I. PHẠM VI ÁP DỤNG
3. KIẾM SOÁT THÔNG TIN, LƯU TRỮ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 1 Thông tin và khiếu nại của khách hàng
3.1. Thông tin và khiếu nại của khách hàng
Ban lãnh đạo cần rà soát tất cả các thông tin đến trước khi chuyển cho nhân viên để đảm bảo rằng các khiếu nại, chất vấn và các chỉ dẫn đặc biệt được xử lý một cách thích hợp và để phát hiện các quan hệ kinh doanh và tài chính không mong muốn giữa nhân viên môi giới và khách hàng.
Người nhận điện thoại và người phụ trách địa chỉ e - mail chung cần chuyển tất cả những khiếu nại của khách hàng tới một cán bộ của bộ phận KSNB.
Tất cả các khiếu nại, thông tin và tài liệu cần được lưu hồ sơ, việc lưu hồ sơ cần đươc duy trì trong 2 năm.
Thông tin gửi đi cần được rà soát bởi bộ phận KSNB hoặc giám đốc hoặc một trợ lý được uỷ quyền trước khi gửi đi để phòng tránh những đoạn văn sai, không thích hợp hoặc bị lỗi trong các bức thư gửi tới khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tương lai. Bản sao của các bức thư đó cần được lưu và làm bằng chứng cho việc rà soát này. Tất cả các tài liệu quảng cáo, tài liệu bán hàng có giới thiệu về một chứng khoán nào đó phải có sự phê duyệt trước từ một thành viên của Ban lãnh đạo và bản sao của tài liệu đó phải được lưu giữ trong 2 năm cùng tên người chuẩn bị và phê duyệt tài liệu.
3.2. Người vận chuyển giấy tờ, tài liệu
Người vận chuyển giấy tờ, tài liệu cần báo cáo với người tổng phụ trách phân phối tài liệu - người có thể điều hành và kiểm soát việc giao nhận tài liệu của công ty.
Người vận chuyển giấy tờ, tài liệu được đào tạo và hướng dẫn đầy đủ để đảm bảo rằng việc kiểm tra ban đầu về chất lượng, quy cách, khả năng chuyển nhượng, v.v… của séc hoặc chứng khoán được thực hiện.
Người vận chuyển giấy tờ, tài liệu cần lấy giấy biên nhận khi giao séc hoặc chứng khoán.
Cuối ngày, người vận chuyển giấy tờ, tài liệu sẽ giao hoặc giao lại hết tất cả các tài liệu có trong cặp.
Nhiệm vụ của người vận chuyển giấy tờ, tài liệu cần được quay vòng. Người vận chuyển giấy tờ, tài liệu không nên được thông báo về nhiệm vụ của họ bởi người tổng phụ trách phân phối tài liệu chừng nào chưa cần thiết.
Việc kiểm tra thông tin về chứng khoán cần được thực hiện đối với tất cả mọi người vận chuyển giấy tờ, tài liệu để đảm bảo tính toàn vẹn và tin cậy.
3.3. Kiểm soát bằng máy tính
Người Quản lý hệ thống Máy tính phải có uỷ quyền bằng văn bản chi định mức độ truy cập mà nhân viện được phép thực hiện đối với hệ thống kế toán.
Mật khẩu kiểm tra hệ thống máy tính phải được thay đổi thường xuyên để hạn chế việc truy cập không được phép.
Các nỗ lực truy cập cần được giám sát và sau ba lần nỗ lực không có giá trị thiết bị đầu cuối sẽ bị vô hiệu hoá và được thông báo.
Việc sử dụng ngoài giờ làm việc bình thường sẽ bị giám sát và rà soát bởi cán bộ quản lý đối với hành động không thích hợp.
Việc truy cập hệ thống máy tính cần được giám sát chặt chẽ đối với cả nhân viên nghiệp vụ và nhân viên dịch vụ kỹ thuật. Việc truy cập cần đựơc hạn chế vào những lĩnh vực cần thiết để làm việc. Việc nhập dữ liệu sẽ được giới hạn vào những lĩnh vực mà họ chịu trách nhiệm bằng cách khai báo rõ công việc.
Việc tiếp cận các tài liệu có thể tải xuống ở dạng điện tử cần được giới hạn vào những đối tượng sử dụng cụ thể. Hầu hết người sử dụng sẽ được giới hạn vào việc xem số liệu và in bản cứng khi được phép.
Dữ liệu của hệ thống máy tính cần được sao lưu hàng ngày và hàng tuần. Các bản sao lưu hàng tuần sẽ được lưu trữ tại một nơi an toàn ngoài trụ sở
Việc sử dụng máy tính cá nhân để truy cập hệ thống sẽ được giới hạn vào những máy tính được phép.
Các quy trình bằng văn bản cần được đề ra lập kế hoạch khôi phục sự cố . Kế hoạch này cần được thử nghiệm thường xuyên.
Cần có một hợp đồng bảo hiểm đủ lớn để khắc phục những sự cố về phần cứng, phần mềm và sự gián đoạn của hoạt động kinh doanh, sổ sách lưu trữ có giá trị, phương án xử lý thay thế và chi phí để khôi phục hoạt động hoàn toàn.
3.4. Kiểm soát việc công bố thông tin