tuần, Giám đốc Tài chính phải báo cáo về vị thế vốn của Công ty qua các báo cáo mà mình có được.
- Đánh giá cuối tháng về việc đáp ứng vốn khả dụng của công ty
- Báo cáo đánh giá hàng năm về việc giám sát các mặt hoạt động có liên quan đến yêu cầu vốn khả dụng.
2.2. Kiểm soát kế toán lưu ký
2.2.1. Giấy tờ, tài liệu liên quan tới Tài khoản :
Bộ phận này lưu giữ với chế độ tiếp cận hạn chế tất cả các giấy tờ liên quan tới khách hàng bao gồm các giấy tờ gốc, các xác nhận giao dịch và các báo cáo tháng. Bộ phận kế toán khách hàng cũng phê duyệt các đề nghị phát hành séc cho khách hàng.
- Tất cả các mẫu và giấy tờ được dùng để lấy chữ ký của khách hàng cần có sự phê duyệt của đại diện pháp lý của bạn trước khi sử dụng.
- Nhân viên môi giới cần nắm được tất cả các mẫu được sử dụng và những thay đổi đối với mẫu đó.
- Việc tiếp cận Hồ sơ khách hàng cần được hạn chế và chỉ giới hạn vào nhân viên phụ trách trực tiếp trong bộ phận kế toán khách hàng, bộ phận KSNB và cán bộ quản lý được chỉ định.
2.2.2. Mã tài khoản :
- Các tài khoản cần được cấp mã sao cho dễ nhận biết và kiểm tra theo nhóm tài khoản, vị trí chi nhánh nhân viên môi giới phụ trách.
- Sử dụng phương pháp cấp mã tài khoản này, cán bộ quản lý của các bộ phận khác nhau cũng như cán bộ của bộ phận KSNB có thể nhanh chóng xác định hoạt động của khách hàng theo loại để thực hiện các thủ tục kiểm tra thanh tra hàng ngày nhằm đảm bảo sự hoàn chỉnh và sự tuân thủ các quy tắc.
2.2.3. Tiền mặt của Khách hàng, Cung ứng đối với Chi trả
- Tình trạng tiền mặt của khách hàng phải được đối chiếu ít nhất mỗi tháng một lần trước khi các báo cáo tháng được phát hành.
- Sự chênh lệch khi đối chiếu sẽ được xử lý kịp thời và lãnh đạo sẽ được thông báo về những hành vi bất thường và các hoạt động đối chiếu trước đây chưa được giải quyết. - Trước khi đặt một lệnh mà tài sản (chứng khoán hoặc tiền mặt) được lưu ký tại một thành viên lưu ký, nhân viên môi giới phải có báo cáo từ cán bộ phụ trách lưu ký rằng giao dịch sẽ được thanh toán theo các điều khoản bình thường. Bộ phận thanh toán chứng khoán của bạn cần những chỉ dẫn về việc thanh toán các giao dịch này.
- Các chỉ dẫn chi tiết về việc xử lý tiền mặt, giao hàng và thanh toán cần được ghi nhận bằng văn bản trong văn bản quy trình.
2.2.4. Kiểm soát việc cho vay và các tài khoản bảo chứng
Các công ty chứng khoán không được phép cho khách hàng mua chịu hay cho vay tiền để mua chứng khoán.
2.3. Kiểm soát các chức năng kế toán khác
2.3.1. Các khoản phải trả
- Người bán chỉ được thanh toán tiền khi đã trình hoá đơn.
- Hoá đơn phải được dối chiếu với Lệnh mua do bộ phận mua chứng khoán của bạn phát hành và với bằng chứng rằng hàng hoá và dịch vụ đã được chấp nhận.
Cần có hoạt động đối chiếu hàng tháng với số dư đặt mua cho các nhà cung cấp và sổ sách về số dư các khoản phải trả.
2.3.2. Đối chiếu Ngân hàng
Việc đối chiếu ngân hàng cần được thực hiện ngay khi nhận được báo cáo tháng của ngân hàng. Tất cả mọi chứng từ đều phải được giữ lại.
Tất cả các chứng từ ngân hàng đều phải được nhận trực tiếp từ ngân hàng. Người thực hiện việc đối chiếu ngân hàng là người không được:
+ Tiếp cận với tiền (cả tiền nhận và tiền chi trả) + Tiếp cận với chứng khoán
+ Có nhiệm vụ kế toán bao gồm quyền thực hiện hoặc phê duyệt các bút toán hàng ngày.
- Các khoản mục có số dư cần được đánh dấu rõ ràng.
- Việc rà soát vật chất đối với tiền mặt/séc là cần thiết để đảm bảo không xuất hiền hay phát hành nhiều séc cho cùng một khoản mục.
- Khi tiền mặt/séc được chứng thực bởi một nhân viên, mục này phải được đánh dấu và gửi tới bộ phận KSNB để điều tra thêm.
- Báo cáo đối chiếu hàng tháng phải có chữ ký của cán bộ quản lý được uỷ quyền.
2.3.3. Các tài khoản Nội bộ
- Các tài khoản nội bộ là các tài khoản không liên quan tới khách hàng được sử dụng để ghi nhận sự lưu chuyển tiền mặt và chứng khoán.
- Việc mở các tài khoản nội bộ cần có sự phê duyệt của cấp quản lý. Kiểm soát hoạt động kế toán bằng máy tính sẽ giúp hạn chế mở các tài khoản nội bộ không được phép.
- Mỗi tài khoản này cần được ra soát thường xuyên và nguyên nhân của các bút toán không rõ ràng cần được dẫn chứng bằng văn bản.
- Sự cẩn trọng là cần thiết vì các tài khoản nội bộ thường là nơi giấu hoạt động không được phép như một cách để cân đối sổ sách kế toán.
2.3.4. Các bút toán hàng ngày
- Các bút toán hàng ngày cần được kiểm soát và giám sát chặt chẽ để đề phòng việc chiếm dụng tiền hoặc chứng khoán của khách hàng.
- Các bút toán cần đựơc hỗ trợ bằng chứng từ và diễn giải đầy đủ. - Các bút toán cần thể hiện rõ người lập bút toán.
- Tất cả các bút toán cần được phê duyệt và rà soát bởi Bộ phận KSNB.
2.3.5. Lương
- Người lập bảng lương cần độc lập với người ký séc và bảng đối chiếu tài khoản ngân hàng.
- Chi phí lương cần được so sánh với ngân sách và các khoản chi trả trước đó, đồng thời, sự chênh lệch cần được phân tích.
- Nếu bảng lương được lập bằng tay, các giá trị tính toán cần được kiểm tra và ký bởi người thứ hai.
- Trưởng các bộ phận cần phê duyệt tất cả các khoản chi trả làm ngoài giờ. Báo cáo hàng tháng trong đó mô tả chi tiết các khoản chi phí làm ngoài giờ của bộ phận mình. - Việc tính toán tiền thường cần được kiểm tra đúp và được phê duyệt bởi Ban Lãnh đạo trước khi chi trả.