C/ Hình thức tổ chức sổ kế toán
A/ Giới thiệu về công ty
I/ Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy:
Năm 1954, Tổng cục Bu Điện đã thành lập Nhà máy thiết bị truyền thanh để sản xuất những sản phẩm phục vụ ngành Bu Điện và dân dụng. Sản phẩm chủ yếu gồm loa truyền thanh, điện từ thanh, nam châm và một số thiết bị thô sơ khác. . .
Đến năm 1967, do yêu cầu phát triển của đất nớc Tổng cục Bu Điện tách Nhà máy thiết bị truyền thanh ra làm bốn nhà máy trực thuộc: Nhà máy 1, nhà máy 2, nhà máy 3, nhà máy 4.
Đầu những năm 1970, Do yêu cầu phát triển của kỹ thuật thông tin Tổng cục Bu điện lại sát nhập Nhà máy 1,2,3 thành một nhà máy thực hiện hạch toán độc lập. Sản phẩm cung cấp đã bớc đầu đa dạng hóa bao gồm: các loại thiết bị dùng về hữu tuyến, vô tuyến, thiết bị truyền thanh và thu thanh, một số sản phẩm chuyên dùng cho cơ sở sản xuất của ngành, ngoài ra còn một số sản phẩm dân dụng khác.. . .
Tháng 12- 1986 do yêu cầu của Tổng cục Bu Điện nhà máy một lần nữa tách thành 2 Nhà máy:
- Nhà máy thiết bị Bu Điện 61- Trần Phú- Ba Đình- Hà Nội
- Nhà máy vật liệu điện từ loa âm thanh Thanh Xuân- Đống Đa- Hà Nội. Bớc vào thập kỷ 90, thập kỷ phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ, nhu cầu thị trờng ngày càng đòi hỏi ở tầm cao nhất là về chất lợng sản phẩm và nó đóng vai trò quyết định khối lợng sản xuất, tác động trực tiếp đến quy mô của Nhà máy. Một yếu tố không kém phần quan trọng ảnh hởng tới sự tồn tại và phát triển đó là sự chuyển đổi cơ chế từ kế hoạch hóa tập trung sang
cơ chế thị trờng. Thời kỳ này đánh dấu sự chuyển đổi của nền kinh tế nói chung và của nhà máy nói riêng . Trớc những yêu cầu bức thiết của thị trờng để tăng cờng năng lực và khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trờng đáp ứng nhu cầu trong nớc và quốc tế nên đến tháng 3 năm 1993, Tổng cục Bu Điện lại một lần nữa nhập hai nhà máy trên thành Nhà máy thiết bị Bu Điện theo quyết định số 202 của tổng cục Bu Điện. Nhà máy tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh ở cả hai khu vực :
Khu vực 1: 61 Trần Phú - Ba Đình
Khu vực 2 : 63 Nguyễn Huy Tởng - Thanh Xuân.
Đến năm 1997 Nhà máy lại tiếp nhận khu kho đồi A02 Lim –Hà Bắc.Từ khi đợc tiếp nhận đến nay nhà máy không ngừng phát huy mọi khả năng có thể khu kho đợc cải tạo tu sửa và đa vào hoạt động trở thành cơ sở sản xuất thứ 3 của nhà máy.
Từ khi chính thức đợc thành lập, Nhà máy không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều rộng và chiều sâu, đổi mới máy móc thiết bị trang bị dây truyền lắp ráp điện tử hiện đại, nâng cao tay nghề công nhân và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý để nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất l- ợng sản phẩm. Để sản xuất kinh doanh có hiệu quả đứng vững trong thị trờng, cạnh tranh với các sản phẩm nhập ngoại nhà máy đã tìm hớng đi riêng cho mình với phơng châm : “Lấy chất lợng sản phẩm là yếu tố sống còn của nhà máy”. Luôn tìm tòi sáng tạo trong công việc để nâng cao năng suất lao động, đổi mới mẫu mã và đa dạng hoá sản phẩm. Sự mở rộng quan hệ cũng nh sự chuyển giao công nghệ đã giúp cho nhà máy có đợc sự đầu t sản phẩm phong phú, chất lợng sản phẩm cao. Đạt tiêu chuẩn trong nớc và quốc tế đáp ứng nhu cầu thị hiếu ngời tiêu dùng, Ngoài các sản phẩm chủ yếu phục vụ trong ngành bu chính viễn thông nh tủ cáp các loại, dao gài, hộp đấu dây, máy điện thoại, cân điện tử kìm bu chính , dây thít bu chính, phôi niêm, ống luồn cáp . . . Nhà máy còn sản xuất các lợi sản phẩm dân dụng nh loa, bộ nguồn, biến thế, vỏ nhự phích, bộ điều khiển quạt. . . Chất lợng sản phẩm luôn đợc đánh giá cao. Nhà máy cũng rất coi trọng việc nghiên cứu nhu cầu thị trờng, chiến lợc tiêu thụ sản phẩm và chính sách xâm nhập vào thị trờng bằng mọi cách để mở rộng thị trờng tiêu thu đang đợc Nhà máy từng bớc đa vào thực hiện. Ngoài trụ sở chính ở Hà Nội, Nhà máy đã có 2 chi nhánh ở hai thành phố lớn là Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh. Đây là 2 thành phố mà lợng tiêu thụ chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng doanh thu của Nhà máy.
Trong xu thế phát triển của đất nớc thời kỳ đổi mới Nhà máy Thiết bị B- u điện luôn đợc đánh giá là con chim đầu đàn trong ngành sản xuất công nghiệp . Với khả năng, và sự nỗ lực phấn đấu của mình nhà máy Thiết bị Bu điện đã đạt đợc những thành tích không nhỏ mà ta sẽ thấy thông qua một số chỉ tiêu đợc thể hiện trên báo cáo tài chính trong những năm gần đây.
(Xem bảng trang bên)
Nh vậy chỉ trong một thời gian ngắn ( 1997- 1999) Nhà máy đã đạt đợc một số bớc nhảy vọt cả về số lợng và chất lợng, đánh dấu quá trình đi lên không ngừng của Nhà máy.
Ta thấy Doanh thu bán hàng 1998 đã tăng 1,17 lần so với năm 1997. Tổng lợi nhuận năm 1998 đạt 10.415.210.922đ, một con số mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đạt đợc.
Bớc vào giai đoạn của kế hoạch phát triển tăng tốc độ ngành Bu Điện, nhu cầu máy điện thoại ở Việt Nam ngày càng tăng trong khi đó cha có nhà máy nào sản xuất máy điện thoại hoàn chỉnh ngoài Nhà máy thiết bị Bu Điện. Năm 1998, Nhà máy đã cho ra đời dây chuyền sản xuất máy điện thoại hoàn chỉnh. Bên cạnh đó Nhà máy vẫn phải nhập một số linh kiện rời, sản xuất trên dây chuyền lắp ráp để hạ giá thành thông qua mạng lới tiếp thị tại 3 trung tâm: Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh cùng các đại lý tại 53 tỉnh thành trong cả nớc để tiêu thụ.
Năm 1999 Nhà máy nỗ lực trong sản xuất kinh doanh, tìm hiểu thị tr- ờng, tiếp cận công nghệ mới, tăng vòng quay của vốn, nâng cao chất lợng và trình độ của cán bộ công nhân viên, duy trì các sản phẩm truyền thống, mở rộng thị trờng tiêu thụ để phấn đấu đạt kế hoạch sản xuất kinh doanh đề ra. Tuy nhiên do sự biến động của giá cả thị trờng đồng thời có sự áp dụng chính sách kinh tế tài chính mới, sự ra đời của luật thuế Giá trị gia tăng cũng có ảnh hởng không nhỏ đến kế hoạch của nhà máy. Thuế GTGT bóc ra khỏi doanh thu. Các khoản thuế và thuế nhập khẩu cũng quá cao do vậy nên doanh thu năm 1999 chỉ đạt 90% so với năm 1998. Tuy nhiên nhà máy vẫn đảm bảo các chỉ tiêu kế hoạch nhà nớc yêu cầu. Đảm bảo mức sống, thu nhập cho ngời lao động.
Bớc sang năm nay, năm 2000 năm chuyển giao giữa hai thế kỷ chuẩn bị bớc sang một thiên niên kỷ mới nhà máy đã chuẩn bị cho mình một hành trang
S?n xu?t L?p r?p vững chãi nằm đạt đợc mục tiêu đề ra : • Doanh thu : 169 tỷ VNĐ • Các khoản nộp ngân sách : 4 tỷ VNĐ
Nhà máy đang tiến hành đổi mới một loạt mẫu mã sản phẩm, mặt hàng. Đầu t thêm nhiều dây chuyền sản xuất sản phẩm hiện đại nhằm nâng cao hơn nữa chất lợng sản phẩm với mục tiêu đáp ứng nhu cầu thị hiếu của ngời tiêu dùng
II Đặc điểm quy trình công nghệ của việc sản xuất sản phẩm
Nhà máy Thiết bị Bu Điện là nhà máy sản xuất và lắp ráp cơ khí, sản phẩm của nhà máy rất đa dạng và phong phú, chia thành hai loại chính là:
-Sản phẩm chế tạo. -Sản phẩm lắp ráp.
Sản phẩm của Nhà máy bao gồm nhiều loại khác nhau. Dẫn đến quy trình công nghệ cũng rất phức tạp qua nhiều bớc công việc. Từ khi đa nguyên vật liệu vào chế biến đến khi nhập kho thành phẩm là một quá trình liên tục, khép kín, sản phẩm đợc sản xuất hàng loạt theo đơn đặt hàng. Chu kỳ sản xuất sản phẩm khác nhau tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm nhng đều tuân theo các bớc sau:
-Vật t mua ngoài sau khi đã đợc kiểm tra đạt tiêu chuẩn sẽ đợc đa vào sản xuất và chế biến tuỳ thuộc vào đặc điểm chủng loại yêu cầu của từng loại mà đợc sản xuất ở từng phân xởng khác nhau. Từ đó tạo ra thành phẩm hay bán thành phẩm.
-Bán thành phẩm qua kiểm tra chất lợng sẽ đợc lắp ráp để trở thành thành phẩm hoàn chỉnh.
-Thành phẩm này trớc khi đa vào kinh doanh đều đợc kiểm tra chất lợng sản phẩm một cách kỹ càng để đảm bảo chữ tín của nhà máy với khách hàng.
Ta có thể thể hiện đặc điểm quy trình công nghệ của sản xuất sản phẩm tại nhà máy Thiết bị Bu điện thông qua :
Sơ đồ 1: Đặc điểm quy trình công nghệ:
S?n xu?t V?t t? B?n th?nh ph?m B?n th?nh ph?m mua ngo?i L?p r?p r?p Th?nh ph?m
“Hoàn thiện công tác kế toán Thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm &xác định kết quả tiêu thụ”
Do quy trình khép kín nên Nhà máy có thể tiết kiệm thời gian, nguyên vật liệu nhanh chóng chuyển thành bán thành phẩm ở các tổ sản xuất sau đó lại qua quy trình lắp ráp để tạo ra thành phẩm phục vụ cho quá trình bán hàng tiêu thụ từ đó dẫn tới tăng doanh thu và lợi nhuận.
III/ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Là một doanh nghiệp nằm trong khối hạch toán độc lập của Tổng Công ty Bu chính Viễn Thông Việt nam vừa sản xuất vừa kinh doanh nhà máy Thiết bị Bu điện đã chủ động trong mọi công việc của mình từ khâu tiếp cận với thị trờng trong nớc và quốc tế tìm tòi mặt hàng để đầu t sản xuất cũng nh tạo sự tín nhiệm để thu hút khách hàng nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận. Chính vì đặc điểm đó mà tổ chức hoạt động kinh doanh cũng đợc cải tiến để phù hợp với yêu cầu kinh doanh, một yêu cầu luôn nóng bỏng trong cơ chế thị trờng.
Nhà máy đã tiếp cận thị trờng thực tế, tổ chức các chi nhánh tiêu thụ khắp ba miền đất nớc Bắc - Trung - Nam. Các chi nhánh này có nhiệm vụ tiếp cận thị trờng, tiêu thụ những mặt hàng đã đợc sản xuất đồng thời tìm hiểu thị hiếu khách hàng tìm ra các mặt hàng, hợp đồng kinh tế mới để từ đó nhà máy lên kế hoạch sản xuất kịp thời. Tại trung tâm, dới sự chỉ đạo của giám đốc nhà máy, Phó Giám đốc, và Phòng Đầu t phát triển xây dựng chiến lợc sản phẩm
GI?M ??C Chi nh?nh
1,2,3 Ph?ng V?t t?Ph? GI?M ??C Ph?ng ??u t? ph?t tri?nPh?ng ?i?u ?? s?n xu?t
2 3 FX 1 FX 4 FX KMC? . . FX . . . FX PVC b?u ch*nh FX FX 7 9
“Hoàn thiện công tác kế toán Thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm &xác định kết quả tiêu thụ”
ngắn hạn và dài hạn, tìm kiếm nguồn hàng, phân tích đề ra kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phòng Điều độ sản xuất dới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc phụ trách sản xuất và dựa trên kế hoạch, và đặc điểm loại hình các phân xởng sẽ tiến hành bố trí sản xuất một cách hợp lý để tạo ra sản phẩm một cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất, phục vụ kịp thời yêu cầu tiêu thụ của các chi nhánh.
Sơ đồ 2 : Tổ chức hoạt động kinh doanh
Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp Yêu cầu
IV/ đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý sản xuất
Lao động của Nhà máy đến nay có hơn 400 ngời, hầu hết họ đợc đào tạo qua trờng lớp vô tuyến viễn thông, các trờng dạy nghề khác, lao động giản
đơn rất ít và hầu nh không có, đội ngũ cán bộ quản lý là kỹ s vô tuyến điện tin học.Các cán bộ và nhân viên các phòng ban chức năng hầu hết đợc đào tạo từ các trờng nghiệp vụ , các trờng đại học, ít nhất cũng qua các trờng trung cấp kinh tế.
Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hóa sản xuất, thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế thì toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của Nhà máy đợc sắp xếp bố trí thành các phòng ban, phân xởng. Giữa các phòng ban, phân xởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, ban giám đốc đa ra quyết định thực hiện quản lý vĩ mô chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động của Nhà máy:
• Ban giám đốc gồm có một giám đốc và hai phó giám đốc.
+ Giám đốc : là ngời có nghĩa vụ và trách nhiệm trong mọi công việc và hoạt động của nhà máy. Là ngời chịu trách nhiệm trớc nhà nớc và pháp luật về toàn bộ kết qủa sản xuất kinh doanh của nhà máy.
+ 2 phó giám đốc : Phó giám đốc phụ trách sản xuất và 1 Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật trợ lý giúp việc cho giám đốc, theo dõi và điều hành các công việc dựa trên các quyền quyết định cụ thể.
Các phòng ban : Hệ thống quản ly thông qua các phòng ban phân x- ởng. Bao gồm:
• Phòng đầu t phát triển; Phòng kinh doanh điện thoại : Xây dựng kế hoạch chiến lợc ngắn hạn và dài hạn. Nghiên cứu thị trờng và khách hàng, nghiên cứu đầu t bổ xung các phơng án công nghệ. Đa ra các kế hoạch mặt hàng đầu t các sản phẩm mới thích ứng với nhu cầu ngời tiêu dùng.
• Phòng Kỹ thuật số: nghiên cứu, xây dựng các sản phẩm đảm bảo tiêu chuẩn chất lợng kỹ thuật.
• Phòng Công nghệ : Xây dựng định mức công nghệ cho từng sản phẩm, nghiên cứu qui trình công nghệ của từng sản phẩm sao cho thích hợp.
• Phòng Kế toán Thống kê: Có nhiệm vụ là giám đốc về tài chính, theo dõi mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp dới hình thái tiền tệ . Ghi chép phân tích và đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lên kế hoạch lập dự phòng, tính khấu hao. Giải trình và bảo vệ số liệu trớc cơ quan chủ quản và các đơn vị quản lý cấp trên. Soạn thảo các văn bản các quy chế về tình hình
thực hiện kế hoạch tài chính của doanh nghiệp đối với từng chi nhánh. Giúp lãnh đạo nắm chắc thông tin để điều hành và và quản lý doanh nghiệp.
• Phòng vật t : Có nhiệm vụ cung cấp nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở các định mức vật t đã đợc xây dựng. Nghiên cứu giá cả, làm hợp đồng mua sắm vật t theo yêu cầu của quá trình sản xuất và kinh doanh.
• Phòng tổ chức : nghiên cứu soạn thảo các nội quy, quy chế nhân sự trong nhà máy. Thực hiện ký kết hợp đồng với ngời lao động. Theo dõi lập kế hoạch bảo hộ lao động, tình hình an ninh trật tự trong nhà máy.
• Phòng Điếu độ sản xuất: Thực hiện tổ chức sản xuất, dới sự giám sát của phó giám đốc sản xuất, Phân phối điều hành công việc tới từng phân xởng sao cho hợp lý, thích hợp với từng đặc điểm loại hình phân xởng.
• Phòng Lao động tiền lơng : Tập hợp sổ lơng cho từng cá nhân. xây dựng các đơn giá tiền lơng cho từng sản phẩm dựa trên định mức công nghệ của sản phẩm đó. Điều động lao động trong nội bộ theo yêu cầu của lãnh đạo và của công việc.
• Các tổ chế thử: Thực hiện dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và phó giám đốc. Có nhiệm vụ chế tạo sản xuất các loại sản phẩm mới đợc thử nghiệm. Trên cơ sở đó để nghiên cứu xây dựng các định mức cho phù hợp. Từ đó mới có thể tiến hành sản xuất hàng loạt ;