ty dưới hình thức văn bản.
- Công bố thông tin ra công chúng theo quy định về công bố thông tin hiện hành.
4. KIỂM SOÁT CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN LỰC
Nhân viên muốn có chứng chỉ hành nghề kinh doanh chứng khoán của UBCKNN cần hoàn thành một quy trình xin việc chi tiết hơn trong đó bộ phận nhân sự có thể giúp hoàn thành và xử lý quy trình đó.
Bộ phận nhân sự cần theo dõi những nhân viên đã được UBCKNN cấp CCHNKDCK. Nhà cung cấp bảo hiểm của bạn có thể yêu cầu rằng người vận chuyển giấy tờ, tài liệu của bạn là những người vận chuyển có bảo đảm. Các nội dung trong đơn xin việc bảo đảm và các báo cáo/xác nhận của công an cần được bảo mật và được lưu giữ ở nơi an toàn.
Việc thuê nhân viên cần được thực hiện một cách tập trung thông qua bộ bộ phận nhân sự để đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều được hoàn thành. Trong một số trường hợp, việc này đòi hỏi phải có các hoạt động kiểm tra uy tín các báo cáo/xác nhận của công an.
Tất cả mọi vị trí cần được phê duyệt bởi hai cấp quản lý. Cán bộ quản lý và cán bộ KSNB.
Các kỳ nghỉ bắt buộc - Các kỳ nghỉ bắt buộc người quản lý phải đào tạo hai người trở lên cho mỗi công việc, điều này giúp giảm sự phụ thuộc của họ vào bất kỳ một nhân viên nào. Điều này cũng cho phép phát hiện các hành vi không phù hợp hoặc không được phép Các quy tắc về thời gian của các kỳ nghỉ cần được đề ra trong văn bản quy trình.
Giám sát chặt chẽ các nhân viên làm công tác kế toán và xử lý chứng từ, những người thường xuyên có nhu cầu làm việc ngoài giờ sau khi nhân viên văn phòng ra về. Việc làm này thể cho phát hiện được những nguy cơ tiềm ẩn nào đó.
Thường xuyên luân phiên nhân viên của bộ phận kế toán và xử lý chứng từ giữa các chức năng. Điều này giúp mở rộng kỹ năng của nhân viên và đồng thời giảm nguy cơ gian lận.
Hầu hết các công ty đều khuyến khích phát triển kỹ năng của nhân viên thông qua việc tài trợ cho các chương trìn phát triển và đào tạo công việc cụ thể.
Nhân viên cần có đánh giá công việc hàng năm bằng văn bản. Nhân viên cần được tạo điều kiện về thời gian để đọc bản đánh giá và nhận xét tính công bằng của bản đánh giá đó. Bản đánh giá này cần có chứ ký của cả Bộ phận KSNB và nhân viên và một
bản sao của bản đánh giá được lưu lại trong hồ sơ cán bộ tại bộ phận nhân sự ở nơi an toàn.
- Toàn bộ hồ sơ cán bộ cần được lưu giữ trong thời gian tối thiểu 10 năm.
- Các công ty lớn có thể thấy hữu ích cho lý do an ninh nếu mỗi nhân viên có một thẻ giao dịch có dán ảnh với các giới hạn trong trường hợp họ bị hạn chế.
- Chấm dứt việc làm đối với nhân viên - Một công văn nêu rõ lý do cần được đính chính kèm với hồ sơ cán bộ của họ, trong đó, cán bộ quản lý nêu các lý do của việc chấm dứt việc làm.
- Mọi nhân viên khi thôi việc tại công ty cần trải qua một cuộc phỏng vấn thôi việc. Nhân viên cần trả lại thẻ giao dịch, chìa khoá và các tài liệu khác của công ty. Khi họ thôi việc, công ty có thể cần thay đổi các mật khẩu và rà soát những hoạt động gần đây mà nhân viên đó chịu trách nhiệm thực hiện.
- Kiểm soát bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp.
- Yêu cầu bảo hiểm và mức độ bồi thường tổn thất hàng năm phải được Ban giám đốc xem xét và thông qua.
- Phải có một người trong Ban giám đốc phụ trách về các vấn đề bảo hiểm cho công ty.
- Người phụ trách về vấn đề bảo hiểm trong công ty có nhiệm vụ xem xét mọi điều khoản trong hợp đồng bảo hiểm và bảo đảm rằng những đối tượng bảo hiểm có trách nhiệm tuân thủ các quy định và các điều khoản trong hợp đồng bảo hiểm.
- Người phụ trách các vấn đề về bảo hiểm cho công ty có nghĩa vụ báo cáo kịp thời báo cáo giám sát những thay đổi trong hoạt động của công ty mà có ảnh hưởng đến điều kiện bảo hiểm.
Người phụ trách các vấn đề về bảo hiểm cho công ty có trách nhiệm báo cáo giám sát các hoạt động kinh doanh nhằm bảo đảm rằng những mất mát được bảo hiểm được xác định, công ty bảo hiểm đã được thông báo về sự kiện bảo hiểm về việc đòi quyền lợi bảo hiểm là kịp thời.
5. KIỂM SOÁT CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH CỦA BAN GIÁM ĐỐC ĐỐC
5.1. Kiểm soát ngân sách
Ngân sách hàng tháng hoặc hàng năm là các công cụ quản lý quan trọng để kiểm soát chi phí
Cán bộ quản lý cần xây dựng ngân sách bộ phận sát với thực tế. Mỗi bộ phận cần được phân biệt là bộ phận kinh doanh/bộ phận chức năng. Hệ thống toán sẽ là một công cụ quản lý quan trọng việc giám sát tính hiệu quả của các bộ phận khác nhau theo kế hoạch.
Bộ phận kế toán cần phát hành Báo cáo chênh lệch hàng tháng cho từng bộ phận, trong đó nêu chi tiết những khoản chênh lệch về thu nhập và chi phí so với ngân sách
tháng. Một công cụ hiệu quả là cũng lập báo cáo này cho thời gian từ đầu năm cho tới thời điểm hiện tại để xem xét tháng gần đây nhất so với cùng tháng đó của năm trước như thế nào. Báo cáo này sẽ xoá bỏ sự chênh lệch mang tính thời vụ.
Ban lãnh đạo cần rà soát báo cáo chênh lệch của từng bộ phận cho từng tháng.
5.2. Kiểm soát các điều kiện về vốn
UBCKNN yêu cầu tất cả các công ty được giấy phép kinh doanh chứng khoán phải có vốn chủ sở hữu đáp ứng điều kiện vốn pháp định và phải duy trì vốn thanh khoản tối thiểu trong mọi thời điểm. Vốn chủ sở hữu được báo cáo trong các báo cáo tài chính quý, năm và vốn thanh khoản tối thiểu cần phải được báo cáo hàng tháng.
Đề xuất các biện pháp khắc phục và giải quyết kịp thời khi có dấu hiệu giảm vốn so quy định.
- Trách nhiệm của giám đốc điều hành là đảm để các báo cáo tài chính được nộp cho UBCKNN đúng thời hạn, chính xác và rõ ràng.
5.3. Duy trì sổ sách
Các báo cáo tình hình hàng ngày chỉ rõ lãi lỗ theo thị trường. Các mức giá được sử dụng là giá chào mua cuối cùng hoặc là giá ước tính cho thị trường đối với các cổ phiếu giao dịch thưa thớt.
Trưởng bộ phận giao dịch cần ký vào các xác nhận giao dịch hàng ngày của tất cả các nhân viện giao dịch.
Bộ phận kế toán cần đối chiếu hàng ngày về số dư chứng khoán với số liệu của bộ phận lưu ký và sổ sách kế toán của công ty và báo cáo này sẽ được ký bởi một thành viên Ban Lãnh đạo.
6. KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CÔNG TY CON, CHI NHÁNH, PHÒNG GIAO DỊCH, ĐẠI LÝ NHẬN LỆNH PHÒNG GIAO DỊCH, ĐẠI LÝ NHẬN LỆNH
Các chi nhánh hoạt động tương tự như các quy trình được mô tả đối với công ty với một số quy trình bổ sung.
- Giám đốc chi nhánh sẽ là người cao cấp nhất chịu trách nhiệm trong chi nhánh.
- Giám đốc chi nhánh hoặc một nhân viên được chỉ định sẽ hoạt động như Bộ phận KSNB.
- Chi nhánh sẽ lưu giữ 01 bản sao của tất cả các lệnh của khách hàng, xác nhận giao dịch và báo cáo tháng trong 3 năm. Sau đó, các hồ sơ tài liệu này sẽ được gửi tới trụ sở chính của công ty để lưu giữ.
- Các tài liệu của khách hàng sẽ được lưu giữ tại chi nhánh phù hợp với các điều khoản về bảo mật.
- Trụ sở chính của công ty sẽ tiến hành kiểm toán thường xuyên về các quy trình tuân thủ của mỗi chi nhánh.
- Tất cả các lệnh của chi nhánh đều được đóng dấu thời gian và được đánh số thứ tự. Sau đó, chúng sẽ được xử lý thông qua nhân viên giao dịch được chỉ định cho chi nhánh hoặc được phê duyệt bởi giám đốc chi nhánh trước khi nộp cho trụ sở chính của công ty. Các lệnh từ (các) chi nhánh sẽ được nộp cho trụ sở chính của công ty để rà soát và xử lý